Rapport fra tilsyn med samfunnssikkerhet og beredskap i Lillehammer kommune

 Dato for tilsyn: 6.desember 2017

 1. Tilsynsgruppe:

Seniorrådgiver Gro Taraldsen
Seniorrådgiver Tord E. Smestad
Assisterende fylkeslege Bente Westrum

2. Fra kommunen:

Ordfører Espen Granberg Johnsen
Rådmann Tord Buer Olsen
Eiendomssjef Geir Fevang
Kommunalsjef for by og samfunnsutvikling Lars Rudi
Brannsjef Knut Birger Bakken
Fung. kommuneoverlege Naim Degermenci
Beredskapskoordinator Grim Syverud

3. Dokumentasjon som grunnlag for tilsynet:

Utfylt og underskrevet statusskjema

Helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse juni 2008

Beredskapsplan juni 2017

Plan for smittevern 2003-2006

Plan for helsemessig og sosial beredskap 2006

Beredskapsplan for Lillehammer Helsehus 2017

Beredskapsplan for hjemmetjenesten i Lillehammer 2017

4. Bakgrunn for tilsynet

Hensikten med tilsynet er å kontrollere kommunens arbeid og etterlevelse av bestemmelsene om kommunal beredskapsplikt. Formålet med regelverket er å sikre at kommunen ivaretar befolkningens sikkerhet og trygghet. Kommunen skal jobbe systematisk og helhetlig med samfunnssikkerhetsarbeid på tvers av sektorer i kommunen, med sikte på å redusere risiko for tap av liv eller skade på helse, miljø og materielle verdier. Plikten omfatter kommunen som myndighet innenfor sitt geografiske område, som virksomhet og som pådriver ovenfor andre aktører.

5. Regelverk

Tilsynet ble gjennomført med hjemmel i lov 26. juni 2010 om kommunal beredskapsplikt, sivilbeskyttelse og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven) § 29 og forskrift 22. august 2011 om kommunal beredskapsplikt § 10, jf. Kommunelovens 10A og Lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten §2.

6. Konklusjon

Det ble funnet tre avvik ved tilsynet. Avvik er forhold som er i strid med gjeldende regelverk. Det ene avviket gjelder overordnet ROS som ikke oppfyller alle kravene i forskrift om kommunal beredskapsplikt. De to andre avvikene gjelder planer på helseområdet. To av disse planene er for gamle til at de oppfyller kravene i gjeldende regelverk.

Fylkesmannen har fire merknader til tilsynet. Merknader er forhold som ikke er i strid med gjeldende regelverk, men som tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke som forbedringer.

7. Hovedinntrykk

Både reelle hendelser og øvelser i senere tid, 2017, viser at Lillehammer kommune er gode på operativ krisehåndtering. Lillehammer kommune sin overordnede ROS analyse er fra 2008 og er for gammel til å oppfylle kravene i forskrift om beredskapsplikt som ble gjeldende fra september 2011. ROS analysen danner imidlertid et godt faglig grunnlag for revidering. Det er gjort supplerende ROS- relaterte arbeid underveis i perioden som har omfattet byluft, risiko ved større arrangementer og kartlegging og tiltaksplan for å forebygge flom i sidevassdragene. Dette viser blant annet at kommunen gjør et godt arbeid for å tilpasse seg et klima i endring. Fordi beredskapsplanverket skal bygge på overordnet ROS burde dette arbeidet vært tatt inn i overordnet ROS.

Planverk på helseområdet er for gammelt. Imidlertid er utkast til smittevernplan ferdig for politisk behandling, dette er bra. På enkelte områder er det også lagd nye delplaner på helseberedskap; for Lillehammer helsehus og hjemmetjenesten. Helseberedskapslanene er ikke bygd på overordnet ROS og de er ikke samordnet med hverandre eller overordnet beredskapsplan.

Fylkesmannen mener at det nå er viktig at kommunen i planer på beredskapsområdet viser til hverandre slik at det er lett å få en oversikt over de planer som finnes.

8. Tilsynet

Temaene for tilsynet var:

1. Kommunenes overordnet risiko- og sårbarhetsanalyse, ROS

2. Samfunnssikkerhet og beredskap i planprosesser (kommuneplaner, reguleringsplaner)

3. Kommunens krisehåndteringsevne (beredskapsplaner)

9. Gjennomføring

Tilsynet startet med åpningsmøte der tilsynsplan, samt bakgrunn og formål med tilsynet, ble presentert. Selve tilsynet ble gjennomført ved at kommunen hadde fått i oppdrag å presentere kort sitt beredskapsplanverk med utgangspunkt i kravene i forskriftsteksten. Under denne presentasjonen var det mulighet for spørsmål og oppklaringer. Det ble foretatt fire verifikasjonsintervju med ordfører, rådmann, fungerende kommuneoverlege og beredskapsansvarlig. Det var en god dialog under tilsynet.

1. Kommunens overordnede risiko- og sårbarhetsanalyse, ROS

Hjemmel: Forskrift om kommunal beredskapsplikt § 2.

Lillehammer kommune sin overordnede ROS analyse er ifra 2008.

Avvik:

 

Overordnet ROS fra 2008 oppfyller ikke kravene i forskrift om beredskapsplikt § 2 pkt. b, c, d, e og f

Lillehammer kommunen må revidere sin overordnede ROS analyse og det må lages en handlingsplan til analysen med økonomi som blir vedtatt av kommunestyret.

Avviket er begrunnet i følgende faktiske forhold;

b) Analysen sier ikke hvordan risiko og sårbarhet utenfor kommunens geografiske område kan påvirke kommunen.

c) Analysen mangler vurderinger om hvordan ulike risiko- og sårbarhetsfaktorer kan påvirke hverandre.

d) Analysen mangler vurderinger av særlige utfordringer knyttet til kritiske samfunnsfunksjoner og tap av kritisk infrastruktur.

e) Analysen mangler vurderinger av kommunens evne til å opprettholde sin virksomhet når den utsettes for en uønsket hendelse og evnen til å gjenoppta sin virksomhet etter at hendelsen har inntruffet.

f) Det er ikke i analysen vurdert når befolkningsvarsling og evakuering skal iverksettes. Vurderingene skal gjøres for hver hendelse for at man enklere skal ta de riktige beslutningene raskt når krisen har skjedd.

2. Samfunnssikkerhet og beredskap i planprosesser (kommuneplaner, reguleringsplaner).

Hjemmel: Forskrift om kommunal beredskapsplikt § 3;

Avvik:

 

Ingen funnet

3. Kommunens krisehåndteringsevne, beredskapsplanverk

Hjemmel: Forskrift om kommunal beredskapsplikt § 4

Det ble ikke funnet avvik på overordnet beredskapsplan, men det er gitt 4 merknader til planen som er anbefalinger om utbedringer.

Avvik:

Ingen funnet

Merknader:

1. Punkt 6. 1 «Virksomhetsplaner» i overordn et beredskapsplan bør suppleres med de beredskapsplaner kommunen har på alle fagområder. Her bør det også være beskrevet når disse er revidert.

2. Punkt 1.7 «Kvalitetssikring» i overordnet beredskapsplan bør suppleres med en sjekkliste på hva som bør sees på ved en årlig gjennomgang/revisjon av beredskapsarbeidet. Dette sørger for en systematisk og dokumenterbar gjennomgang på området.

3. I kriseinformasjonsplanen bør kommunens varsling av befolkningen beskrives bedre. Dette omfatter hvilke systemer som brukes, hvor mange man når med disse og hvilke alternative metoder kommunen kan bruke for å informere de personene/målgruppene man ikke når.

4. I vedlegg 2 til overordnet beredskapsplan har kommunen «Bemannings- og oppgaveplaner». Fylkesmannen anbefaler at oppgaveplaner for ulike roller i kriseledelsen utvides, dette spesielt for at stedfortredere i roller skal kunne få en rakt oversikt over sine arbeidsoppgaver i kriser.

Helseberedskapsplaner

Hjemmel: Lov om helsemessig og sosial beredskap

1. Avvik:

Helseberedskapsplanen er fra 2005 og oppfyller ikke krav til fastsettelse, oppdatering, samordning og innhold i slik plan etter forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. etter lov om helsemessig og sosial beredskap §§ 2-9, jf. lov om helsemessig og sosial beredskap § 2-2.

2. Avvik:

Innholdet i gjeldende smittevernplan fra 2003 er i stor grad utdatert og oppfyller ikke krav til smittevernplan etter lov om helsemessig og sosial beredskap § 2-2, jf. smittevernloven §§ 7-1 og 7-2a og folkehelseloven § 28.

10. Oppfølging av tilsynet

Det ble i sluttmøtet på tilsynsdagen enighet om at kommunen skal sende Fylkesmannen en fremdriftsplan for å lukke avvikene innen 1. mars 2018.

11. Personellsikkerhet, klarering:

Rådmannen og ordføreren er sikkerhetsklarert. Fylkesmannen minner om at det er autorisasjonsansvarlig i kommunen som har ansvaret for å ha en oversikt over klareringer av ansatte i kommunen. Det er viktig at det er flere i ledergruppen i kommunen som er sikkerhetsklarert for at man skal ha mulighet til å diskutere graderte dokumenter.

Gro Taraldsen
seniorrådgiver
tilsynsleder

Tord Smestad
seniorrådgiver

Bente Westrum
seniorrådgiver
assisterende fylkeslege