Rapport fra tilsyn med kvalifiseringsprogrammet ved NAV Moss 2014

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogrammet.

Tilsynet har undersøkt om kommunen gjennom sitt internkontrollsystem påser at kvalifiseringsprogrammet er tilgjengelig for potensielle deltakere, og at kartleggings-, vurderings-, og beslutningsprosessene, samt innholdet og gjennomføringen av programmet, er forsvarlig. Ved undersøkelse om innholdet og gjennomføring av programmet er forsvarlig, ble det særlig vektlagt om tidsfristen for å iverksette program ble overholdt, om programmet er tilpasset deltakeren, og om oppfølgingen av deltakeren er forsvarlig.

Tilsynet avdekket to avvik:

• Moss kommune sikrer ikke at alle potensielle deltagere får tilstrekkelig informasjon om kvalifiseringsprogrammet.
• Moss kommune sikrer ikke i tilstrekkelig grad oppfølgingen av deltakerne i kvalifiseringsprogrammet.

Dato: 23.06.14

Dag M. Olsen
revisjonsleder

Jens R. Nygaard
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved NAV Moss i perioden 03.03.14 - 14.05.14. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i NAV § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å undersøke om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

Systemrevisjonen er gjennomført ved å granske styrings og saksdokumenter, ved intervjuer, og ved å se på informasjonen om kvalifiseringsprogrammet i NAV kontorets mottaksrom.

Rapporten omhandler to avvik som er avdekket under revisjonen, og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Moss kommune har i overkant av 30.000 innbyggere. NAV Moss har ca. 70 deltagere på kvalifiseringsprogrammet (KVP). Det fremkommer av virksomhetsplanen for 2014 at budsjettet for kvalifiseringsstønad er redusert med 2,8 millioner kroner fra 2013 til 2014, og at deltagerantallet må sees i sammenheng med dette, samtidig som KVP er en rettighet for dem som fyller kriteriene. Det fremkommer av tilsendte dokumenter at antallet er tenkt videreført i 2014.

NAV Moss er organisert i tre avdelinger: publikumsmottak, oppfølging 1 og oppfølging 2 med hver sin avdelingsleder. Det er veiledere i oppfølging 2 som har hovedansvaret for kvalifiseringsprogrammet (KVP). Det er opprettet egen fagansvarlig for KVP. Det er faste KVP møter hver 14.dag og 8 produksjonsdager i året hvor det arbeides med arbeidsevnevurdering, opplæring, vedtak osv.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 03.03.14.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 13.05.14

Intervjuer

7 ledere og ansatte ble intervjuet.

Det ble gjennomført befaring i publikumsmottaket.

Sluttmøte ble avholdt 14.05.14

4. Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet var å undersøke om kommunen sikrer forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram.

Målsettingen med tilsynet var derfor å undersøke om:

• kommunen sikrer forsvarlig tildeling av kvalifiseringsprogrammet, dvs. at tjenesten er tilgjengelig, og at det foretas forsvarlig kartlegging, vurdering og beslutning
• kommunen sikrer forsvarlig gjennomføring av kvalifiseringsprogrammet, dvs. om tidsfrist for å iverksette programmet overholdes, om kommunen tilbyr tilpasset program for deltakerne, og følger opp deltakerne.

5. Funn

Avvik 1

• Moss kommune sikrer ikke at alle potensielle deltagere får tilstrekkelig informasjon om kvalifiseringsprogrammet

Avvik 2

• Moss kommune sikrer ikke at deltagerne i kvalifiseringsprogrammet får tilstrekkelig oppfølging.

Avvik fra følgende myndighetskrav: STL §§ 4, 5,17, 29,30,31 og 42, forskrift om kvalifiseringsprogram og stønad § 1 og 2, lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker § 11, og forskrift om internkontroll i kommunalt NAV §§ 4 og 5

De ovennevnte avvik bygger på følgende observasjoner:

• Vi finner ikke at det det er gjort en helhetlig vurdering av hvordan informasjonsplikten skal ivaretas, herunder sikre at rett målgruppe får rett informasjon
• Det fremstår som uklart hvem som har ansvaret for å påse at det foreligger informasjon om KVP i publikumsmottaket
• Det mangler brosjyrer eller annen informasjon om KVP i publikumsmottaket
• Det foreligger ikke rutiner eller beskrivelse/sjekklister på hva som skal gis av informasjon eller kontroll av hvilken informasjon som gis til brukerne
• Det fremkommer ikke av programmene at disse er fulltid, dvs. 37 ½ time per uke, eller hvilke aktiviteter som skal gjennomføres
• Det fremgår ikke av programmet at det er helårlig
• Det finnes ikke beskrivelser på hva programmene skal inneholde eller hvordan de skal utarbeides
• Evaluering av programmene gjøres ikke systematisk i samarbeid med bruker
• Evalueringstidspunkter kommer ikke fram av programmene
• Det mangler beskrivelse av hva evalueringen skal inneholde
• Det er feil i kommunens rutine om KVP. Det følger av forskriften til KVP at evalueringstidspunktet skal fremkomme av programmet. I rutinen står det at det skal fremkomme av vedtaket
• Det er ikke foretatt en helhetlig risiko og sårbarhetsanalyse for KVP
• De tiltak som er iverksatt for å sikre nødvendig kompetanse, følges ikke opp av ledelsen for å sikre at de fungerer
• Det er ikke meldt avvik på KVP i risk manager som er kommunens avvikssystem
• Det er uklart hva som skal meldes av feil på tjenesten KVP
• Det er ikke foretatt en systematisk gjennomgang av internkontrollen
• Tilbakemelding fra brukerne samles ikke og benyttes ikke systematisk i forbedringsarbeidet

6. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (ikrafttredelse 01.01.10)
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (ikrafttredelse 01.01.70)
• Lov om arbeids- og velferdsforvaltningen (ikrafttredelse 01.07.06)
• Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen (ikrafttredelse 19.11.10)
• Forskrift om rammer for delegering mellom stat og kommune om oppgaveutførelsen i de felles lokale kontorene i arbeids- og velferdsforvaltningen (ikrafttredelse 26.01.07)
• Forskrift om kvalifiseringsprogram og kvalifiseringsstønad (ikrafttredelse 01.01.12)
• Rundskriv Hovednr. 35- Lov om sosiale tjenester i NAV, datert 22.06.12

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Virksomhetsplan for NAV Moss 2014
• Oversikt over ansatte
• Årsrapport 2013 for NAV Fylke
• Foreløpig disponeringsbrev 2014 til fylkene
• Nasjonale mål, hovedprioriteringer og tilskudd innenfor de sosiale tjenestene i arbeids- og velferdsforvaltningen 2014
• Reglement for delegering av myndighet fra rådmannen
• Oversikt over KVP veiledere, møtestruktur med mer
• Rutine for KVP
• KVP- mal
• Utskrift av mal – risk manager
• Serviceklage
• Opplæringsplan NAV Moss 2014
• Sjekkliste ved nyansettelse NAV Moss
• Kommunens nettside om KVP

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 30 saksmapper med brukere som var innvilget kvalifiseringsprogram, herunder
• 12 i elektroniske fagsystemer
• 10 avslag
• Søknadsskjema KVP
• Utdrag fra standarden for brukerrettet oppfølging i NAV

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Anne E. Temte, revisor
Kjersti Salberg, revisor
Jens R. Nygaard, revisor
Dag M. Olsen, revisjonsleder

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet