Rapport fra tilsyn i medhold av lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (sotjl). Alstahaug kommune ved Nav Alstahaug 2017

Sammendrag

Denne rapporten beskriver det avvik som ble påpekt innen de reviderte områdene, og gir forøvrig en redegjørelse for gjennomføringen av tilsynet.

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:
Forvaltning av følgende tjenester i medhold av lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen:
Opplysning, råd og veiledning § 17.
Behandling/forvaltning av økonomisk stønad etter §§ 18, 19, 20 og 21. Tilsynet hadde et hovedfokus på tjenestene til personer mellom 17 og 23 år.

Dato: 12.09.17

revisjonsleder Vanja Ailin Os

revisor Merethe Wie Sandbakk

revisor Merete Troli

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Nav Alstahaug i perioden 13.03.17 – 12.09.17. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med at «kommunen oppfyller sine plikter etter kapittel 4 og § 16 første ledd» etter sosialtjenesteloven § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Fylkesmannen undersøkte tilgjengelighet, tildeling og oppfølging av tjenestene opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad med hovedvekt på personer mellom 17 og 23 år.

Rapporten beskriver gjennomføringen av tilsynet og omhandler det avvik som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Alstahaug kommune er en øykommune på Helgelandskysten med ca. 7.500 innbyggere. I følge Nav var arbeidsledigheten per 01.01.17 på 2,8 prosent av arbeidsstyrken.

Nav Alstahaug har lokaler i sentrum av kommunen. Det er 19 ansatte ved Nav-kontoret, hvorav 9 personer er kommunalt ansatt. Flyktningetjenesten er lagt til Nav-kontoret. Nav leder er statlig ansatt, fagleder for kommunale tjenester er kommunalt ansatt.

Nav-kontor i Nordland er organisert i tjenesteområder (TO) på statlig side av virksomheten, Nav leder i Alstahaug er leder for TO Alstahaug. Det innbefatter et samarbeid på statlig side med kommunene Dønna, Herøy, Træna og Leirfjord. Når det gjelder de kommunale tjenestene samarbeider kommunen gjennom sosialfaglige nettverk med de sammen kommunene, men også kommunene Vefsn, Grane og Hattfjelldal. De har flere møter årlig. Alstahaug var også med i Fylkesmannen prosjekt Vårres unga – Vårres framtid, som omhandlet arbeidet med barn og unge i lys av artiklene i barnekonvensjonen. De gjennomførte en kartlegging av sine aktiviteter for målgruppen og er i gang med å utvikle sitt arbeid på dette området.  Blant annet har de et fokus på samarbeidet mellom etatene i kommunen. De har påbegynt samarbeid mellom Nav, Voksenopplæringen, Frivillighetssentralen, Flyktningetjenesten og SLT-koordinater (psykiatri og rus). De er også i startfasen av et samarbeid med barnevernet.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 13.03.17

Åpningsmøte ble avholdt 02.05.17.

Intervjuer Vi intervjuet 7 personer.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved Nav-kontorets mottak.

Sluttmøte ble avholdt 03.05.17.

4. Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet var opplysning, råd og veiledning etter sosialtjenestelovens § 17 og behandling/ forvaltning av økonomisk stønad etter §§ 18, 19, 20 og 21. Tilsynet hadde et hovedfokus på tjenestene til personer mellom 17 og 23 år. Kvalifiseringsprogrammet og individuell plan var ikke en del av tilsynet.

Vi har sett på tilgjengelighet til tjenestene, tildeling av tjenestene, samt oppfølging av brukerne. Vi har også hatt et fokus på brukermedvirkning, samt samhandling både internt i kontoret og eksternt med samarbeidsparter. Vi har sett på nettsidene og den informasjon som gis og finnes i mottaket ved kontoret.

Vi har gjennomgått styringsdokumenter med rutinebeskrivelser, delegering og avtaler, samt vedtak for et utvalg av brukerne ved kontoret.

I forkant av systemrevisjonen intervjuet Fylkesmannen 10 brukere mellom 17 og 23 år. De ble intervjuet om sine opplevelser av Nav-kontorets tilgjengelighet, tildeling av tjenester og den oppfølging de som brukere har fått/får. Oppsummering av svar fra brukerne ble brukt som tilleggsinformasjon i forbindelse med tilsynets forberedelser.

Rapporten omhandler kun det som er nevnt ovenfor og gir dermed ikke en samlet vurdering av tjenestene ved kontoret.

5. Funn

Avvik:

Nav Alstahaug sikrer ikke at lov og forskriftskrav alltid følges ved innhenting av relevante opplysninger. Dette gjelder også ved vurdering og beslutning av søknader om opplysning, råd og veiledning, samt økonomisk stønad.

Avviket bygger på følgende:

• Nav-kontoret har et forbedringspotensial på å fatte vedtak etter sotjl. § 17. Ved gjennomgang av journalmapper finner vi at det kun fattes vedtak i saker som gjelder bistand til økonomisk opplysning, råd og veiledning.
• Nav-kontoret kjøper tjenesten økonomisk råd og veiledning i tyngre gjeldssaker. Vi kan ikke se at Nav følger opp brukerne som er innvilget økonomisk råd og veiledning etter § 17, herunder føre journalnotat om oppfølgingen.
• Ved gjennomgang av både forhåndssendte saker og journalmapper under tilsynsbesøket finner vi at vurderinger etter § 19 i liten grad blir gjort. Det står i kun ett av avslagene at det er gjort vurdering etter § 19, men det kommer ikke frem hva som er vurdert.  Dette bekreftes også i intervju av ansatte.
• Det er ikke godt nok dokumentert om barns behov er kartlagt. Det kommer heller ikke frem i intervju at dette gjøres systematisk.
• Vurderinger og beslutninger som gjøres om; innvilgelser, avslag, plan for oppfølging og eventuelt samhandling samt brukermedvirkning er ikke alltid godt nok dokumentert.
• Kontoret har skriftlige rutiner om saksgang fra innkommet søknad til utsendt vedtak «økonomisk sosialhjelp – behandling av krav», men rutinene blir ikke brukt når det gjelder journalføring og vedtak.

Kommentarer til funnene:
Nav Alstahaug kjøper tjenesten økonomisk råd og veiledning i de tyngre/mer krevende sakene. Det foreligger ikke system for skriftlig informasjon mellom oppdragsgiver og utfører. Nav-kontoret sikrer seg ikke systematisk informasjon om kvalitet og innhold på de tjenestene som ytes her.

Hovedregelen er at det skal gjøres konkret og individuell vurdering av hjelpebehov. Av intervju fremgår det at det fanges opp behov for å gi tilpasset råd og veiledning på flere områder, men dette er ikke sporbart i form av tekst i vedtak om økonomisk sosialhjelp og i journalnotat.

Når det ikke blir dokumentert hva som er kartlagt og vurdert er vanskelig å følge opp om brukerne får forsvarlig hjelp.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Gjennom tilsynet undersøkes og vurderes det om kommunen ved Nav-kontoret gjennom systematisk styring og kontinuerlig forbedringsarbeid planlegger, utfører, evaluerer og korrigerer virksomheten slik at lov- og forskriftskrav følges ved forvaltning av tjenestene som tilsynet innbefatter.

Nav Alstahaug er organisert inn under  «Helse og Velferd» med en kommunalsjef, sammen med tjenestene; pleie og omsorg, helse, tjenester for funksjonshemmede samt barnevern. Nav- kontoret har åpent alle hverdager fra kl. 10.00 til kl. 14.00 med unntak av onsdager. Da er kontoret stengt. De har møter med brukere ut over kontorets åpningstid. Onsdager er det lagt vekt på å ha interne møter og drive fagutvikling. Ett tema på dagsorden per tiden er unge brukere av kontoret. Unge defineres som personer under 30 år.

Kommunen har ansvar for at de kommunale oppgavene/ tjenestene ved Nav-kontoret, med sin internkontroll, sørger for at tjenestene forvaltes forsvarlig. Ved Nav Alstahaug planlegger og drøfter de forvaltning av tjenestene i de ukentlige kontormøtene. Faglige og praktiske problemstillinger diskuteres med fagleder til stede. Nav-leder deltar sporadisk. Fordeling av oppgaver ved sykdom og fravær som ikke er planlagt gjøres fortløpende.

Tilsynet har avdekket at det er mangel i kommunens styringssystem som medfører at tjenestene ikke alltid blir vurdert og behandlet i henhold til lov- og forskriftskrav.

Nav-kontoret følger ikke egne rutiner på området, og i fagmøtene brukes ikke de interne rutinene og/ eller gjeldende lovverk aktivt. En risiko er at søknader ikke blir tilstrekkelig opplyst og at brukers konkrete situasjon ikke blir individuelt vurdert i hver enkelt sak.

Veilederne journalfører  i liten grad sin informasjon om brukerne, og ledelsen følger i liten grad med på det. Det er videre slik at når brukernes situasjon blir mangelfullt journalført, blir det vanskelig for ledelsen å føre kontroll med informasjon som skal ligge til grunn når vedtak skal godkjennes. Vedtak kan dermed bli fattet på sviktende grunnlag.

Nav Alstahaug har også et forbedringspotensial når det gjelder ansvaret de har med å følge med og følge opp den tjenesten de kjøper vedrørende økonomisk råd og veiledning, samt journalføre utviklingen som er i sakene.

Kommentar:
Etter sluttmøtet ga Fylkesmannen Nav Alstahaug veiledning i forhold til det vi fant i tilsynet.

7. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen. Herunder også internkontrollforskriften.
• Lov om behandling av forvaltningssaker (forvaltningsloven).
• Rundskriv til sosialtjenesteloven. Hovednummer 35.

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Oversikt over ansatte ved Nav-kontoret, stillingsbetegnelse, ansettelsesforhold (kommunalt eller statlig) og arbeidsoppgaver.
• Årlig innberetning for Nav-kontor. Viser kommunalt tjenesteinnhold ved kontoret.
• Veiledende satser økonomisk sosialhjelp 2017.
• Samarbeidsavtale mellom Alstahaug kommune og Nav Nordland.
• Beskrivelse av saksflyt fra søknad mottas til vedtak er fattet, meddelt og evt. utbetaling foretatt.
• Rapport om lokal brukerundersøkelse 2016 ved Nav Alstahaug.
• Budsjettdisponeringsmyndighet og fullmakter.
• Kopi av søknadsskjema, standarder og maler.
• Opplysninger om andre rutiner, interne retningslinjer, opplæringsplaner, avviksprosedyrer/skjema, samt interne møter med tema tjenester etter sotjl..
• Kopi av 16 vedtak om tildeling av økonomisk stønad etter § 18. Denne dekker også etterspurt vedtak med hjemmel i § 19, 20 og 21.
• Kopi av 5 vedtak om avslag søknad etter sotjl.
• Kopi av 5 vedtak om tildeling av tjenester etter sotjl. §17.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Journalmapper.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn av 13.03.17
• Dokumentasjon av 04.04.17.
• Program for tilsynet av 18.04.17.
• E-post og telefon-korrespondanse med Nav-leder vedrørende avklaringer og praktisk gjennomføring.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra Fylkesmannen deltok: Vanja Os, Merethe Wie Sandbakk og Merete Troli.