Rapport fra tilsyn i medhold av lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (sotjl.). Hattfjelldal kommune ved Nav Hattfjelldal 2017

Sammendrag

Denne rapporten beskriver den merknad som ble påpekt innen de reviderte områdene, og gir for øvrig en redegjørelse for gjennomføringen av tilsynet.

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Forvaltning av følgende tjenester i medhold av lov om sosiale tjeneste i arbeids- og velferdsforvaltningen:
Opplysning, råd og veiledning § 17.
Behandling/ forvaltning av økonomisk stønad §§ 18, 19, 20 og 21.

Tilsynet hadde et hovedfokus på tjenestene til personer mellom 17 og 23 år.

Dato: 08.05.17

revisjonsleder Vanja Os

revisor Espen Øverland Erichsen

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Nav Hattfjelldal i perioden 02.01.17 – 08.05.17. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med at «kommunen oppfyller sine plikter etter kapittel 4 og § 16 første ledd» etter sosialtjenesteloven § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Fylkesmannen undersøkte tilgjengelighet, tildeling og oppfølging av tjenestene opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad med hovedvekt på personer mellom 17 og 23 år.

Rapporten beskriver gjennomføringen av tilsynet og den merknad tilsynet fant grunnlag for. Den gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfatter.

• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Hattfjelldal kommune er på Helgeland i Nordland fylke. I følge SSB hadde kommunen 1.465 innbyggere per 01.01.16, og i flg. Nav en arbeidsledighet på 2,1 prosent av arbeidsstyrken.

Nav Hattfjelldal har lokaler i rådhuset i kommunen. Det er 4 ansatte ved Nav-kontoret, og av disse er 1 stilling dedikert til oppfølging av brukere som mottar økonomisk stønad.

Flyktningetjenesten er lagt til Nav-kontoret med en stilling.

Det er få unge brukere av sosiale tjenester, men ungdomsfokuset og ivaretakelsen av unge brukere er ivaretatt blant annet i en tverrfaglig samarbeidsgruppe kalt LOS-prosjektet.

Kommunen har også deltatt i kartleggingen og arbeidet i Fylkesmannens prosjekt Vårres unga – Vårres framtid.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel le utsendt 02.01.17.

Åpningsmøte ble avholdt 14.03.17.

Intervjuer Vi intervjuet 4 personer.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved Nav-kontorets mottak.

Sluttmøte ble avholdt 15.03.17.

4. Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet var opplysning, råd og veiledning etter sosialtjenestelovens § 17 og behandling/ forvaltning av økonomisk stønad etter §§ 18, 19, 20 og 21. Tilsynet hadde et hovedfokus på tjenestene til personer mellom 17 og 23 år. Kvalifiseringsprogrammet og Individuell plan var ikke en del av tilsynet.

Vi har sett på tilgjengelighet til tjenestene, tildeling av tjenestene, samt oppfølging av brukerne. Vi har også hatt et fokus på brukermedvirkning, samt samhandling både internt i kontoret og med eksterne samarbeidsparter. Vi har sett på nettsidene og den informasjonen som gis og finnes i mottaket ved kontoret.

Vi har gjennomgått styringsdokumenter med rutinebeskrivelser, delegasjoner og avtaler, samt vedtak for et utvalg av brukerne, herunder for alle aktive brukere mellom 17 og 23 år, for det siste året.

Rapporten omhandler kun det som er nevnt ovenfor og gir dermed ikke en samlet vurdering av tjenestene ved kontoret.

5. Funn

Merknad:

Nav Hattfjelldal fører ikke journal på alle brukere av tjenestene. Merknaden bygger på følgende:

• Det er vanskelig å spore dokumentasjon på oppfølging, avtaler og evaluering i journal på det som ikke omhandler arbeid og/eller aktivitet.

Tilsynet vurderer at dette er sårbart, men har ikke indikasjon på lovbrudd i disse sakene. Det gjelder få saker, og der bruker ikke har oppfølging på arbeid og/eller aktivitet. Informasjon om brukers situasjon, herunder kartlegginger, vurderinger, avtaler med videre står i brukers vurdering og vedtak. Skriftlige notater er også ivaretatt i journalmapper, dvs. ikke elektronisk. Det foreligger ikke tilbakemeldinger fra bruker eller andre indikasjoner på svikt som følge av manglende journalføring, og vi finner derfor ikke å ha godt nok grunnlag til å definere dette som avvik.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Vi ser på internkontroll som styring av kvalitet på forvaltning av tjenestene, jf. forsvarlighetskravet i stjl. §4. Det krever at de ansatte har et reflektert forhold til hvordan dette blir ivaretatt.

Nav Hattfjelldal har åpent mandager, onsdager og fredager mellom kl. 10.00 og kl. 14.00. Kontoret er stengt tirsdager og torsdager, men brukere av Nav blir betjent av servicekontoret i rådhuset når Nav-kontoret er stengt. De ringer Nav-kontoret slik at bruker får kontakt med Nav ved behov. Nav-kontoret har også en vakt-telefon som de er tilgjengelig på fra kl. 08.00 til 15.30, 5 dager i uken.

Ved Nav Hattfjelldal planlegges og drøftes forvaltningen av tjenestene blant annet ved ukentlige kontormøter. Faglige, praktiske samt etiske problemstillinger diskuteres der, og informasjon og ny faglig kunnskap deles. Det gjelder både for de statlige og de kommunale tjenestene. Fordeling av oppgaver ved sykdom og fravær som ikke er planlagt gjøres fortløpende.

Samhandling mellom Nav og de andre kommunale enheter synes å være hensiktsmessig, og kommunen ivaretar både barne- og ungdomsperspektivet. Det er månedlige møter både med barnevernet, og i LOS-prosjektet som er et samarbeids-team mellom etater i kommunen.

Samtykke brukes ved behov for å drøfte enkeltsaker med samarbeidsparter.

Nav-leder har faste møter både med økonomisjef og rådmann, og er en del av rådmannens ledergruppe. Nav-leder rapporterer til rådmann, og samarbeidet opplyses å være godt.

Tilsynet har merket seg at det er et forbedringspotensial når det gjelder oppmerksomhet på journalføring i fagsystemet, men kan ikke finne spor av at svekket journalføring har ført til manglende rettsikkerhet for brukerne. Forbedringspotensialet ligger i ansvaret Nav har til å dokumentere brukermøter (internkontrollforskriften). For øvrig er kartlegginger, vurderinger og oppfølging av brukerne forsvarlige dokumentert i vedtak, søknader og journalmapper.

Tjenestene tilsynet omfatter vurderes å være tilfredsstillende ivaretatt. Styringssystemet fremstår velfungerende, samtidig som det kan bli mer strukturert når det gjelder journalføring.

7. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen. Herunder også internkontrollforskriften.
• Lov om behandling av forvaltningssaker (forvaltningsloven)
• Rundskriv til sosialtjenesteloven, Hovednummer 35.

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Kommunestyrevedtak sak nr. 056/07: Nav Reform
• Kommunestyrevedtak sak nr. 051/09: Overføring av oppgaver til Nav (revisjon av tjenesteinnhold).
• Delegert vedtak sak nr. 368/13: Integreringsavdelingen – endring i organisering
• Samarbeidsavtale mellom Hattfjelldal kommune og Nav Nordland
• Vedlegg til samarbeidsavtalen. Driftsavtale og økonomirutiner
• Videredelegering av myndighet til Nav-leder
• Kommunale normer, tak osv. i forhold til utmåling av økonomisk stønad Kommunestyrevedtak sak nr. 035/09: Satser for økonomisk sosialhjelp
• Rundskriv A-3/2016 Statlige veiledende retningslinjer for økonomisk stønad.
• «I 2009 gjorde kommunestyret vedtak om at Hattfjelldal kommune skal følge statlige veiledende retningslinjer for utmåling av økonomisk stønad. Ut over disse retningslinjene er det ingen fastsatte normer etter tak for utmåling av stønad. Hattfjelldalkommune legger til grunn av det skal gjøres individuell vurdering.»
• Oversikt over ansatte ved Nav-kontoret, stillingsbetegnelse, ansettelsesforhold (kommunalt og statlig) og arbeidsoppgaver
• Prosedyrer ved kontoret
• Kopi av søknadskjema i forbindelse med behandling av søknad om økonomisk stønad
• Delegasjoner internt i Nav-kontoret
• Strategisk plan for kompetanseheving for 2016 – 2019
• Rutine avvikshåndtering og egenkontroll
• Skjema avviksrapportering - hendelse
• Rutinehåndbok for post, arkiv og saksbehandling
• Kopi av 10 vedtak om tildeling av økonomisk stønad etter §§ 18 og 19. Det foreligger ingen vedtak i 2016 der det er satt vilkår etter sotjl. § 20.
• Kopi av 5 vedtak om avslag i 2016. Dvs. alle avslag etter sotjl.
• Kopi av 5 vedtak der utbetaling er gjort etter bestemmelsene i stjl. §21 – sosialt lån. Det er ingen vedtak i 2016 hvor det er besluttet utbetaling i form av varer og tjenester.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Journalmapper i mottatte saker. De som gjaldt de personer som var omfattet av vedtakene vi hadde forberedt i forkant.
• Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn av 02.01.17
• Dokumentasjon av 06.02.17
• Program for tilsynet av 24.02.17
• E-post korrespondanse med Nav-leder vedrørende avklaringer og praktisk gjennomføring.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet. Pga. andre møter var rådmann ikke med på åpningsmøtet og heller ikke på sluttmøtet, men han ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra Fylkesmannen deltok: Vanja Os og Espen Øverland Erichsen.