Tilsyn med økonomisk rådgivning i Vestre Toten kommune 2018

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de lovbrudd og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Vi har ført tilsyn med kommunens økonomitjeneste. Tema for tilsynet er tildeling og gjennomføring av tjenesten økonomisk rådgivning. Gjennom tilsynet skal det undersøkes om kommunen ved sine styringsaktiviteter (internkontroll) sikrer at økonomisk rådgivning er tilgjengelig for alle kommunens innbyggere og at innholdet og kompetansen i utførelsen av tjenesten er forsvarlig. For å undersøke dette tas det utgangspunkt i bestemmelsen i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (sosialtjenesteloven) § 17, samt i saksbehandlingskrav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift og i krav til internkontroll.

Målsetningen med tilsynet er å undersøke om:

• Kommunen, ved styringsaktiviteter med tilstrekkelig innhold og omfang, sikrer at tjenesten økonomisk rådgivning er tilgjengelig og at tildelingen (kartlegging, vurdering og beslutning) gjøres forsvarlig.
• Kommunen, ved styringsaktiviteter med tilstrekkelig innhold og omfang, sikrer forsvarlig gjennomføring, herunder
  - om tidsfristen for iverksetting av vedtak overholdes
  - om kommunen tilbyr en tilpasset tjeneste
• Kommunen, ved styringsaktiviteter med tilstrekkelig innhold og omfang, sikrer forsvarlig kompetanse, herunder
  - at kompetent personell utfører tjenesten økonomisk rådgivning
  - kommunens opplæringsplikt

Det ble ikke avdekket lovbrudd ved tilsynet,

Det ble gitt en merknad med tilsynet. Merknaden er som følgende:

Vestre Toten kommune har forbedringspotensiale knyttet til å gi informasjon om, og fatte vedtak etter STL. § 17

Dato:

22.03.2018

Unn Aasterud
revisjonsleder

Line Dahl og Randi – Irene Midthaugen
revisorer

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Vestre Toten kommune i perioden 18.12.2017 – 12.03.2018. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler lovbrudd og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Merknad er et forhold som ikke omfattes av definisjonen på avvik, men der vi mener det er et forbedringspotensiale.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Vestre Toten kommune har pr. 15.02.2018 13 315 innbyggere (tall SSB). Litt over halvparten av befolkningen er bosatt i kommunesenteret Raufoss som er en av landets største industriparker. Andre tettsteder er Reinsvoll, Bøverbru og Eina. Vestre Toten grenser til Østre Toten, Gjøvik, Gran, Søndre Land og Hurdal. Kommunen hører til landskapet Toten.

Kommunen har et NAV – kontor hvor tjenestene etter sosialtjenesteloven (STL.), inkludert tjenesten økonomisk rådgivning etter STL. § 17 er tillagt. Tjenesten økonomisk rådgivning er integrert i hele NAV – kontoret.

Vestre Toten kommune er organisert med rådmann og enhetsledere. NAV-leder rapporterer månedlig direkte til rådmannen. Utover dette møtes de ved behov. NAV Vestre Toten består av en ledergruppe på 5 personer; NAV-leder, stabsleder og 3 avdelingsledere. Stabsleder er NAV-leders faste stedfortreder. Avdelingsledere er ledere for hver sin avdeling med fag- og personalansvar. De er gjensidige stedfortredere for hverandre ved fravær.

Vestre Toten kommune har et avvikssystem (Compilo) hvor avvik skal meldes og dokumenteres for å sikre lik praksis, jf. internkontrolldokument for NAV Vestre Toten (sist revidert i 2018). Vold og trusler meldes i ASYS og Compilo.

Vestre Toten kommune er en Lean – kommune og Lean arbeidet er følgelig innarbeidet i NAV- kontoret. Ukentlig har hver avdeling tavlemøter med avdelingsleder. Ledergruppen har også ukentlige tavlemøter. Tiltak som ønskes å holde oppmerksomhet over tid og avvik på ideell praksis meldes inn på Lean tavlen.

I tillegg til kommunens avvikssystem og leanarbeid gjennomfører NAV Vestre Toten månedlige og halvårige revisjoner på gjennomførte forbedringsområder i alle avdelinger og kvalitetsinnsyn i saker 2 ganger per. år.

Under gjennomføringen av tilsynet ble tilsynsmyndigheten kjent med at Vestre Toten kommune v/ rådmann har satt i gang arbeidet med et nytt delegeringsreglement for kommunen.

Styringssystemene som nevnt over er skriftliggjort i internkontrolldokument for NAV Vestre Toten. Dette dokumentet ble sist revidert januar 2018. Vestre Toten har også utarbeidet kompetanseplan.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 18.12.2017. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 31.01.2018.

Åpningsmøte ble avholdt 12.02.2018.

Intervjuer
11 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 13.02.2018.

4. Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet var å undersøke om kommunen sikrer forsvarlig tildeling og gjennomføring av tjenesten økonomisk rådgivning, og at kommunen har tilstrekkelig kompetanse til dette.

Målsettingen med tilsynet var derfor å undersøke om:

• kommunen sikrer forsvarlig tildeling av økonomisk rådgivning, dvs. at tjenesten er tilgjengelig og at det foretas forsvarlig kartlegging, vurdering og beslutning.
• kommunen sikrer forsvarlig gjennomføring av økonomisk rådgivning, dvs. om tidsfristen for iverksetting av tjenesten overholdes og at kommunen tilbyr en individuelt tilpasset tjeneste
• kommunen sikrer forsvarlig kompetanse til å yte økonomisk rådgivning, dvs. at kompetent personell utfører tjenesten og at kommunen ivaretar sin opplæringsplikt

5. Merknad

Vestre Toten kommune har forbedringspotensiale knyttet til å gi informasjon om, og fatte vedtak etter STL. § 17.

Merknadene bygger på følgende:

I noen av vedtakene fremgikk det ikke hva slags vurdering som ble lagt til grunn ved innvilgelsen av økonomisk rådgivning. I de gjennomgåtte vedtakene etter sosialtjenesteloven § 17 er det ingen begrunnelse for tidspunktet for oppstart av tjenesten. Ut fra journalnotatene ser vi imidlertid at tjenesten har blitt gitt i henhold vedtaket.

Under tilsynet fremkom det at tjenesten økonomisk rådgivning i enkelte tilfeller har blitt gitt uten vedtak i tilfeller det har blitt kartlagt behov for tjenesten. I disse tilfellene har det blitt skrevet avslutningsbrev i stedet for avslutningsvedtak. Av de gjennomgåtte stansvedtakene ser vi at det er fattet vedtak om stans i tilfeller det ikke kan ytes mer økonomisk rådgivning etter STL. § 17. Eks. Ved oversendelse av sak til namsmannen. I slike tilfeller er det tilstrekkelig med et skriftlig journalnotat og/eller avslutningsbrev til bruker. jf. veilederen «Hvordan fatte vedtak etter sosialtjenesteloven § 17» side 13, punkt 2.3.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Kommunens ledelse er ansvarlig for å sikre forsvarlige tjenester og etterlevelse av sosiallovgivningen gjennom systematiske styringstiltak, jf. sosialtjenesteloven § 5.

Plikten til internkontroll innebærer at kommunens ledelse må forsikre seg om at den virksomhet NAV Vestre- Toten driver etter sosialtjenesteloven, er i samsvar med kravene i lov og forskrift.

Lovkravet er at det skal fattes vedtak ved innvilgelse av tjenesten økonomisk rådgivning, noe NAV Vestre Toten i hovedsak gjør. Det at NAV Vestre Toten i noen få tilfeller ikke har fattet vedtak, anses av tilsynsmyndigheten ikke som et avvik i seg selv, men som et funn. Dette fordi NAV Vestre Toten har dokumentert i form av journalnotat at tjenesten har blitt gitt.

Kommunen har styringssystemer som systematisk sikrer at tildeling og gjennomføring av økonomisk rådgivning er forsvarlig, samt at opplæringsplikten utføres i tråd med myndighetskrav. Kommunen har et avvikssystem (Compilo) som er kjent blant de ansatte. Avvik meldes og følges også opp på leanmøtene i den enkelte avdeling og på tvers av avdelingene.

Kommunen skal sikre opplæring og kompetanseheving ut fra den ansattes individuelle behov. Kommunens opplæringsplikt fremgår av sosialtjenesteloven § 6. Vestre Toten kommune har kompetanseplan som skal ivareta at alle ansatte har tilstrekkelig kompetanse innen økonomisk rådgivning etter sosialtjenesteloven § 17. Denne kompetanseplanen er dynamisk da behov for opplæring på området økonomisk blir vurdert fortløpende.

Tilsynet ser likevel at det er forbedringspotensial når det gjelder oppmerksomhet på tjenesten økonomisk råd og veiledning, men vi kan ikke finne spor av at den tjenesten som er gitt ikke har vært god nok.

For øvrig er kartlegging, vurdering og oppfølging av brukerne forsvarlig dokumentert, og tjenesten tilsynet omfatter er tilfredsstillende ivaretatt. Styringssystemet fremstår både strukturert og velfungerende.

7. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)
• Lov om arbeids – og velferdsforvaltningen
• Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen (internkontrollforskriften)
• Forskrift om rammer for delegering mellom stat og kommune om oppgaveutførelsen i de felles lokale kontorene i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Rundskriv med hovednr. 35 – Lov om sosiale tjenester i NAV

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Mål- og styringsdokument 2018
• Årsmelding 2016
• Oversikt over ansatte:
  - Bemanningsoversikt
  - Bemanningsfordeling
• Organisasjonsmodell med informasjon om funksjon m.v.
• Delegeringsreglement VTK (er p.t. under revidering)
• Internkontrolldokument
• Rutiner ved skanning osv.
• Rutinebeskrivelse § 17
• Internopplæringsdokument § 17
• Dokument vedr. «Økonomiske råd ved inntektsnedgang» (tilgjengelig i mottak)
• kompetanseplan mottak)
• 6 enkeltvedtak fattet ett STL § 17.
  - 4 vedtak om innvilgelse av tjenesten
  - 2 vedtak om avslutning av tjenesten

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 8 enkeltvedtak fattet etter STL § 17
• Gjennomgang av i Arena og velferd på overnevnte saker
• 10 enkeltvedtak etter STL. § 18 og 19.
• Samtykke

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn sendt 18.12.2017.
• Oversendelse av etterspurte dokumenter 22.01.18
• Formøte gjennomført 10.10. 2017

Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Unn Aasterud, revisjonsleder
Line Dahl, revisor
Randi Irene Midthaugen, revisor