Rapport fra tilsyn med lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen – kommunens ansvar for å sikre forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram ved Nav St. Hanshaugen 2015

Sammendrag

• Det ble ikke avdekket avvik eller påpekt merknader under tilsynet.

Tema for tilsynet er tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram (KVP). Gjennom tilsynet skal det undersøkes om kommunen ved sine styringsaktiviteter (internkontroll) sikrer at tjenesten KVP er tilgjengelig for alle potensielle deltakere, og at innholdet og omfanget i kvalifiseringsprogrammet er forsvarlig. For å undersøke dette tas det utgangspunkt i bestemmelsene om kvalifiseringsprogram med tilhørende stønad i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (STL) §§ 29, 30 og 31 samt i saksbehandlingskrav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift og i krav til internkontroll.

Målsettingen med tilsynet vil være å undersøke om:

• kommunen ved styringsaktiviteter med tilstrekkelig innhold og omfang, sikrer forsvarlig tildeling av KVP, herunder
  - om tjenesten er tilgjengelig
  - om det foretas forsvarlig kartlegging, vurdering og beslutning

• kommunen ved styringsaktiviteter med tilstrekkelig innhold og omfang, sikrer forsvarlig gjennomføring av KVP, herunder
  - om tidsfrist for iverksetting av program overholdes
  - om kommunen tilbyr tilpasset program
  - om kommunen driver oppfølgingsarbeid i henhold til lovkrav

Dato: 01.09.15

Elin Landsverk
revisjonsleder Rigmor Hartvedt
revisor

Agnethe Lurén
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Nav St. Hanshaugen i perioden 16.02.15 – 01.09.15. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med de individuelle tjenestene i STL kapittel 4, jf. STL § 9 og kommuneloven kapittel 10 A.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

St. Hanshaugen er en administrativ bydel i Oslo. Den har i overkant av 34000 innbyggere (pr 01.01.12). Bydelen er ledet av bydelsdirektør og har tre underavdelinger. Nav St. Hanshaugen er underlagt Velferds- og helseavdelingen. Nav-kontoret er organisert med to enhetsledere, en for de statlige og en for de kommunale tjenestene. Tilsynsmyndigheten har fått opplyst at enhetsleder for de statlige tjenestene skal slutte og at ny ansettelse er under utarbeidelse. Tjenesten KVP er lagt til seksjonen «Kvalifisering og tiltak», hvor det er seks veiledere som jobber med KVP. Denne seksjonen har en fagkonsulent som er stedfortreder for seksjonsleder, i tillegg til å ha egne deltakere. Nav-kontoret har et jobbesenter, «Jobbsenter og tiltaksrådgivning», som også er underlagt seksjonen «Kvalifisering og tiltak». Tilsynsmyndigheten har fått opplyst at alle nye brukere blir henvist til jobbsenteret dagen etter at de henvender seg til Nav-kontoret. Jobbsenteret blir brukt til jobbsøking, utarbeiding av CV, avklaring i forhold til oppmøtekompetanse og kartlegging mot arbeid. Jobbsenteret kan tilbys andre brukere av Nav-kontoret, også deltakere i KVP.

Pr 30.05.15 hadde Nav St. Hanshaugen 84 deltakere i program.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 16.02.15. På grunn av ferieavvikling ved Nav St. Hanshaugen ble endelig varsel, med nye datoer for tilsynet sendt 24.02.15. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Dokumentgjennomgang ble gjennomført 30.04.15.

Åpningsmøte ble avholdt 04.05.15.

Intervjuer 11 personer var innkalt til intervju. På grunn av fravær ble 10 personer intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 07.05.15.

4. Hva tilsynet omfattet

KVP er et av hovedvirkemidlene kommunen har i bekjempelsen av fattigdom. Deltakelse i program gir mulighet for tett og koordinert bistand for å komme i arbeid/aktivitet. KVP er en rettighet for personer som fyller inngangsvilkårene i STL § 29.

Tema for tilsynet var å undersøke om kommunen sikrer forsvarlig tildeling og gjennomføring av KVP.

Målsettingen med tilsynet var derfor å undersøke om:

• kommunen sikrer forsvarlig tildeling av KVP
• kommunen sikrer forsvarlig gjennomføring av KVP

Med forsvarlig tildeling menes at aktuelle kandidater identifiseres og gis tilstrekkelig informasjon om KVP. Videre at Nav-kontoret foretar en forsvarlig kartlegging, vurdering og beslutning ved behandling av søknader.

Når det gjelder forsvarlig gjennomføring, siktes det til at programmet iverksettes innen den lovbestemte tidsfristen på seks måneder etter søknad. Videre skal programmet som utformes være tilpasset den enkeltes behov og forutsetninger (individuelt tilpasset) og inneholde arbeidsrettede tiltak, arbeidssøking og eventuelt andre understøttende tiltak som kan være med på å forberede og støtte opp under overgang til arbeid. Programmene skal være helårlig og på full tid. Forsvarlig gjennomføring innebærer i tillegg at deltakerne får en tett og koordinert bistand. Programmet skal evalueres og justeres ved behov. Evalueringstidspunkt skal fremgå av programmet.

Tilsynsmyndigheten har sett at Nav St. Hanshaugen har gode journalnotater som viser hvordan deltakerne i KVP får tett og koordinert bistand. Journalnotatene viser på en god måte hvordan brukermedvirkningen er ivaretatt, hvordan deltakerne følges opp i program, hvordan programmet tilpasses den enkelte og at det foretas en evaluering i den enkeltes sak. Gjennom intervjuer, dokumentgjennomgang og gjennomlesing av saksmapper fremstår det tydelig for tilsynsmyndigheten at deltakerne ved Nav St. Hanshaugen får en god tildeling av KVP og at deltakerne får tett sosialfaglig oppfølging.

Tilsynsmyndigheten har videre sett at Nav St. Hanshaugen gjennom sine styringsaktiviteter regelmessig kontrollerer tildeling av KVP og gjennomføring av program, både i vedtakskontroller og stikkprøvekontroller. Nav St. Hanshaugen har på denne måten satt kontroll, evaluering og forbedring av tjenesten KVP, inn i et system som sikrer at prosedyrer og rutiner følges opp jevnlig og at praksis er i tråd med lov om sosiale tjenester i Nav.

5. Funn

Det ble ikke avdekket avvik eller påpekt merknader under tilsynet.

6. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Lov om arbeids- og velferdsforvaltningen
• Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Forskrift om rammer for delegering mellom stat og kommune om oppgaveutførelsen i de felles lokale kontorene i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Forskrift om kvalifiseringsprogram og kvalifiseringsstønad
• Rundskriv Hovednr. 35 - Lov om sosiale tjenester i NAV

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Nasjonale mål og prioriteringer 2015
• Tildelingsbrev 2015
• Årsbudsjett 2014
• Kommunebrev 2015
• Opplæringsplan ved Nav St. Hanshaugen
• Startinformasjon til nyansatte
• Bydelens årsberetning 2014
• Virksomhetsplan 2015
• Delegasjoner og fullmakter 2015
• Stillingsinstruks fagkonsulent
• Referat partnerskapsmøte 2014
• Organisasjonskart kommune pr. mars 2015
• Oversikt over statlige ansatte pr. mars 2015
• Avviksskjema
• Sjekkliste for rutiner i kvalifiseringsprogrammet
• Sjekkliste ved stikkprøvekontroll
• Henvisningsskjema til kvalifiseringsprogram
• Søknadsskjema
• Veiledning til arbeidsevnevurdering
• Informasjon til deltakere i kvalifiseringsprogram
• Huskeliste ved utarbeidelse av KVP-plan

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 30 saksmapper hvorav 2 vedtak om avslag, 13 vedtak om stans og 15 vedtak om innvilgelse

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn pr. brev av 24.02.15
• Program for gjennomføring av tilsyn pr. brev av 20.04.15
• E-poster og telefoner i forbindelse med innhenting av dokumentasjon, avklaringer og andre praktiske opplysninger

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Elin Landsverk, revisjonsleder
Agnethe Lurén, revisor
Rigmor Hartvedt, revisor