Rapport fra stikkprøvetilsyn med saksbehandlingstid i Eidsberg kommune 2014

Sammendrag

Fylkesmannens gjennomgang av saker/dokumenter i kommunen viser at kommunen ikke behandler alle søknader uten ugrunnet opphold som forutsatt i forvaltningsloven. 11 personer søkte i 2012 og 2013 om til sammen 20 tjenester som de i mai 2014 ennå ikke hadde fått svar på. Den lange saksbehandlingstiden kan medføre at brukere ikke får tjenester de har krav på i rett tid og at de ikke sikres et forsvarlig tjenestetilbud.

Dato: 18.6.2014

Kari Riiser
revisjonsleder

Nina Westby Evensen
(sign.) revisor

1. Bakgrunn for tilsynet

Kommunen har ikke fulgt opp Fylkesmannens avgjørelse i tilsynssak av 31.10.2013 med tilbakemelding fra kommunen innen 1.4.2014 om gjennomførte tiltak i styringssystemet for å unngå svikt og feil ved utsending av vedtak og tiltak for å overvåke saksbehandlingstiden på søknader og klager. I tillegg har Fylkesmannen i 2014 mottatt skriftlige og muntlige henvendelser om lang saksbehandlingstid.

Fylkesmannen skal etter helse- og omsorgstjenesteloven § 12-3 føre tilsyn med lovligheten av kommunens oppfyllelse av plikter pålagt i kapitlene 3 til 10 og §§ 11-2, 11-3 og 11-4.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Kommunen har samlet saksbehandlere (4 stillinger fordelt på 5 personer) for tildeling av tjenester etter pasient- og brukerrettighetsloven/helse- og omsorgstjenesteloven i et forvaltningskontor ledet av kommunalsjef. De behandler søknader om tjenester i 4 virksomheter ledet av 4 virksomhetsledere (Familiesenter, Bo- og dagtilbud voksne utviklingshemmede, Hjemmebaserte tjenester og Edwin Ruuds Omsorgssenter). De har hver sin saksportefølje og overlapper ikke hverandre.

3. Gjennomføring

Tilsynet omfattet følgende aktiviteter:

• Varsel om tilsyn ble sendt ut 11.4.2014
• Brev fra kommunen til Fylkesmannen av 23.4.2014 med dokumentasjon
• Avtale 29.4.2014 om endring av dato for tilsyn
• Tilsynsbesøk i kommunen 26.5.2014
• Tilsynsrapport

4. Hva tilsynet omfattet

Kommunens saksbehandlingstid på søknader om

• Støttekontakt
• Praktisk bistand og opplæring
• Avlastning
• Omsorgslønn
• Brukerstyrt personlig assistanse

5. Funn

Ubehandlede søknader 26.5.2014:

26 ubehandlede søknader innkommet før 1. april 2014 fra 17 brukere: 11 søknader om støttekontakt, hvorav 7 gjelder barn

• 1 søknad om praktisk bistand og opplæring
• 8 søknader om avlastning, hvorav 5 gjelder barn
• 6 søknader om omsorgslønn, hvorav 2 gjelder barn
• 3 personer har søkt om 5 tjenester i 2012
• 8 personer har søkt om 15 tjenester i 2013
• 6 søknader fra 2014, av disse var 3 kommet inn i januar 

Saksbehandlingstid sist behandlede saker:

28 ulike saker ble gjennomgått. I 3 saker fant vi ikke søknad. Saksbehandlingstid er derfor ikke beregnet.

Saksbehandlingstid varierte fra 672 dager til 6 dager.

3 saker hadde saksbehandlingstid på mer enn 67 dager: 672 dager (søknad inn juli  2012 -vedtak mai 2014) 351 dager (søknad inn april 2013 -vedtak mars 2014) 121 dager (søknad inn januar  2014 -vedtak mai 2014)

7 vedtak er revurdering av tidligere vedtak. Flere er datert 1-4 uker etter at tidligere vedtak var utløpt.

Ubehandlede klager

Ingen ubehandlede klager innkommet før 1. april 2014

Saksbehandlingstid  behandlede klager

10 sist behandlede klager var innkommet i perioden 22.3.2011 -25.4.2014. Klager fra 2011 og 2012 er lite aktuelle nå. Av de 5 resterende har 4 saksbehandlingstid fra 2 til 5 måneder. Den siste ser ikke ut til å være behandlet, men som om søker har iatt et alternativt tiltak.

6. Fylkesmannens vurdering og konklusjon

Fylkesmannens gjennomgang av saker viser at kommunen ikke behandler alle søknader uten ugrunnet opphold som forutsatt i forvaltningsloven.  11 personer søkte i 2012 og 2013 om til sammen 20 tjenester som de i mai 2014 ennå ikke hadde iatt svar på. Den lange saksbehandlingstiden kan medføre at brukere ikke iar tjenester de har krav på i rett tid og at de ikke sikres et forsvarlig tjenestetilbud. Kommunen har ikke organisert saksbehandlingen slik at samme saksbehandlingstid på søknad om samme type tjeneste sikres uavhengig av hvilken virksomhet som har ansvar for tjenesten.

Kommunen skal i følge forvaltningsloven § 11 a behandle søknader uten ugrunnet opphold. Helse- og omsorgstjenesteloven  § 4-1 fastslår at kommunen skal tilby og yte forsvarlige tjenester etter denne loven.

7. Regelverk

• Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m. (helse- og omsorgstjenesteloven)
• Lov om behandlingsmåten  i forvaltningssaker (forvaltningsloven)

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Kommunens flytskjema - saksbehandling av helse- og omsorgstjenester
• Kommunens organisasjonsmodell pr. 01.03.2014

Dokumentasjon  som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 28 ubehandlede søknader mottatt i kommunen før 1. april 2014
• 28 sist behandlede søknader
• 0 ubehandlede klager mottatt i kommunen før 1. april 2014
• 10 sist behandlede klager
  
  Alle dokumentene gjelder søknader om støttekontakt, praktisk bistand og opplæring, avlastning, omsorgslønn og brukerstyrt personlig assistanse.

Dokumentasjon mottatt etter "Tilbakemelding om funn".

• Rutiner ved forvaltningskontoret

9. Deltakere ved tilsynet

Deltakere fra kommunen

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene  deltok:
Seniorrådgiver Kari Riiser (revisjonsleder)
Seniorrådgiver Nina Westby Evensen (revisor)
Seniorrådgiver Atle Grønstøl (revisor)