Rapport fra tilsyn med kommunale helse- og omsorgstjenester til personer med langvarig rusmisbruk og samtidig psykiske lidelser (ROP) i Jevnaker kommune 2014

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Om kommunen har styringssystemer (internkontroll) som sikrer at kommunen etterlever myndighetskrav i ulike faser av tjenesteutøvingen ovenfor målgruppen. Tilsynet ønsker og se på ivaretakelsen av tre faser:

• Oppstartfasen – tilgjengelighet, håndtering av nye henvendelser

• Iverksettingsfasen – fra planer, individuell plan, beslutninger og vedtak til konkrete tjenester og tiltak

• Oppfølgingsfasen – oppfølging av tjenestemottakere, revurdering av behov og eventuelle justeringer av tjenester.

Det ble avdekket ett avvik under tilsynet:

Jevnaker kommune sikrer ikke gjennom styring at de som yter tjenester til personer med langvarig rusmisbruk og samtidig psykiske lidelser, samhandler.

Åse Kongsvold revisjonsleder

Heidi Fæste

revisor

Jens Fløtre

revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Jevnaker kommune i perioden 14.02.2014 – (dato for stadfestet rapport). Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med helse- og omsorgstjenesten etter lov om statlig tilsyn § 2, første ledd.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

· hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter

· tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres

· tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

· Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift

· Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Jevnaker kommune hadde 6444 innbyggere (tall fra Statistisk Sentralbyrå) per 1. januar 2013. Helse- og omsorgstjenesten består av tre enheter, med tre kommunalsjefer, hvor ansvaret for tjenestene innenfor psykisk helse og rus hovedsakelig er lagt til Helse. Denne tjenesteenheten fikk overført hovedansvaret for kommunens rusarbeid fra og med 1. januar 2012. Enheten er underlagt kommunalsjef for Helse- og omsorg. Kommunalsjef for Helse- og omsorg har delegert sin myndighet til å fatte vedtak om tildeling av helse- og omsorgstjenester til Tildelingsenheten. Virksomhetsleder for henholdsvis Hjemmebaserte tjenester og for Helse, rapporterer til kommunalsjef for Helse- og omsorg. NAV er organisert under Plan og samfunn, og NAV-leder rapporterer til kommunalsjef for Plan og samfunn. Kommunal legevakt ivaretar pasientenes behov utover ordinær kontortid.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt første gang 8. oktober 2013. Kommunen ba om et halvt års utsettelse av tilsynet, og siste varsel ble sendt ut 14. februar 2014. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 8. april 2014.

Åpningsmøte ble avholdt 29. april 2014.

Intervjuer

12 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble ikke gjennomført befaring.

Sluttmøte ble avholdt 30. april 2014.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet har undersøkt om kommunen har et styringssystem (internkontroll) som sikrer at kommunen etterlever myndighetskrav i ulike faser av tjenesteutøvelsen overfor målgruppen. Vi har spesielt undersøkt følgende områder:

Oppstartsfasen:

At det er tilgjengelige helse- og omsorgstjenester som fanger opp behov, eventuelt henviser til rett instans. Det skal gjennomføres forsvarlig utredning og planlegging av tjenestebehovet i samarbeid med tjenestemottaker, og det skal fattes beslutning og vedtak som tilrettelegger for tjenester og tiltak.

Iverksettingsfasen:

Tjenester og tiltak iverksettes innen forsvarlig tid i tråd med planer, vedtak og beslutninger. Kriser og svingende sykdomsforløp håndteres på en forsvarlig måte.

Oppfølgingsfasen:

At det er tilstrekkelig kontinuitet og stabilitet i tjenesteytingen slik at tjenestemottaker opplever forutsigbarhet og trygghet i sin hverdag. Nye og endrete tjenestebehov fanges opp og nødvendige endringer iverksettes på en samordnet måte.

Tilsynet hadde ved gjennomgang av de tre ovennevnte fasene fokus på: Sammenheng mellom fag og system for ledelse;

•ledelse, organisering og styring for å sikre faglig forsvarlighet

•brukermedvirkning

•koordinering av tjenester

•individualiserte tjenester

•utredningsverktøy

•at det er etablerte rutiner og at disse er kjent for alle og at de etterleves

•kompetanse

•dokumentasjon

•virksomhetens forbedringsarbeid

5. Funn

Avvik:

Jevnaker kommune sikrer ikke gjennom styring at de som yter tjenester til personer med langvarig rusproblem og samtidig psykiske lidelser, samhandler.

Avvik fra følgende krav i lov og forskrift:

Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester §§ 3-1og 3-4, jf. forskrift om internkontroll i helse- og sosialtjenesten § 4.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

· Det er ikke dokumentert at bruker har fått tilbud om IP i de tilfeller der pasienten ikke har IP.

· Det er ikke avklart på et overordnet plan hvordan NAV og helse- og omsorgstjenesten skal samhandle i oppfølgingen av personer med langvarig rusmisbruk og samtidig psykiske lidelser.

· Det er samhandling på individnivå der det ytes tjenester til den aktuelle pasient- og brukergruppen. Det er ikke systematisk samhandling mellom NAV og Helse- og omsorg på systemnivå.

· NAV henviser i liten grad personer i målgruppen til kommunens øvrige tjenester.

· Ansattes erfaring og kunnskap utnyttes ikke systematisk til kompetansehevende tiltak overfor de som yter tjenester på det tilsette området; i veiledning, opplæring og i planarbeid.

o Dette gjelder kommunens kompetanse innen rus og psykisk helse, både i helse- og omsorgstjenesten, NAV-kontoret og på det medisinske området.

· Der er et avviksmeldesystem, men det brukes ikke som forutsatt. Det framstår som uklart hva som skal meldes som avvik.

· Det er ikke en tatt stilling til hvordan kommunen skal håndtere avviksmeldesystemet i overgangsperioden fra innføring av ett internkontrollsystem til ett annet.

6. Vurdering av enhetens styringssystem

Formålet med internkontroll er å bidra til faglig forsvarlige tjenester og at kravene i lovgivingen blir oppfylt gjennom systematisk styring og kontinuerlig forbedringsarbeid. Det er ikke tilstrekkelig å basere seg på at medarbeidere med lang praksis, erfaringsbasert kunnskap om rutiner mv. skal sikre dette. Internkontrollsystemet må også forventes å ivareta det forholdet at personer med behov for tjenester etter helse- og omsorgstjenesteloven til dels er grupper som på grunn av egen situasjon kan ha vansker med å ivareta egne rettigheter.

I Jevnaker kommune er helse og hjemmebaserte tjenester organisert under enheten Helse og omsorg. NAV Jevnaker er organisert under enheten Plan og samfunn. Fylkesmannen ser at ansvarlige ledere i kommunen har en utfordring med å sikre samhandling på et overordnet nivå om den aktuelle pasient- og brukergruppen.

Jevnaker kommune har drevet med omorganisering det siste året. Kommunen har utarbeidet rutiner på det tilsette området. Rutinene brukes. Psykisk helse og rus er flyttet fra Familieavdelingen til Helse.

Jevnaker kommune har arbeidet med innføring internkontrollsystemet Kvalitetslosen fra høsten 2013. Arbeidet var ikke ferdig på tilsynstidspunktet. I denne overgangsperioden er det uklart hvordan kommunens ledelse skal håndtere avviksmeldesystemet.

7. Regelverk

• Lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten.

• Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester

• Lov om helsepersonell m.m.

• Lov om pasient- og brukerrettigheter

• Forskrift om pasientjournal

• Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene

• Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten

• Forskrift om habilitering og rehabilitering, individuell plan og koordinator

• Forskrift om individuell plan

• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker

• Lov om Sosiale tjenester i NAV

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

· 20 vedtak om rustjeneste, psykisk helsetjeneste eller praktisk bistand i hjemmet

· Organisasjonskart for kommunen

· Organisasjonskart for Helse og omsorg

· Liste over ansatte

· Funksjonsbeskrivelser

· Kompetanseplan 2013-2016 for Helse og omsorg i Jevnaker kommune

· Rusmiddelpolitisk handlingsplan 2012-2015, utkast august 2012, saksnr 12/1026

· Plan for psykisk helsetjeneste 2010-2014, Jevnaker kommune

Diverse rutiner:

· Instruks for anvendelse av kvalitetsforskriften i Jevnaker kommune, godkjent 19.06.2013

· Prosedyre for ivaretakelse av tjenestemottakernes grunnleggende behov, godkjent 06.01.2014

· Flytdiagram – saksbehandling i helse- og omsorgstjenesten, godkjent 07.01.2014

· Flytskjema i virksomheten Helse – rus og psykisk helse – fra søknad til avslutning

· Søknadsskjema

· Kartleggingsskjema for rustjenesten

· Helse – kartleggingsmal – nye brukere – psykisk helse

· Kartleggingssamtale hjemmebaserte tjenester

· Retningslinjer for Tildelingsenheten

· Virksomheten Helse – Intern møtestruktur Rus og psykisk helse

· Samarbeidsmøte mellom psykisk helse, rustjenesten og hjemmebaserte tjenester, godkjent 06.01.2014

· Suicidvurdering, godkjent 06.01.2014

· Sjekkliste Kartlegging og vurdering av selvmordsrisiko, godkjent 25.07.2013

· Varsling til politiet, godkjent 06.01.2014

· Henvisning til tverrfaglig spesialisert rusbehandling, godkjent 06.01.2014

· Under institusjonsbehandling og ettervern, godkjent 06.01. 2014

· Legemiddelassistert rehabilitering (LAR), godkjent 06.01.2014

· Ruskontrakt ungdom, godkjent 06.01.2014

· Tannbehandling til rusmiddelmisbrukere, godkjent 06.01.2014

· Tilbakemeldingsskjema mestringstillit, godkjent 06.01.2014

· Tvang gravide § 10-3, godkjent 06.01.2014

· Vurdere tvang etter § 10-2- kriterier – saksgang, godkjent 06.01.2014

· 5 avviksmeldinger fra Helse – rus/psykiatri

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

· 11 gjennomgåtte journaler

· Internrapporter 2014 i Helse- og omsorg

· Avviksmeldinger i perioden 01.01.2014 til 20.03.2014, i Helse (4 stk.), Hjemmesykepleie ( 19 stk.), Tilrettelagt tjenester (1 stk.)

· Møtereferat / beslutningsark Helse og omsorg, Virksomhetsledermøter i Helse og Omsorg for 2014

· Møtereferater Helse og omsorg i 2014

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

· Sendt ut varsel 8. oktober 2013

· Kommunen ber om utsettelse 22. oktober 2013

· Sendt ut nytt varsel 10. desember 2013

· Mottatt diverse dokumenter

· Kommunen ber om utsettelse 20. desember 2013

· Sendt ut varsel 14. februar 2014

· Foreløpig rapport ferdig 22. mai 2014

· Sendt ut rapport (dato for endelig rapport)

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Heidi Fæste, revisor Jens Fløtre, revisor

Åse Kongsvold, revisjonsleder