Rapport fra tilsyn med samfunnssikkerhet og beredskap i Lunner kommune 2017

Dato for tilsyn: 30.november 2017

Tilsynsgruppe:
Seniorrådgiver Gro Taraldsen
Seniorrådgiver Tord E. Smestad
Seniorrådgiver Lisbeth Berntsen Huse
Assisterende Fylkeslege Bente Westrum (dokumentgjennomgang)

Fra kommunen
Ordfører Harald Tyrdal
Rådmann Dag Flacké
Kommunalsjef May - Birgit Kjeverud
Kommunalsjef Solveig Olerud Brannsjef Sturla Bråten
Kommuneoverlege Jon Arne Ødegaard
Planlegger Ingun Bjørgli Juul - Hansen
Samfunnsutvikler Emilie Grud
Beredskapskoordinator Jenny Hemstad

Dokumentasjon som grunnlag for tilsynet;
Utfylt og underskrevet statusskjema
Helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse vedtatt i kommunestyret i 2017
Beredskapsplan 01.11.2017
Kommuneplan 2013-2024 arealdel og samfunnsdel
Planstrategi 2016-2019
Referat fra møter i beredskapsråd og evalueringer av beredskapsøvelser
Plan for smittevern august 2017
Helsekatastrofeplan
Plan for mental førstehjelp
Oversendelse av en rekke andre planer og rutiner på helseområdet

Bakgrunn for tilsynet

Hensikten med tilsynet er å kontrollere kommunens arbeid og etterlevelse av bestemmelsene om kommunal beredskapsplikt. Formålet med regelverket er å sikre at kommunen ivaretar befolkningens sikkerhet og trygghet. Kommunen skal jobbe systematisk og helhetlig med samfunnssikkerhetsarbeid på tvers av sektorer i kommunen, med sikte på å redusere risiko for tap av liv eller skade på helse, miljø og materielle verdier. Plikten omfatter kommunen som myndighet innenfor sitt geografiske område, som virksomhet og som pådriver ovenfor andre aktører.

Regelverk

Tilsynet ble gjennomført med hjemmel i lov av 26. juni 2010 om kommunal beredskapsplikt, sivilbeskyttelse og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven) § 29 og forskrift 22. august 2011 om kommunal beredskapsplikt § 10, jf. Kommunelovens 10A og Lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten §2.

Konklusjon

Det ble funnet et avvik ved tilsynet. Avvik er forhold som er i strid med gjeldende regelverk. Avviket gjelder planer for helsemessig og sosial beredskap som ikke dekker alle kravene i lov og forskrift.

Fylkesmannen har tre merknader til tilsynet. Merknader er forhold som ikke er i strid med gjeldende regelverk, men som tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke som forbedringer. Merknadene gjelder helhetlig ROS og overordnet beredskapsplan.

Hovedinntrykk

Lunner kommunen er i en overgangsperiode ved at flere personer i kriseledelsen er nye. Dette preger nåsituasjonen ved at det tar tid å bli kjent med arbeidet som er gjort på de ulike fagområdene.

Kommunen er bevisst på dette ved at kommunen har fokus på kompetanse og øver jevnlig. Kommunen er gode på evaluering av beredskapsøvelser, dette er bra. Fylkesmannen har inntrykk av at det jobbes tverrfaglig på området beredskap i kommunen. Helhetlig ROS er nylig revidert i et samarbeid med Gran kommune. Selv om helhetlig ROS er vedtatt i kommunestyret i Lunner kommune er dokumentet sendt ut på høring til aktuelle beredskapsaktører for at innspill kan bli med i endelig dokument, noe som er bra. Fylkesmannen mener at helhetlig ROS kan bli et enda tydeligere arbeidsdokument for øvrige fagområder å jobbe ut ifra.

Kommunen har en veldig god og ny smittevernplan. Kommunen hadde i 2017 tre tilfeller av tuberkulose og et tilfelle av meslinger. Ved disse tilfellene ble smitteplanen tatt i bruk. Hendelsene har gitt nyttige erfaringer som kommunen har tatt inn i planverket. Kommunelegen har også jevnlig faste møter for å gå igjennom planverk med alle legene, helsesøster og samarbeider også med andre som kan få en rolle ved en ev. pandemi, norsk folkehjelp, røde kors og Mattilsynet. Dette er bra.

Kommunen arbeider nå med konkret pandemiplanlegging. Kommunen oppfyller ikke alle krav i lovverket til plan for helsemessig og sosial beredskap.

Tilsynet

Temaene for tilsynet var:

1. Kommunenes helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse

2. Samfunnssikkerhet og beredskap i planprosesser (kommuneplaner, reguleringsplaner)

3. Kommunens krisehåndteringsevne (beredskapsplan)

Gjennomføring

Tilsynet startet med åpningsmøte der tilsynsplan, samt bakgrunn og formål med tilsynet, ble presentert. Selve tilsynet ble gjennomført ved at kommunen hadde fått i oppdrag å presentere kort sitt beredskapsplanverk med utgangspunkt i kravene i forskriftsteksten. Under denne presentasjonen var det mulighet for spørsmål og oppklaringer. Det ble foretatt tre verifikasjonsintervju med ordfører, rådmann, beredskapsansvarlig og kommuneoverlege og kommunalsjef deltok sammen. Det var en god dialog under tilsynet.

1. Kommunens helhetlige risiko- og sårbarhetsanalyse, ROS

Avvik:

Ingen funnet

Merknad:

Lunner kommune bør se på struktur på dokumentet helhetlig ROS. Risikobilde bør for eksempel komme tidligere i dokumentet, etter oppsummering og konklusjon. Oppsummeringen og konklusjonen bør også være tydeligere på behov for tiltak som må gjøres. Dette for at for eksempel politikere får tydelige signaler på hvilke behov kommunen har. Her kan man for eksempel trekke frem behovet for fokus på områder som har strømforsyning uten redundans, innkjøp av strømaggregat, behovet for krisevannforsyning m.m. Det kan også med fordel nevnes hvilke nye hendelser som er vurdert i denne nye helhetlig ROS som ikke var vurdert i den forrige.

2. Samfunnssikkerhet og beredskap i planprosesser (kommuneplaner, reguleringsplaner).

Hjemmel: Forskrift om kommunal beredskapsplikt § 3;

Avvik:

Ingen funnet

Merknader:

Ingen

3. Kommunens krisehåndteringsevne, beredskapsplanverk

Hjemmel: Forskrift om kommunal beredskapsplikt § 4.

Avvik:

Ingen funnet

Merknader:

1. Beredskapsplanen bør vise til helhetlig ROS og oversikten over beredskapsplaner bør suppleres med flere planer som kommunen kan ha bruk for i kriser.
2. Kriseinformasjonsplanen bør si noe om hvilke kanaler som brukes til varsling av spesifikke grupper av befolkningen. Planen bør også si noe om hvor mange i kommunen man når ved å bruke UMS varsling og hvordan man skal varsle de man ikke når med denne informasjonen.

Helseberedskap

(Dokumentgjennomgang)

Avvik:

1. Lunner kommune har ikke fremlagt planer for helsemessig og sosial beredskap som dekker krav i lov og forskrift, jf. lov om helsemessig og sosial beredskap § 2-2 og forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid m.v. etter lov om helsemessig og sosial beredskap.

Grunnlaget for avviket er:

• Det fremgår ikke av dokumentasjonen hvilke deler som er ment å dekke kommunens planer for helsemessig og sosial beredskap etter lov om helsemessig og sosial beredskap § 2-2.
• Det fremgår ikke av dokumentasjonen at kommunestyret sørger for fastsettelse og oppdatering av plan for helsemessig og sosial beredskap, jf. forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid m.v. etter lov om helsemessig og sosial beredskap § 2.
• Det fremgår ikke av planene hvordan risiko- og sårbarhetsanalyser for kommunen og helse- og sosialtjenesten danner grunnlaget for planene for helseberedskap, jf. forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid m.v. etter lov om helsemessig og sosial beredskap § 3.
• Det fremgår ikke av dokumentasjonen hvilke prosedyrer kommunen har for ressursdisponering og omlegging av drift som sikrer nødvendig tjenesteytelse ved hendelser som vesentlig reduserer virksomhetens evne til å yte helse- og omsorgstjenester. Det er lagt fram evakueringsplan for Lunner omsorgssenter, og opplyses at det foreligger slike planer for alle tjenestesteder. Planen omtaler ikke hvordan man skal sikre lovpålagte tjenester og forsvarlig drift fram til ordinær drift. Det fremgår ikke hvordan man skal opprettholde tjenestetilbudet i lengre perioder med problemer med f.eks. kommunikasjon, avløp, bortfall av strøm, vann, IKT til institusjoner, legekontor, sosialkontor, heldøgns pleie- og omsorgstilbud og hvordan hjemmeboende mottakere av helse- og sosialtjenester skal sikres et forsvarlig tilbud i krise. Jf. forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid m.v. etter lov om helsemessig og sosial beredskap § 4 bokstav a og § 8.
• Kommunen skal ha beredskap for atomhendelser, med hjemmel i sivilbeskyttelsesloven § 14 og 15. Det fremgår ikke av dokumentasjonen hvilke prosedyrer kommunen har for å sikre nødvendig tjenesteytelse innen helse- og sosialområdet ved en atomhendelse, jf. forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid m.v. etter lov om helsemessig og sosial beredskap § 4.

Det fremgår ikke av dokumentasjonen hvilke planer kommunen har for forsyningstryggheten for viktig materiell, utstyr og legemidler, jf. forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid m.v. etter lov om helsemessig og sosial beredskap § 8.

Oppfølging av tilsynet

Lunner kommune har frist til 01.04.2018 til å sende Fylkesmannen en plan for oppfølging av avviket. Planen må inneholde hvem som er ansvarlig for å lukke avviket og tidsfrist for når dette skal være gjort.

Personellsikkerhet, klarering:

Rådmannen i Lunner er pr. dags dato ikke klarert. Fylkesmannen anbefaler at rådmannen i sin stilling som administrasjonssjef er klarert og minner samtidig om at det er kommunen sitt ansvar å ha en oversikt over de som er klarerte. Det er viktig at det er flere i ledergruppen i kommunen som er sikkerhetsklarert for at man skal ha mulighet til å diskutere graderte dokumenter.

Gro Taraldsen
seniorrådgiver

Tord Smestad
seniorrådgiver

Bente Westrum
ass.fylkeslege

Kopi; Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap Statens Helsetilsyn