Rapport fra tilsyn med økonomisk rådgivning i Hobøl kommune ved NAV Hobøl Spydeberg 2016

Sammendrag

Denne rapporten beskriver et avvik som er påpekt innen de reviderte områdene.

Vi har ført tilsyn med NAV-kontorets økonomirådgivning til innbyggerne i Hobøl kommune. Tema for tilsynet er informasjon, tildeling og gjennomføring av økonomisk rådgivning. For å undersøke dette, tok vi utgangspunkt i bestemmelsen i sosialtjenesteloven § 17, samt i krav til internkontroll og saksbehandlingskrav fastsatt i forvaltningsloven.

Tilsynet undersøkte om:

1. Kommunen, ved styringsaktiviteter med tilstrekkelig innhold og omfang, sikrer at tjenesten økonomisk rådgivning er tilgjengelig, og at tildelingen (kartlegging, vurdering og beslutning) gjøres forsvarlig.
2. Kommunen, ved styringsaktiviteter med tilstrekkelig innhold og omfang, sikrer forsvarlig gjennomføring, herunder
   - om tidsfristen for iverksetting av vedtak overholdes
   - om kommunen tilbyr en tilpasset tjeneste
   - om de som utfører tjenesten økonomisk rådgivning, har tilstrekkelig kompetanse

Det ble avdekket ett avvik ved tilsynet

Hobøl kommune sikrer ikke med styring og kontroll at informasjon om tjenesten og tildeling av økonomisk rådgivning gjøres forsvarlig.

Dato: 18.4.2016

Anne Eilen Temte
revisjonsleder

Nina Westby Evensen, Dag Marcussen Olsen
revisorer

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved NAV Hobøl Spydeberg i perioden 10.12.2015 - 18.04.2016. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i 2016.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten i NAV etter sosialtjenesteloven § 9. Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse av:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift

2. Beskrivelse av virksomheten

Hobøl kommune har 5343 innbyggere per 1. januar 2015. NAV Hobøl Spydeberg er samlokalisert i kommunehuset i Spydeberg kommune. Spydeberg kommune er vertskommune for NAV Hobøl. Alle medarbeidere jobber med brukere i begge kommuner. Per 1. januar 2016 var det 7 kommunale og 11 statlige stillinger ved NAV-kontoret.

NAV-kontoret drives i partnerskap mellom Spydeberg kommune og NAV Østfold og inngår i den familierelaterte virksomheten i Spydeberg kommune.

NAV leder for Hobøl Spydeberg rapporterer direkte til kommunalsjef i Hobøl kommune på økonomiske resultater, sykefravær, arbeidsgiverkontakt og brukeroppfølging. Det er månedlig oppfølging med kommunalsjef i Hobøl kommune. NAV-leder rapporterer skriftlig til NAV Østfold og de to kommunene.

NAV Hobøl Spydeberg har ved tilsynet vært i en omorganiseringsprosess, og skal våren 2016 i følge virksomhetsplanen gjennomføre ny organisering.

I Hobøl kommune ligger rus og psykiatritjeneste, helse og omsorgstjenester, bo-oppfølging, boligavdeling og øvrige kommunale tjenester for innbyggerne i Hobøl. Det er ca. 15 minutters kjøring fra Hobøl kommunes rådhus til NAV-kontoret. Det fremkommer ikke at det er til hinder for brukere at NAV-kontoret har flyttet fra Tomter i Hobøl til Spydeberg sentrum.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 10.12.2015. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 9.3.2016.

Intervjuer
6 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført et brukerintervju per telefon.

Sluttmøte ble avholdt 10.3.2016.

4. Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet var å undersøke om kommunen sikrer forsvarlig tildeling og gjennomføring av økonomisk rådgivning, og at kommunen har tilstrekkelig kompetanse til å gjøre dette.

Målsettingen med tilsynet var derfor å undersøke om:

• kommunen sikrer forsvarlig informasjon om tjenesten økonomisk rådgivning
• kommunen sikrer forsvarlig tildeling av økonomisk rådgivning, dvs. at tjenesten er tilgjengelig og at det foretas forsvarlig kartlegging, vurdering og beslutning.
• kommunen sikrer forsvarlig gjennomføring av økonomisk rådgivning, dvs. om tidsfristen for å iverksette tjenesten overholdes, og at kommunen tilbyr en individuelt tilpasset tjeneste
• kommunen sikrer forsvarlig kompetanse til å yte økonomisk rådgivning, dvs. at kompetent personell utfører tjenesten og at kommunen ivaretar sin opplæringsplikt

5. Funn

Avvik:

Hobøl kommune sikrer ikke med styring og kontroll at informasjon om tjenesten og tildeling av økonomisk rådgivning gjøres forsvarlig.

Avvik fra følgende myndighetskrav:
Sosialtjenesteloven §§ 4 og 17, og sosialtjenesteloven § 5 om internkontroll med tilhørende forskrift § 4.

Avviket bygger på følgende:

• Vi finner ikke at det er planlagt hvordan informasjonsplikten skal ivaretas, for å sikre at rett målgruppe får rett informasjon, slik at potensielle tjenestemottakere blir identifisert.
• Det foreligger ikke rutiner eller beskrivelse/sjekklister på hva som skal gis av informasjon, og det er ingen kontroll av hvilken informasjon som gis i front/mottak.
• Det er ikke klart hvem som har ansvaret for informasjon om økonomisk rådgivning. Dette gjelder i front/mottak ved NAV kontoret (som ligger i Spydeberg kommune) og gjennom informasjonskanaler i Hobøl kommune.
• Vi finner ikke informasjon om at det er vurdert behov for å identifisere brukere eller spesielle brukergrupper som kan ha behov for økonomisk rådgivning.
• Det er ikke gjennomført evalueringer av informasjonsarbeidet. Kommunens ledelse etterspør ikke regelmessig hva slags informasjon og veiledning som gis om økonomisk rådgivning.
• I flere av sakene hvor bruker mottok avslag på sosialhjelp jf. § 18 og 19 i sosialtjenesteloven, finner vi ikke dokumentert at det er kartlagt behov eller gitt tilbud om økonomisk rådgivning jf. § 17 i sosialtjenesteloven.
• I 1 av 5 saker med avslag på økonomisk sosialhjelp var det krysset av på søknadsskjemaet for behov for gjeldsrådgivning. Den delen av søknaden var ikke behandlet i vedtaket. Det var heller ikke fattet eget vedtak etter § 17 i sosialtjenesteloven.
• Det er gitt økonomisk rådgivning i en sak uten at det er fattet vedtak.
• Kommunen registrerer i liten grad faktisk søknadsdato og iverksettelsesdato. Manglende reell søknadsdato gjør at det er vanskelig å finne ut når henvendelse om behov for økonomisk rådgivning skjedde. F.eks. er søknadsdato og vedtaksdato lik selv om det fremkommer i saken at bruker har henvendt seg tidligere.
• Vi fant vedtak som er fattet etter at tjenesten er ytt. Vi fant vedtak der tjenesten er påbegynt, og vi fant brukere på venteliste uten vedtak. Bruker blir da fratatt mulighet til å klage på iverksettelsestidspunktet.
• Ved tilsynstidspunktet var det 5 søkere på venteliste med ca. 4 måneder ventetid. De har ikke mottatt vedtak om tjenesten jf. § 17 i sosialtjenesteloven.
• Saksbehandlingstiden for vedtak om økonomisk rådgivning er over fire uker. Vi finner ikke at det er sendt forvaltningsmeldinger til søkerne.
• Vi finner ikke kontrollpunkter for å sjekke at behov for økonomisk rådgivning som ikke gis av økonomisk rådgiver, blir fanget opp systematisk, og at rådgivningen blir iverksatt.
• Det fremkommer ikke at det er foretatt en helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse for tildeling av økonomisk rådgivning.
• De ansatte skal melde feil i Spydeberg kommunes avvikssystem. Det er ikke meldt avvik på tjenesten økonomisk rådgivning. Ansatte er usikre på hva som skal meldes av feil som gjelder økonomisk rådgivning. Det kommer frem at det er meldt fra om feil til NAV-leder som ikke er meldt i kommunens avvikssystem.
• Det gjøres ikke systematisk bruk av tilbakemeldinger og erfaringer fra tjenestemottakere.
• Det er ikke foretatt en systematisk overvåkning og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt og bidrar til kontinuerlig forbedring i virksomheten.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Hobøl kommune er ansvarlig for å sikre forsvarlige tjenester og etterlevelse av sosiallovgivningen gjennom systematiske styringstiltak, jf. internkontrollforskriften.

Når kommunen har mangler ved styring av hvilken informasjon som gis, og hvor informasjonen

er rettet, er risikoen høy for at innbyggere som har behov for økonomisk rådgivning, ikke nås. Det er ikke vurdert hva som skal gis av informasjon i Hobøl kommune, og hva som skal gis i front/mottak ved NAV Hobøl Spydeberg. Det er ikke skriftliggjort tydelige rutiner og ansvarsdeling, og det er ikke en fastsatt praksis for at det blir kartlagt og tilbudt økonomisk rådgivning dersom brukeren ikke selv ber om det. Kommunen sikrer derfor ikke at alle som trenger det, faktisk får tilbud om tjenesten og får tilgang til økonomisk rådgivning etter behov.

Kommunen ved rådmannen og NAV- kontorets ledelse er kjent med at det gjennom lengre tid har vært ventelister på gjeldsrådgivningstjenesten for innbyggerne i Hobøl kommune. Skriftlige vedtak er fattet etter at økonomisk rådgivning er iverksatt. Manglende dokumentasjon av kartlegging og manglende vedtak fører til at risikoen for feil ved tildeling av tjenesten er for stor. Ledelsen kan da ikke følge med på om tjenesten ytes til riktig tid, og at den oppfyller lovens krav.

Behandlingstid og manglende forvaltningsmeldinger av søknader om økonomisk rådgivning svekker brukerens rettssikkerhet.

Brukere blir i stor grad henvist til gjeldsrådgiver. Vi ser at det er gjort endringer i 2016 om at alle ansatte skal identifisere brukere som har behov for gjeldsrådgivning og fatte vedtak etter § 17 i sosialtjenesteloven. På tilsynstidspunktet har vi likevel ikke funnet at endringene er iverksatt for samtlige ansatte, eller at det er kontrollert om endringene virker.

De ansatte skal melde feil i tjenesteytingen i Spydeberg kommunes avvikssystem - kvalitetslosen. Det er ikke meldt om feil på tjenesten økonomisk rådgivning.

NAV-leder mottar meldinger dersom det er feil på tjenester etter sosialtjenesteloven. Hun mottar serviceklager, meldinger om feil på tjenester i Spydeberg kommunes avvikssystem og meldinger tjenestevei eller direkte gjennom regelmessige kontormøter og felles møter.

NAV-leder har månedlige møter med Hobøl kommunes ledelse, men det fremkommer ikke hva kommunen etterspør av tilgjengelighet og kvalitet på tjenesten. Slik styringssystemet fremstår gjennom vertskommuneavtalen og ved tilsynet, finner vi ikke hvordan internkontrollen avdekker feil som gjelder informasjon og tildeling av økonomisk rådgivning til brukere som er bosatt i Hobøl kommune.

7. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (ikrafttredelse 01.01.10)
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (ikrafttredelse 01.01.70)
• Lov om arbeids- og velferdsforvaltningen (ikrafttredelse 01.07.06)
• Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen (ikrafttredelse 19.11.10)
• Forskrift om rammer for delegering mellom stat og kommune om oppgaveutførelsen i de felles lokale kontorene i arbeids- og velferdsforvaltningen (ikrafttredelse 26.01.07)
• Rundskriv med hovednr. 35 - Lov om sosiale tjenester i NAV, datert 22.06.12

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Virksomhetsplan 2015-2016
• Organisasjonskart Hobøl kommune
• Organisasjonskart NAV Hobøl Spydeberg (med oversikt over ansatte)
• Delegerte fullmakter fra Hobøl kommune - internkontroll (heri sosiale tjenester)
• Delegerte fullmakter fra NAV-leder til ansatte
• Stillingsinstruks gjeldsrådgiver
• Rutiner for økonomisk rådgivning per 18.1.2016
• 5 anonymiserte saker med vedtak jf. § 17 i sosialtjenesteloven.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 5 saksmapper - med brukere med vedtak om økonomisk rådgivning jf. § 17.
• 5 saker uten vedtak om økonomisk rådgivning jf. § 17
• 10 saksmapper - med brukere med vedtak om avslag på §§ 18 og 19 i sosialtjenesteloven
• Vertskommuneavtale mellom Hobøl og Spydeberg kommune
• Partnerskapsavtale mellom NAV Østfold og NAV Hobøl Spydeberg

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn datert 10.12.2015
• Oversendelse av dokumenter mottatt 22.1.2016, 8.2.2016, 1.3.2016, 3.3.2016 og 10.3.2016

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Anne Eilen Temte, revisjonsleder
Dag Marcussen Olsen, revisor
Nina Westby Evensen, revisor
Siri Småstuen, observatør