Rapport fra stikkprøvetilsyn med kommunens saksbehandlingstid i Askim kommune 2014

Fylkesmannen i Østfold

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik som ble påpekt innen det reviderte området. Gjennom stikkprøver har tilsynet undersøkt kommunens saksbehandlingstid ved tildeling av tjenestene som omfattes av helse- og omsorgstjenesteloven § 3-2 punkt 6 b, personlig assistanse og punkt 6d avlastningstiltak. Vi har funnet grunnlag for å be kommunen om å dokumentere søknadstidspunkt i alle saker. I tillegg ber vi om at kommunen systematisk dokumentere nye opplysninger og kontakt med bruker/ pårørende under vedtaksprosessen.

Dato: 9.12.14

Nina Westby Evensen
revisjonsleder

Atle Grønstøl
revisor

1. Bakgrunn for tilsynet

Fylkesmannen har gjennom klagebehandling og henvendelser fra brukere om tjenestene praktisk bistand og opplæring, støttekontakt, avlastning, omsorgslønn og brukerstyrt personlig assistanse, fått kunnskap om at behandlingstiden kan være lang for flere kommuner i Østfold. Vi var ikke før tilsynet kjent med hvordan tilstanden var i Askim kommune. Grunnlaget fra klagesaksbehandlingen var begrenset, kun en sak hittil i 2014.

Fylkesmannen skal etter helse- og omsorgstjenesteloven § 12-3 føre tilsyn med lovligheten av kommunens oppfyllelse av plikter pålagt i kapitlene 3 til 10 og §§ 11-2, 11-3 og 11-4.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Kommunen har en avdeling for tildeling av tjenester etter pasient- og brukerrettighetsloven/helse- og omsorgstjenesteloven. Avdelingen er ledet av virksomhetsleder for Åpen omsorg. Det øverste administrative nivået i kommunen består av to kommunalsjefer og rådmann.

3. Gjennomføring

Tilsynet omfattet følgende aktiviteter:

• Varsel om tilsyn ble sendt ut 18.8.14
• Tilsynsbesøk i kommunen 20.11.2014
• Tilsynsrapport

4. Hva tilsynet omfattet

Kommunens saksbehandlingstid på søknader om

Støttekontakt

• Praktisk bistand og opplæring
• Avlastning
• Omsorgslønn
• Brukerstyrt personlig assistanse

Under tilsynet ble også kommunens dokumentasjon av opplysninger og kontakt med bruker og pårørende i forbindelse med revurdering av søknader undersøkt.

5. Funn og vurdering

Ubehandlede søknader per 20.11.2014:

En ubehandlet søknad innkommet før 1. november 2014. Behandlingen var påbegynt, og kommunen ventet på tilsynstidspunktet på tilbakemelding fra søker.

Saksbehandlingstid sist behandlede saker:
Totalt ble 76 saker ble gjennomgått herav:
15 Støttekontakt
12 Praktisk bistand og opplæring
21 Avlastning
18 Omsorgslønn
7 Brukerstyrt personlig assistanse

I minst 10 av sakene, som ikke var revurderinger, manglet søknad og registering av eventuelt muntlig søknad. Saksbehandlingstid kunne derfor ikke beregnes for disse sakene. Der forvaltningsmelding eller journalnotat anga søknadstidspunkt, er dette lagt til grunn for vurderingen vår.

Der hvor søknader eller revurderingstidspunkt forelå, fant ikke tilsynet grunnlag for å påpeke for lang behandlingstid.

Dokumentasjon av nye opplysninger, kartlegging og kontakt med bruker/ pårørende ved revurdering av vedtak var mangelfull i nær alle de 33 revurderte sakene som ble gjennomgått. I flere av sakene var IPLOS ikke oppdatert, og kontakt med bruker og pårørende fremgikk ikke.

Ubehandlede klager

Ingen ubehandlede klager innkommet før 1.11.2014

Saksbehandlingstid behandlede klager

Kommunen har i 2014 behandlet 6 klager, herav 2 støttekontakt og 4 omsorgslønn. Tilsynet finner ikke grunnlag for å påpeke for lang saksbehandlingstid for 5 av sakene. I en sak mangler klagetidspunktet, slik at behandlingstiden ikke kan beregnes, men hensyntatt vedtaksdato, er det heller ikke her grunnlag for å si at behandlingstiden er for lang.

6. Fylkesmannens konklusjon

Funn 1:

I ti saker er ikke søknadstidspunktet dokumentert.

• muntlige søknader er ikke nedtegnet
• søknaden mangler
• søknadstidspunktet dokumenteres ikke, bare tidspunkt for når søknaden er skannet inn i saksbehandlingssystemet.

Når søknadstidspunktet ikke dokumenteres, bryter kommunen loven, jf helse- og omsorgstjenesteloven § 2-2 og forvaltningsloven § 11d.

Kommunen må iverksette tiltak for å sikre at søknadstidspunktet dokumenteres i alle saker, slik at saksbehandlingstiden kan overvåkes og tiltak iverksettes dersom behandlingstiden blir for lang.

Funn 2:

I forbindelse med revurdering av vedtak var dokumentasjon av opplysninger, kartlegging og kontakt med bruker og pårørende mangelfull i nær alle de 33 sakene som ble undersøkt.

• manglende dokumentasjon av kontakt med bruker og/ eller pårørende
• mangelfull oppdatering av IPLOS der det var nødvendig
• manglende dokumentasjon av innhenting av eventuelle nye opplysninger 

Når det ikke innhentes nye opplysninger, eller bruker/ pårørende ikke kontaktes i forbindelse med revurdering av vedtak, blir risikoen for stor for at vedtak som fattes, ikke er så godt opplyst som nødvendig, jf helse- og omsorgstjenesteloven § 2-2, forvaltningsloven § 17.

Nye opplysninger skal dokumenteres, og det bør også fremgå av saken, dersom det er kartlagt, om situasjonen er uendret. Kommunens plikt til å gi informasjon, jf helse- og omsorgstjenesteloven § 4-2a og brukers rett til å medvirke, jf pasient- og brukerrettighetsloven § 3-1 fordrer at brukermedvirkning også dokumenteres.

Kommunen må iverksette tiltak for å sikre at saken er tilstrekkelig opplyst før vedtak fattes, og at kartlegging, nye opplysninger og brukermedvirkningen dokumenteres.

7. Regelverk

• Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m (helse- og omsorgstjenesteloven).
• Lov om pasient og brukerrettigheter (pasient- og brukerrettighetsloven).
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven).

8. Dokumentunderlag

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:
Totalt ble 76 behandlede saker ble gjennomgått herav:
15 Støttekontakt
12 Praktisk bistand og opplæring
21 Avlastning
18 Omsorgslønn
7 Brukerstyrt personlig assistanse
1 ubehandlet søknad
6 klager

Alle dokumentene gjelder søknader om støttekontakt, praktisk bistand og opplæring, avlastning, omsorgslønn og brukerstyrt personlig assistanse.

9. Deltakere ved tilsynet

Deltakere fra kommunen

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Seniorrådgiver Nina Westby Evensen (revisjonsleder)
Seniorrådgiver Kari Riiser (revisor)
Seniorrådgiver Atle Grønstøl (revisor)