Rapport fra tilsyn med kommunale omsorgstjenester i Bydel Alna 2014

Sammendrag

Fylkesmannen i Oslo og Akershus har gjennomført tilsyn i Bydel Alna.

Fylkesmannen undersøkte om kommunen gjennom sin styring (internkontroll) sikrer at tjenestene brukerstyrt personlig assistanse, støttekontakt, avlastningstiltak, barnebolig og aldershjem ytes til rett tid.

Det ble gitt 1 avvik under dette tilsynet.

Bydel Alna sikrer ikke at vedtak om støttekontakt og avlastning iverksettes til rett tid

Dato: 17. september 2014

Eli Sandnes Flateland
revisjonsleder

Marit Thorseth
revisor

Tonje Larsen
observatør

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Bydel Alna i perioden 17. mars 2014 - 17. september 2014. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn etter lov om kommunale helse- og omsorgstjenester § 12-3 og kommuneloven kapittel 10 A.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift

2. Beskrivelse av virksomheten

Bydel Alna har ca. 47 025 innbyggere.

Helse- og omsorgstjenestene ligger under avdelingen for Helse og mestring. Bydelen er organisert etter bestiller- og utførermodell. Det er Bestillerkontoret som fatter vedtak om brukerstyrt personlig assistanse, støttekontakt, avlastningstiltak, barnebolig og aldershjem.

Iverksetting av tjenestene er fordelt på tre utførerenheter: Fagsenter for barn og unge, Enhet for mestring og rehabilitering og Alna bo - og miljøarbeidertjeneste.

Fagsenter for barn og unge er ansvarlig for iverksetting av støttekontakt og avlastningstiltak for barn og unge under 18 år.

Enhet for rehabilitering og mestring er ansvarlig for rekruttering og iverksettelse av vedtak om støttekontakt for mennesker med psykiske helseplager.

Alna bo- og miljøarbeidertjeneste har ansvar for iverksettelse av brukerstyrt personlig assistanse, støttekontakt og avlastningstiltak for personer over 18 år.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 17. mars 2014.

Åpningsmøte ble avholdt 4. juni 2014.

Intervjuer
9 personer ble intervjuet.

Sluttmøte ble avholdt 5. juni 2014.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

4. Hva tilsynet omfattet

Temaet for tilsynet var å undersøke om kommunen sikrer at tjenestene ytes til rett tid. Det som ble undersøkt under tilsynet var:

• Om bydelen sikrer at vedtak fattes uten ugrunnet opphold/innen rimelig tid
• Om bydelen sikrer at innvilgede tjenester iverksettes til rett tid og at tjenesten ytes i det omfang som er bestemt i hele vedtaksperioden.
• Om bydelen sikrer at det foretas midlertidige vurderinger av om det er behov for kompenserende tiltak der vedtak ikke blir iverksatt innen rimelig tid.

5. Funn

Avvik 1:

Bydel Alna sikrer ikke at vedtak om støttekontakt og avlastning iverksettes til rett tid.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Pasient- og brukerrettighetsloven § 2-1 a jf. lov om kommunale helse- og omsorgstjenester § 3-2 , nr. 6 bokstav b og d, internkontrollforskriften § 4

Utdyping av kravet om at støttekontakt og avlastning skal iverksettes innen rimelig tid:

Retten til nødvendige omsorgstjenester etter § 2-la omfatter også at tjenester ytes til rett tid. I

utgangspunktet skal tjenester iverksettes umiddelbart. Dersom det er forhold som gjør at vedtak ikke kan iverksettes som forutsatt, må det vurderes om det skal settes inn midlertidige tiltak for å ivareta brukerens behov frem til vedtaket kan iverksettes. Hvis kommunen ikke iverksetter vedtak om støttekontakt fra det tidspunktet vedtaket angir eller innen tre uker har vurdert andre tiltak, så har ikke kommunen sikret at vedtak iverksettes til rett tid.

Avviket bygger på følgende:

Saksbehandlingstid

• Rapport fra Gerica viser at i 26 av 31 saker om støttekontakt i 2013 er saksbehandlingstiden over 4 uker.
• Rapport fra Gerica viser at i 6 av 9 saker om støttekontakt i 2014 hvor tjenesten er iverksatt er saksbehandlingstiden over 4 uker.
• Rapport fra Gerica viser at i 4 av 14 saker om individuell avlastning i 2013 er saksbehandlingstiden over 4 uker.
• Rapport fra Gerica viser at i 3 av 3 saker om boligavlastning i 2013 er saksbehandlingstiden over 4 uker.
• Under tilsynet fremkom det at ordinær saksbehandlingstid for støttekontakt og avlastning kunne strekke seg fra 3 - 8 uker.
• Bydelen har en prosedyre om behandling av søknad om støttekontakt og avlastning. Rutinen inneholder ikke noe om saksbehandlingstid.
• Bydelen har ikke vurdert maksimal saksbehandlingstid for søknader om støttekontakt.
• Det føres ikke systematisk kontroll med saksbehandlingstiden.

Iverksettelse

• Rapport fra Gerica viser at i 14 av 30 vedtak om støttekontakt i 2013 er iverksettelsestiden lenger enn 3 uker.
• Rapport fra Gerica viser at i 5 av 9 vedtak om støttekontakt som er iverksatt i 2014 er iverksettelsestiden lenger enn 3 uker.
• Rapport fra Gerica viser at av 22 vedtak om støttekontakt i fra 2014 er 17 vedtak ikke iverksatt, og av disse er 14 vedtak over 3 uker gamle.
• Rapport fra Gerica viser at i 7 av 15 vedtak om individuell avlastning i 2013 er iverksettelsestiden lenger enn 3 uker.
• Under tilsynet fremkom det at det ikke føres systematisk kontroll med om vedtakene iverksettes innen rimelig tid. Bydelen har heller ikke rutiner for dette.

Vurdering for behov for midlertidig tiltak

• I rutiner for iverksetting av støttekontakt og individuell avlastning står det at utførerkonsulent skal melde til saksbehandler på Bestillerkontoret om vedtak som ikke er iverksatt innen tre uker. Saksbehandler skal deretter vurdere behovet for midlertidig tiltak.
• Under tilsynet fremkom det at bydelen er kjent med disse rutinene og at det innvilges midlertidige tjenester i noen tilfeller. Det foretas likevel ikke en rutinemessig vurdering for behovet av midlertidige tiltak dersom vedtak ikke kan iverksettes innen 3 uker.

Avviksrapportering

• Bydelen har Kvalitetslosen som de ansatte har fått opplæring i, men ikke i hva det skal skrives avvik om.
• Det er ikke meldt avvik på ovennevnte tjenester i 2013 og 2014.
• Avvik er ikke etterspurt fra bydelens ledelse.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Kravet til internkontroll innebærer at kommunens ledelse har ansvar for å sikre etterlevelse av lovgivningen på helse- og omsorgstjenesteområdet gjennom systematisk styring og kontinuerlig forbedringsarbeid.

Tilsynsmyndighetene avdekket svikt vedrørende iverksettelse av støttekontakt og avlastning til rett tid.

Tilsynsmyndigheten vurderer at bydelens styringssystem er mangelfullt på dette lovområdet.

Det er et formelt og uformelt samarbeid mellom Bestillerkontoret og de tre utførerenhetene; Fagsenter for barn og unge, Enhet for mestring og rehabilitering og Alna bo - og miljøarbeidertjeneste. Det foreligger imidlertid ikke en rutinemessig vurdering for behovet av midlertidige tiltak dersom utførerenheten ikke klarer å iverksette et vedtak til rett tid.

Avvikssystemet er kjent, men det er ikke gitt klare føringer og rutiner på hva det skal skrives avvik på og håndtering av disse avvikene. Siden bydelen ikke har klare retningslinjer på dette området, er det uklart om og eventuelt når det skal skrives avvik. Det er derfor vanskelig for ledelsen å fange opp svikt når det gjelder saksbehandlingstid, iverksettelse og vurdering av behov for midlertidige tiltak slik at korrigerende tiltak kan settes i verk. For tjenestemottaker vil dette innebære lenger iverksettelsestid av vedtaket.

Når det gjelder rekruttering av individuelle avlastere og støttekontakt ser vi at det kan være vanskelig å oppfylle kravet til iverksettelse innen 3 uker. Dette på grunn av innhenting av politiattest, annonsering og eventuelt også brukers egne spesifikke krav. Likevel kreves det at bydelen har en rutinemessig vurdering for behovet av midlertidige tiltak dersom vedtak ikke blir iverksatt til rett tid.

7. Regelverk

Lov om pasient- og brukerrettigheter.

Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester.

Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker - forvaltningsloven. Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten.

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart
• Oversikt over kommunens internkontrollsystem
• Oversikt over gjennomsnittlig saksbehandlingstid
• Oversikt over gjennomsnittlig saksbehandlingstid for tjenestene avlastning (individuell, gruppe- og boligavlastning), støttekontakt og brukerstyrt personlig assistanse.
• Oversikt over vedtak som ikke er i verksatt (ventelister) på tjenestene støttekontakt og avlastning
• Oversikt over ansatte som har ansvar for å fatte vedtak.
• Oversikt over ansatte som har ansvar for å iverksette tjenestene.
• Prosedyrer for iverksetting av tjenester
• 8 vedtak om støttekontakt mf søknadsskjema og dokumentasjon på iverksetting
• 2 vedtak om aldershjem mf søknadsskjema og dokumentasjon på iverksetting
• 3 vedtak om barnebolig m/søknadsskjema og dokumentasjon på iverksetting
• 10 vedtak om avlastning ml søknadsskjema og dokumentasjon på iverksetting.
• 5 vedtak om BPA med søknadsskjema og dokumentasjon på iverksetting.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel av 17. mars 2014 tilsyn
• Diverse e-post korrespondanse i tidsrommet 28. mai 2014 -4. juni 2014
• Oversendelse av dokumentasjon fra Bydel Alna datert 23. april 2014
• Program datert 28. mai 2014. Dokumentasjon mottatt under tilsynet:
• Rapport fra Gerica over søknader, vedtak og iverksettelsestid for støttekontakt, avlastning og brukerstyrt personlig assistanse i perioden 1.januar 2014 -4. juni 2014.
• Oversikt over ikke iverksatte vedtak per 22. mai 2014 og 2. juni 2014
• Prosedyrer for saksbehandling av tjenestene støttekontakt, avlastning og brukerstyrt personlig assistanse.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Eli Sandnes Flateland, jurist -revisjonsleder
Marit Thorseth, statsviter -revisor
Tonje Larsen, jurist og sykepleier -observatør