Rapport frå tilsyn med Vang og Vestre Slidre kommune - Interkommunal barnevernteneste 2014

Samandrag

Denne rapporten gjer greie for dei avvika og merknadene som blei påpeikte innanfor dei områda som blei reviderte. Systemrevisjonen gjaldt følgjande område:

Tilsynet omfatta barnevernstenesta sitt arbeid med barn som bur i kommunale fosterheimar. Tema for tilsynet var:

• Oppfølging og kontroll av barnets situasjon i fosterheimen
• Barnets medverknad
• Råd og rettleiing til fosterforeldra

Det blei gitt to avvik under tilsynet.

Avvik 1:

Vestre Slidre kommune sikrer ikkje alltid ved styring og kontroll planmessig oppfølging av det enkelte barn si situasjon i fosterheimen.

Avvik 2:

Vestre Slidre kommune dokumenterer ikkje alltid arbeidet med barn i fosterheim. Kommunen har dermed ikkje sikra oppfølging og kontroll av det enkelte barn si situasjon i fosterheimen, eller at barn si rett til medverknad vert vareteke.

Dato: 9.7.14

Espen Bjorli
revisjonsleiar

Jorunn Ødegårdstuen og Randi Irene Midthaugen
revisorar

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon ved Vestre Slidre kommune i erioden 28.1.14 - 9.7.14. Revisjonen går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen iOppland dette året, og er ein del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag frå Helsetilsynet.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta å undersøkje om:

• kva tiltak verksemda har for å avdeklrje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor de tema tilsynet omfattar
• tiltaka vert følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
• tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga vert følgd

Ein systemrevisjon vert gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om avvik og merknader som er avdekte under revisjonen og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

• Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller itråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte
• Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsette i eller i tråd med lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finner grunn til å påpeke betringspotensial

2. Omtale av verksemda - spesielle forhold

Vestre Slidre kommune er vertskommune for det interkommunale samarbeide om barneverntenesta i Vang og Vestre Slidre. Kommunen er leia av rådmann sarnan med fire leiarar for kvar si verksemd; - helse og sosial, skule og kultur, økonomi/stab og landbruk/teknisk/næring. Barneverntenesta ligg under helse og sosial. Barnevemtenesta har ein leiar med delegert ansvar for økonomi og personale.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel blei sendt ut 28.1.14 . Oversikt over dokument som verksemda har sendt over i samband med tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Opningsmøte blei halde 22.5.14.

Intervjuer

6 personar blei intervjua.

Oversikt over dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det var gjennomgang av 6 saksmapper.

Sluttmøte blei halde 23.5.14.

4. Kva tilsynet omfatta

Tilsynet undersøkte om kommunen gjennom sine styringstiltak: sikra at deira oppfølging og kontroll av barnets situasjon i kommunale fosterheimar vert utført isamsvar med krav i barnevernslova.

Tema for tilsynet var:

• Oppfølging og kontroll av barnets situasjon i fosterheimen
• Barnets medverknad
• Råd og rettleiing til fosterforeldra

Lovkrav på området:

• Barnevernslova § 4-22 med tilhøyrande forskrift om fosterheim
• Barnevernslova §§ 4-5, 4-15 tredje ledd og 4-16 om planar og oppfølging av tiltak
• Barnevernslova § 3-2a om plikta til å utarbeide individuell plan
• FNs barnekonvensjon og barnevernslova § 6-3 om barns medverknad
• Barnevernslova § 2-1, forskrift om kommunens oppgåver og internkontroll

Det lovpålagte styringssystemet for barnevernstenestene skal bidra til å sikre at krav i barnevernslova vert halde. Kommunen sine styringstiltak: skal sikre at deira oppfølging og kontroll med barnets situasjon i kommunale fosterheimar vert utført i samsvar med lovkrav.

Barnevernstenesta skal sikre at kvart enkelt barn som bur heile eller deler av sin oppvekst i fosterheim får tilfredstillande omsorg, og at dei føresetnadene som vert lagt til grunn for plasseringa vert følgt opp.

Barns rett til å bli høyrt og medverke går fram både av nasjonal lovgjeving og av FNs barnekonvensjon.

5. Funn

Avvik 1:

Vestre Slidre kommune sikrer ikkje alltid ved styring og kontroll planmessig oppfølging av det enkelte barn si situasjon i fosterheimen.

Avvik 2:

Vestre Slidre kommune dokumenterer ikkje alltid arbeidet med barn i fosterheim. Kommunen har dermed ikkje sikra oppfølging og kontroll av det enkelte barn si situasjon ifosterheimen, eller at barn si rett til medverknad vert vareteke.

Avvika bygger på følgjande observasjonar:

• Kommunen har ikkje eit aktivt fungerande avviksrapporteringssystem, og avvik verken vert etterspurd eller meldes. Tilsette er usikre på kva eit avvik er.
• Kommunen har ikkje opplærings- eller kompetanseplan. Det er ikkje tydeleg om kommunen har en systematisk plan for opplæring av nytilsette. Det kjem ikkje klart fram korleis kommunen sikrar tilsette kunnskap og ferdigheit innanfor fagområdet, samt om barneverntenesta si internkontroll.
• Kommunen har ikkje operativt system for å utvikle, setja i verk, kontrollere, evaluere og forbetre nødvendige prosedyrar, instrukser, rutinar eller andre tiltak for å avdekke, rette opp og førebygge brot på barnevernlovgivinga.
• Kommunen har ikkje gjennomført tilsettundersøking eller bruker- undersøking.
• Kommunen dokumenterer ikkje alltid samtaler med barn i fosterheim
• Kommunen dokumenterer ikkje alltid oppfølgingsbesøk i fosterheim
• Kommunen har ikkje system som sikrar kontinuitet ioppfølging av enkelt saker ved sjukdom/fråvær. (Svært få spor av kontakt frå oktober 2013 i tre saker.)
• Kommunen har ikkje eit operativt system som sikrar at saksgang skjer etter gjeldande lovverk/prosedyrar. Leder har starta med eit system,
• med gjennomgang av sakene, men systemet sikrar ikkje at alle saker vert tatt opp.
• Kommunen dokumenterer ikkje at det finns samværplan i alle saker
• Kommunen har ikkje omsorgsplan i alle saker.
• Kommunen dokumenterer ikkje evalueringar (samvær og formålet med plasseringa)
• Det kom fram av mappegjennomgangen at kommunen har plassert barn i fosterheim før godkjenning eksisterte.
• Kommunen kan ikkje vise til at det finns skriftleg samtykke til frivillig plassering (gjeld foreldre og barn over 15 år)
• I et vedtak fann ikkje tilsynet plasseringsdato, eller varigheten på plasseringa. Det er uklart om barnet er plassert i fosterheimen.
• Barneverntjenesta har opna for utviding av samvær utan at kommunen kan dokumentere barnevernfaglig vurdering eller grunngiving for dette. Barnets synspunkt kjem ikkje frem og det er uklart om tenesta har vektlagt disse.
• Kommunen sikrar ikkje gjennom dokumentasjon at alle saker tas opp jamleg. I ein sak, finn vi svært få spor av diskusjon, drøfting eller evaluering ijournalnotat eller anna dokumentasjon.
• Kommunen kan ikkje dokumentere at dei vurderer om samværsomfanget og innhaldet i samværet med dei biologiske foreldre for omsorgsplasserte barn bør fortsette i sin nåverande form eller skal endras. Kommunen dokumenterer ikkje alltid at dei spør barna om korleis de har det under samvær med foreldra. Kommunen kan heller ikkje dokumentere at ekstern informasjon vert brukt i vurderingar
• Kommunen kontrollerer ikkje at arbeidet med barn i fosterheim alltid vert gjennomført i samsvar med gjeldande regelverk. Kommunen kontrollerer ikkje alltid at egne rutinar og prosedyrar følgjes.
• Kommunen dokumenterer ikkje alltid sine barnevernfaglige vurderingar.
• Det må komme frem av barnevemtenesten sine sakspapir kva barneverntjenesten har vurdert og konkludert med etter samtaler med barnet eller andre som har opplysningar om barnets situasjon.

6. Vurdering av styringssystemet i verksemda

Forskrift om internkontroll for kommunen sine oppgåver etter barnevernslova pålegg kommunen å sikre og dokumentere at dei etterlever myndekrava, jf. bvl. § 2-1 andre ledd.

Internkontrollforskrifta inneheld spesifikke krav til styring og leiing. Krava til styring og kontroll inneber blant anna at kommunen skal avklare ansvarsforhold, utarbeide nødvendige rutinar og prosedyrar, og sikre at dei tilsette nyttar seg av desse. Vidare skal kommunen sikre at dei tilsette har den kompetansen dei treng for å utføre oppgåvene sine.

Gjennom systematiske risikovurderingar av området, tilbakemeldingar frå barn, fosterforeldre, foreldre og samarbeidspartar, i tillegg til meldingar om avvik, kan kommunen kontrollere om tenesta driv i samsvar med regelverket. For å få oversikt over område der det sviktarier fare for svikt må kommunen ha eit system for å etterspørje og ta i mot meldingar om uønskte hendingar, og kommunen må systematisk bruke kunnskap og tilbakemeldingar frå eigne tilsette og brukarar av tenesta til kvalitetsbetring.

Avvikssystemet til kommunen, «Kvalitetslosen», er kjent blant dei tilsette, men rutinane for avviksmelding sikrar ikk:je at avvik på dette området vert meldt og bidreg difor ikk:je til å kvalitetssikre arbeidet med oppfølging av barn ifosterheim.

Dei tilsette har ikkje felles forståing for kva som skal meldast som avvik, og rutinane for å melde avvik oppover isystemet er ikk;je tilstrekkeleg implementert. Kommuneleiinga etterspør ikk:je om det ligg føre avvik i tenesteytinga, og om tenesta utfører oppgåvene i samsvar med regelverket. Dette kan ha medverka til at svikt iarbeidet med oppfølging av barn ifosterheim ikkje er avdekt, og at kommunen ikkje har sett iverk tiltak for å rette opp feil og førebygge at tilsvarande feil sltjer igjen.

Tilsynet viste at internkontrollsystemet i Vestre Slidre kommune ikkje er innretta slik at det sikrar mot svikt ioppfølging av barn ifosterheim. Summen av svikt i styringa som er avdekka ved dette tilsynet, medfører risiko for at barn som er plasserte ifosterheim ikkje rar omsorg tilpassa sine individuelle behov, slik <lei etter barnevernlova har krav på.

7. Regelverk

• FNs barnekonvensjon om barns rettigheter
• Lov om barneverntjenester
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Forskrift om fosterhjem
• Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester

8. Dokumentunderlag

Før revisjonen hadde vi fått tilsendt følgjande dokumentasjon om verksemda:

1. Samarbeidsavtale - Felles barnevernteneste for Vang og Vestre Slidre
2. Organisasjonskart
   a. Organisasjonskart Vestre Slidre kommune
   b. Organisasjonskart helse- og sosialetaten
   c. Organisasjonskart helse- og velferdsetaten pr. januar 2013
3. Aktuelt utdrag av generelle retningslinjer
4. Rutinehåndbok for kommunenes arbeid med fosterhjem
   I tillegg har vi følgjande utdrag frå rutinehåndbok satt inn ivår rutinepenn:
   a. Sjekkliste - Søknad om fosterhjem
   b. Sjekkliste - Godkjenning av fosterhjem for det enkelte barn
   c. Sjekkliste/maler - samtaleguide - evaluering
5. Fosterheimsavtale
6. Samarbeidsavtale (fosterheimsavtale) mellom foreldre, fosterheim og barneverntjenesten - Frivillig plassering
7. Mal for godkjenning av fosterheim
8. Tiltaksplan, bl.a. frivillig plassering i fosterheim
9. Rutiner for Felles barnevemteneste for Vang og Vestre Slidre kommune
10. Flyttemelding ved bruk av Fosterhjem
11. Mal for Omsorgsplan
12. Oversikt over barn i fosterheim
13. Handlingsplan og årsmelding 2013

Under revisjonsbesøket gjekk vi gjennom følgjande dokumentasjon:

• Utvalde dokument i saksmappene for 6 fosterbarn

Det ligg elles føre noko korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen m.a. om program og den praktiske gjennomføringa av tilsynet

9. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Ikke publisert her

Frå tilsynsorganet deltok:
Jorunn Ødegårdstuen og Espen Bjorli

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet