Rapport fra tilsyn med Kvalifiseringsprogrammet ved NAV Rygge 2014

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Tilsynet har undersøkt om kommunen gjennom sitt internkontrollsystem påser at kvalifiseringsprogrammet er tilgjengelig for potensielle deltakere, og at kartleggings-, vurderings-, og beslutningsprosessene, samt innholdet og gjennomføringen av programmet, er forsvarlig. Ved undersøkelse om innholdet og gjennomføring av programmet er forsvarlig, ble det særlig vektlagt om tidsfristen for å iverksette program ble overholdt, om programmet er tilpasset deltakeren, og om oppfølgingen av deltakeren er forsvarlig.

Tilsynet avdekket et avvik:

• Kommunen styrer ikke gjennom sin internkontroll slik at deltagerne i kvalifiseringsprogrammet får tilstrekkelig individuell tilpasning av program og tett og koordinert bistand.

Dag Marcussen Olsen
revisjonsleder

Jens R. Nygaard
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved NAV Rygge i perioden 25.08.14 - 05.11.14. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år og er en del av et landsomfattende tilsyn etter oppdrag fra Statens Helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i NAV § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

Systemrevisjonen er gjennomført ved å granske styrings- og saksdokumenter, ved intervjuer, og ved å se på informasjonen om kvalifiseringsprogrammet i NAV kontorets mottaksrom.

Rapporten omhandler et avvik som er avdekket under revisjonen, og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Rygge kommune har ca. 15000 innbyggere. NAV Rygge har 14 deltagere på kvalifiseringsprogrammet (KVP) på tilsynstidspunktet. NAV Rygge er organisert i tre avdelinger, oppfølging 1, 2 og 3 med hver sin avdelingsleder. Det er veiledere i oppfølging 2 som har hovedansvaret for KVP. Avdeling oppfølging 2 er under endring. Dette er begrunnet med at de ønsker en bedre arbeidsflyt, først og fremst for å øke kapasiteten for å gjennomføre arbeidsevnevurderinger og i oppfølgingsarbeidet. Det er også øremerket tre stillinger som skal jobbe med kvalifiseringsprogrammet, og som skal ha ansvaret for å gjennomføre arbeidsevnevurderinger når saker overføres fra oppfølging 1.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble sendt ut 25.08.2014. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 04.11.14.

Intervjuer

7 personer ble intervjuet.

Sluttmøte ble avholdt 05.11.14.

4. Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet var å undersøke om kommunen sikrer forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram.

Målsettingen med tilsynet var derfor å undersøke om:

• kommunen sikrer forsvarlig tildeling av kvalifiseringsprogrammet, dvs. at tjenesten er tilgjengelig for aktuelle deltagere, og at det foretas forsvarlige identifiseringsprosesser. Videre om kommunen sikrer at kartlegging, vurdering og beslutning er forsvarlig. Herunder at sakene er tilstrekkelig opplyst, at det foretas individuelle vurderinger og at brukermedvirkning blir ivaretatt.
• kommunen sikrer forsvarlig gjennomføring av kvalifiseringsprogrammet, dvs. om tidsfrist for å iverksette programmet overholdes, om kommunen tilbyr tilpasset program for deltakerne, og følger opp deltakerne.

5. Funn

Avvik

• Kommunen styrer ikke gjennom sin internkontroll slik at deltagerne i kvalifiseringsprogrammet får tilstrekkelig individuell tilpasning av program og tett og koordinert oppfølging.

Det ovennevnte avviket bygger på følgende observasjoner:

• Det mangler søknader for KVP i 13 av 14 saker
  Det er et krav om skriftlig saksbehandling i forvaltningen. Det er viktig at forhold av betydning dokumenteres. Det er også viktig at det foreligger en søknad for å kunne kontrollere om tidsfristen på 6 mnd. er overholdt.
• Det fremkommer ikke av programmene at disse er full tid, dvs. 37 ½ time per uke. Det følger av forskrift om KVP § 1 at programmet skal være på full tid altså 37 ½ time per uke.
• Det fremkommer ikke i programmet hvilke aktiviteter som skal gjennomføres ut over selve tiltaket.
  I de programmene vi undersøkte, fremkom det at deltageren var i et tiltak, men ut over dette var det ingen opplysninger om andre tiltak, eller hvordan deltageren skulle nytte tiden han/hun ikke var på tiltaket.
• Det fremgår ikke av programmet at det er helårlig.
  Med helårig menes at programmet skal følge et alminnelig arbeidsår med ferier og fridager. Det er ikke meningen at programmet skal legges opp etter sesongarbeid. Helårig program sikrer forutsigbarhet både når det gjelder oppfølging og økonomi.
• Evalueringstidspunkter kommer ikke frem av programmene.
  Det fremkommer av forskrift om kvalifiseringsprogrammet § 1 at det skal fremgå av programmet på hvilket tidspunkt det skal foretas evalueringer. En viktig side av et forsvarlig oppfølgingsarbeid er evaluering og justering av programmet. Dette må gjøres sammen med søker. Viktige forhold som må evalueres er fremdrift, deltagerens utvikling, endringsbehov, behov for å endre tiltak, oppfølgingsmetode og omfang og eventuelt å forlenge program.
• Brukermedvirkningen dokumenteres ikke ved utformingen av programmet.
  Det er en forutsetning at deltageren har et eierforhold til eget program. For at innholdet i programmet skal være forsvarlig, må det være individuelt tilpasset, noe som forutsetter brukermedvirkning. Programmet må inneholde arbeidsrettede tiltak, arbeidssøking og andre tiltak som støtter opp under og forbedrer overgangen til arbeid. Disse forholdene må dokumenteres på en slik måte at det er tydelig for brukeren, ansatte og ledelsen hvorfor brukerne har de tiltakene og de aktivitetene de har.
• Det er ikke meldt avvik på KVP
  Kommunen må sørge for at uheldige hendelser i oppfølgingsarbeidet fanges opp. Det må være klart hva som er uheldige hendelser, hvordan de skal meldes og til hvem.
  Kunnskapen skal videre benyttes i kommunens forbedringsarbeid. Når det ikke meldes avvik, må dette følges opp slik at ledelsen kan forsikre seg om hva som er årsaken til at det ikke meldes avvik.
• Det er uklart hva som skal meldes av feil på KVP
  Vi ser at kommunene har et avvikssystem, men som det fremkommer ovenfor, benyttes ikke dette for å melde avvik på KVP. Som et ledd i ledelsens ansvar for å sørge for at uheldige hendelser fanges opp, må ledelsen sørge for at det er klart hva som skal meldes av feil på tjenesten KVP.
• Vi har ikke sett at tilbakemeldinger fra brukerne benyttes systematisk i forbedringsarbeidet.
  Det skal gjøres bruk av erfaringer fra tjenestemottakere til å vurdere behov for endringer i gjennomføringspraksis. Dette kan gjøres f.eks. ved brukerundersøkelser eller annen systematisk oppsamling av tilbakemeldinger fra brukerne.
• Det brukes ikke skriftlige rutiner for KVP
  På de fleste NAV- kontor vil det være nødvendig at rutiner skrives ned. Isolert sett vil ikke denne observasjonen medføre at det foreligger et avvik, men når vi ser det i sammenheng med de andre funnene, mener vi at manglende rutiner er en medvirkende årsak til at deltagerne i kvalifiseringsprogrammet ikke får tilstrekkelig individuell tilpasning av program og tett oppfølging.

6. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (ikrafttredelse 01.01.10)
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (ikrafttredelse 01.01.70)
• Lov om arbeids- og velferdsforvaltningen (ikrafttredelse 01.07.06)
• Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen (ikrafttredelse 19.11.10)
• Forskrift om rammer for delegering mellom stat og kommune om oppgaveutførelsen i de felles lokale kontorene i arbeids- og velferdsforvaltningen (ikrafttredelse 26.01.07)
• Forskrift om kvalifiseringsprogram og kvalifiseringsstønad (ikrafttredelse 01.01.12)
• Rundskriv Hovednr. 35- Lov om sosiale tjenester i NAV, datert 22.06.12

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Oversendelsesbrev fra NAV Rygge med kommentarer
• Virksomhetsplan NAV Rygge 2014
• Delplaner til Virksomhetsplanen for NAV Rygge 2014
• Rutiner ved overføring av saker mellom Oppfølging 1 og Oppfølging 2
• Rutiner møtestruktur og oppgavefordeling
• Rutine for førstegangssamtale
• Rutine for godkjenning av vedtak
• Reglement for intern delegering
• Styring og kvalitetssystemet i Rygge kommune

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 14 saksmapper med brukere som var innvilget kvalifiseringsprogram
• Gjennomgang av elektroniske fagsystemer for 11 av deltagerne
• Brosjyre om kvalifiseringsprogrammet
• Ledelsesprinsipper

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Julia Undseth, observatør Helsetilsynet
Cecilie G. Engan, revisor
Jens R. Nygaard, revisor
Dag M. Olsen, revisjonsleder

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet