Rapport fra tilsyn med kommunens arbeid med meldinger til barneverntjenesten og tilbakemelding til melder ved Dovre kommune 2015

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Kommunens arbeid med meldinger til barneverntjenesten og tilbakemelding til melder. Det ble ikke funnet grunnlag for avvik eller merknad på det reviderte området.

Dato: 7.8.2015

Espen Bjorli
revisjonsleder

Jorunn Ødegårdstuen og Mari B. Kleiven
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Dovre kommune i perioden 16.3 – 7.8.2015. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunen med hjemmel i barnevernlovens § 2-3 b, 2. ledd.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknader forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Dovre kommune har pr 1. januar 2015 en befolkning på 2.704 mennesker, hvorav 520 er barn.

Første halvår i 2014 behandlet Dovre barneverntjeneste 16 bekymringsmeldinger om barns omsorgssituasjon. Dette utgjør 3,1 % av barna i kommunen totalt.

Det er fire ansatte i barneverntjenesten i Dovre, inkludert barnevernleder. Barneverntjenestens ansatte jobber etter generalistmodellen. Barneverntjenesten er organisert i enhet barne- og ungdoms avdeling (BUA). BUA er en samorganisering mellom barneverntjenesten, oppfølgingstjenesten, helsestasjon og jordmor. Leder for BUA er kommunens barnevernleder. Rådmannen er barne- og ungdomsleder nærmeste overordnede.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 16.3.15.

Åpningsmøte ble avholdt 18.6.15.

Intervjuer 5 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 19.6.15.

4. Hva tilsynet omfattet

Kommunens arbeid med meldinger til barneverntjenesten og tilbakemelding til melder. Fylkesmannen har i dette tilsynet undersøkt hvorvidt

• Meldinger til barneverntjenesten vurderes forsvarlig.
• Plikten til å gi tilbakemelding til melder er ivaretatt på ulike trinn i saksprosessen.

Barneverntjenesten har et særlig ansvar for å forebygge omsorgssvikt, og skal derfor behandle bekymringsmeldinger om barns omsorgssituasjon fortløpende og senest innen angitt frist, slik at ingen blir liggende ubehandlet. Gjennomgangen av meldingene skal være forsvarlig håndtert, slik at ingen henlegges på feil grunnlag.

Reglene om tilbakemelding til melder ble innført barnevernloven i 2009 for å skape tillit til barneverntjenesten og gi mer rom for samarbeid. Barneverntjenesten er avhengig av tillit, både fra samarbeidspartnere og befolkningen ellers, for å få bekymringsmeldinger om barn.

Barneverntjenesten skal derfor sende en bekreftelse til den som har meldt om at meldingen er mottatt. Offentlige meldere skal i tillegg ha en tilbakemelding på om meldingen blir undersøkt. Når undersøkelsen er gjennomført, skal det gis en ny tilbakemelding til offentlige meldere hvor det opplyses om utfall av undersøkelsen. Barneverntjenesten kan da også gi tilbakemelding om iverksatte tiltak, dersom dette er nødvendig for oppfølgingen av barnet.

Kommunens ledelse er ansvarlig for å tilrettelegge for at de ansatte i barneverntjenesten kan håndtere meldinger og gi tilbakemelding til melder i tråd med loven.

5. Funn

Fylkesmannen fant ikke grunnlag for merknad eller avvik.

6. Regelverk

• Barnevernlovens § 4-2 om meldinger til barneverntjenesten
• Barnevernlovens § 4-3 om rett og plikt for barneverntjenesten til å foreta undersøkelser
• Barnevernlovens § 6-7 a om tilbakemelding til melder.
• Forvaltningslovens saksbehandlingsregler som gjelder for barneverntjenesten, jf. bvl. § 6-1
• Barnevernlovens § 1-4 om forsvarlighet.
• Barnevernloven § 2-1, 2. ledd om internkontroll med tilhørende forskrift.

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Internkontroll barneverntjenesten Dovre
• Rutiner/flytskjema for saksbehandling
• Prosedyrer barneverntjenesten i Dovre kommune
• Mal: Bekreftelse på mottatt melding (2)
• Mal: Informasjon til melder om konklusjon på undersøkelse
• Årsmelding 2014 Barne- og ungdomsavdeling
• Prosedyre avvikshåndtering

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 19 bekymringsmeldinger henlagt uten undersøkelser
• 3 bekymringsmeldinger i allerede aktiv sak som ikke ble undersøkt
• 44 bekymringsmeldinger som var undersøkt

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn datert 16.3.15
• Bekreftelse på endring av dato datert 27.3.15
• Dokumentasjon fra kommunene mottatt 20.5.15
• Program for tilsynet datert 9.6.15

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Seniorrådgiver Jorunn Ødegårdstuen, rådgiverne Mari B. Kleiven og Espen Bjorli, Sistnevnte som revisjonsleder.

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet