Rapport fra tilsyn med kommunens plikt til å tilby forsvarlige tjenester innen økonomisk rådgivning ved bydel Nordre Aker 2014

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Tema for tilsynet er tildeling og gjennomføring av økonomisk rådgivning. Gjennom tilsynet skal det undersøkes om kommunen ved sine styringsaktiviteter (internkontroll) sikrer at økonomisk rådgivning er tilgjengelig for alle kommunens innbyggere og at innholdet og kompetansen i utførelsen av tjenesten er forsvarlig. For å undersøke dette tas det utgangspunkt i bestemmelsen i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (STL) § 17, samt i saksbehandlingskrav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift og i krav til internkontroll.

Målsetningen med tilsynet er å undersøke om:

• Kommunen, ved styringsaktiviteter med tilstrekkelig innhold og omfang, sikrer at tjenesten økonomisk rådgivning er tilgjengelig og at tildelingen (kartlegging, vurdering og beslutning) gjøres forsvarlig.
• Kommunen, ved styringsaktiviteter med tilstrekkelig innhold og omfang, sikrer forsvarlig gjennomføring, herunder
  - om tidsfristen for iverksetting av vedtak overholdes 
  - om kommunen tilbyr en tilpasset tjeneste
• Kommunen, ved styringsaktiviteter med tilstrekkelig innhold og omfang, sikrer forsvarlig kompetanse, herunder
  -  at kompetent personell utfører tjenesten økonomisk rådgivning 
  -  kommunens opplæringsplikt

Det ble ikke gitt avvik under tilsynet.

Det ble gitt 1 merknad i forbindelse med tilsynet. Merknaden er som følger:

Merknad 1:

Gjennomgang av flere saker viser at vedtakets søknadsdato ikke blir fastsatt på bakgrunn av når brukers behov ble avdekket, men når kontoret har kapasitet til å starte behandlingen av saken gjennom en timeavtale.

Dato: 10.04.14

Hallvard Øren
revisjonsleder

Arnfinn Løvik og Inger Margrethe Juvshol
revisorer

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved bydel Nordre Aker i perioden 03.01.14 -x. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen § 9 og kommuneloven kapittel I0 a.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Bydel Nordre Aker har 48 432 innbyggere pr 01.01.12. Tjenesten økonomisk rådgivning er lagt til den kommunale delen av NAV-kontoret, som del av de sosiale tjenestene. Den kommunale delen av NAV-kontoret er organisert med en NAV-leder kommune, og en nestleder som har det daglige ansvaret for de sosiale tjenestene ved kontoret. I tillegg viser organisasjonskartet at den kommunale delen av kontoret har egne enheter for service, sysselsetting, bolig og publikumsmottak. NAV-leder rapporterer til bydelsdirektør, og deltar også i møter med andre enhetsleder i bydelsdirektørens ledergruppe.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 03.01.14. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 25.02.14.

Intervjuer

7 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 27.02.14.

4. Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet var å undersøke om kommunen sikrer forsvarlig tildeling og gjennomføring av økonomisk rådgivning, og at kommunen har tilstrekkelig kompetanse til å gjøre dette.

Målsettingen med tilsynet var derfor å undersøke om:

• kommunen sikrer forsvarlig tildeling av økonomisk rådgivning, dvs. at tjenesten er tilgjengelig og at det foretas forsvarlig kartlegging, vurdering og beslutning.
• kommunen sikrer forsvarlig gjennomføring av økonomisk rådgivning, dvs. om tidsfristen for iverksetting av tjenesten overholdes og at kommunen tilbyr en individuelt tilpasset tjeneste
• kommunen sikrer forsvarlig kompetanse til å yte økonomisk rådgivning, dvs. at kompetent personell utfører tjenesten og at kommunen ivaretar sin opplæringsplikt

5. Funn

Gjennomgang av flere saker viser at vedtakets søknadsdato ikke blir fastsatt på bakgrunn av når brukers behov ble avdekket, men når kontoret har kapasitet til å starte behandlingen av saken gjennom en timeavtale.

Saker gjennomgått ved tilsynet viser at tjenesten økonomisk rådgivning i de gjennomgåtte sakene blir gitt i tide. Dette bekreftes også av opplysninger gitt i intervju. Akutte saker blir prioritert, og det gis enkel råd og veiledning både i mottak og oppfølgingsenhet ved kontoret.

6. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker forvaltningsloven
• Forskrift om rammer for delegering mellom stat og kommune om oppgaveutførelsen i de felles lokale kontorene i arbeids- og velferdsforvaltningen

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Virksomhetsplan 2012 -2015 Bydel Nordre Aker
• Strategisk plan 2013 -2016
• Budsjettforslag 2014 Bydel Nordre Aker
• Stillingsbeskrivelse for økonomikonsulent
• Opplæringsplan for NAV Sosialtjenesten Nordre Aker 2013
• Foiler om STL § 17 fra Fylkesmannens opplæringsdager i 2013
• Organisasjonskart/andre dokumenter som viser funksjoner, myndighet og oppgaver på tilsynsområdet
• Delegasjonsreglement/andre dokumenter som viser hvordan vedtaksfullmakt er delegert
• 3 enkeltvedtak etter STL § 17 (anonymisert)

Ettersendt av sosialkonsulent økonomi pr e-post 04.02. 14:

• Eksempel på søknadsskjema utarbeidet i 2014

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Saksmappene knyttet til de 7 siste vedtakene etter STL §§ 18 og 19 fattet før tilsynsdagen, inkludert 3 avslag på ytelse
• Saksmappene knyttet til 5 saker om økonomisk rådgivning og gjeldsrådgivning
• Ved tilsynet ble det fremlagt ytterligere dokumentasjon:
  - Ett vedtak etter muntlig søknad om økonomisk rådgivning
  - Nye rutiner for henvisning til økonomisk rådgivning
  - Henvisningsskjema til økonomisk rådgiver
  - Oppdatert/nytt søknadsskjema for økonomisk rådgivning
  - Mottaksskjema

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn i bydel Nordre Aker, sendt 03.01.14
• E-post fra kontaktperson for tilsynet datert 10.01.14
• Oversendelse av dokumenter fra bydel Nordre Aker, sendt 23.01.14
• Oversendelse av program for tilsynet til bydel Nordre Aker, sendt 03.02.14

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Hallvard Øren, revisjonsleder; Arnfinn Løvik, revisor; Inger Margrethe Juvshol, revisor; Rigmor Hartvedt, observatør.