Rapport fra tilsyn med samfunnssikkerhet og beredskap i Østre Toten kommune 2017

Dato for tilsyn: 29. mars 2017

Tilsynsgruppe:
Gro Taraldsen seniorrådgiver (tilsynsleder) 
Tord E. Smestad seniorrådgiver
Bente Westrum ass.fylkeslege (dokumentgjennomgang)

Vestre Toten:
Aslaug Dæhlen rådmann
Elena Lindstad beredskapskoordinator
Kirsten Andersen arealplanlegger
Terje Horn Evensen Kommunalsjef adm. Ledelse
Lisbeth Køniksen Kommunalsjef Helse og omsorg
Bjørn Bollum Kommunalsjef Samfunn
Bård Henriksen Brannsjef
Erling Egenes Kommunelege «vara»
Ordfører var ikke tilstede ved tilsynet på grunn av kursing i krisekommunikasjon).

Bakgrunn for tilsynet

Hensikten med tilsynet er å kontrollere kommunens arbeid og etterlevelse av bestemmelsene om kommunal beredskapsplikt. Formålet med regelverket er å sikre at kommunen ivaretar befolkningens sikkerhet og trygghet. Kommunen skal jobbe systematisk og helhetlig med samfunnssikkerhetsarbeid på tvers av sektorer i kommunen, med sikte på å redusere risiko for tap av liv eller skade på helse, miljø og materielle verdier. Plikten omfatter kommunen som myndighet innenfor sitt geografiske område, som virksomhet og som pådriver ovenfor andre aktører. I forberedelser til tilsynet gjennomgikk assisterende fylkeslege kommunens planer på helseberedskap. Funn ved denne dokumentgjennomgangen ble verifisert gjennom kontrollspørsmål ved tilsynet. Status på planer på helseberedskap er oppsummert under temaet «kommunens krisehåndteringsevne».

Følgende dokumenter ble gjennomgått:

• Risiko og sårbarhetsanalyse for Østre Toten kommune 2012
• Overordnet beredskapsplan 2016
• Smittevernplan 2016
• Utkast til Plan for helsemessig og sosial beredskap 2009
• Beredskapsplan for legetjenester i Østre Toten kommune ved større ulykker og katastrofer 2017
• Lokal plan for kriseteam i Østre Toten kommune 2015
• Pandemiplan 2010
• Evalueringsrapport etter øvelsen «Flyhavari Totenåsen» i 2012
• Utfylt Statusskjema i forkant av tilsynet 2017

Regelverk

Tilsynet ble gjennomført med hjemmel i lov 26. juni 2010 om kommunal beredskapsplikt, sivilbeskyttelse og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven) § 29 og forskrift 22. august 2011 om kommunal beredskapsplikt § 10, jf. Kommunelovens 10A og Lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenestene § 2.

Konklusjon

Det ble funnet to avvik og tre merknader ved tilsynet. Avvik er forhold som er i strid med gjeldende regelverk. Merknader er forhold som Fylkesmannen anbefaler blir gjort. Det ene avviket gjelder helhetlig ROS der analysen mangler vurdering av varsling og evakuering. Det andre avviket går på at kommunen mangler en helsemessig og sosial beredskapsplan. To av merknadene går på helhetlig ROS og en merknad på at smittevernplanen bør revideres.

Hovedinntrykk

Hovedinntrykket er at samfunnssikkerhet og beredskap er godt ivaretatt i Østre Toten kommune. Rådmannen har en god oversikt på arbeidet som gjøres i kommunen på beredskap. Kommunens helhetlig ROS analyse er oversiktlig, kort og god. Spesielt beredskapsplanen er utfyllende, tydelig og den bygger på helhetlig ROS. Det må gjøres en jobb for å ferdigstille og revidere planer på helseområdet. Det var godt oppmøte fra kommune ved tilsynet som medførte at det ble gode diskusjoner på området beredskap.

Andre forhold

Det er flere nye i lederfunksjoner i kommunen og dermed få som var med ved forrige revisjon av helhetlig ROS. Kommunen har derfor tatt grep i kompetansebygging på ROS arbeid foran forestående revisjon. Fylkesmannen registrerer at det er behov for økt kapasitet for å ta tema på beredskapsområdet bredt i organisasjonen. Kommunen er i ferd med å gjøre endringer for å løse dette.

Østre Toten har vært med i det regionale prosjektet på katastrofehåndtering på EPS (evakuert og pårørende senter), dette er bra. Fylkesmannen mener at samarbeid om andre tema på beredskapsområdet med nabokommuner også kan være nyttig og er å anbefale. Fylkesmannen anbefaler at kommunen inviterer til møter i beredskapsrådet for å diskutere aktuelle tema.

Fylkesmannen ser behovet for at brannsjefen bør kobles på kommunen sin beredskapsadresse slik at han tidlig blir varslet om hendelser. Det er viktig at det skrives evalueringsrapporter fra alle øvelser for at man skal bruke erfaringer i videre arbeid, også den kommunen selv har gjennomførte i 2017 og alle øvelsene i regi av Fylkesmannen. Evalueringene som ble sendt med som dokumentasjon for tilsynet fra øvelsen Flyhavari Totenåsen i 2012 er gode ved at de er tydelig på det som er bra og på nødvendige endringer.

Tilsynet

Temaene for tilsynet var:

1. Kommunenes helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse

2. Samfunnssikkerhet og beredskap i planprosesser (kommuneplaner, reguleringsplaner)

3. Kommunens krisehåndteringsevne (beredskapsplan). Omfatter også helsemessig og sosial beredskap og evaluering og oppfølging av tidligere beredskapsøvelser.

Gjennomføring

Tilsynet startet med åpningsmøte der programmet for tilsynet, samt bakgrunn og formål med tilsynet, ble presentert. Kommunen presentere deretter sine planer som berører samfunnssikkerhet og beredskap. Under denne presentasjonen var det mulighet for spørsmål og oppklaringer. Det ble foretatt tre verifikasjonsintervju med rådmann, beredskapskoordinator og brannsjef.

1. Kommunenes helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse, ROS

Østre Toten kommunes helhetlige ROS analyse er ifra 2012 og skal revideres i 2017.

Avvik 1:

Helhetlig ROS fra 2012 oppfyller ikke kravene i forskrift om beredskapsplikt § 2f. Analysen inneholder ikke vurderinger av ved hvilke hendelser befolkningsvarsling og evakuering skal iverksettes.

Hjemmel: Lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven) §14 jf. Forskrift om kommunal beredskapsplikt § 2 f).

Merknad 1:

Ved revidering av helhetlig ROS bør sårbarheter i ROS analysen fremgå bedre og vises til i beredskapsplaner for de ulike sektorene.

Merknad 2:

Ved revidering av helhetlig ROS bør kommunen se om det er flere hendelser som kan skje utenfor kommunen som kan påvirke Østre Toten og på hvilken måte. Under diskusjonen ved tilsynet kom det frem at det er flere hendelser som kommunen selv var innom som kan påvirke kommunen.

2. Samfunnssikkerhet og beredskap i planprosesser (kommuneplaner, reguleringsplaner).

Hjemmel: Forskrift om kommunal beredskapsplikt § 3;

Avvik: Ingen avvik

Merknad: Ingen merknad

3. Kommunens krisehåndteringsevne, beredskapsplanverk

Beredskapsplanen for Østre Toten kommune inneholder alle punkter som er overordnet beredskapsplan skal inneholde; en plan for kommunens kriseledelse, varslingslister, ressursoversikt, evakueringsplan og en plan for krisekommunikasjon. Det er bra at det er laget tiltakskort på alle roller i kriseledelsen. Dette gjør at alle er kjent med de oppgavene som hver enkelt har.

Avvik: Ingen avvik

Merknad: Ingen merknad

Helseplanverk

Avvik 2:

Østre Toten kommune mangler en helsemessig og sosial beredskapsplan.

 Hjemmel: Lov om helsemessig og sosial beredskap § 2-2

• Utkast til plan for helseberedskap Østre Toten kommune versjon 27.2.09 er åpenbart ufullstendig. Planen er ikke fastsatt av kommunestyret og bygger ikke på ROS-analysen.
• Kommunen opplyser selv i statusskjema at de har en beredskapsplan for legetjenesten, men ingen overordnet, felles plan for helsemessig og sosial beredskap.
• Funnet ble bekreftet i intervju

Merknad 3:

Smitteplanen bør oppdateres og samordnes med pandemiplanen. Deler av smittevernplanen er datert 2005, 2006, 2011.

• Varslingsliste er ikke oppdatert (2014)
• Prosedyre «04.01. pandemisk influensa» i smittevernplanen avviker fra dokumentet
• «Pandemiplan for Østre Toten kommune».

Fylkesmannen har for øvrig merket seg at smittevernplanen er et grundig og omfattende dokument. Den inkluderer også infeksjonskontrollprogram. Fylkesmannen merker seg som særlig positivt at kommunen har vurdert og omtalt lokale forhold, ansvar og tiltak på mange områder. Det er også lagt inn henvisninger til oppdatert kunnskap i mange kapitler.

Oppfølging av tilsynet

Østre Toten kommune har frist til 1.juli 2017 med å sende inn en framdriftsplan for å lukke avvik og hvem som er ansvarlig for dette.

Gro Taraldsen
seniorrådgiver/tilsynsleder

Tord Smestad
seniorrådgiver

Bente Westrum
ass. fylkeslege