Rapport fra tilsyn med Rakkestad kommunes arbeid med oppfølging av barn i kommunale fosterhjem 2014

Sammendrag

Statens helsetilsyn har som overordnet faglig ansvarlig for tilsyn med barnevernfeltet besluttet at det i 2014 skal gjennomføres landsomfattende tilsyn med kommunale barneverntjenester.

Fylkesmannen i Østfold gjennomførte i perioden 25.02.14 (varsel) – 28.08.14 (endelig rapport) tilsyn med Rakkestad kommunes:

• Oppfølging og kontroll av barnets situasjon i fosterhjemmet, jf bvl. § 4-5, 4-16 og 4-22
• Barnets medvirkning, jf  bvl. § 6-3 og barnekonvensjonens artikkel 12
• Råd og veiledning til fosterforeldre, jf  bvl. § 4-22

Det ble funnet ett avvik:

Rakkestad kommune sikrer ikke oppfølging og kontroll av barnets situasjon i alle fosterhjem.

Dato: 28.08.14

Anders Brandt
revisjonsleder

Atle Grønstøl
revisor

Line Sved Günther
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter gjennomført systemrevisjon ved Rakkestad kommune i perioden

25.02.14 (varsel) – 28.08.14 (endelig rapport). Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med den kommunale barneverntjenesten etter lov om barneverntjenester § 2-3 fjerde ledd.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved gransking av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Det ble avdekket ett avvik under revisjonen. Rapporten gir ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Rakkestad kommune har registrert litt i underkant av 8000 innbyggere og er Østfolds nest største kommune i areal.

Barneverntjenesten er organisert som en enhet i seksjon Familiesenter. Barneverntjenesten ledes av barnevernleder (avdelingsleder). Seksjon Familiesenter består for øvrig av helsestasjon/skolehelsetjenesten, fysioterapi- og ergoterapitjenesten, psykisk helsearbeid og aktivitet. Barnevernleder har økonomiansvar, personalansvar og faglig ansvar for barneverntjenesten. Barnevernleder rapporterer til seksjonsleder.

Barneverntjenesten i Rakkestad kommune hadde pr. 31.12.13 oppfølgingsansvar for 32 barn plassert i fosterhjem.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarselble utsendt 25. februar. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Saksmapper ble gjennomgått 23. april. Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 24. april

Intervjuer ble gjennomført 24. og 25. april 6 personer ble intervjuet.

Sluttmøte ble avholdt 25. april

4. Hva tilsynet omfattet

Formålet med dette tilsynet er å undersøke om kommunen gjennom sine styringstiltak sikrer at oppfølging og kontroll av barns situasjon i kommunale fosterhjem utføres i tråd med myndighetskrav jf. barnevernloven. Tilsynsmyndigheten har samtidig undersøkt om kommunen i dette arbeidet sikrer barns rett til medvirkning.

Kommunens arbeid med oppfølging og kontroll av barnets situasjon i fosterhjemmet:
Barneverntjenesten skal sikre at hvert enkelt barn som bor hele eller deler av sin oppvekst i fosterhjem, får tilfredsstillende omsorg. Barn i fosterhjem er ofte sårbare. Mange trenger ekstra vern og støtte. Både oppfølging og tilgjengelighet fra barneverntjenesten er nødvendig for å sikre at forholdene blir lagt til rette for at barnet skal få god omsorg.

Barnets rett til medvirkning
Barneverntjenesten skal legge til rette for at barnet blir sett og hørt i oppfølgingsarbeidet. Barnets mening skal tillegges vekt i samsvar med barnets alder og modenhet. En forutsetning for at barnet kan eller vil uttale seg, er at kommunen sikrer at barnet informeres. Barn som er fylt 7 år og yngre barn som er i stand til å danne seg egne synspunkter, skal informeres og gis anledning til å uttale seg før det tas avgjørelser i sak som berører dem. Barn over 15 år har partsrettigheter, hvis de forstår hva saken gjelder.

Råd og veiledning til fosterforeldre
En god oppfølging av fosterhjemmet er viktig for å bidra til god utviklingsstøtte til barnet. Oppdraget som fosterforeldre er å gi barnet et trygt og godt hjem. Fosterforeldrene skal sørge for at barnet følges opp i det daglige: skole- og opplæringstilbud, barnehage, helse, fritidsaktiviteter mv. En viktig forutsetning for å klare oppgaven er at fosterhjemmet og barneverntjenesten har et godt samarbeid, og at barneverntjenesten er tilgjengelig for å gi den oppfølging som er nødvendig med utgangspunkt i barnets behov.

5. Funn

Avvik:

• Rakkestad kommune sikrer ikke oppfølging og kontroll av barnets situasjon i alle fosterhjem. Funnene avviket bygger på:
• Kommunen har rutiner og prosedyrer for barneverntjenestens saksbehandling. Imidlertid finnes det ingen skriftlige prosedyrer/rutiner eller beskrivelse av hvordan oppfølgingen av fosterhjem skal skje og hva oppfølgingen skal inneholde.
• Kommunen har ikke utarbeidet rutiner/prosedyrer/sjekklister for hvordan fosterhjemsbesøk skal forberedes, gjennomføres og følges opp.
• Fosterhjemsbesøk er ikke et fast tema på barnevernmøtene, og det er ikke en omforent forståelse av hvordan fosterhjemsbesøk og samtaler med barn skal gjennomføres.
• Fosterhjemsbesøk er ikke gjennomført i alle saker. Halvårsrapporten for 2. halvår viser at 23 av 32 barn i fosterhjem ikke fikk det antall besøk loven krever.
• Det foreligger ikke en faglig vurdering i samtlige saker hvor det er gjort reduksjon i antall fosterhjemsbesøk fra 4 til 2. Det fremgår ikke om barnet er hørt i sakene.
• De fleste sakene har en omsorgsplan. Disse er imidlertid ikke aktivt brukt i oppfølgingsarbeidet. Det er ikke utarbeidet andre planer som angir hvordan oppfølgingen skal være i den enkelte sak.
• Samtaler med barn under fosterhjemsbesøk er ikke gjennomført i alle saker. Når samtaler gjennomføres, er det uklart hva som er innholdet og målet med samtalen.
• Det foreligger ikke dokumentasjon på hvorfor samtaler med barn ikke er gjennomført.
• Det foreligger fosterhjemsavtaler i samtlige saker, men det er ikke gjennomført årlig vurdering/evaluering av avtalen.
• Oppfølgingsmøter mellom barnevernleder og saksbehandler har ikke blitt fulgt opp som planlagt.
• Faglige avvik er nylig innarbeidet i kommunens avvikssystem. Det er uklart for ansatte hva som er avvik og hvordan de skal meldes.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Det følger av barnevernloven § 2-1 2. ledd at kommunen skal etablere systemer for internkontroll med egen virksomhet. Internkontroll handler om virksomhetens interne styring og egenkontroll. Internkontrollsystemet skal fungere som et ledelsesverktøy – et hjelpemiddel for systematisk styring og kontinuerlig forbedring, slik at myndighetskrav på området etterleves.

Rakkestad kommune har jobbet systematisk med å forbedre tjenestene, men dette har medført at fosterhjemsarbeidet ikke har vært like høyt prioritert som andre områder. Kommunen har i løpet av våren 2014 revidert rutinene for oppgaveløsningen i barneverntjenesten. Imidlertid foreligger det ikke rutiner, prosedyrer eller sjekklister i arbeidet med oppfølging av barn plassert i fosterhjem. Ansatte er usikre på hva som er ønsket praksis, og etterlyser beskrivelser av hvordan denne oppgaven skal utføres.

Det er etablert et system for rapportering fra barnevernleder til kommunens ledelse på tjenesteproduksjon, personalressurser og økonomi. Kommunen bruker det elektroniske avvikssystemet QM+, som våren 2014 har blitt utviklet til også å omfatte faglige avvik i barneverntjenesten. Ansatte har i svært liten grad meldt avvik skriftlig, og de er ikke godt nok kjent med hva som er avvik og hvordan de skal meldes.

Det avholdes faste barnevernmøter 2 ganger i uken der barnevernleder og alle ansatte møtes for å gjennomgå saker. Oppfølging av fosterhjem er ikke et fast tema på møtene. Det er opp til hver enkelt saksbehandler å bringe inn saker til drøfting. I tillegg har barnevernleder planlagt ukentlig møter med hver saksbehandler for å gjennomgå saker. Dette har ikke blitt gjennomført etter planen overfor alle ansatte.

Mangelen på skriftlige rutiner, prosedyrer og sjekklister gjør det vanskelig for den enkelte å gjøre seg kjent med hvordan barneverntjenesten har bestemt at oppfølging av fosterhjem skal utføres. Samtidig forsterkes konsekvensene av en slik mangel når praksis ikke systematisk etterspørres av ledelsen, og avvik ikke meldes. I sum blir det derfor vanskelig for ledelsen å følge med på at det arbeides systematisk og faglig forsvarlig i den enkelte sak. Fylkesmannen vurderer at dette representerer en for stor risiko for at barn som bor i fosterhjem ikke får den oppfølging de trenger for å sikre dem god nok omsorg.

7. Regelverk

• Lov om barneverntjenester
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• FNs barnekonvensjon
• Forskrift om fosterhjem
• Forskrift om Internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart og delegasjonsreglement
• Prosedyre for administrativ rapportering og møteoversikt
• Årsberetning 2012
• Oversikt over ansatte
• Funksjonsbeskrivelser for ansatte i barneverntjenesten
• Orientering om internkontroll i barneverntjenesten
• Rutinehåndbok for saksbehandling
• Melding og behandling av avvik og uønskede hendelser i Rakkestad kommune
• Brukermedvirkning
• Liste over barn med fosterhjemstiltak

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 20 saksmapper ble gjennomgått under tilsynsbesøket

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn datert 25.02.14
• Dokumentasjon fra kommunen mottatt 21.03.14
• Diverse korrespondanse pr. e-post og telefon
• Program for tilsynsbesøket sendt ut 09.04.14
• Oversendelse av foreløpig rapport datert

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Atle Grønstøl, seniorrådgiver
Line Sved Günther, rådgiver
Anders Brandt, rådgiver

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet