Rapport fra tilsyn med kommunens arbeid med løpende oversikt over helsetilstand og påvirkningsfaktorer etter folkehelseloven i Rakkestad kommune 2014

Sammendrag

Fylkesmannen i Østfold gjennomførte 14.11.2014 tilsyn med Rakkestad kommune.

Tilsynet var en del av det første landsomfattende tilsynet med kommunenes folkehelsearbeid som fylkesmennene gjennomfører høsten 2014 etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Tema for tilsynet var kommunens arbeid med løpende oversikt over befolkningens helsetilstand og de positive og negative faktorene som kan påvirke denne.

Målsettingen for tilsynet var å påse at kommuner som ikke hadde satt i gang systematisk, løpende oversiktsarbeid, kommer i gang med dette.   

Fylkesmennene fikk tillegg i oppdrag å foreta en kartlegging av det løpende oversiktsarbeidet i kommuner der det ble påvist at arbeidet var kommet i gang, og ut fra denne kartleggingen gi kommunen en veiledende vurdering av status for arbeidet.

Fylkesmannens konklusjon ved tilsynet:

Det ble ikke påvist avvik.

Dato: 26.11.2014

Solveig Hagelskjær
revisjonsleder

Torgunn Bakken
revisor

Svein Rønsen
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter tilsyn 14.11.2014 med Rakkestad kommune.

Tilsynet inngikk i det landsomfattende tilsynet med kommunenes folkehelsearbeid som fylkesmennene gjennomfører høsten 2014 etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.    

Tema for tilsynet var kommunens arbeid med løpende oversikt over befolkningens helsetilstand og de positive og negative faktorene som kan påvirke denne.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunens oppfyllelse av plikter pålagt i eller i medhold av §§ 4–9 og §§ 27–30 i lov om folkehelsearbeid (folkehelseloven).

Fylkesmannens tilsynsansvar og myndighet følger av folkehelseloven § 31, jf. kommuneloven § 10A.

Dette første landsomfattende tilsynet med kommunenes folkehelsearbeid har følgende innretning:  

1. Lovlighetskontroll
   Fylkesmannen undersøker om kommunen har kommet i gang med et løpende oversiktsarbeid. Der fylkesmannen konkluderer med avvik, følges kommunen opp til forholdene er rettet.
2. Veiledende vurdering av kommunens løpende oversiktsarbeid:
   I kommuner der fylkesmannen konkluderer med at et løpende oversiktsarbeid har kommet i gang, foretas en kartlegging av dette arbeidet. Fylkesmannen gir kommunen en tilbakemelding i form av en veiledende vurdering av status. Kommunene står fritt i forhold til om og i hvilken grad de følger opp denne vurdering.

2. Beskrivelse av kommunen

Rakkestad er en landbrukskommune med 8000 innbyggere. De seneste årene har kommunen hatt en jevn befolkningsvekst.  Fødselstallene holder seg stabile, og kommunen har en netto innflytting av mennesker i alle aldre. Innvandrerandelen er på 12 prosent.

I fremtiden vil antall unge pensjonister (64-74 år) og eldre over 80 år øke betydelig.  Etter 2025 vil kommunen ha en stor økning i antall eldre over 80.

Medianinntekten til husholdninger i Rakkestad ligger høyere enn Østfold og landet for øvrig. Kommunen har lav arbeidsledighet, men andel uføretrygdede under 45 år er høyere enn landsgjennomsnittet.

Rakkestad har en variert boligmasse, og med boligpriser som ligger under landsgjennomsnittet. Lett tilgang til gode leke- og rekreasjonsmuligheter legger til rette for fysisk aktivitet i hverdagen, både for barn og voksne. 

Den økonomiske situasjonen i kommunen er under kontroll, men med kontinuerlig behov for tjenestekorrigerende tiltak for å oppnå budsjettbalanse.

Sett fra et folkehelseperspektiv, er kommunens hovedutfordringer:

Utdanning: generelt lavere utdanningsnivå enn resten av landet, relativt høyt frafall fra videregående skole, samt noe dårligere leseferdigheter blant elevene i 5. klasse

Barnefattigdom, overvekt blant barn og relativt mange unge uføre

Livsstilsykdommer: høyere dødelighet av hjerte/kar sykdommer og lavere forventet levealder for menn

Rakkestad har en spesialist i samfunnsmedisin i 100 prosent stilling som folkehelserådgiver. Stillingen er plassert i stab underlagt rådmannen.

Rakkestad har siden 2002 vært med i partnerskapet Østfoldhelsa. 

3. Gjennomføringen av tilsynet

Varsel om tilsyn ble sendt ut 19.6. 2014.

Gjennomgang av aktuell informasjon forut for tilsynsbesøket: Se kapittel om dokumentunderlag

Åpningsmøte ble avholdt 14.11.2014.

Intervjuer 4 personer ble intervjuet.

Gjennomgang av dokumentasjon under tilsynsbesøket: Se oversikt i kapittel om dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 14.11.2014.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet kommunens arbeid med løpende oversikt over befolkningens helsetilstand og de positive og negative faktorene som kan påvirke denne (folkehelseloven §§ 5, 30, jf. 27, forskrift om oversikt over folkehelsen §§ 3 og 4).  

Bakgrunn for valget av løpende oversiktsarbeid som tilsynstema

Oversikt over helsetilstand og påvirkningsfaktorer er en nødvendig forutsetning for at kommunene skal ha et kunnskapsbasert grunnlag for planlegging og tiltak på folkehelseområdet. Kravet til kommunen om å ha slik oversikt var derfor et naturlig temavalg for det første landsomfattende tilsynet med kommunenes folkehelsearbeid.

Kommunene skal både ha løpende oversikt og hvert fjerde år (neste gang innen høsten 2016) ha utarbeidet et samlet oversiktsdokument som del av grunnlaget for sin planstrategi. Tilsyn med kommunens folkehelsearbeid skal være tilpasset kommunenes fireårige plansyklus. Siden det landsomfattende tilsynet skulle foregå høsten 2014, ble det rettet mot kommunenes løpende oversiktsarbeid.

Lovlighetskontrollen ved tilsynet

Tilsynet hadde som målsetting å påse at kommuner som ikke hadde satt i gang systematisk, løpende oversiktsarbeid, kom i gang med dette. Å ha kommet i gang innebærer at kommunen gjennom sin internkontroll har lagt til rette for at det løpende oversiktsarbeidet kan gjennomføres slik folkehelseloven og forskrift om oversikt over folkehelsen legger opp til, og at det er aktivitet på området.   

Det ble herunder undersøkt

• om arbeidet hadde en tilstrekkelig forankring i kommunens ledelse
• om det var avklart hvilke forhold det løpende ville være behov for å innhente oppdaterte opplysninger om
• om det var lagt til rette for å kunne benytte aktuelle sentrale og lokale kunnskapskilder  
• om det var lagt opp til at arbeidet med å innhente, gjennomgå og vurdere opplysningene hadde en tverrsektoriell innretning
• om oppgavefordeling var avklart og gjort kjent for involverte enheter/sektorer
• om det var sørget for at medarbeiderne hadde tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter til å utføre oppgavene sine, herunder om kommunen hadde sørget for å ha nødvendig samfunnsmedisinsk kompetanse
• om kommunens ledelse fulgte med på at det løpende oversiktsarbeidet var kommet i gang og at det pågikk aktiviteter på området

Kartlegging og veiledende vurdering av det løpende oversiktsarbeidet

I tillegg til selve lovlighetskontrollen, hadde det landsomfattende tilsynet som målsetting å bidra til at kommuner som allerede hadde startet opp et løpende oversiktsarbeid, videreutviklet dette. Med utgangspunkt i de aktuelle lovkravene foretok fylkesmannen i disse kommunene en kartlegging av kommunens løpende oversiktsarbeid. Kartleggingen dannet grunnlag for en tilbakemelding til kommunen i form av en veiledende vurdering av status for kommunens løpende oversiktsarbeid.

Folkehelseloven og forskrift om oversikt om oversikt over folkehelsen overlater i stor utstrekning til kommunen selv å vurdere, ut fra lokale forhold og prioriteringer, hva som er nødvendig innhold og omfang av opplysninger og vurderinger i kommunens løpende oversikt.

Aktuelle forhold som inngikk i fylkesmannens kartlegging og vurdering (ikke uttømmende):

• kommunens tilrettelegging/styring
• hvilke forhold kommunen hadde besluttet å følge med på sammenholdt med kommunens identifiserte folkehelseutfordringer
• om kommunen hadde tatt stilling til hvilke opplysninger som skulle innhentes fra hvilke kilder og i hvilken utstrekning opplysningene ble hentet inn
• i hvilket omfang det foregikk faglige vurderinger av innhentede opplysninger
• i hvilket omfang det forelå skriftlig dokumentasjon av opplysninger og vurderinger

5. Fylkesmannens konklusjon ved lovlighetskontrollen

Det ble ikke påvist avvik.

6. Fylkesmannens kartlegging og vurdering av status for kommunens løpende oversiktsarbeid

Faktagrunnlaget:

• Oversiktarbeidet er forankret i kommuneledelsen
• Ansvar og oppgaver er klart fordelt
• Kommunen har sørget for riktig kompetanse i oversiktsarbeidet. Kommuneoverlegen og folkehelserådgiver (som er spesialist i samfunnsmedisin) har ukentlige møter. Folkehelserådgiver har også ansvar for smittevern og miljørettet helsevern.
• Kommuneoverlege og folkehelserådgiver har faste møter med fastlegene. Der kan de utveksle informasjon knyttet til det løpende oversiktsarbeidet. Kommuneoverlegen har faste møter med sykehjem, hjembaserte tjenester og helsekoordinator. Informasjon som fremkommer i disse møtene blir delt med folkehelserådgiver.
• Kommunen har et tverrsektorielt folkehelsenettverk som har møter 3-4 ganger pr. år. Nettverket sikrer en bred forankring i organisasjonen og hensiktsmessig tverrfaglig perspektiv i arbeidet. I tillegg til representanter fra alle kommunale seksjoner inngår 2 representanter fra frivillig virksomhet.
• Rådmannens team og folkehelserådgiver har møte 1 gang pr. måned.
• Folkehelse er et gjennomgående tema i kommuneplanens samfunnsdel
• Av planstrategien fremgår det at kommunen ønsker å vektlegge dette temaet sterkere.
• Dette skal gjøres gjennom en snarlig rullering av kommuneplanens samfunnsdel og utarbeidelse av en oversikt over helsetilstand og påvirkningsfaktorer.
• Ny helse- og omsorgsplan skal gi føringer for folkehelsearbeidet
• Med bakgrunn i det løpende oversiktsarbeidet er det allerede utarbeidet utkast til dokument med oversikt over helsetilstand og påvirkningsfaktorer
• Utkastet til helseoversikt omhandler de faktorene som er fastsatt i oversiktforskriften, og opplysningene er innhentet fra hovedkildene angitt i folkehelseloven. Det omhandler en rekke positive og negative påvirkningsfaktorer og de viktigste helsetilstandene. Alle faktorene har vært gjenstand for faglige vurderinger. Med bakgrunn i disse vurderingene har kommunen identifisert de viktigste folkehelseutfordringene kommunen står overfor. Utkastet er lagt frem for kommunestyret 15.05.2014 og vil bli sluttbehandlet i første kvartal 2015.
• I kommunens årsberetning for 2013 fremgår det at folkehelse inngår som tema i alle relevante hovedplaner og fagplaner fastsatt i planstrategien. Det fremgår videre at oversiktsdokumentet er under utarbeidelse og blir ferdigstilt i 2014 og at folkehelserådgiver er i gang med sine arbeidsoppgaver.
• I kommunens handlings- og økonomiplan for 2014 og 2015 er folkehelsearbeidet, inkludert oversiktsarbeidet, grundig omtalt.

Vurdering av status:
Kommunens løpende oversiktsarbeid er i tråd med fastsatte krav i lov og forskrift. Arbeidet er tverrsektorielt, forankret i ledelsen og hensiktsmessig organisert. Involvert personell har riktig kompetanse. Dokumentet ”Helseoversikt og helsetilstand i befolkningen i Rakkestad” viser at kommunen har kommet svært langt på dette feltet.

7. Regelverk

• Lov 24. juni 2011 nr. 29 om folkehelsearbeid (folkehelseloven)
• Forskrift 28. juni 2012 nr. 692 om oversikt over folkehelsen

8. Dokumentunderlag

Oversikt over aktuell informasjon:

• Oversendt fra kommunen:
  - Organisasjonskart
  - Rådmannens administrative delegasjonsdokument med virkning fra 01.01.09
  - Kommunal planstrategi 2013-2016
  - Kommuneplan for Rakkestad kommune 2011-2022- samfunnsdel
  - Budsjett 2014- Handlings- og økonomiplan 2014-2017
  - Rakkestad kommune- årsberetning 2013
  - Utkast til helseoversikt og helsetilstand i befolkningen i Rakkestad- ”God oversikt- en forutsetning for god folkehelse av 15.05.2014
  - E- post med vedlegg av 23.10.14 med etterspurt informasjon
• Gjennomgått under tilsynsbesøket:
  - Budsjett 2015. Handlings- og økonomiplan 2015-2018
  - Referat fra møte rådmannens team

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra Fylkesmannen i Østfold deltok:
Svein Rønsen, ass. fylkeslege/revisor
Torgunn Bakken, jurist/revisor
Solveig Hagelskjær, jordmor/helsesøster/revisjonsleder

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet