Rapport fra tilsyn med helsestasjonstjenester for barn i alderen 0 - 6 år i Søndre Land kommune 2014

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Om Søndre Land kommune sikrer barn i aldersgruppen 0 – 6 år (inkludert skolestartundersøkelsen) forsvarlige helsekontroller i samsvar med nasjonale retningslinjer.
• Om Søndre Land kommune sikrer at helsetjenesten bidrar til at barn/familier med spesielle behov mottar helhetlig tjenestetilbud.
• Om Søndre Land kommune sikrer at helsestasjonen tilbyr tjenestetilbud til barn og foreldre tilpasset egen språkbakgrunn.
• Om Søndre Land kommune sikrer at helsestasjonstjenesten gjennom kostholdsveiledning arbeider for å forebygge feilernæring.

Det ble ved tilsynet ikke gjort funn som ga grunnlag for å konstatere avvik. Det ble ikke gitt merknad.

Tilsynsmyndigheten har for øvrig merket seg:

• Helsestasjonen har foretatt en kartlegging av områder der det er fare for svikt eller mangel på oppfyllelse av myndighetskrav.
• Kartleggingen omhandler både drift av helsestasjonen og det helsetilbudet som gis.
• Journalføringen fremstår som utfyllende og systematisk, og gir grunnlag for å sikre kontinuitet i helseundersøkelsene.
• Det arbeides med innføring av elektronisk kvalitetssystem (Kvalitetslosen) i kommunen
• Helsestasjonen i Søndre Land gjennomfører alle helsekontroller slik de er beskrevet i nasjonale retningslinjer og veiledere. I tillegg gjennomføres en 3 års kontroll for premature barn.

Jens Christian Bechensten
revisjonsleder

Randi Marthe Graedler
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved i perioden 04.06.2014 - 20.11.2014. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten etter lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Søndre Land kommune har 5.700 innbyggere. Kommunens ledelse består av rådmann og 3 kommunalsjefer. Helsestasjonen er organisert under kommunalsjef for helse, omsorg og velferd. Ledende helsesøster rapporterer til avdelingsleder helse og familie som rapporterer til kommunalsjef. Kommunen har 2 helsestasjoner. Helsestasjonen i Hov er åpen alle dager, mens helsestasjonen i Odnes er åpen 1 dag pr uke. Samme helsestasjonslege er tilknyttet både helsestasjonen i Hov og Odnes.

I søndre Land kommune er det asylmottak med 120 plasser. Der er det 22 barn under 18 år, 17 av barna er i grunnskolealder. Det er ansatt sykepleier i 50 % stilling som har ansvar for helsestasjonstjenester i asylmottaket.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 04.06.2014. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 04.11.2014.

Intervjuer

10 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved helsestasjonens lokaler i Hov.

Sluttmøte ble avholdt 05.11.2014.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynstema1:

• Om Søndre Land kommune sikrer barn i aldersgruppen 0 – 6 år (inkludert skolestartundersøkelsen) forsvarlige helsekontroller i samsvar med nasjonale retningslinjer.

Tilsynstema 2:

• Om Søndre Land kommune sikrer at helsetjenesten bidrar til at barn/familier med spesielle behov mottar helhetlig tjenestetilbud.

Tilsynstema 3:

• Om Søndre Land kommune sikrer at helsestasjonen tilbyr tjenestetilbud til barn og foreldre tilpasset egen språkbakgrunn.

Tilsynstema 4:

• Om Søndre Land kommune sikrer at helsestasjonstjenesten gjennom kostholdsveiledning arbeider for å forebygge feilernæring.

5. Funn

Det ble ved tilsynet ikke gjort funn som ga grunnlag for å konstatere avvik. Det ble ikke gitt merknad.

Tilsynsmyndigheten har for øvrig merket seg:

• Helsestasjonen har foretatt en kartlegging av områder der det er fare for svikt eller mangel på oppfyllelse av myndighetskrav.
• Kartleggingen omhandler både drift av helsestasjonen og det helsetilbudet som gis.
• Journalføringen fremstår som utfyllende og systematisk, og gir grunnlag for å sikre kontinuitet i helseundersøkelsene.
• Det arbeides med innføring av elektronisk kvalitetssystem (Kvalitetslosen) i kommunen.
• Helsestasjonen i Søndre Land gjennomfører alle helsekontroller slik de er beskrevet i nasjonale retningslinjer og veiledere. I tillegg gjennomføres en 3 års kontroll for premature barn.

6. Regelverk

• Lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenester m.m.
• Lov om pasient- og brukerrettigheter
• Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester
• Lov om helsepersonell
• Lov om barnevern
• Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
• Forskrift om pasientjournal
• Forskrift om lovbestemt sykepleietjeneste i kommunens helsetjeneste
• Forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten
• Forskrift om virksomhetsovergripende pasientjournal i formalisert arbeidsfellesskap

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonsbeskrivelse
• Oversikt over ledere og ansatte
• Tilstede under tilsynsbesøket
• Stillingsbeskrivelser
• Samarbeidsavtaler
• Rutinebeskrivelser, oppgaver og brosjyremateriell for helsestasjonstjenesten og skolehelsetjenesten
• Rutine- og oppgavebeskrivelser for flyktningehelsesøster
• Rutine- og oppgavebeskrivelser for hjemveilder
• Rutiner for introduksjon og opplæring av nyansatte
• Risikovurdering
• Avvikshåndtering
• Avviksmeldinger siste år
• Innføring av elektronisk kvalitetssystem
• Kompetanseplan
• Retningslinjer for ansvarsgrupper
• Rutinebeskrivelse i forhold til overganger 0-18 år
• Samordningsutvalget
• Etiske retningslinjer for Søndre Land kommune
• Årsmelding med årsregnskap 2013
• Kommuneplanens samfunnsdel 2014-2026
• Budsjett 2014 og økonomiplan 2014-2017
• Tertialrapport 2.tertial 2014

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Møtereferater fra avdelingsmøter helsestasjonen
• 38 pasientjournaler

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Diverse eposter vedrørende gjennomføring av tilsynsbesøket

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Randi Marthe Graedler, revisor
Guri Rudi, revisor
Jens Christian Bechensten, revisjonsleder