Rapport fra tilsyn med kommunens arbeid med løpende oversikt over helsetilstand og påvirkningsfaktorer etter folkehelseloven i Eidsberg kommune 2016

Sammendrag

Fylkesmannen i Østfold gjennomførte 14.4.16 tilsyn med Eidsberg kommune.

Tema for tilsynet var kommunens arbeid med løpende oversikt over befolkningens helsetilstand og de positive og negative faktorene som kan påvirke denne.

Målsettingen for tilsynet var å påse at kommuner som ikke hadde satt i gang systematisk, løpende oversiktsarbeid, kommer i gang med dette.   

Fylkesmannens konklusjon ved tilsynet:

Det ble ikke påvist avvik.

Dato: 2.5.16

Solveig Hagelskjær
revisjonsleder   

Torgunn Bakken
revisor

Svein Rønsen
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter tilsyn 14.4.16 med Eidsberg kommune.

Tema for tilsynet var kommunens arbeid med løpende oversikt over befolkningens helsetilstand og de positive og negative faktorene som kan påvirke denne.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunens oppfyllelse av plikter pålagt i eller i medhold av §§ 4–9 og §§ 27–30 i lov om folkehelsearbeid (folkehelseloven).

Fylkesmannens tilsynsansvar og myndighet følger av folkehelseloven § 31, jf. kommuneloven § 10A.

Tilsynet med kommunenes folkehelsearbeid har følgende innretning:  

1. Lovlighetskontroll
   Fylkesmannen undersøker om kommunen har kommet i gang med et løpende oversiktsarbeid. Der fylkesmannen konkluderer med avvik, følges kommunen opp til forholdene er rettet.
2. Veiledende vurdering av kommunens løpende oversiktsarbeid:
   I kommuner der fylkesmannen konkluderer med at et løpende oversiktsarbeid har kommet i gang, foretas en kartlegging av dette arbeidet. Fylkesmannen gir kommunen en tilbakemelding i form av en veiledende vurdering av status. Kommunene står fritt i forhold til om og i hvilken grad de følger opp denne vurdering.

2. Beskrivelse av kommunen

Eidsberg kommune har ca. 11 400 innbyggere. Eidsberg ligger sentralt i Indre Østfold og består av grendene Eidsberg, Trømborg, Slitu, Hærland og byen Mysen.

Folkehelseoversikten for Eidsberg 2015 viser at kommunen har ulike utfordringer innenfor folkehelse. Kommunen har en høy andel barn/ unge i lavinnteksthusholdninger, og utdanningsnivået er lavere sammenlignet med fylket og landet. Det er et høyt forbruk av medikamenter i kommunen, og det er flere hoftebrudd i Eidsberg sammenlignet med fylket og landet.

Folkehelseoversikten inngår i kommunens planstrategi.

Et overordnet mål i kommuneplanens samfunnsdel (2015-2027) er flere leveår med god helse for den enkelte og reduserte sosiale helseforskjeller hos innbyggerne.

Kommunen jobber for tidlig innsats og godt samarbeid mellom familier, familiesenteret, NAV, barnehage og skole, blant annet gjennom satsningen i «Syvmilssteget».

Eidsberg kommune har jobbet aktivt med folkehelse siden begynnelsen av 2000-tallet. Kommunen har deltatt som partner i Østfoldhelsa (Folkehelseprogrammet) siden 2002.

Det etableres nå frivilligsentral i kommunen i samarbeid med Kirkens bymisjon.

3. Gjennomføringen av tilsynet

Varsel om tilsyn ble sendt ut 25.1.16.

Gjennomgang av aktuell informasjon forut for tilsynsbesøket: Se kapittel om dokumentunderlag

Åpningsmøte ble avholdt 14.4.16.

Intervjuer

5 personer ble intervjuet.

Gjennomgang av dokumentasjon under tilsynsbesøket: Se oversikt i  Se kapittel om dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 14.4.16

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet kommunens arbeid med løpende oversikt over befolkningens helsetilstand og de positive og negative faktorene som kan påvirke denne (folkehelseloven §§ 5, 30, jf. 27, forskrift om oversikt over folkehelsen §§ 3 og 4).  

Bakgrunn for valget av løpende oversiktsarbeid som tilsynstema

Oversikt over helsetilstand og påvirkningsfaktorer er en nødvendig forutsetning for at kommunene skal ha et kunnskapsbasert grunnlag for planlegging og tiltak på folkehelseområdet. Kravet til kommunen om å ha slik oversikt var derfor et naturlig temavalg for det første landsomfattende tilsynet med kommunenes folkehelsearbeid.

Kommunene skal både ha løpende oversikt og hvert fjerde år (neste gang innen høsten 2019) ha utarbeidet et samlet oversiktsdokument som del av grunnlaget for sin planstrategi. Tilsyn med kommunens folkehelsearbeid skal være tilpasset kommunenes fireårige plansyklus.

Lovlighetskontrollen ved tilsynet

Tilsynet hadde som målsetting å påse at kommuner som ikke hadde satt i gang systematisk, løpende oversiktsarbeid, kom i gang med dette. Å ha kommet i gang innebærer at kommunen gjennom sin internkontroll har lagt til rette for at det løpende oversiktsarbeidet kan gjennomføres slik folkehelseloven og forskrift om oversikt over folkehelsen legger opp til, og at det er aktivitet på området.   

Det ble herunder undersøkt

• om arbeidet hadde en tilstrekkelig forankring i kommunens ledelse
• om det var avklart hvilke forhold det løpende ville være behov for å innhente oppdaterte opplysninger om
• om det var lagt til rette for å kunne benytte aktuelle sentrale og lokale kunnskapskilder  
• om det var lagt opp til at arbeidet med å innhente, gjennomgå og vurdere opplysningene hadde en tverrsektoriell innretning
• om oppgavefordeling var avklart og gjort kjent for involverte enheter/sektorer
• om det var sørget for at medarbeiderne hadde tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter til å utføre oppgavene sine, herunder om kommunen hadde sørget for å ha nødvendig samfunnsmedisinsk kompetanse
• om kommunens ledelse fulgte med på at det løpende oversiktsarbeidet var kommet i gang og at det pågikk aktiviteter på området

Kartlegging og veiledende vurdering av det løpende oversiktsarbeidet

I tillegg til selve lovlighetskontrollen, har tilsynene i år  som målsetting å bidra til at kommuner som allerede hadde startet opp et løpende oversiktsarbeid, videreutviklet dette.

Folkehelseloven og forskrift om oversikt om oversikt over folkehelsen overlater i stor utstrekning til kommunen selv å vurdere, ut fra lokale forhold og prioriteringer, hva som er nødvendig innhold og omfang av opplysninger og vurderinger i kommunens løpende oversikt.

Aktuelle forhold som inngikk i fylkesmannens kartlegging og vurdering (ikke uttømmende):

• kommunens tilrettelegging/styring
• hvilke forhold kommunen hadde besluttet å følge med på sammenholdt med kommunens identifiserte folkehelseutfordringer
• om kommunen hadde tatt stilling til hvilke opplysninger som skulle innhentes fra hvilke kilder og i hvilken utstrekning opplysningene ble hentet inn
• i hvilket omfang det foregikk faglige vurderinger av innhentede opplysninger
• i hvilket omfang det forelå skriftlig dokumentasjon av opplysninger og vurderinger

5. Fylkesmannens konklusjon ved lovlighetskontrollen

Det ble ikke påvist avvik.

6. Fylkesmannens kartlegging og vurdering av status for kommunens løpende oversiktsarbeid

Fakta om kommunens oversiktsarbeid:

• Kommunen fullførte sin første folkehelseoversikt i november 2015. Det vurderes å oppdatere oversiktsdokumentet årlig. Oversiktsdokumentet skal gjennomgås med politikerne i mai 2016.
• Oversikten ble utarbeidet av folkehelsekoordinator, kommuneoverlege og kommunepsykolog
• Oversikten bygger på data fra 26 ulike kilder og inneholder alle forskriftsfestede elementer
• Kommunen har sikret samfunnsmedisinsk kompetanse for å vurdere innsamlet informasjon. Det er inngått en samarbeidsavtale for kommuneoverlegene i Askim og Eidsberg. Disse inngår også i et samarbeid med kommuneoverlegene i de 5 kommunene i Indre Østfold. Kommunen har samarbeid med Helsehuset i Indre Østfold om miljørettet helsevern.
• Oversiktsarbeidet er forankret hos rådmannen
• Kommunen har en tverrfaglig folkehelsegruppe der de 3 kommunale nettverkene er representert. I den tverrfaglige folkehelsegruppen inngår også folkehelsekoordinator, kommuneoverlege og kommunepsykolog. Disse nettverkene er for helse- og omsorgstjenester, for oppvekst og for samfunn og utvikling. Kommunalsjef inngår i alle de 3 nettverkene.
• Kommunen har en folkehelsekoordinator som også arbeider med den kommunale planstrategien

7. Regelverk

Lov 24. juni 2011 nr. 29 om folkehelsearbeid (folkehelseloven) (https://lovdata.no/dokument/NL/lov/2011-06-24-29)

Forskrift 28. juni 2012 nr. 692 om oversikt over folkehelsen (https://lovdata.no/dokument/SF/forskrift/2012-06-28-692)

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Folkehelseoversikt –Eidsberg 2015
• Kommuneplanens samfunnsdel-2015-2027
• Organisasjonskart
• Vedtatt planstrategi for Askim kommune og Eidsberg kommune
• Økonomi og Handlingsplan 2016-2019
• Årsmelding 2014
• Kommuneoverlegens oppgaver
• Kort beskrivelse av internkontroll i Eidsberg kommune
• Saksframlegg med vedtak- delegasjon av myndighet etter lov om folkehelse

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Avtale om samarbeid og arbeidsfellesskap mellom kommuneoverlegene i Askim og Eidsberg kommuner, datert 15.8.15 og 10.9.15
• Notat om evaluering av samarbeidsavtalen i 2015
• Mandat for kommuneoverlegefellesskapet i Indre Østfold
• Utskrift av møtebok til kommunestyresak om tilpasning av kommunens organisasjonsstruktur
• Verdiplakaten, Eidsberg kommune

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen i Østfold

• E- poster av 21,22,29 og 30.mars 2016

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra Fylkesmannen i Østfold deltok:

• Svein Rønsen,ass.fylkeslege/revisor
• Torgunn Bakken,jurist/revisor
• Solveig Hagelskjær,jordmor/helsesøster/revisjonsleder