Rapport frå tilsyn med kommunen sitt arbeid med meldinger og attendemelding til meldar ved Skjåk kommune 2015

Samandrag

Fylkesmannen i Oppland gjennomførte i perioden 16.03 -7.08.15 tilsyn med Lom og Skjåk Barnevernteneste, eit interkommunalt samarbeid mellom Skjåk og Lom kommunar. Denne rapporten gjer greie for tilsynet og kva som vart påpeikt innafor dei områda som vart reviderte. Tilsynet avdekte ikkje brot på lovkrava innan området.

Systemrevisjonen gjaldt følgjande område:

Barnevernstenesta sitt arbeid med meldingar til Barnevernstenesta og attendemelding til meldar

Dato: 7. august 2015

Espen Bjorli
revisjonsleiar

Jorunn Ødegårdstuen og Mari Beate Kleiven
revisor

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon ved Skjåk kommune i perioden 16. mars - 7. august. Revisjonen går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hjå Fylkesmannen i år, og er ein del av landsomfattande tilsyn med barnevernstenestene i 2015 og 2016.

Tema for tilsynet er kommunen sitt arbeid med meldinger og attendemelding til meldar.

Fylkesmannen har fullmakt til å føre tilsyn med barnevernstenesta i medhald av Lov om barnevernstenester § 2-3b, 2.ledd.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgjevinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta å undersøkje om:

• kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgjevinga innanfor de tema tilsynet omfattar
• tiltaka vert følgde opp i praksis og om naudsynt korrigerte
• tiltaka er gode nok for å sikre at lovgjevinga vert følgd

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om avvik og merknader som er avdekte under revisjonen og gjev difor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

• Avvik dreier seg om at krav som er gjevne i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte
• Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsette i eller i tråd med lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finn grunn til å påpeike betringspotensial

2. Omtale av verksemda - spesielle forhold

Barneverntenesta i Lom og Skjåk er ei interkommunal barnevernteneste som består av Lom og Skjåk kommunar. Det er Skjåk som er vertskommune.

Dei to kommunane ligg vest i Ottadalen og har til saman 4601innbyggjarar. Barneverntenesta er underlagt tenesteleiar for utvida helsestasjon. Utvida helsestasjon er underlagt kommunalsjef, som atter er underlagt rådmann. Kommunen har ikkje tilsett kommunalsjef, rådmann fungerer per dags dato i denne stillinga og. Barneverntenesta i Lom og Skjåk har i 2. halvår 2014 motteke 8 meldingar, der 2 vart henlagt.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel vart sendt ut 16. mars 2015. Oversikt over dokument som verksemda har sendt over i samband med tilsynet, er gjeve i kapitlet Dokumentunderlag.

Opningsmøte vart halde 10. mars 2015.

Intervju 6 personar vart intervjua.

Oversikt over dokumentasjon som vart gjennomgått under revisjonsbesøket, er gjeve i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte vart halde 11. mars 2015.

4. Kva tilsynet omfatta

Fylkesmannen skal undersøke at meldinger vert handsama forsvarleg og at attendemelding vert gjeve meldar etter at melding er motteken, og etter endt undersøking dersom meldaren er offentleg. Tilsynet skal bidra til å sikre at arbeidet med meldinger er forsvarleg. Tilsynet skal undersøkje om kommunen systematisk styrer og leiar barnevernstenesta sine arbeidsprosessar slik at meldinger vert handsama forsvarleg.

5. Funn

Det vart ikkje funne avvik eller merknad.

6. Vurdering av styringssystemet i verksemda

Det er laga rutinehandbok og internkontroll for barnevernstenesta. Leiar seier at ho har oversyn over kva den einskilde gjer.

Det er ikkje faste møter mellom rådmann, tenesteleiar eller barnevernleiar. Rådmannen er i liten grad informert om det faglege arbeidet i barnevernstenesta og han etterspør til dømes ikkje awik. Fylkesmannen fann ikkje nokre formelle faglege styringsliner frå rådmann til leiar av barnevernstenesta.

Fylkesmannen har merka seg at kommunen er i prosess med åjobbe med systematisk struktur og leiing i hele tenestelinja. Vi anbefaler at kommunen strukturerer omorganiseringa, utarbeider stillingsinstruks til TO-leiar og set opp evalueringstidspunkt for tiltaket (omorganiseringa). Vidare at det vert definert kva som er eit awik og kva som skal meldast som awik istyringslinja.

Vi har, på tenestenivå, vurdert dokumentasjonen av vurderingar knytt til handsaming av innkomne bekymringsmeldingar. Her vurderer vi at terskelen for å konkludere med undersøking er låg, vi har berre sett ei henlagt melding som ikkje har gått vidare til undersøking. Henleggingja er godt vurdert, grunngjeve og dokumentert. Med utgangspunkt i at tenesta i stor grad undersøker innkomne meldinger, og at den henlagde meldinga som er omfatta av tilsynet er godt dokumentert, vurderast risikoen for svikt på grunnlag av manglande dokumentasjon som låg. Her er alle med i meldingsavklaringsmøter og alle jobbar med undersøkingene. Tenesta er transparent. Vi anbefaler tenesta å dokumentere sine vurderingar frå meldingsavklaringsmøta i meldingsbiletet i Familia. Med ei slik strukturering vil det vera lettare å sikre og fange opp eventuell svikt.

Vi har og sett at tenesta i tre saker har sein attendemelding til meldar -her er fristen 3 veker.

Vi vil presisere at vi har sett på den siste bekymringsmeldinga i sakene og at vi ser det som gjeldande praksis.

7. Regelverk

• FNs barnekonvensjon om barns rettar av 20.november 1989.
• Lov om barnevernstenester av 17.juli 1992 nr.100
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 10. februar 1967
• Forskrift om internkontroll for kommunenes oppgåver etter lov om barnevernstenester av 14.desember 2005

8. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som vart send over då revisjonen vart førebudd:

• Internkontroll Lom og Skjåk barnevernteneste
• Rutinehandbok for Skjåk barnevernteneste, revidert utgåve
• Økonomiplan 2015-2018
• Retningslinjer osb.

Dokumentasjon som vart gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Alle saker der det hadde korne nye meldinger i 2014 og 2015 fram til tilsynsdato.

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn datert 16.3.15
• Planar for dagen sendt på e-post til barnevernstenesta

9. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gjev eit oversyn over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som vart intervjua.

Ikkje publisert her

Frå tilsynsorganet deltok:
Jorunn Ødegårdstuen, Mari Beate Kleiven og Espen Bjorli, sistnemnde som revisjonsleiar.

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet