Rapport frå tilsyn med sosiale tenester i NAV Nord-Fron – Kvalifiseringsprogrammet i Nord-Fron kommune 2014

Samandrag

Denne rapporten gjer greie for dei avvika og merknadene som blei påpeikte innanfor dei områda som blei reviderte. Systemrevisjonen gjaldt følgjande område:

• Sosiale tenester i arbeids- og velferdsetaten – om kommunen sikrar forsvarleg tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogrammet (KVP).

KVP er etablert som eit tilbod for personar i yrkesaktiv alder med vesentleg nedsett arbeids- og inntektsevne, og ingen eller svært avgrensa ytingar til livsopphald etter folketrygdlova eller arbeidsmarknadslova. Føremålet med KVP er å bidra til at fleire i denne målgruppa kjem ut i arbeid. Tilbodet er meint for personar som blir vurdert til å ha moglegheit for å kome i arbeid gjennom tettare og meir forpliktande bistand og oppfølging. Deltaking i KVP er ein rettigheit dersom føresetnadene heimla i lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga (STL) § 29 er oppfylt. Programmet skal innehalde arbeidsretta tiltak og arbeidssøking, og kan innehalde andre tiltak som kan vere med på å støtte opp under og forberede overgang til arbeid. Innhaldet i programmet skal harmonera med behov og føresetnader hos den einskilde. Programmet skal vere heilårleg og på full tid.

Tilsynet avdekka ikkje avvik.

Tilsynet har gitt ein merknad:

• Nord-Fron kommune har eit forbetringspotensiale når det gjeld skriftleggjering og systematisering av styringstiltak på KVP-området.

Åse Kongsvold
revisjonsleiar

Randi Irene Midthaugen
revisor

Line Dahl
revisor

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon ved Nord-Fron kommune i perioden 16.12.2013 – 11.04.2014. Revisjonen går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i dette året.

Fylkesmannen har fullmakt til å føre tilsyn med sosialtenesta etter lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga § 9. Lov om sosiale tenester i NAV skal bidra til inntektssikring for utsette og sårbare grupper.

Føremålsparagrafen til lova understreker at utsette barn og unge og deira familiar får eit einleg og samordna tenestetilbod. Føremålsparagrafen speilar grunnleggjande tilbod og grunnleggjande menneskerettar.

Føremålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta å undersøkje om:

• kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor de tema tilsynet omfattar
• tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
• tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om avvik og merknader som er avdekte under revisjonen og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

• Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte
• Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsette i eller i tråd med lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finner grunn til å påpeke betringspotensial

2. Omtale av verksemda - spesielle forhold

I 4. kvartal 2013 hadde Nord-Fron kommune 5 757 innbyggjarar (tall frå SSB).

Vinstra er kommunesenteret i Nord-Fron kommune, og ligg 80 km nord for Lillehammer. Kommunen strekk seg frå Rondane i aust til Jotunheimen i vest. Næringslivet i Nord-Fron består hovudsakleg av reiseliv, handel, entreprenørar og landbruk. I 2012 hadde kommunen 169 mottakarar av økonomisk stønad, mot 176 i 2011. Kommunen hadde 3 deltakarar på KVP i 2013 og på tilsynstidspunktet.

Kommunen har hatt ein 2-nivåmodell, ein organisasjonsmodell med flat struktur som omfattar rådmannsleiinga og for tida 15 verksemdsområde. Rådmannsleiinga består av administrasjonssjef og 4 kommunalsjefar.

NAV-leiar rapporterer til verksemdsleiar, som igjen rapporterer til kommunalsjef.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel blei sendt ut første gongen den 16.12.2013. Kommunen bad om utsetjing og nytt varsel blei sendt ut den 29.01.2014. Oversikt over dokument som verksemda har sendt over i samband med tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Føremøte blei halde 07.03.2014 .

Opningsmøte blei halde 17.03.2014.

Intervju

11 personar blei intervjua.

Oversikt over dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Vi gjennomførte synfaring ved NAV kontoret.

Sluttmøte blei halde den 18.03.2014.

4. Kva tilsynet omfatta

Tilsynet omfatta undersøking om kommunen sikrar forsvarleg tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogrammet. Ved tilsyn av om kommunen sikrar forsvarleg tildeling, skulle det undersøkast om kommunen sikra at tenesta KVP var tilgjengeleg for potensielle deltakarar, noko som også inneber undersøking om det blei gjort forsvarlege identifiseringsprosessar og om det blei informert tilstrekkeleg om retten til KVP. Vidare skulle det undersøkast om kommunen sikra at kartleggings-, vurderings- og avgjerdsprosessane ved behandling av søknadar om KVP var forsvarlege.

Ved tilsyn om kommunen sikra forsvarleg gjennomføring av KVP skulle det undersøkast om kommunen sikra at tidsfrist for iverksetting av programmet blei overhalde (dvs. start av KVP innan ein fastsett frist som seinast kan være seks månader etter søknadstidspunktet).

Vidare skulle det undersøkast om innhaldet i og omfanget av kvalifiseringsprogramma var forsvarleg. Det betyr at programma er tilpassa den enkelte sitt behov og føresetnader (er individuelt tilpassa) og at programma inneheld arbeidsretta tiltak, arbeidssøking og ev. andre tiltak som kan være med på å forberede og støtte opp under overgang til arbeid. Vidare skulle det undersøkast om kommunen sikra forsvarleg oppfølging av tenestemottakarar som deltar i KVP.

5. Funn

Merknad:

Nord-Fron kommune har eit forbetringspotensiale når det gjeld skriftleggjering og systematisering av styringstiltak på KVP-området.

Observasjonar:

• På kommunen si heimeside finn vi tenesta KVP under: «tjenester, sosiale tjenester, NAV Nord-Fron». Vi finn ikkje informasjon om KVP under «sosiale tjenester». Økonomiske ytinger står under «sosiale tjenester», og deretter ekstern lenke til «Helsetilsynet – Rettigheter til sosialtjenester – Sosiale tjenester i NAV – de 5 tjenester».
• I 2 av 10 brukarmapper kjem det ikkje klart fram kvifor det ikkje er gjort ny vurdering av behova. Brukar står på situasjonsbestemt innsats, og vil difor ikkje bli vurdert til å ha rett på KVP. Opplysningane i journalen syner at det er nødvendig med ny vurdering av behova.
• Det er utarbeidd rutine for KVP og ei sjekkliste. Rutinane er kjent, og blir følgt, med unntak av vurdering av brukar sitt behov for IP.
• I 1 av 3 KVP-vedtak manglar grunngjeving.
• Det er dokumentert i fleire notat i Arena at det er avtalt tidspunkt for evaluering med brukar og arbeidsgjevar. I forskrift om KVP § 1 og rundskriv pkt. 4.30.2.7 er det krav om at det i tillegg avtalast tidspunkt for evaluering mellom NAV-rettleiar og brukar, som blir lagt inn i programmet. Det var ikkje fastsett slike evalueringstidspunkt i programmet.
• Det er ikkje rutinar for å tilby individuell plan til KVP-deltakarar.
• Det står i NAV-kontoret si sjekkliste og KVP-rutine, at rettleiar eventuelt utarbeider Individuell plan etter eigen rutine i Arena. Vi ser i 2 av 3 vedtak at det visast til IP, utan at det er utarbeidd ein individuell plan. Vi finn ikkje spor av at individuell plan er vurdert, verken i brukarmapper eller i KVP-vedtak.
• Kommunen har ikkje eit skriftleg internkontrollsystem på KVP-området, og difor ikkje skriftlege kontrolltiltak som kan fange opp eventuelle områder på KVP der det er fare for svikt. Kommunen har eit avviksmeldesystem, QM-pluss, men det brukast ikkje for det kommunale området ved NAV-kontoret i kvalitetsforbetringsarbeidet.
• Spørsmål, problemstillingar og feil knytt til KVP, blir stilt anten til fagansvarleg for KVP, ein kollega eller Nav-leiar som gir tilbakemelding på kva som blir gjort. Det er ikkje eit avviksmeldesystem for rapportering og handtering av eit avvik/uønskt forhold ved tildeling og gjennomføring av KVP.

6. Vurdering av styringssystemet i verksemda

Kommuneleiinga skal gjennom sine styringssystem og sin internkontroll sikre at verksemda drivast i samsvar med gjeldande lover og forskrifter på området, og på den måten sikre forsvarleg drift.

Kravet til styringssystem for dei kommunale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga går fram av lov om sosiale tenester i Nav § 5. Plikta til internkontroll inneber at kommunen må forsikre seg om at den verksemda Nav Nord-Fron driv etter lov om sosiale tenester i Nav, er i samsvar med krava i lov og forskrift.

Formålet med internkontroll er å bidra til fagleg forsvarlege tenester og at krava i lovgivinga blir oppfylt gjennom systematisk styring og kontinuerlig forbetringsarbeid. Det er ikkje tilstrekkeleg å basere seg på at medarbeidarar med lang praksis, erfaringsbasert kunnskap om rutinar mv. skal sikre dette. Internkontrollsystemet må også forventast å ivareta det forholdet at personar med behov for tenester etter sosialtenestelova til dels er grupper som på grunn av eigen situasjon kan ha vanskar med å ivareta eigne rettigheiter.

Nord-Fron baserer sin styringas si på møteverksemd og at verksemdsleiar signerer alle vedtak. Kommunalsjefen skaffar seg oversikt ved dialog, men ikkje ved bruk av internkontroll. Han har oversikt over budsjettramma for KVP. Han har møter kvar 14nde dag med verksemdsleiar. NAV-kontoret har 50 % leiarstilling. NAV-leiar og verksemdsleiar møtast fleire gonger i veka, men det er ikkje faste møter. Verksemdsleiar har skaffa seg oversikt over sårbare områder i NAV ved å snakka med NAV leiar og dei tilsette ved kontoret. NAV-leiar er tilgjengeleg for dei tilsette også når han er på NAV-kontoret i Sør-Fron. Verksemdsleiar rapporterer til kommunalsjef 2 gonger i året på økonomi. Verksemdsleiar og kommunalsjef kjenner til målekortet for NAV-kontoret.

Det er dagleg uformelle morgonmøter. Det er faste teammøter på VO der alle innkomne søknader drøftast. Det er faste VP-møter. Det er faste kontormøter der VP og VO deltar.

Kommunen har eit elektronisk avviksmeldesystem som ikkje er tatt i bruk.

7. Regelverk

• Lov om kommunale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga av 18.12.2009 nr. 131.
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssakar av 10.02.1967
• Forskrift om kvalifiseringsprogram og kvalifiseringsstønad av 21.12.2011 nr.1471.
• Forskrift om internkontroll for o arbeids- og velferdsforvaltninga av 19.11.2012 nr 1463.
• Rundskriv frå arbeids- og velferdsdirektoratet Hovednr. 35 – Lov om sosiale tenester i NAV.

8. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over da revisjonen blei førebudd:

• Overordna beskriving
• Organisasjonskart kommunen
• Organisasjonskart NAV Nord-Fron
• Samarbeidsavtale mellom Nord-Fron kommune og NAV Oppland frå 2007
• Liste over KVP-deltakarar og langtidsmottakarar av økonomisk sosialhjelp
• Liste over tilsette på VP og VO
• Rutinar for KVP
• Sjekkliste for KVP
• Vedtaksmalar
• Eigenvurderingsskjema
• Leiar NAV Nord-Fron sine fullmaktar frå 07.07.2010
• Leiar NAV Nord-Fron sine fullmaktar i perioden 01.09.2013- 01.06.2015
• Stillingsbeskriving «Veileder oppfølging (VO)»
• Stillingsbeskriving «Veileder publikumsmottak (VP)»
• Avviksrapporteringsmal – økonomisk sosialhjelp NAV Nord-Fron
• Målekort desember 2013 - januar 2014
• Kompetanseplan for NAV Nord-Fron, periode: 2011

Dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Brukarmapper i papir og i Arena
• Møtereferat

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen

• Diverse brev og e-postar i samband med varsling av tilsynet og søknad om utsetjing.

9. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Ikkje publisert her

Frå tilsynsorganet deltok:

• Åse Kongsvold, revisjonsleiar
• Randi Midthaugen, revisor
• Line Dahl, revisor

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet