Rapport fra tilsyn med kommunens helse- og omsorgstjenester til personer med utviklingshemming over 18 år som bor i egen bolig i Vefsn kommune 2016
Oppfølging av tilsynet
I dette tilsynet ble det ikke funnet avvik fra lov eller forskrift. Tilsynet er derfor avsluttet.
Sammendrag
Tilsyn med Vefsn kommune er en del av det landsomfattende tilsyn med kommunale helse- og omsorgstjenester i 2016. Det ble gjennomført tilsynsbesøk med Miljøterapitjenesten for brukere tilknyttet boenhetene i Harton Furøs gt. 12/14 og Heggveien 43/45 den 6.- 8. september 2106.
Tilsynet har undersøkt om kommunen sikrer at mennesker over 18 år med utviklingshemming, og som bor i egen eid eller leid bolig, får forsvarlige helse- og omsorgstjenester.
Tilsynet har undersøkt om kommunen legger til rette for personlig assistanse i form av:
- tilsyn og bistand til å ivareta egenomsorg
- bistand til aktivisering
- opplæring i dagliglivets gjøremål, personlig stell og egenomsorg
Tilsynet har undersøkt om kommunen legger til rette for:
- helsetjenester i hjemmet
- tilgang til medisinsk undersøkelse og utredning og behandling
- samt om kommunen legger til rette for at brukerne får medvirke
Det ble ikke avdekket avvik på de områdene som ble undersøkt, men gitt en merknader.
Merknad:
Kommunen har et forbedringspotensiale når det gjelder oppfølging og evaluering av egne prosedyrer og rutiner samt påse at vedtatte rutiner følges som forutsatt.
Dato: 13.10.2016
Benthe Westgaard
revisjonsleder
Berit Kjølmoen
revisor
Julie Embrå
revisor
1. Innledning
Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon med Vefsn kommune i perioden 20.6.16 – 13.10.16. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.
Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med helse- og omsorgstjenester etter lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten § 2, jf helse- og omsorgstjenesteloven § 12-3.
Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:
- hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
- tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
- tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes
En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.
Rapporten omhandler avvik som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.
- Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
- Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
Vefsn kommune har pr.1.1.16 i alt 13427 innbyggere. Kommunens strategiske ledelse består av rådmann og tre kommunalsjefer for tjenesteområdene Samfunnsutvikling, Oppvekst og Omsorg.
Tjenester til funksjonshemmede er i hovedsak organisert under Omsorg i enhet Miljøterapitjenesten. Miljøterapitjenesten tilbyr tjenester til mennesker med medfødt eller tidlig ervervet funksjonshemning. Personalet består av vernepleiere, sosionomer, barnevernspedagoger, pedagoger, ergoterapeut, hjelpepleiere, omsorgsarbeidere, helsefagarbeidere, barne- og ungdomsarbeidere, aktivitør og pleiemedarbeidere.
Miljøtjenesten ledes av en enhetsleder, tjenesten er inndelt i 7 ulike avdelinger, herunder ett dagsenter/aktivitetshus.
Tilsynet er avgrenset til Harton Furøs gt. 12/14 og Heggveien 43/45.
Harton Furøs gt. 12/14 består av 9 leiligheter. Heggveien 43/45 er en boenhet med tilbud til 11 personer. Begge enhetene har heldøgns bemanning.
3. Gjennomføring
Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:
Revisjonsvarsel ble utsendt 20.6.16.
Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.
Forundersøkelse ble gjennomført gjennom skjematisk kartlegging av kommunens legemiddelhåndtering ved enheter som yter tjenester til mennesker med utviklingshemming.
Det er gjennomført telefonmøter mellom tilsynet, enhetsleder og avdelingsledere i forkant av tilsynsbesøket for å tilrettelegge best mulig.
Åpningsmøte ble avholdt 7.9.16.
Intervjuer
9 personer ble intervjuet. I tillegg er det gjennomført samtaler med fire brukere. Ved den ene samtalen var pårørende til stede, to brukere hadde med seg en ansatt mens en bruker var alene.
Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.
Sluttmøte ble avholdt 9.9.16.
4. Hva tilsynet omfattet
Fylkesmannen har undersøkt om kommunen gjennom systematisk styring sikrer at mennesker over 18 år med utviklingshemming, og som bor i egen eid eller leid bolig, får forsvarlige helse- og omsorgstjenester
Tilsynet har undersøkt om kommunen legger til rette for at mennesker med utviklingshemming får personlig assistanse i form av:
- tilsyn og bistand til å ivareta egenomsorg
- bistand til aktivisering
- opplæring i dagliglivets gjøremål, personlig stell og egenomsorg
Tilsynet har undersøkt om kommunen legger til rette for at mennesker med utviklingshemming får:
- helsetjenester i hjemmet
- tilgang til medisinsk undersøkelse og utredning og behandling
- medvirke
- samt om kommunen legger til rette for samhandling internt og samarbeid med fastlege og spesialisthelsetjenesten
I tilknytning til hvert tema har vi også undersøkt om kommunen legger til rette for tjenestemottakers medvirkning ved planlegging, utforming, og evaluering av sine helse- og omsorgstjenestene.
5. Funn
Under tilsynet ble det ikke avdekket forhold som er i strid med krav i helse- og omsorgslovgivningen.
Det ble ikke påpekt avvik, men gitt èn merknad.
Merknad:
Kommunen har et forbedringspotensiale når det gjelder oppfølging og evaluering av egne prosedyrer og rutiner, samt påse at vedtatte rutiner følges som forutsatt.
Merknaden bygger på følgende:
- Prosedyre for primærkontakt er ikke i samsvar med gjeldende praksis
- Dokumentasjon i CosDoc og brukerpermer blir ikke fortløpende oppdatert i henhold til endringer og evaluering av tjenestetilbudet
- E-meldingssystemet fungerer ikke like godt mellom alle fastlegene og Miljøterapi-tjenesten
Tilsynsmyndigheten har for øvrig merket seg:
- Gjennom intervju fremkom det at kommunen har et stabilt og kompetent personale
- Ansvar og oppgavefordeling er kjent blant de ansatte
- De ansatte har fokus på miljøterapi og brukernes behov og trivsel
- Hver bruker har oppnevnt primærkontakt og sekundærkontakt
- Utarbeidet informasjon til nyansatte/vikarer
- Brukerne har godt tilrettelagte aktiviteter gjennom jobb og fritidstilbud
- Gjennom samtaler med brukere/pårørende fremkommer det at de er fornøyd med tjenestetilbudet
- Kravene til legemiddelhåndtering er organisert i samsvar med «legemiddel-forskriften»
- Det er etablert et system for å følge opp helsekontroller
- Rutiner for innhenting av politiattest er etablert
6. Regelverk
- Lov 1984-03-30 nr. 15 Lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten m.m.
- Lov 2011-06-24 nr. 30 Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester
- Lov 1999-07-02 nr. 64 Lov om helsepersonell m.m.
- Lov 1999-07.02 nr. 63 Lov om pasient- og brukerrettigheter
- Lov 1967-02-10 Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
- Forskrift om pasientjournal
- Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenester (kvalitetsforskriften)
- Forskrift om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten (internkontrollforskriften)
- Forskrift om legemiddelhåndtering
- Forskrift om habilitering og rehabilitering, individuell plan og koordinering
7. Dokumentunderlag
Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:
- Organisasjonskart
- Oversikt over ansatte
- Turnusoversikt
- Samarbeidsrutine mellom Tjenestekontoret og Miljøtjenesten
- E-melding mellom legetjenesten og kommunen
- Delegasjonsreglement
- Stillingsinstrukser/kompetansekrav
- Virksomhetsplaner
- Informasjon, veiledning til nyansatte i miljøtjenesten
- Rutiner for dokumentasjon i journal
- Rutiner for innhenting av politiattest
- Prosedyrer for avvikshåndtering
- Diverse rapporter etter internrevisjon
- Brukerundersøkelse fra 2015
- Referat fra husmøter og brukermøter
- Administrative vedtak vedrørende12 brukere. Vedtak om hjemmetjenester, praktisk bistand, helsehjelp, individuelle planer, ukeplaner, rutiner og ADL-historie
- Oversikt over hjemmeboende personer med utviklingshemming som bor i egen bolig
Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:
- Elektronisk journal til 8 brukere
- Brukerpermer – informasjon til nyansatte
Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:
- Brev av 20.6.16 fra Fylkesmannen i Nordland til Vefsn kommune med varsel om tilsyn
Oversendelse av dokumentasjon fra kommunen i brev av 8.7.16
- E-post av 10.8.16 med oversendelse av utfylt kartleggingsskjema for legemiddelhåndtering
- Brev av 15.8.16 fra Fylkesmannen i Nordland med program for tilsynet. Brevet ble også sendt på e-post samme dato til kontaktperson
- Brev til fire brukere med spørsmål om å bidra til opplysninger om tjenestetilbudet
8. Deltakere ved tilsynet
I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte samt hvilke personer som ble intervjuet:
Ikke publisert her
Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Julie Embrå, rådgiver/jurist
Berit Kjølmoen, seniorrådgiver
Benthe Westgaard, seniorrådgiver