Rapport fra tilsyn med kommunens arbeid med løpende oversikt over helsetilstand og påvirkningsfaktorer etter folkehelseloven i Hobøl kommune 2016

Sammendrag

Fylkesmannen i Østfold gjennomførte 15.4.16 tilsyn med Hobøl kommune.

Tema for tilsynet var kommunens arbeid med løpende oversikt over befolkningens helsetilstand og de positive og negative faktorene som kan påvirke denne.

Målsettingen for tilsynet var å påse at kommuner som ikke hadde satt i gang systematisk, løpende oversiktsarbeid, kommer i gang med dette.   

Fylkesmannens konklusjon ved tilsynet:

Det ble påvist ett avvik:

Hobøl kommune har ikke kommet i gang med organisert løpende oversiktsarbeid, jf. folkehelseloven §§ 5,27 og 30, og forskrift om oversikt over folkehelsen § 4, jf. § 3.

Dato: 1.6.16

Solveig Hagelskjær
revisjonsleder

Torgunn Bakken
revisor

Svein Rønsen
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter tilsyn 15.4.16 med Hobøl kommune.

Tema for tilsynet var kommunens arbeid med løpende oversikt over befolkningens helsetilstand og de positive og negative faktorene som kan påvirke denne.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunens oppfyllelse av plikter pålagt i eller i medhold av §§ 4–9 og §§ 27–30 i lov om folkehelsearbeid (folkehelseloven).

Fylkesmannens tilsynsansvar og myndighet følger av folkehelseloven § 31, jf. kommuneloven § 10A.

Dette første landsomfattende tilsynet med kommunenes folkehelsearbeid har følgende innretning:  

1. Lovlighetskontroll
   Fylkesmannen undersøker om kommunen har kommet i gang med et løpende oversiktsarbeid. Der fylkesmannen konkluderer med avvik, følges kommunen opp til forholdene er rettet.
2. Veiledende vurdering av kommunens løpende oversiktsarbeid:
   I kommuner der fylkesmannen konkluderer med at et løpende oversiktsarbeid har kommet i gang, foretas en kartlegging av dette arbeidet. Fylkesmannen gir kommunen en tilbakemelding i form av en veiledende vurdering av status. Kommunene står fritt i forhold til om og i hvilken grad de følger opp denne vurdering.

2. Beskrivelse av kommunen

Hobøl kommune har ca.5000 innbyggere. Folkehelseprofilen for 2015 og 2016 viser at Hobøl kommune har mange utfordringer på levekårsområdet. Frafall i videregående skole er et av dem. Hobøl kommune har deltatt i partnerskapet Østfoldhelsa fra 2010. Kommunen er en ROBEK kommune og på bakgrunn av dårlig økonomi over en lengre periode har folkehelsearbeidet blitt nedprioritert. Kommunen har ansatt folkehelsekoordinator i 5 prosent stilling fra 2012. Kommuneoverlegen er ansatt i 20 prosent stilling.  I gjeldende planstrategi inngår det å utarbeide en Folkehelseplan i 2016.

Folkehelse har en fremtredende plass i flere av kommunens styrende dokumenter, som kommuneplan, økonomiplan og i årsmeldinger.  Folkehelsehensyn inngår også i kommunens saksbehandlingsmal.

3. Gjennomføringen av tilsynet

Varsel om tilsyn ble sendt ut 25.1 2016.

Gjennomgang av aktuell informasjon forut for tilsynsbesøket: Se kapittel om dokumentunderlag

Åpningsmøte ble avholdt 15.4.16.

Intervjuer

5 personer ble intervjuet.

Gjennomgang av dokumentasjon under tilsynsbesøket:  Se kapittel om dokumentunderlag

Sluttmøte ble avholdt 15.4.16.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet kommunens arbeid med løpende oversikt over befolkningens helsetilstand og de positive og negative faktorene som kan påvirke denne (folkehelseloven §§ 5, 30, jf. 27, forskrift om oversikt over folkehelsen §§ 3 og 4).  

Bakgrunn for valget av løpende oversiktsarbeid som tilsynstema

Oversikt over helsetilstand og påvirkningsfaktorer er en nødvendig forutsetning for at kommunene skal ha et kunnskapsbasert grunnlag for planlegging og tiltak på folkehelseområdet. Kravet til kommunen om å ha slik oversikt var derfor et naturlig temavalg for det første landsomfattende tilsynet med kommunenes folkehelsearbeid.

Kommunene skal både ha løpende oversikt og hvert fjerde år (neste gang innen høsten 2016) ha utarbeidet et samlet oversiktsdokument som del av grunnlaget for sin planstrategi. Tilsyn med kommunens folkehelsearbeid skal være tilpasset kommunenes fireårige plansyklus. Siden det landsomfattende tilsynet skulle foregå høsten 2014, ble det rettet mot kommunenes løpende oversiktsarbeid.

Lovlighetskontrollen ved tilsynet

Tilsynet hadde som målsetting å påse at kommuner som ikke hadde satt i gang systematisk, løpende oversiktsarbeid, kom i gang med dette. Å ha kommet i gang innebærer at kommunen gjennom sin internkontroll har lagt til rette for at det løpende oversiktsarbeidet kan gjennomføres slik folkehelseloven og forskrift om oversikt over folkehelsen legger opp til, og at det er aktivitet på området.   

Det ble herunder undersøkt

• om arbeidet hadde en tilstrekkelig forankring i kommunens ledelse
• om det var avklart hvilke forhold det løpende ville være behov for å innhente oppdaterte opplysninger om
• om det var lagt til rette for å kunne benytte aktuelle sentrale og lokale kunnskapskilder  
• om det var lagt opp til at arbeidet med å innhente, gjennomgå og vurdere opplysningene hadde en tverrsektoriell innretning
• om oppgavefordeling var avklart og gjort kjent for involverte enheter/sektorer
• om det var sørget for at medarbeiderne hadde tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter til å utføre oppgavene sine, herunder om kommunen hadde sørget for å ha nødvendig samfunnsmedisinsk kompetanse
• om kommunens ledelse fulgte med på at det løpende oversiktsarbeidet var kommet i gang og at det pågikk aktiviteter på området

Kartlegging og veiledende vurdering av det løpende oversiktsarbeidet

I tillegg til selve lovlighetskontrollen, hadde det landsomfattende tilsynet som målsetting å bidra til at kommuner som allerede hadde startet opp et løpende oversiktsarbeid, videreutviklet dette. Med utgangspunkt i de aktuelle lovkravene foretok fylkesmannen i disse kommunene en kartlegging av kommunens løpende oversiktsarbeid. Kartleggingen dannet grunnlag for en tilbakemelding til kommunen i form av en veiledende vurdering av status for kommunens løpende oversiktsarbeid.

Folkehelseloven og forskrift om oversikt om oversikt over folkehelsen overlater i stor utstrekning til kommunen selv å vurdere, ut fra lokale forhold og prioriteringer, hva som er nødvendig innhold og omfang av opplysninger og vurderinger i kommunens løpende oversikt.

Aktuelle forhold som inngikk i fylkesmannens kartlegging og vurdering (ikke uttømmende):

• kommunens tilrettelegging/styring
• hvilke forhold kommunen hadde besluttet å følge med på sammenholdt med kommunens identifiserte folkehelseutfordringer
• om kommunen hadde tatt stilling til hvilke opplysninger som skulle innhentes fra hvilke kilder og i hvilken utstrekning opplysningene ble hentet inn
• i hvilket omfang det foregikk faglige vurderinger av innhentede opplysninger
• i hvilket omfang det forelå skriftlig dokumentasjon av opplysninger og vurderinger

5. Fylkesmannens konklusjon ved lovlighetskontrollen

Avvik

Hobøl kommune har ikke kommet i gang med organisert løpende oversiktsarbeid,

jf. folkehelseloven §§ 5,27 og 30, og forskrift om oversikt over folkehelsen § 4, jf. § 3.

• Kommunen har ikke organisert et tverrsektorielt, kunnskapsbasert og systematisk arbeid med å ha løpende oversikt over helsetilstanden i befolkningen og positive og negative faktorer som kan påvirke denne. Dermed har kommunen heller ikke fått utarbeidet et oversiktsdokument som skal ligge til grunn for planstrategien.

Avviket bygger på disse observasjonene:

• Fylkesmannen har ikke fått bekreftet at kommunen har besluttet hvilke forhold den har behov for å ha oversikt over når det gjelder befolkningens helsetilstand og faktorer som påvirker den
• Det er ikke avklart hvilke oppgaver som skal ligge til ulike enheter (for eksempel: å følge med på kilder, registrere informasjon, oppdatere informasjonen, utforme grunnlaget for beslutninger) og hvordan dette skal håndteres i et tverrsektorielt perspektiv
• Kommuneoverlegen har tatt initiativ til å utarbeide en befolkningsoversikt 2015 om helsetilstand og påvirkningsfaktorer
• Folkehelsekoordinator har tatt initiativ til å besøke kommunale enheter for å skape økt bevissthet om folkehelsearbeid og finne ut hvilke data enheten kan bidra med i oversiktsarbeidet
• Kommunen har en 5 prosent stilling som folkehelsekoordinator ogg en 20 prosent stilling som kommuneoverlege. Fylkesmannen anser dette utilstrekkelig for å kunne ivareta det lovpålagte oversiktsarbeidet i tillegg til andre oppgaver som inngår i stillingene.

6. Regelverk

Lov 24. juni 2011 nr. 29 om folkehelsearbeid (folkehelseloven) (https://lovdata.no/dokument/NL/lov/2011-06-24-29)

Forskrift 28. juni 2012 nr. 692 om oversikt over folkehelsen (https://lovdata.no/dokument/SF/forskrift/2012-06-28-692)

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• folkehelse i enheten barnevern
• folkehelse i enheten kultur
• folkehelse i enheten servicetorget
• folkehelseprofilen 2015
• folkehelseprofilen 2016
• kommunal planstrategi 2011-2015
• kommuneplan samfunnsdel
• lag og foreninger i Hobøl pr.1. januar 2015
• ledersamling 6.10.15 «Folkehelse og barnefattigdom»
• mål og stillingsbeskrivelse for ledende helsesøster
• nøkkeltall Ungdata 2015
• organisasjonskart for Hobøl kommune
• stillingsbeskrivelse for plan og miljøvernrådgiver
• årsrapport Østfoldhelsa 2014
• årsrapport Østfoldhelsa 2014

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• befolkningsoversikt 2015 – helsetilstand og påvirkningsfaktorer
• saksfremlegg til kommunestyret - orientering om folkehelseprofilen 2016
• folkehelse i Hobøl- skolene
• Folkehelse i Enheten PLOR
• Folkehelse i Barnehagene
• Utdrag av økonomiplan 2016-2019
• Utkast til årsmelding 2015

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen i Østfold

• e- poster av 15. februar og 17. mars 2016

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra Fylkesmannen i Østfold deltok:

• Svein Rønsen,ass.fylkeslege/revisor
• Torgunn Bakken,jurist/revisor
• Solveig Hagelskjær, jordmor/helsesøster/revisjonsleder