Rapport fra tilsyn med kommunale tjenester til personer med samtidig rusmiddelproblem og psykisk lidelse i Vefsn kommune 2018

Sammendrag

Fylkesmannen har gjennomført et landsomfattende tilsyn med kommunale tjenester til personer med samtidig rusmiddelproblem og psykisk lidelse i Vefsn kommune. Denne rapporten beskriver de funn som ble avdekket under tilsynet.

Tilsynet er gjennomført som en systemrevisjon. Under tilsynet er det undersøkt om kommunen gjennom systematisk styring og ledelse (internkontroll) legger til rette og følger opp at voksne personer over 18 år med samtidig rusmiddelproblem og psykisk lidelse mottar individuelt tilpassede, samordnede og forsvarlige helse- og omsorgstjenester og sosiale tjenester.

Revisjonen har undersøkt om Vefsn kommune ved helse- og omsorgstjenesten og sosiale tjenester i Nav:

• legger til rette for og gjennomfører løpende samarbeid mellom kommunale enheter som yter helse- og omsorgstjenester og sosiale tjenester, og med fastleger og spesialisthelsetjenesten
• innhenter informasjon om brukerens helhetlige situasjon og mulige behov for tjenester
• samordner tjenestene brukerne mottar fra kommunale enheter, og fra fastleger og spesialisthelsetjenesten
• tilbyr og yter individuelt tilpassede og forsvarlige helse- og omsorgstjenester rettet mot brukernes rusmiddelproblem og psykiske lidelse
• kartlegger og følger opp somatiske helseproblemer
• tilbyr og yter individuelt tilpassede og forsvarlige tjenester slik at bruker kan mestre å bo i egen bolig

Det ble ikke avdekket lovbrudd under tilsynet.

Dato: 05.11.2018

Yngve Osbak
revisjonsleder Steffen M . Bredesen
revisor

Ronny Nergård
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter gjennomført systemrevisjon ved Vefsn kommune i perioden 27.06.2018-05.11.2018. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunens oppfyllelse av sin plikt etter lov om kommunale helse- og omsorgstjenester og lov om sosiale tjenester. Dette følger av helse- og omsorgstjenesteloven § 12-3 og lov sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen § 9. Fylkesmannens myndighet til å føre tilsyn med helse- og omsorgstjenesten følger også av helsetilsynsloven § 2.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter , ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler funn som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Vefsn kommune har per 2. kvartal i 2018, 13 433 innbyggere. Vefsn kommune er organisert i tre fagområder, herunder tjenesteområdet Omsorg. Hver av de tre områdene ledes av en kommunalsjef som tilhører rådmannens stab og rapporterer til rådmannen. Tjenesteområdet Omsorg består av seks driftsenheter. Tjenesteområdet har oppgaver knyttet til hele aldersgruppen av innbyggere , fra de aller minste , til de aller eldste. Rus og psykiatritjenesten (heretter forkortet ROP) er organisert i driftsenheten «Helsetjenesten» og har egen avdelingsleder.

De sosiale tjenestene i Nav Mosjøen er organisert i driftsenheten «Nav kommune » under tjenesteområdet «Omsorg». Nav-kontoret har tre avdelinger: Mottaksteam, Oppfølgingsteam og Flyktningetjenesten. Spørsmål om økonomisk sosialhjelp, bistand til å finne bolig og behov for råd og veiledning behandles i mottaksteamet eller i oppfølgingsteamet.

ROP-tjenestene i Vefsn er en del av det kommunale hjelpeapparatet. Tjenestene er frivillig og gir hjelpetilbud til personer, primært over 18 år, med psykiske problemer og/eller rusmiddelavhengighet. Vefsn kommune har omlag 220-260 brukere av tjenesten i 2018.

Tjenesten er et dagtilbud i tidsrommet 08:00-15:30.

ROP-tjenestene er lokalisert i Rus- og psykiatrihuset i Mathias Bruns gate. Det er totalt ca. 25 årsverk fordelt på 27 medarbeidere ansatt i ROP-tjenesten, inkludert avdelingsleder.

Avdelingslederen har masterutdanning og øvrige ansatte er i hovedsak utdannet sykepleiere, vernepleiere, sosionomer , ergoterapeut eller fagarbeidere med ulike tilleggsutdanninger.

Formålet til ROP-tjenesten er at det ytes tjenester innen rusarbeid og psykisk helse til innbyggerne i Vefsn kommune i overenstemmelse med de planer og prioriteringer som er vedtatt av kommunen, aktuelle lover og forskrifter, samt yrkesetiske retningslinjer. Målet er å tilby nødvendig helsehjelp gjennom å øke evnen til å mestre eget liv på et selvstendig grunnlag. Dette forutsetter at rammene rundt den enkeltes tilværelse er slik at de imøtekommer grunnleggende behov, som igjen betyr en helhetlig tilnærming til livssituasjonen.

Qvales Mestringshus er et lavterskeltilbud for alle som ønsker å bruke huset. Huset har gjennomgått omfattende rehabilitering og ble ferdigstilt høsten 2018. Offisiell åpning fant sted under verdensdagen for psykisk helse. Huset er tuftet på jobbaktivitet, sosial aktivitet og fellesskap. Det er også kafe i bygningen. Mental Helse er en viktig samarbeidspartner i utviklingen av aktivitetene. Det er også brukerutvalg/husstyre knyttet til Qvales Mestringshus som ivaretar brukerperspektivet.

Andåsen omsorgsboliger er heldøgns bemannede boliger for målgruppen innenfor ROP­ tjenestene. Omsorgsboliger i Fearnleysgate er bemannet mellom kl. 08:00-21:00, mens rusboligene i Mathias Bruns gate ikke er bemannet. Boligene i Bakkegata i Mosjøen er heller ikke bemannet.

De ansatte driver utadrettet tjenestetilbud der de ansatte i ROP tjenesten tilbyr både samtaleterapi og miljøterapi. Tjenesten organiserer også tilpassede aktiviteter. Aktivitetene tilbys, planlegges og vurderes ut ifra hvilke behov tjenestemottakerne har, og deres ønsker.

Hjemmetjenesten har ansvar for medisinutdeling. Det er god kommunikasjon mellom driftsenhetene. Ansatte i hjemmetjenesten har tilgang til ROP-brukernes journal dersom disse brukerne mottar tjenester fra hjemmetjenesten , og det tas telefonisk kontakt dersom det vurderes som viktig å sikre at beskjeden mottas så snart som mulig. Beskjeder kan også sendes mellom tjenestene i journalsystemet.

Tjenesten samarbeider med:
Det er et etablert samarbeidsforum som har fokus på å nå personer med samtidige rus- og psykiatrilidelser, eller en av lidelsene. Forumet heter «Rus-teamet» og består av Nav Mosjøen, ROP-tjenesten, DPS (distriktspsykiatrisk senter) og andre fra hjelpeapparatet.

Nav får kjennskap til brukergruppens (personer med samtidige rus- og psykiske lidelser) mulige behov for kommunale tjenester i Nav ved direkte henvendelse fra bruker, via melding fra kommunens boligkontor eller Namsmannen/politiet om mulig utkastelse, via samarbeidspartnere/andre offentlige instanser, internt i Nav eller via pårørende. Aktuelle tjenester for samarbeid kan være opplysning, råd og veiledning, økonomisk sosialhjelp, bistand til å finne bolig. Praktisk bistand kan også forekomme.

Vefsn kommune jobber med forebyggende tiltak mot utvikling av rus- og psykiske lidelser blant unge. Det er etablert og drives ulike prosjekter både i regi av kommunen og i regi av ulike samarbeidspartnere. Et eksempel er «Driv» som jobber med aktiviteter og tiltak mot forfall og utenforskap. Prosjektet er drevet av et kommunalt foretak og daglig leder i foretaket er ansvarlig for prosjektet. I dette prosjektet skal kommunen legge til rette for kommunalt bruk av tilbudet.

Et annet prosjekt er «MED ungdom i fokus». De tilbyr tjenester til leverandører av tjenester og tilbud rettet mot barn og ungdom. Barn og unges rettigheter og FNs barnekonvensjon ligger til grunn for deres tilnærming. MED ungdom i fokus legges det til rette for at barn og unge kan møtes og diskutere hvordan de kan utvikle og forbedre tjenester og tilbud, og for at de skal kunne jobbe sammen med voksne for åra til positiv endring. MED ungdom i fokus ble etablert som prosjekt i 2016, som et samarbeid mellom kommunene Vefsn , Brønnøy og Hemnes og Nordland fylkeskommune. Prosjektet er finansiert av Fylkesmannen i Nordland.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 27.06.2018. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 09.10.2018.

Intervjuer
11 personer ble intervjuet. Det ble også gjennomført intervjuer med 3 brukere. Brukerintervjuene ble gjennomført 09.10.-10.10.2018. Det ble de samme dagene gjennomført befaring ved Andåsen omsorgsboliger og Qvales Mestringshus.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag .

Sluttmøte ble avholdt 11.10.2018.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet undersøkte om Vefsn kommune legger til rette for og følger opp at helse- og omsorgstjenesten og sosiale tjenester i Nav yter helhetlig og koordinerte tjenester til personer over 18 år med samtidig ruslidelse og psykisk lidelse.

Det ble undersøkt om kommunen gjennom sosialtjenesten i Nav og helse- og omsorgstjenesten:

• legger til rette for og gjennomfører løpende samarbeid mellom kommunale enheter som yter helse- og omsorgstjenester og sosiale tjenester, og med fastleger og spesialisthelsetjenesten
• innhenter informasjon om brukerens helhetlige situasjon og mulige behov for tjenester
• samordner tjenestene brukerne mottar fra kommunale enheter, og fra fastleger og spesialisthelsetjenesten
• tilbyr og yter individuelt tilpassede og forsvarlige helse- og omsorgstjenester rettet mot brukernes rusmiddelproblem og psykiske lidelse
• kartlegger og følger opp somatiske helseproblemer
• tilbyr og yter individuelt tilpassede og forsvarlige tjenester slik at bruker kan mestre å bo i egen bolig

5. Funn

Det ble ikke avdekket lovbrudd under tilsynet.

Funn som ble avdekket under tilsynet viste at kommunen gjennom systematisk styring og ledelse (internkontroll) legger til rette for og følger opp at voksne personer over 18 år med samtidig rusmiddelproblem og psykisk lidelse mottar individuelt tilpassede, samordnede og forsvarlige helse- og omsorgstjenester og sosiale tjenester.

6. Regelverk

Lover:

• Lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten
• Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m. (helse- og omsorgsloven)
• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (sosialtjenesteloven)
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)
• Lov om helsepersonell
• Lov om pasient- og brukerrettigheter

Forskrifter:

• Forskrift om pasientjournal
• Forskrift om habilitering og rehabilitering, individuell plan og koordinator
• Forskrift om individuell plan i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Forskrift om helsepersonells anvendelse for personell som yter tjenester etter lov om kommunale helse- og omsorgstjenester
• Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenester (kvalitetsforskriften)
• Forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten (forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring)
• Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen.

Opplysninger fra helse- og omsorgstjenesten i Vefsn kommune:

• Organisasjonskart over Vefsn kommune
• Organisasjonskart for helsetjenesten
• Ansattliste for avdeling for psykisk helse
• Årsrapport for 2017
• Delegeringsreglement for enhetsleder helse
• Kommuneplanens samfunnsdel for perioden 2017-2029
• Handlingsplan for omsorg i Vefsn kommune for perioden 2017-2023
• Rusmiddelpolitisk handlingsplan for perioden 2016-2020
• Boligsosial handlingsplan for perioden 2012-2016
• Stillingsbeskrivelse for avdelingsleder, fagleder rus, saksbehandler, miljøterapeut, miljøveileder og Qvales kafe i avdeling psykisk helse
• Rutine for søknad om individuell plan og koordinator
• Rutine for hva en individuell plan kan inneholde
• Rutine for håndtering av vold og trusler på arbeidsplassen
• HMS-Handlingsplan for helsetjenesten i 2018
• Kompetanseplan for helsetjenesten i Vefsn kommune for 2018
• Virksomhetsplan for helsetjenesten i perioden juni 2017 - desember 2018
• Forslag til LAR-avtale med Helgelandssykehuset HF
• Referat fra overordnet kvalitetsutvalg i helsetjenesten 01.2018
• Handlingsplan med tiltaksplan i perioden 2018-2019 for avdeling for psykisk helse
• Rutine for søknad til utskrivning av brukere
• Intervjumal ved kartlegging av bruker
• Rutine for rask psykisk helsehjelp - unge i fokus
• Rutine for behandling av melding om hjelpebehov til avdeling for psykisk helse
• Rutine for oppfølgning av LAR-pasienter
• Rutine for å sikre kommunikasjon ved innleggelse av bruker på sykehus
• Rutine for kriseplan og selvhjelpsplan, herunder eksempel på kriseplan til bruk ved bipolare lidelser
• Plan for informasjon som skal gis til brukere om hvilke tjenester kommunen kan tilby innen området for psykisk helse
• Rutine for innflytting av nye brukere i omsorgsboliger i avdeling for psykisk helse
• Rutine for å ivareta taushetsplikt og samtidig sikre at helsepersonell mottar tilstrekkelig opplysninger for å utøve kvalitetssikret og nødvendig helsehjelp
• Rutine for å forhindre at sensitive opplysninger ikke kommer på avveie, herunder å opprette informasjonssikkerhet i tjenesten
• Rutine for bruker som er suicid eller ved trussel om suicid
• Opplæringsplan/kompetanseplan for perioden 2017-2020 i avdeling for psykisk helse
• Pasientsikkerhetsprogrammet i avdeling for psykisk helse 2018
• Prosjektbeskrivelse for «Mitt liv - mine muligheter»
• Prosjektbeskrivelse for «Rett på - når du trenger det»
• Redegjørelse for hvordan helsetjenesten og Nav samarbeider rundt den aktuelle brukergruppen
• Oversikt over brukere i tjenesten og 7 journaler

Opplysninger fra Nav Mosjøen:

• Organisasjonskart for Nav Mosjøen
• Oversikt over ansatte og ledere ved Nav Mosjøen
• Redegjørelse for Nav Mosjøens arbeid med den aktuelle brukergruppen
• Samarbeidsavtale mellom Vefsn kommune og Nav Nordland
• Driftsavtale mellom Vefsn kommune og Nav Nordland om drift av Nav Mosjøen
• Virksomhetsplan 2017 for Nav Mosjøen
• Virksomhetsplan 2018 for Nav Mosjøen
• Vefsn kommunes delegasjonsreglement
• Kompetanseplan for Nav i Nordland 2018
• Prosedyrer for arbeidsrettet brukeroppfølging - sosiale tjenester i Nav
• Rutiner sosialhjelpssøknader (håndtering i publikumsmottak og mottaksteam)
• Rutiner for godkjenning og utbetaling av sosialhjelp
• Årsrapport 2017 for Nav
• Oversikt over brukere og brukermapper for 7 brukere

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Saksmapper, journaler og dokumentasjon for brukere
• Eksempel på referat etter ansvarsgruppemøte
• Eksempel på ukeplan for bruker
• Eksempel på avvik ved medisinutlevering
• Referater fra personalmøter
• Eksempel på to kriseplaner

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Brev datert 27.2018 fra Fylkesmannen til Vefsn kommune med varsel om tilsyn
• Vefsn kommunes oversendelse av dokumenter , 08., 04.09., 06.09., 11.09. og 19.09.2018
• Oversendelse av program for tilsyn datert 17.09.2018
• Diverse mailkorrespondanse med enhetsleder for helsetjenesten Lill Inger Reinfjell og avdelingsleder psykisk helse Hanne Grostad Nyland

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Yngve Osbak, psykiatrisk sykepleier - revisjonsleder
Steffen M. Bredesen, jurist - revisor
Ronny Nergård, sosionom - revisor

Alle tilsynsrapporter fra dette landsomfattende tilsynet