Rapport fra tilsyn med kommunens oppfølging av barn i fosterhjem Skiptvet kommune 2014

Sammendrag

Statens helsetilsyn har som overordnet faglig ansvarlig for tilsyn med barnevernfeltet besluttet at det i 2013 skal gjennomføres landsomfattende tilsyn med kommunale barneverntjenester.

Fylkesmannen i Østfold gjennomførte i perioden 04.06.13 – 28.08.14  tilsyn med Skiptvet kommunes:

• Oppfølging og kontroll av barnets situasjon i fosterhjemmet, jf  bvl. § 4-5, 4-16 og 4-22
• Barnets medvirkning, jf  bvl. § 6-3 og barnekonvensjonens artikkel 12
• Råd og veiledning til fosterforeldre, jf  bvl. § 4-22

Det ble ikke funnet avvik ved tilsynet.

Dato: 28.08.14

Maria Kjølberg Evensen
revisjonsleder

Atle Grønstøl
revisor

Line Sved Günther
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Skiptvet kommune, barneverntjenesten i perioden 14.02.14 – 28.08.14. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om barneverntjenester § 2-3 fjerde ledd.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved intervjuer, gransking av dokumenter og andre undersøkelser.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Skiptvet kommune er en landkommune i Indre Østfold med 3700 innbyggere. Kommunen oppgir på sine hjemmesider å være ”en landbrukskommune med til sammen om lag 200 gårdsbruk. Det er lite industri og de fleste arbeidsplasser er innen kommunal og statlig virksomhet. Skiptvet har ett sentrum, "Meieribyen", en kirke og to skoler - alt i nær tilknytning til sentrum. Kommunen og sentrum har de siste åra gjennomgått en sterk vekst. Målt i landssammenheng er Skiptvet blant de beste bokommuner.”

Barneverntjenesten er organisert som en avdeling av Familiens Hus i Skiptvet. Barneverntjenesten ledes av barnevernleder som også er leder av Familiens Hus. Familiens Hus inneholder ved siden av barneverntjenesten; helsestasjon, ungdomsleder og bolig for mindreårige flyktninger. Familiens Hus er organisert som en del av virksomhet NAV. Virksomheten ledes av virksomhetsleder, som er underlagt rådmannen.

Barneverntjenesten har 3,5 stilling til saksbehandling på barnevernområdet. Pr i dag arbeider 2 saksbehandlere i 100 % stillinger, en i 80 % og en i 70 %. I tillegg har de en merkantil medarbeider i 30 % stilling og barnevernleder i 100 % stilling.

Skiptvet har hatt en stor vekst i antallet alvorlige barnevernssaker det siste året og har i løpet av 2013 og så langt i år gjennomført 17 plasseringer. Pr. 15.03.14 hadde kommunen oppfølgingsansvar for 26 barn plassert i fosterhjem.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 14.02.14. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitelet ”Dokumentunderlag”.

Åpningsmøte ble avholdt 09.04.14.

Intervjuer

6 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapittelet ”Dokumentunderlag”.

Sluttmøte ble avholdt 10.04.14.

4. Hva tilsynet omfattet

Formålet med dette tilsynet er å undersøke om kommunen gjennom sine styringstiltak sikrer at oppfølging og kontroll av barns situasjon i kommunale fosterhjem utføres i tråd med myndighetskrav jf. barnevernloven. Tilsynsmyndigheten har samtidig undersøkt om kommunen i dette arbeidet sikrer barns rett til medvirkning, og at fosterforeldre får nødvendig råd og veiledning i forbindelse med oppdraget.

Kommunens arbeid med oppfølging og kontroll av barnets situasjon i fosterhjemmet:

Barneverntjenesten skal sikre at hvert enkelt barn som bor hele eller deler av sin oppvekst i fosterhjem, får tilfredsstillende omsorg. Barn i fosterhjem er ofte sårbare. Mange trenger ekstra vern og støtte. Både oppfølging og tilgjengelighet fra barneverntjenesten er nødvendig for å sikre at forholdene blir lagt til rette for at barnet skal få god omsorg.

Barnets rett til medvirkning

Barneverntjenesten skal legge til rette for at barnet blir sett og hørt i oppfølgingsarbeidet. Barnets mening skal tillegges vekt i samsvar med barnets alder og modenhet. En forutsetning for at barnet kan eller vil uttale seg, er at kommunen sikrer at barnet informeres. Barn som er fylt 7 år og yngre barn som er i stand til å danne seg egne synspunkter, skal informeres og gis anledning til å uttale seg før det tas avgjørelser i sak som berører dem. Barn over 15 år har partsrettigheter, hvis de forstår hva saken gjelder.

Råd og veiledning til fosterforeldre

En god oppfølging av fosterhjemmet er viktig for å bidra til god utviklingsstøtte til barnet. Oppdraget som fosterforeldre er å gi barnet et trygt og godt hjem. Fosterforeldrene skal sørge for at barnet følges opp i det daglige: skole- og opplæringstilbud, barnehage, helse, fritidsaktiviteter mv. En viktig forutsetning for å klare oppgaven er at fosterhjemmet og barneverntjenesten har et godt samarbeid, og at barneverntjenesten er tilgjengelig for å gi den oppfølging som er nødvendig med utgangspunkt i barnets behov.

5. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Det følger av barnevernloven § 2-1 2. ledd at kommunen skal etablere systemer for

internkontroll med egen virksomhet. Internkontroll handler om virksomhetens interne styring og egenkontroll. Internkontrollsystemet skal fungere som et ledelsesverktøy – et hjelpemiddel for systematisk styring og kontinuerlig forbedring, slik at myndighetskrav på området etterleves. Skiptvet kommune gjennomførte en forvaltningsrevisjon i barneverntjenesten våren 2013 med tema ”Fosterhjem”. I revisjonsrapporten kommer det fram en rekke forbedringspunkter for fosterhjemsarbeidet i kommunen.

Skiptvet kommune har planlagt arbeidet med oppfølging av barn i fosterhjem gjennom å utarbeide et internkontrolldokument for tjenesten. Tjenesten har hatt en vesentlig oppgaveøkning det siste året, og arbeidet med å videreføre og følge opp dokumentet er stilt i bero som følge av det. Tjenesten har etablert rutiner for fosterhjemsarbeidet gjennom å benytte ”Rutinehåndboken for kommunenes arbeid med fosterhjem”. Kommunen er i gang med å implementere nye maler for å dokumentere fosterhjemsbesøk. Det er etablert faste møtepunkter mellom de ulike styringsnivåene fra rådmannsnivå, virksomhetsleder og til barnevernleder. Barnevernleder har faste møter med saksbehandlere med fokus blant annet på oppfølgingsbesøk, utfordringer, prioriteringer, avvik osv. Leder leser alle tilsynsrapporter.

Fylkesmannen vurderer at ledelsen har god oversikt over fosterhjemsarbeidet, og at den øvrige ledelsen i kommunen er godt orientert om oppgavene og utfordringene kommunen har på barnevernområdet. Avvik meldes muntlig, og barnevernleder følger opp avvikene og retter dem, eller de meldes videre til virksomhetsleder. Det er ikke noe system for systematisering og registrering av avvik.

Fylkesmannen vurderer at behovet for systematikk og utvikling av tjenesten er kjent, og at ansvaret kommunen har for å bedre tjenesten er erkjent. Det er igangsatt et viktig arbeid for å sikre styring med tjenesten. Arbeidet er forankret i både administrativ og politisk ledelse i kommunen. Fylkesmannen vurderer at det planlagte arbeidet for å videreutvikle sjekklister, prosedyrer, møtestruktur, brukermedvirkning og internkontroll for øvrig vil bidra til å gjøre tjenesten mer robust.

6. Regelverk

• Lov om barneverntjenester
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• FNs barnekonvensjon
• Forskrift om fosterhjem
• Forskrift om Internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Internkontroll i barneverntjenesten, med følgende kapitler:
  Mål for tjenesten
  Organisering og oppgaver
  Stillingsbeskrivelser og oversikt over ansatte med kompetanse
  Tilgang til lover og forskrifter
  Kompetansebehov
  Medvirkning
  Erfaringer fra barn, foreldre og andre instanser
  Risikoanalyse og forebyggende tiltak
• Liste over barn med fosterhjemstiltak
• Rutinehåndbok for kommunenes fosterhjemsarbeid

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Referat fra fosterhjemsbesøk

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn datert 14.02.14
• Program for tilsyn datert 25.03.14

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Atle Grønstøl, seniorrådgiver
Line Sved Günther, rådgiver
Maria Kjølberg Evensen, rådgiver
Runa Madsen, seniorrådgiver Statens Helsetilsyn

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet