Rapport fra tilsyn med Kvalifiseringsprogrammet ved NAV Valdres i Nord-Aurdal kommune 2014

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Sosiale tjenester i NAV – om kommunen sikrer forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogrammet.

KVP er etablert som et tilbud for personer i yrkesaktiv alder med vesentlig nedsatt arbeids- og inntektsevne og ingen eller svært begrensede ytelser til livsopphold etter folketrygdloven eller arbeidsmarkedsloven. Formålet med KVP er å bidra til at flere i denne målgruppen kommer i arbeid. Tilbudet er ment for personer som vurderes å ha en mulighet for å komme i arbeid gjennom en tettere og mer forpliktende bistand og oppfølging. Deltakelse i KVP er en rettighet dersom betingelsene hjemlet i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (STL) § 29 er oppfylt. Programmet skal inneholde arbeidsrettede tiltak og arbeidssøking og kan inneholde andre tiltak som kan være med på å støtte opp under og forberede overgang til arbeid. Innholdet i programmet skal tilpasses den enkeltes behov og forutsetninger. Programmet skal være helårlig og på full tid.

Det ble gitt ett avvik:

Nord-Aurdal kommune sikrer ikke forsvarlig kartlegging av behov før vedtak fattes, og det foretas ikke systematiske evalueringer av programforløpet.

Dato: 19. januar 2015

Åse Kongsvold
revisjonsleder Randi Irene Midthaugen
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved NAV Valdres i perioden 26.06.2014 – 19.01.2015. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i 2014.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsetaten, stl. § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Nord-Aurdal kommune har 6500 innbyggere, og regionsenteret Fagernes fikk bystatus i 2007. I kommunen er det videregående skole, folkehøgskole og et desentralisert høgskoletilbud. Kommunen er den største arbeidsgiveren i kommunen. Offentlig sektor og tjenesteytende næringer er de viktigste, men primærnæringene spiller fortsatt en sentral rolle. Reiselivsnæringen har også stor betydning i kommunen.

I 2013 hadde Nord-Aurdal totalt 5 deltagere i KVP i løpet av kalenderåret. Måltallet for det samme var 8 deltagere. Pr. 31.12.2013 var det 4 deltagere i programmet.

Pr. 31.08.2014 var det 5 deltagere i kvalifiseringsprogrammet. Måltallet for hele 2014 er 7 deltagere.

Kommunene Etnedal, Vang, Sør-Aurdal, Nord-Aurdal, Vestre Slidre og Øystre Slidre har inngått en samarbeidsavtale om å ha felles NAV-tjenester. Hver kommune har delegert myndighet etter lov om sosiale tjenester i NAV til rådmannen i vertskommunen i samsvar med kommunelovens § 28 b. Rådmannen har videredelegert myndigheten til felles leder av NAV Valdres. De ansatte i NAV-kontoret i Etnedal, Vang, Vestre Slidre, Øystre Slidre og Sør-Aurdal er overført til Nord-Aurdal kommune.

Det er et NAV-kontor i alle 6 kommunene slik at innbyggerne kan få tjenester i sin bostedskommune – men også slik at de kan få tjenesten i alle kontorene i Valdres hvis de ønsker det. Hovedkontoret ligger i Nord-Aurdal.

NAV Valdres er organisert som egen virksomhet i Nord-Aurdal kommune og NAV-leder rapporterer til rådmannen. Hovedkontoret har beliggenhet på Fagernes, og er åpent 5 dager i uka.

NAV Valdres skal etablere styrings- og rapporteringssystemer overfor alle kommunene på en slik måte at relevante lovkrav er tilfredsstilt, herunder krav til internkontrollsystem.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 26. juni 2014. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 26. september 2014 som videokonferanse.

Åpningsmøte ble avholdt 14. oktober 2014.

Intervjuer

11 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 15. oktober 2014.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet undersøkte om kommunen sikrer forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogrammet. Ved tilsyn om kommunen sikrer forsvarlig tildeling, skulle det undersøkes om kommunen sikret at tjenesten KVP var tilgjengelig for potensielle deltakere, herunder om det ble foretatt forsvarlige identifiseringsprosesser og om det ble informert tilstrekkelig om retten til KVP. Videre skulle det undersøkes om kommunen sikret at kartleggings-, vurderings- og beslutningsprosessene ved behandling av søknader om KVP var forsvarlige.

Ved tilsyn om kommunen sikret forsvarlig gjennomføring av KVP skulle det undersøkes om kommunen sikret at tidsfrist for iverksetting av programmet ble overholdt. Videre skulle det undersøkes om innholdet i og omfanget av kvalifiseringsprogrammene var forsvarlig. I det ligger at programmene tilpasses den enkeltes behov og forutsetninger (er individuelt tilpasset)og at programmene inneholder arbeidsrettede tiltak, arbeidssøking og ev. andre tiltak som kan være med på å forberede og støtte opp under overgang til arbeid. Videre skulle det undersøkes om kommunen sikret forsvarlig oppfølging av tjenestemottakere som deltar i KVP.

5. Funn

Det ble funnet følgende avvik fra lov- og forskriftskrav:

Forskrift om internkontroll i helse- og sosialtjenesten (IK-forskriften) § 4
Lov om sosiale tjenester i NAV (stl) §§ 28, 29, 30, 33 og 41.

Nord-Aurdal kommune sikrer ikke forsvarlig kartlegging av behov før vedtak fattes, og det foretas ikke systematiske evalueringer av programforløpet.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

Sosiale tjenester i NAV står ikke nevnt på hjemmesiden.

• I 4 av 10 brukermapper kommer det ikke klart fram hvorfor det ikke er foretatt ny behovsvurdering. Opplysningene i journalen tilsier at det kan være behov for ny behovsvurdering. Risiko for at potensielle deltakere ikke blir vurdert til å ha rett til KVP. (Standarden følges ikke).
• De fleste vedtak mangler en individuell vurdering som begrunnelse for innvilgelse av KVP, jf. rundskriv 4.29.2.3, 5.41.2.4. Vedtakene er preget av standardformuleringer.
• I NAV Valdres sin KVP-rutine brukes ikke som forutsatt.
  - det henvises til Standarden, men den følges ikke mht. IP. Vi ser i alle KVP-vedtak at det henvises til IP, uten at det foreligger en individuell plan. Vi ser ikke spor av at IP er vurdert i brukerjournaler i Arena, jf. stl. § 28 og 33.
  - evalueringstidspunkter er ikke nedfelt i programmet, jf. rundskriv 4.30.2.7.
  - Eksempel: Det er dokumentert i notater i Arena at det er foretatt evaluering med bruker og arbeidsgiver. I forskrift om KVP § 1 og rundskriv pkt. 4.30.2.7 er det krav om at det i tillegg avtales evalueringstidspunkter mellom NAV-veileder og bruker, som legges inn i programmet. Vi finner ikke at det er fastsatt evalueringstidspunkter i programmet.
• Bare NAV-leder har vedtakskompetanse, jf. delegasjon fra rådmannen.
  - KVP- vedtak mangler underskrift av NAV-leder.
• Nord-Aurdal kommune, ved NAV Valdres, har en internkontrollbeskrivelse, jf IK-forskriften § 4 bokstav a) - f) for sosiale tjenester i NAV Valdres, herunder KVP. Kommunen foretar ikke systematisk gjennomgang av styringstiltakene/internkontrollen iverksatt på området «tildeling og gjennomføring av KVP», jf. IK-forskriften § 4 bokstav f) - h).
• Virksomhetsplan (VPL) for NAV Valdres 2014 beskriver at det skal være en månedlig gjennomgang av lister med langtidsmottakere av økonomisk sosialhjelp mht. KVP. Dette blir ikke gjennomført som forutsatt.
• NAV Valdres har et avviksmeldesystem for rapportering og håndtering av avvik/uønskede forhold ved tildeling og gjennomføring av KVP, men det brukes ikke. (Internkontroll fra 13.01.2012, rev. 20.08.2014).

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

I NAV Valdres rapporterer NAV-leder direkte til rådmannen. Det gjennomføres kvartalsrapportering om økonomi og utfordringer på de enkelte tjenesteområdene, og det avholdes månedlige ledermøter mellom virksomhetsledere og rådmannen. Det skrives referater fra de faste møtene mellom NAV-kontorene i Valdres. På NAV-kontorets ledermøter er det ikke fast agenda skriftlige innkallinger eller referater. Det er sårbart at mange ansatte ikke har sosialfaglig kompetanse, og at det ikke jevnlig avholdes møter med sosialfaglige drøftinger. KVP har sjelden vært tema på møtene. NAV-leder har det faglige ansvaret for KVP. Avdelingsleder i oppfølging har fortrinnsvis ansvar for statlige oppgaver, bortsett fra noe ansvar for KVP. Avdelingsleder i veiledningssenteret har ansvar for blant annet situasjonsbestemt innsats og noen av de kommunale tjenestene. Det har vært mye fokus på SYFO, og dette har gått ut over arbeidet med de kommunale tjenestene i NAV.

Det er ikke rutiner for systematisk å kvalitetssikre vedtak. Det er ikke systematisk veiledning av alle ansatte. Avviksmeldesystem brukes ikke.

Formålet med internkontroll er å bidra til faglig forsvarlige tjenester og at lovkravene blir oppfylt gjennom systematisk styring og kontinuerlig forbedringsarbeid.

Kommuneledelsen skal gjennom sine styringssystem og sin internkontroll sikre at virksomheten drives i samsvar med gjeldende lover og forskrifter på området, og på den måten sikre forsvarlig drift.

Kravet til styringssystem for de kommunale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen går fram av lov om sosiale tjenester i Nav § 5. Plikten til internkontroll innebærer at kommunen må forsikre seg om at den virksomheten NAV Valdres driver etter lov om sosiale tjenester i NAV, er i samsvar med kravene i lov og forskrift.

7. Regelverk

Lov om kommunale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltninga av 18.12.2009 nr. 131.
Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 10.02.1967
Forskrift om kvalifiseringsprogram og kvalifiseringsstønad av 21.12.2011 nr.1471.
Forskrift om internkontroll for arbeids- og velferdsforvaltningen av 19.11.2012 nr 1463.
Rundskriv frå arbeids- og velferdsdirektoratet Hovednr. 35 – Lov om sosiale tjenester i NAV.

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:
• Virksomhetsplan NAV Valdres 2014
• Virksomhetsrapportering pr. 30.06.14
• Samarbeidsavtale om NAV Valdres
• NAV Valdres – organisasjonskart
• NAV Valdres – medarbeidere, arbeidsområder
• Ansvar- og delegert myndighet til leder NAV Valdres, 28.08.14
• NAV Valdres – rollebeskrivelser leder NAV Valdres, avdelingsleder, ruskonsulent i NAV, veileder oppfølging
• Kompetanseplan NAV Valdres 2014-2015
• Opplæringsprogram for nytilsatte NAV Valdres
• NAV Valdres – maler for vedtak/saksbehandling
• Strategiplan kvalifiseringsprogrammet 2013/2014
• Liste over langtidsmottakere økonomisk sosialhjelp pr. 21.08.14
• Liste over nye mottakere økonomisk sosialhjelp pr. 21.08.14
• 12 vedtak/planer på deltakere i kvalifiseringsprogrammet
• Rutine for individuelle tjenester etter lov om sosiale tjenester i NAV
• Sosiale tjenester i NAV Valdres – internkontroll revidert 20.08.2014
• Rutine for KVP  i NAV Valdres pr. 11.12.13, rev. august 2014
• Internrevisjon KVP juni 2014
• Internrevisjon sosialhjelp og KVP august 2014
• Skjema for utregning av KVP-stønad
• Målekort Nord-Aurdal, juli 2014
• Questback KVP, juli 2014
• Informasjon om fagdag KVP 08.04.2014

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Samarbeidsavtale mellom Nord-Aurdal kommune og NAV Oppland
• Referater kontormøter og teammøter
• 12 brukermapper på KVP og 13 brukermapper på økonomisk stønad
• Gjennomgang i Arena på ovennevnte KVP deltakere og 13 mottakere av økonomisk sosialhjelp.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn sendt den 26. juni 2014
• Tilsendte dokumenter fra kommunen, mottatt 03.09.2014
• Fylkesmannen oversendte program for tilsynet den 02.10.2014
• Diverse e-poster

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Åse Kongsvold, revisjonsleder
Randi Irene Midthaugen, revisor

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet