Rapport fra tilsyn med opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad til personer mellom 17 og 23 år ved NAV Hvaler 2016

Sammendrag

Denne rapporten beskriver et avvik og en merknad som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Kommunens plikt til å tilby tjenestene opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad etter sosialtjenesteloven til personer mellom 17 og 23 år. Fokuset er rettet mot tilgjengelighet, tildeling og oppfølging, herunder samhandling. Plikt til å legge til rette for brukermedvirkning og til å gjøre individuelle vurderinger inngår også i tilsynet.

Vi har konkludert med at kommunen ikke ivaretar lovens krav for tjenesten opplysning råd og veiledning etter sosialtjenesteloven § 17.

Vi har ikke funnet lovbrudd på tjenesten økonomisk stønad etter sosialtjenesteloven § 18 og § 19, men vi har gitt en merknad, da vi mener kommunen har et grunnlag for forbedring.

Dato: 21. juni 2016

Dag M. Olsen
revisjonsleder

Nina Westby Evensen
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved NAV Hvaler i perioden 02. mars 2016 - 12.mai 2016. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av landsomfattende tilsyn på området. Rapporten omhandler et avvik og en merknad som er avdekket under revisjonen, og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 9.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Hvaler er en kommune med i overkant av 4000 innbyggere. Kommunen har mange hytter, og i sommermånedene øker befolkningen til mer enn 30 000. NAV Hvaler er samlokalisert med kommunens servicekontor. NAV- kontoret har også avdeling for rus og psykisk helsearbeid og flyktningetjenesten som en del av kontorets virksomhet.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 02. mars 2016. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 11. mai 2016.

Intervjuer
7 ansatte ble intervjuet.
Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 12.mai 2016.

4. Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet var tjenestene: opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad til personer mellom 17 og 23 år. Vi kontrollerte om kommunen systematisk sørger for at nevnte sosiale tjenester er tilgjengelige for unge mellom 17 og 23 år, at tildeling av tjenestene er i tråd med loven, og at oppfølgingen av de unge som mottar tjenestene er forsvarlig.

Vi kontrollerte om det var gitt informasjon om tjenestene på nettsidene til kommunen og NAV kontoret, og om det var gitt informasjon til samarbeidspartnere. Vi undersøkte også om kommunen hadde vurdert å gi informasjon på andre måter for å nå fram til en sårbar gruppe unge som kan ha behov for hjelp. I tillegg til generell informasjon, undersøkte vi om det ble lagt til rette for individuell informasjon til de som tok kontakt.

For å se om kommunens internkontroll sikret at tildeling, vurdering og beslutning av tjenestene oppfylte lovens krav, har vi gjennomgått saksdokumenter og journaler for et utvalg av unge brukere mellom 17 og 23 år. Vi har også gjennomgått tilsendte styringsdokumenter og intervjuet ansatte og ledere.

Vi har undersøkt om kommunen systematisk overvåker og går gjennom internkontrollen for å se om den fungerer slik de har planlagt og bidrar til kontinuerlig forbedring.

Rapporten omhandler kun en del av virksomheten ved NAV Hvaler, og er derfor ikke en samlet vurdering av de sosiale tjenestene ved NAV- kontoret.

5. Funn

Avvik:

Hvaler kommune sikrer ikke at tjenesten opplysning råd og veiledning gis i henhold til § 17 i sosialtjenesteloven.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Sosialtjenesteloven §§ 4, 17, og sosialtjenesteloven § 5 om internkontroll med tilhørende forskrift § 4.

Avviket bygger på følgende:

• Den generelle informasjonen på hjemmesidene til Hvaler kommune omhandler kun tjenestene økonomisk stønad og økonomisk rådgivning. Informasjonen fremstår som lite tilgjengelig.

• Kommunen har ikke planlagt hvordan det skal gis informasjon om tjenesten opplysning, råd og veiledning, eller om det er særskilte grupper som skal ha tjenesten

• Kartlegging for å avklare behovet for tjenesten opplysning, råd og veiledning kommer ikke frem av saker eller journal eller styringsdokumenter

• Vi finner ikke søknader eller vedtak om tjenesten opplysning, råd og veiledning

• Innholdet, omfanget og oppfølging av tjenesten opplysning, råd og veiledning er ikke beskrevet

• Det finnes ikke rutiner for hvordan tjenesten opplysning, råd og veiledning skal gis eller dokumenteres

Merknad

Det er feil i Hvaler kommune sin informasjon om økonomisk sosialhjelp

Merknaden bygger på følgende funn:

• Informasjon om økonomisk stønad er utdatert. Linken til livsoppholdssatsene viser til satsene fra 2007.

• Informasjonsark om økonomisk sosialhjelp viser til at søkere som hovedregel må være over 18 år for å ha rett til stønad.

Kommentar: Det fremgår av intervjuer at det gis råd og veiledning, og at unge er en prioritert gruppe. Det er vår oppfatning at deler av veiledningen som gis til den enkelte, er av et omfang og med et innhold og tema som krever at det skal fattes vedtak etter § 17 i sosialtjenesteloven.

Når vi har funnet at det ikke i tilstrekkelig grad informeres om tjenesten, eller at det kartlegges for å avklare behovet for tjenesten, eller er fattet vedtak på tjenesten, vil risikoen for feil bli for stor. Forutsigbarheten for bruker og informasjon om klagemuligheter vil også bli redusert.

Når vi samtidig ikke finner bekrivelser av innholdet, omfanget eller oppfølging av tjenesten opplysning, råd og veiledning, eller rutiner for hvordan tjenesten skal gis eller dokumenteres, blir sannsynligheten stor for at befolkningen mellom 17 og 23 år i Hvaler kommune ikke får tjenesten.

I sakene som ble gjennomgått, var det gjennomgående få notater i journalene som omhandlet kartlegging av behovet for opplysning råd og veiledning, eller andre notater som var av betydning for tildelingen, vurderingen og beslutningen av denne tjenesten. Det er vår vurdering at det er nødvendig å dokumentere hvilken veiledning og kartlegging som er gjennomført, for systematisk å kunne evaluere og styre tjenestene. 

Kommunens internkontroll har ikke avdekket de påpekte funn. Det er derfor vår vurdering at NAV- kontoret ikke tilstrekkelig styrer praksis for å unngå feil ved tildeling av tjenesten opplysning, råd og veiledning.

Ved gjennomgang av den informasjonen NAV Hvaler gir på sine hjemmesider fant vi at det var linket til veiledende satser fra 2007. Videre fremkom det av informasjonsark om økonomisk sosialhjelp at søkere som hovedregel måtte være over 18 år for å ha rett til stønad. Vi mottok informasjon under intervju om at informasjonsarket ikke ble brukt i den veiledningen som ble gitt i mottaket, men de påpekte feil kan likevel etter vår oppfatning bidra til at enkelte velger ikke å søke tjenesten. Vi har ikke funnet at dette i seg selv utgjør et lovbrudd, men det er vår vurdering at NAV- kontoret her har et forbedringspotensial.

6. Regelverk

• nbsp; Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen.
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)
• Forskrift til forvaltningsloven (forvaltningslovforskriften) Lov om arbeids- og velferdsforvaltningen (arbeids- og velferdsforvaltningsloven)
• Forskrift om rammer for delegering mellom stat og kommune om oppgaveutførelsen i de felles lokale kontorene i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Rundskriv Lov om sosiale tjenester i NAV Hovednummer 35
• Forskrift om internkontroll

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart, Oversikt over ansatte med relevante arbeidsoppgaver for temaet vi har undersøkt, Rutiner, Hvaler kommunes hjemmesider, Kompetanseplan 2016- 2018, Virksomhetsplan 2016, Avvik, Rapport arbeidsgruppe prosjekt «Nettverk samhandling barn og unge fra 2012, Rapport fra internrevisjon ved Dypedalåsen sykehjem, hjemmesykepleien og NAV- Psykiatri gjennomført i desember 2009.
• Barnevernleder i Hvaler kommune og sosialfaglig rådgiver ved Glemmen videregående skole ble intervjuet om samhandling med NAV kontoret

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Saksmapper for 13 personer, Informasjonsark om økonomisk sosialhjelp, søknadsskjema om økonomisk stønad. Delegasjonsreglement, Resultatoppfølging 2015 og Veiledningsmateriell for flyktninger

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Jens R. Nygaard, revisor
Nina Westby Evensen, revisor
Dag Marcussen Olsen, revisjonsleder

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet