Rapport fra tilsyn med helse- og omsorgstjenester til eldre i Træna kommune 2017

Sammendrag

Tilsynet ble gjennomført ved sykehjemmet og hjemmetjenesten i Træna kommune 20.09.17.

Tilsynet har undersøkt om kommunen gjennom systematisk styring og ledelse sikrer at eldre i Træna kommune får forsvarlig helse- og omsorgstjenester. Under tilsynet hadde vi fokus på:

• Ernæring
• Medisinsk oppfølging, herunder demensutredning/oppfølging, årskontroll og legemiddelgjennomgang
• Aktivitet og rehabilitering

Det ble ikke avdekket avvik under tilsynet, men det ble gitt to merknader.

Merknad 1:

Kommunen har et forbedringspotensiale for å sikre felles elektronisk journalsystem for sykehjemmet.

Merknad 2:

Kommunen har forbedringspotensiale for å sikre tjenestetilbudet til sine brukere.

Dato: 20.10.17

Julie Tangen
revisjonsleder

Benthe Westgaard
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Træna kommune i perioden 21.06.17 – 20.10.17.  Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med helse- og omsorgstjenester etter lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenestene § 2, jf. Helse- og omsorgstjenesteloven § 12-3.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Træna kommune hadde 456 innbyggere pr. 2. kvartal 2017.

Træna kommune er inndelt i fem sektorer, herunder «sektor for helse- og omsorg».

Hver av de fem sektorene ledes av en sektorleder som rapporterer til rådmannen.

Sektor for helse- og omsorg er igjen inndelt i fire seksjoner, herunder sykehjem og åpen omsorg.

Helse- og omsorgssektoren leverer helsetjenester på tre av øyene som heter Husøya, Selvær og Sanna.

På Selvær bor det ca. 60 innbyggere. En stor andel av befolkningen er over 70 år. På Selvær blir tjenestene utført av hjelpepleier som bor på stedet. Ved fravær i stillingen sendes vikar fra Husøya.

Øya Sanna har to fastboende. For tiden ytes det helsetjenester en dag i uken på Sanna.

På Husøya ligger kommunesenteret med sykehjem/hjemmesykepleie, legekontor, helsesøstertjeneste, fysioterapeut og tannlege samlokalisert.

Sykehjemmet har totalt 13 plasser inkl. KAD seng. Under gjennomføringen av tilsynet var det fire personer med langtidsplass. To pasienter på skjermet enhet og to pasienter på somatisk avdeling.

Hjemmesykepleien har totalt ni brukere og ingen har spesielt omfattende hjelpebehov. Ingen har behov for nattjeneste.

Ansatte i sykehjem/hjemmesykepleien arbeider i to delt turnus. Virksomheten har egne nattevakter. I ukedager er avdelingen bemannet med fire-fem personer på dagvakt, tre på aften og en på natt. Lørdag/søndag er det tre ansatte som jobber dag og aften. På natt har de sykepleier i bakvakt alle dager.

Sykehjemslegen har en fast dag med legevisitt, for øvrig kan han kontaktes ved behov.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 21.06.17.

Åpningsmøte ble avholdt 20.09.17.

Intervjuer

8 personer ble intervjuet.

Sluttmøte ble avholdt 20.09.17

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet har undersøkt om kommunen gjennom systematisk styring og ledelse sikrer at eldre i Træna kommune får forsvarlige helse- og omsorgstjenester. Under tilsynet har vi hatt fokus på:

• Ernæring
• Medisinsk oppfølging, herunder demensutredning/oppfølging, årskontroll og legemiddelgjennomgang
• Aktivitet og rehabiliteringstilbud

5. Funn

Det ble ikke avdekket avvik under tilsynet, men gitt to merknader.

Merknad 1:

Kommunen har et forbedringspotensiale for å sikre felles elektronisk journalsystem.

Merknaden er bygget på følgende:

• Sykehjemmet har et todelt journalsystem
• Legen dokumenterer i infodoc og resterende helsepersonell i cosdoc. Når legen har vært på legevisitt dokumenterer han i infodoc og sender det via e-melding til cosdoc, slik at sykepleierne kan legge det inn under «legevisitt» i cosdoc
• Det sendes e-melding mellom systemene
• Journalsystemet på sykehjemmet har i dag for liten kapasitet til scanning av dokumenter
• Under intervju fremkommer det at cosdoc var lite egnet for sending av blant annet e-henvisning

Merknad 2:

Kommunen har forbedringspotensiale for å kvalitetssikre tjenestetilbudet til sine brukere.

Merknaden er bygget på følgende:

• Gjennom intervju og ved dokumentasjonsgjennomgang fremkommer det at det i liten grad er utarbeidet skriftlige rutiner/prosedyrer på følgende områder:
  o Årskontroll
  o Legemiddelgjennomgang
  o Oppdatering av IPLOS
  o Utarbeidelse og evaluering av pleieplan
  o Demenskartlegging og oppfølging
  o Aktivitetsplan – felles/individuell
  o Avvikshåndtering
  o Funksjonsbeskrivelser, herunder sykehjemslege

Kommentar:

Træna er en liten kommune med stabilt personalet, men gjennom intervju fremkommer det at det er behov for en mer systematisk oppfølging.

Tilsynsmyndigheten har for øvrig merket seg:

• Det er etablert fast møtestruktur – rapport, personalmøter, pårørendemøter
• Alle beboere på sykehjemmet og hjemmeboende har primærkontakt
• Sykehjemmet har eget kjøkken og beboere får ønskekost ved behov
• Det utføres regelmessig vektregistrering
• Det er etablert en ordning med ansvarshavende på hver vakt
• Træna kommune har inngått avtale med fysioterapeut som er til stede en dag hver uke

6. Regelverk

• Lov 30. mars 1984 om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten
• Lov 26. juni 2011 om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m
• Lov 2. juli 1999 om helsepersonell m.v
• Lov av 2. juli 1999 om pasient- og brukerrettigheter
• Forskrift av 27. juni 2003 om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene
• Forskrift av 11. desember 2010 om en verdig eldreomsorg
• Forskrift av 21. desember 2000 om pasientjournal
• Forskrift av 28. oktober 2016 om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten
• Forskrift av 3. april 2008 om legemiddelhåndtering

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Oversendelsesbrev med informasjon om kommunen og organisering
• Organisasjonskart administrativt
• Organisasjonskart for helse- og omsorgssektoren
• Funksjonsbeskrivelser
  - Ansvarshavende
  - Primærkontakt
• Prosedyre for kostliste og ernæring
• Informasjonsskriv om legemiddelgjennomgang, årskontroll og demensutredning/oppfølging
• Ansattliste
• Kompetanseplan
• Registrert avvik i perioden 1.5.17-17.7.17
• Vedtak om innvilget langtidsopphold
• IPLOS og tiltaksplaner for seks pasienter

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Perm med plan for arbeidsfordeling over gjøremål og ansvar
• Referat fra personalmøter
• Liste over primærkontakter
• Tiltak/gjøremål for hjemmesykepleien i Selvær
• Huskeliste i kalender
• Beskjedbok, ting som må følges opp
• Legevisittbok
• Vaktperm
• Fikk delvis gjennomgått en elektronisk journal før systemet hengte seg opp

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Brev fra Fylkesmannen i Nordland med varsel om tilsyn, datert 21.6.17
• Brev fra Træna kommune, vedlagt etterspurt dokumentasjon, datert 17.7.17
• Brev fra Fylkesmannen i Nordland med program for tilsynsdagen, datert 22.8.17

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Benthe Westgaard, seniorrådgiver/sykepleier
Julie Tangen, seniorrådgiver/sykepleier