Tilsynsrapport

Rapport fra tilsyn med kommunale tjenester til personer med samtidig rusmiddelproblem og psykisk lidelse ved Halden kommune 2018

Tidsrom for tilsynet:

13.06.18 – 22.5.2019

Fylkesmannen i Oslo og Viken 03.06.2019

Oppfølging av tilsynet

Ved dette tilsynet ble det avdekt lovbrudd. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Om kommunen ved helse- og omsorgstjenesten og sosiale tjenester i NAV:

legger til rette for, og gjennomfører løpende samarbeid med kommunale enheter som yter helse- og omsorgstjenester og sosiale tjenester, og med fastleger og spesialisthelsetjenesten
innhenter informasjon om brukerens helhetlige situasjon og mulige behov for tjenester
samordner tjenestene brukerne mottar fra kommunale enheter, og fra fastleger og spesialisthelsetjenesten
tilbyr og yter individuelt tilpassede og forsvarlige helse- og omsorgstjenester rettet mot brukerens rusmiddelproblem og psykiske lidelse
kartlegger og følger opp somatiske helseproblemer
tilbyr og yter individuelt tilpassede og forsvarlige tjenester slik at bruker kan mestre å bo i egen bolig

Vi fant avvik på 2 områder:

Kommunen sørger ikke systematisk for

at tjenesteytingen til personer med samtidig rusmiddelproblem og psykisk lidelse er planmessig og samordnet
å oppfylle sitt lovpålagte ansvar for å tilby opplæring for å mestre å bo i egen bolig til personer med samtidig rusmiddelproblem og psykisk lidelse

Vi fant at kommunen har et internkontrollsystem med ulike moduler som skal sikre at ønsket praksis blir dokumentert i form av prosedyrer. Kommunen sørger likevel ikke gjennom faste aktiviteter å kontrollere at tjenestene til brukere med rusproblem og psykisk lidelse tilfredsstiller lovpålagte krav til tjenestekvalitet. Det er ikke sørget for at avvik fra ønsket praksis eller prosedyrer blir avdekket. Det har heller ikke vært gjennomført analyse av hvor det er fare for svikt i tjenesteytingen. Kommunen har heller ikke evaluert om de aktivitetene de gjennomfører for å kontrollere aktivitetene, er tilstrekkelige for å avdekke og rette opp svikt.

Totalt sett mangler kommunen systematiske virkemidler for å skaffe seg oversikt over status og behovet for kvalitetsforbedring når det gjelder tjenester til personer med rusmiddelproblem og psykisk lidelse. Ledelsen er avhengige av at ansatte og ledere i de enkelte deltjenestene setter alle utfordringene på dagsorden. Til sammen utgjør disse manglene i styringen en fare for at personer med samtidig rusproblem og psykisk lidelse ikke får samtidige og samordnede tjenester.

Dato: 22. mai 2019

Kjersti Haugan
revisjonsleder

Eli Ådnøy
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Halden kommune i perioden 13.06.2018 – 26.9.2018. Revisjonen inngikk som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Fylkesmannen i Østfold gjennomførte i 2018, og var en del av et landsomfattende tilsyn. Statens helsetilsyn velger hvert år ut felles områder eller tema for landsomfattende tilsyn som alle fylkesmennene skal føre tilsyn med. Formålet med landsomfattende tilsyn er å sette et nasjonalt fokus på et tjenesteområde ved å avdekke eventuelle mangelfulle forhold, og å bidra til forbedring på dette området. Valg av tema eller område skjer gjennom en prosess der fylkesmennene og Statens helsetilsyn vurderer hvor det er stor risiko for svikt.

Målgruppen for tilsynet er voksne personer som har samtidig rusmiddelproblem og psykisk lidelse som hver for seg eller samlet gjør at de har et funksjonstap som medfører behov for tjenester fra kommunen over tid (ROP-pasienter).

Fra 1.1. 2019 er Fylkesmennene i Østfold, Buskerud og Oslo- og Akershus slått sammen til ett embete, Fylkesmannen i Oslo og Viken. Rapporten sendes dermed ut fra det nye embetet, som også vil følge opp lovbruddet overfor kommunen.

Fylkesmannen i fylket er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten etter lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2.

Bakgrunnen for Statens helsetilsyns valg av dette tema er at disse pasientene/brukerne utgjør en sårbar gruppe med behov for sammensatte tjenester. Svikt på ett eller flere områder kan gi svært alvorlige konsekvenser. Flere kunnskapskilder har vist at det er flere risikoområder innenfor tjenester til denne gruppen. I 2015 gjennomførte Statens helsetilsyn en risikovurdering for å få et bedre grunnlag for å velge tema for dette landsomfattende tilsynet. Risikovurderingen viser at tilbudet kan svikte både i spesialisthelsetjenesten og i de kommunale helse- og omsorgstjenestene.

Formålet med systemrevisjonen har vært å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift

2. Beskrivelse av virksomheten – spesielle forhold

Kommunen er organisert i 3 kommuneområder - Undervisning, oppvekst og kultur, Helse og omsorg og Teknisk som er ledet av rådmann. Rådmannen har i tillegg stab og støttefunksjoner. NAV Halden er et partnerskap mellom kommune og stat og består av 4 avdelinger: Fellestjenester, Marked og ungdomsavdeling og Arbeid og kvalifisering 1 og 2. De kommunale tjenesteområdene ligger under rådmann på lik linje med de andre kommuneområdene.

Målgruppen for dette tilsynet får i tillegg til tjenester fra Enhet rus og psykisk helse, primært sine tjenester fra hjemmesykepleien, NAV og fra fastlegene. Enhet rus og psykisk helse og Hjemmesykepleien hører under kommuneområdet Helse og omsorg, som ledes av en kommunalsjef.

Kommuneoverlegen er leder av legetjenesten som dekker Halden kommunes tilbud av behandlende tjenester, herunder de kommunalt ansatte fastlegene på kommunelegekontoret og fastlegene. Legetjenesten er organisatorisk plassert under Enhet helsehus, som er en av 7 enheter under kommune område Helse og omsorg.

Koordinerende enhet hører også under Helse- og omsorg og har det overordnede ansvaret for arbeidet med koordinering av tjenester, mens koordineringen av tjenester rettet mot enkeltbrukere ligger til den enkelte virksomhet.

Enhet rus og psykisk helse er delt inn i Avdeling rustjenester, Avdeling psykisk helse og Oppfølgingsboliger psykisk helse. Hjemmesykepleien er organisert i 4 grupper som er inndelt etter geografiske områder av Halden, i tillegg til Hjemmehjelpstjenesten.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble sendt ut 13. juni 2018. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte og Brukerintervjuer ble avholdt 27. august 2018.

Dokumentgjennomgang ble gjennomført 28. august 2018.

Åpningsmøte ble avholdt 18. september 2018.

Intervjuer
18 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 26. september 2018.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet har undersøkt om kommunen gjennom systematisk styring og ledelse legger til rette for, og følger opp at voksne personer over 18 år med samtidig rusmiddelproblem og psykisk lidelse mottar individuelt tilpassede, samordnede og forsvarlige helse- og omsorgstjenester og sosiale tjenester. Tilsynet har inkludert brukere uavhengig av hvilke rusmidler de benytter, og uavhengig av om de har fått diagnostisert en ruslidelse. Tilsvarende gjelder for psykiske lidelser ved at tilsynet har vært rettet mot kommunens tjenester uavhengig av om personene har en psykiatrisk diagnose. Det skilles heller ikke på om personene benytter rusmidler, eller om de er i rehabilitering etter behandling for sitt rusmiddelbruk.

Vi har undersøkt om kommunen ved helse- og omsorgstjenesten og sosialtjenester i NAV:

legger til rette for, og gjennomfører løpende samarbeid med kommunale enheter som yter helse- og omsorgstjenester og sosiale tjenester, og med fastleger og spesialisthelsetjenesten
innhenter informasjon om brukerens helhetlige situasjon og mulige behov for tjenester
samordner tjenestene brukerne mottar fra kommunale enheter, og fra fastleger og spesialisthelsetjenesten
tilbyr og yter individuelt tilpassede og forsvarlige helse- og omsorgstjenester rettet mot brukerens rusmiddelproblem og psykiske lidelse
kartlegger og følger opp somatiske helseproblemer
tilbyr og yter individuelt tilpassede og forsvarlige tjenester, slik at bruker kan mestre å bo i egen bolig

I den forbindelse har vi sett på kommunens styring, herunder om kommunen sørger for å planlegge virksomhetens aktiviteter gjennom:

å ha oversikt over og beskrive egne mål, oppgaver, aktiviteter og organisering
en tydelig ansvars- og oppgavefordeling
beskrivelse av arbeidet med systematisk kvalitetsforbedring
å innhente tilstrekkelig informasjon og kunnskap for planleggingen
å ha oversikt over relevant regelverk, retningslinjer og veiledere, og hvordan dette skal gjøres kjent i virksomheten
å ha oversikt over områder hvor det er risiko for svikt og behov for kvalitetsforbedring
å ha oversikt over kompetanse- og opplæringsbehov
å ha oversikt over avvik og andre uønskede hendelser

kommunen sørger for å gjennomføre virksomhetens aktiviteter gjennom:

å sørge for at virksomhetens oppgaver, organisering og planer er kjent og gjennomføres
å sørge for at medarbeiderne har nødvendig kunnskap og kompetanse
å utvikle nødvendige prosedyrer, rutiner eller andre tiltak for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av helse- og omsorgslovgivningen
å sørge for at medarbeiderne medvirker slik at samlet kunnskap og erfaring utnyttes
å sørge for bruk av erfaringer fra pasienter, brukere og pårørende

kommunen sørger for å evaluere virksomhetens aktiviteter gjennom:

å kontrollere at virksomhetens oppgaver, tiltak, planer og mål blir gjennomført, og om gjennomføringen er egnet til å etterleve krav i helse- og omsorgslovgivningen
å evaluere om iverksatte tiltak ivaretar kravene i helse- og omsorgslovgivningen
å vurdere virksomheten på bakgrunn av erfaringer fra pasienter, brukere og pårørende
gjennomgå avvik og uønskede hendelser for å forebygge lignende forhold
minst en gang årlig systematisk gjennomgå og vurdere hele styringssystemet for å sikre at det fungerer som forutsatt, og bidrar til kontinuerlig forbedring

kommunen sørger for å korrigere virksomhetens aktiviteter gjennom:

å rette opp uforsvarlige og lovstridige forhold
å sørge for korrigerende tiltak som bidrar til at helse- og omsorgslovgivningen blir etterlevd
å forbedre nødvendige prosedyrer, rutiner eller andre tiltak for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av helse- og omsorgslovgivningen

Særlig om brukerinvolvering

Fylkesmannen har undersøkt om kommunen har lagt til rette for, og følger opp, at brukermedvirkning blir ivaretatt ved alle tema som skal undersøkes.

5. Funn

Samarbeid mellom ulike enheter i kommunen, med fastleger og spesialisthelsetjenesten

Rådmann har faste møter med kommunalsjefer og NAV-leder. Enhetsledere har faste møter med rådmann og kommunalsjefer og NAV-leder. Dette er fora hvor samhandling kan være på dagsorden. Det finnes en skriftlig rutine for samarbeidet mellom enhet rus- og psykisk helsetjeneste og NAV, og det er avtalt at det skal gjennomføres samarbeidsmøter to ganger i året. Det har vært et opphold i disse møtene, men planen er at dette samarbeidet skal tas opp igjen. Det finnes ikke rutine for tilsvarende samarbeidsmøter mellom rus- og psykisk helsetjeneste og
Det har vært meldt fra om utfordringer som handler om samarbeid og oppgavefordeling:
- «Manglende journaltilgang kan sette pasienter og ansatte i fare»
- «Det bør defineres hvilke oppgaver som krever rus- og psykiatritjenestens kompetanse og hvilke oppgaver som gjennom opplæring kan forventes løst lokalt i øvrig pleie- og omsorgstjeneste. I tråd med dette skolerer aktuelle avdelinger egne ressurspersoner på området.»
Ikke alle ansatte som yter tjenester ROP-brukerne har tilgang til journal fra rus- og psykisk helsetjenesten. Sykepleiere i hjemmesykepleien har tilgang til vedtak og journalnotater fra rus- og psykisk helsetjenesten og kan formidle informasjon til øvrige ansatte.
Det finnes en prosedyre for utveksling av informasjon som skal formidles raskt mellom rus- og psykisk helsetjeneste og hjemmesykepleie. Prosedyren er kjent, men følges ikke av alle. Flere mener at praksisen ikke har kommet ordentlig i gang. Det er ikke alltid at informasjonen som blir utvekslet blir dokumentert, selv om det følger av
Hjemmesykepleien opplever at de vet for lite om status rundt enkeltpersoner med rusmiddelproblem og psykisk lidelse som de yter tjenester til og de har generelt lite kunnskap om brukergruppen. De kjenner ikke til det dersom det er utarbeidet en plan for hvordan man håndterer krise/plutselig forverring hos disse
I hjemmetjenesten er det flere mottakere av tjenester som mangler vedtak, fordi opprinnelig vedtak har løpt ut. Pasientene det gjelder mottar likevel løpende tjenester fra kommunen.
Kommuneoverlegen er et bindeledd mellom kommunen og fastlegene, men det er ikke strukturert eller overordnet samarbeid mellom legene og enhetene som yter tjenester til denne gruppen utover samordning rundt den enkelte

Samordning av tjenester gjennom samarbeid og plan for tjenesteytingen til den enkelte bruker

Mål og tiltak som rustjenesten setter for den enkelte fremkommer av deres vedtak. Det er satt i gang et arbeid med å innføre bruk av tiltaksplaner i
I tilfellene der bruker har behov for flere tjenester over tid, blir det opprettet ansvarsgruppe rundt bruker, og det fremgår av journal hvem som er kontaktperson hos rus- og psykisk helsetjenesten. Det er denne personen som koordinerer arbeidet, men begrepet koordinator brukes
I 4 av 15 journaler i helse- og omsorgstjenesten fant vi at det var utarbeidet IP. Noen har det ikke fordi de ikke ønsker det. I de tilfellene bruker ikke har IP, blir det heller ikke opprettet en annen plan for samordning av mål, tiltak, ansvarlige og evaluering, herunder kriseplan.
I noen tilfeller fremgår det av journal at spesialisthelsetjenesten har anbefalt at det bør opprettes IP, uten at det har skjedd
7 av 15 har kriseplan, men disse gjelder kun rus- og psykisk helsetjenestens tiltak, og er ikke en plan andre tjenester kjenner til eller har noe delansvar for
Hos NAV fant vi at IP manglet i samtlige 10 journaler
På spørsmål fra oss om IP har vi fått følgende utsagn:
- ”IP er ikke et verktøy som blir brukt i alle tilfelle der det burde”
- ”Burde hatt et mer bevisst forhold til det”
- ”Ikke så mange som har IP i dag”
- ”Prøver å ha et mer bevisst forhold til det”
- ”Tenker ikke på at kan bruke det som et verktøy”
- «Ikke gode nok på det»
- «Arbeidet er uformelt, ikke forpliktende»
- «Har ikke nok fokus på IP»
Det står i Retningslinje 2 til overordnet samarbeidsavtale mellom Sykehuset Østfold og kommunene at kommunen har «overordnet ansvar for å arbeide med individuell plan og for oppnevning, opplæring og veiledning av koordinator. Overordnet ansvar for individuell plan innebærer at enheten blant annet skal: motta meldinger om behov for individuell plan og sørge for at det blir utarbeidet interne rutiner og prosedyrer.» Dette ansvaret har ikke vært fulgt opp den senere
Kommunen har et sett med rutiner/kvalitetsstandarder, hvor det blant annet er en rutine for Individuell plan. Rutinen sier hva som er hjemmel, formål og kriterier for å få individuell plan. Rutinen har ikke vært revidert, men det pågår et arbeide med å revidere denne. Rutinene sier ikke noe om hvem som har ansvaret for å sørge for iverksetting av en individuell plan eller hvem som har ansvaret for koordineringen. Meldinger om behov for IP blir ikke meldt og samlet noe sted. Det har heller ikke vært arbeidet med oppnevning, opplæring og veiledning av
Samtykke/fullmaktsskjema som benyttes ved kartlegging av brukere i helse- og omsorgstjenesten gjelder innhenting av opplysninger i forbindelse med søknad om tjenester, men ikke for utveksling av informasjon i det løpende samarbeidet om tjenesteyting.
I 3 av 15 journaler i helse- og omsorgstjenesten fant vi ikke samtykke/fullmaktsskjema for kartlegging, og i noen av journalene er samtykke innhentet flere år tilbake, men ikke fornyet selv om tjenesten har vært
Det finnes et samtykkeskjema og prosedyrer for bruk av dette hos NAV, men de erkjenner at det ikke er tatt godt nok i bruk. Vi finner at det mangler samtykke til utveksling av informasjon i 9 av 10

Hjelp til å mestre å bo

Miljøvaktmesterne har en rolle med å gi praktisk hjelp for å heve bostandarden hos denne brukergruppen, men de gir ikke boveiledning. Miljøvaktmestertjenesten ytes etter behov uten saksbehandling og vedtak, og er et lavterskeltilbud. Tjenesten har en viss «oppdragende» effekt gjennom at de følger opp brukere som har mottatt hjelp for å se hvordan det går etter at boligen er satt i stand.
Boligoppfølger i NAV hjelper personer med å skaffe bolig og i enkelte tilfeller hindre at de mister bolig, men gir ikke boveiledning. Situasjonen hos bruker blir kartlagt og det blir fattet vedtak etter sotjl. § 17, men vedtakene handler da om hjelp til å skaffe bolig. Vi har funnet 1 § 17-vedtak i journalgjennomgangen. Det blir ikke benyttet kartleggingsskjema for å kartlegge brukerens
Det er ingen rutiner/prosedyrer som styrer tildelingen eller tjenesteytingen når det gjelder tjenesten opplysning, råd og veiledning iht. sotjl. §
NAV Haldens kartleggingsskjema er ikke i bruk, og manglet i samtlige journaler hos NAV.
Det er flere enheter i kommunen som gir en form for boveiledning i form av praktisk bistand og opplæring. For eksempel Rus- og psykisk helse, herunder Feltteam, som gjør dette gjennom støttesamtaler og behandlingssamtaler. Samtalene kan både foregå på kontor og i hjemmene til brukerne. Det er imidlertid ikke nedfelt i vedtaket hva bistanden og opplæringen skal bestå
Kommunene har et eget kartleggingsteam under Koordinerende enhet som kartlegger brukernes behov for praktisk bistand og opplæring. Når det gjelder ROP-brukere, blir kartleggingen gjort sammen med Rus og psykiatritjenesten. Det blir ikke systematisk vurdert om boveiledning (opplæring) etter Hol. skal bli gitt til denne brukergruppen. Tjenesten boveiledning er i hovedsak forbeholdt psykisk
Det er ikke omforent blant de ansatte at dette er en tjeneste som kan tildeles denne brukergruppen. Ansvaret for utføringen av tjenesten er heller ikke tydelig plassert. I tillegg fremkommer det at det er manglende kapasitet til å utføre
Vi har i etterkant av tilsynet fått kopi av ett vedtak som gjelder praktisk bistand og opplæring til en person i denne

Styring og kontroll

Rus- og psykiskhelsetjenesten har i dag ingen form for formalisert samarbeid med brukerorganisasjoner. Det har vært brukerråd tidligere, frem til høsten
Det finnes en rutine i det elektroniske styringssystemet RiskManager for å melde og behandle avvik, samt brukerveiledning for å melde avvik og for avviksbehandling. Avvikssystemet blir brukt i varierende grad av ulike tjenester:
- I NAV meldes ikke avvik
- I rus- og psykisk helsetjeneste meldes kun HMS- avvik
- I hjemmesykepleien er det bevissthet om å melde både HMS-avvik og avvik på selve
I stedet for å melde avvik i avvikssystemet, blir feil og avvik tatt opp muntlig mellom ansatte og rettet i det enkelte tilfellet
NAV-kontoret er nylig omorganisert og i forkant av omorganiseringen er det avdekket et behov for økt fokus på kvalitetsarbeid. Det er blant annet opprettet et beslutterteam, saksdrøftingsverksted og rutinegruppe, samt tatt i bruk tavlemøter som skal øke kvaliteten på vedtaksprosessene.
NAV har ikke utarbeidet funksjonsbeskrivelser eller kompetanseplan/opplæringsplan
Fullmakt til å fatte vedtak etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (sosialtjenesteloven) er ikke delegert fra rådmann i henhold til kommunens Administrative delegering
Risikovurderinger har så langt vært brukt innen HMS-området, på fall og legemiddelhåndtering. Planen er at også denne modulen skal tas i bruk på flere
Ledelsen i kommunen erkjenner at det er ulikt hvordan de ulike enheter benytter/utnytter modulene i RiskManager. Helse og omsorg benytter både avviksmodulen og dokumentmodulen i større grad enn andre
Kommunen har ikke evaluert om de aktivitetene de gjennomfører for å kontrollere virksomheten er tilstrekkelig for å avdekke og rette opp svikt

6. Virksomhetens styringssystem

Kommunen har gjennom sin organisering tydelig plassert ansvar for ulike oppgaver og deltjenester. Det fremgår av organisasjonskart, stillingsbeskrivelser og diverse dokumenter og prosedyrer. Internkontrollsystemet RiskManager blir brukt til å nedfelle ønsket praksis i prosedyrer på Helse- og sosialområdet, i den såkalte dokumentmodulen. Systemet skal også sikre at prosedyrer blir revidert ved at det blir sendt varsling til den som er ansvarlig for prosedyren. RiskManager består i tillegg til Dokumentmodulen av moduler for Avvikshåndtering, Risikovurdering, Skaderapportering og Analyse.

RiskManager eller tilsvarende internkontrollsystem har ikke vært i bruk i NAV, og det ble ved en nylig omorganisering avdekket et behov for et kvalitetssystem der.

Ansatte er kjent med avvikssystemet i RiskManager og hvor de kan melde avvik, men det er ikke kultur for å melde fra om svikt eller mangler i tjenesteytingen rettet mot brukergruppen. Hjemmesykepleien melder rutinemessig feil på noen områder, stort sett fall og legemiddelhåndtering. Dette kan føre til at mangelen på etterfølgelse av prosedyrer eller ønsket praksis, ikke blir avdekket. Ledelsen går dermed glipp av informasjon om svikt og mangler ved tjenesteytingen, og har da ikke grunnlag for å sette i verk forbedringer i tjenesten og bedre samhandlingen av de ulike tjenestene for å sikre et helhetlig tilbud. Det mangler også på noen områder gode samarbeidsarenaer mellom tjenestene, for å sikre god informasjonsflyt og at utfordringer blir løst.

Kommunen har tatt i bruk modulen Risikovurdering på noen utpekte risikoområder, men ledelsen har ikke etterspurt eller noen risikoanalyse når det gjelder personer med samtidig rusmiddelproblem og psykisk lidelse. Kommunen har i Risk Manager laget en egen målsetting for internkontroll(5 kulepunkter), men erkjenner selv at de ikke er i mål på alle punktene.

Enhet rus- og psykisk helse har plandokumenter som viser status og behov i tjenesten, men planene er ikke basert på en risiko- og sårbarhetsanalyse. Kommunen har benyttet BrukerPlan som verktøy, men har i liten grad synliggjort at de har nyttiggjort seg data til å utvikle tjenesten. Kommunen har ikke et innarbeidet et system med faste aktiviteter for kontrollere at tjenestene til ROP-brukerne tilfredsstiller kravene i lovverket. Kommunen har heller ikke evaluert om de aktivitetene de gjennomfører for å kontrollere virksomheten, er tilstrekkelige for å avdekke og rette opp svikt på dette området. De påpekte manglene i styringen medfører en fare for at personer med samtidig rusmiddelproblem og psykisk lidelse ikke får planlagte, samtidige og samordnede tjenester på de områdene som de har behov for.

7. Regelverk

Lover:

Lov av 24. juni 2011 om kommunale helse- og omsorgstjenester m.
Lov av 2. juli 1999 om pasient- og brukerrettigheter
Lov av 18. desember 2009 om sosiale tjenester i arbeid- og velferdsforvaltningen
Lov av 2. juli 1999 nr. 64 om helsepersonell v.
Lov av 10. februar1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker

Forskrifter:

Forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten
Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen
Forskrift om habilitering og rehabilitering, individuell plan og koordinator
Forskrift om individuell plan i arbeids- og velferdsforvaltningen
Forskrift om pasientjournal
Forskrift om helsepersonellovens anvendelse for personell som yter tjenester etter lov om kommunale helse- og omsorgstjenester

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

Utskrifter fra kommunens nettsider med beskrivelser av kommunens organisering, ansvars- og oppgaveplassering for helse- og omsorgstjenester og sosiale tjenester til brukergruppen
Organisasjonskart, herunder organiseringen av de enkelte kommuneområdene som yter helse- og omsorgstjenester og sosiale tjenester til brukergruppen
Administrativ delegering
Plan for rus- og psykiatritjenesten 2016-2019
Prosedyre for miljøvaktmestertjenesten
Prosjekt helsestasjon og lavterskeltilbud til rusavhengige
Rapport, drøfting og beslutning - ny organisering av rus- og psykiatritjenesten
Årsmelding 2017, Halden kommune
Rusmiddelpolitisk handlingsplan Halden kommune 2012-2016
Rusmiddelpolitisk handlingsplan 2016-2020, inkludert vedtak
Strategisk kompetanseplan for Kommunalavdeling helse- og omsorg 2016-2020
Kompetanseplan Enhet basistjenester 2016
Dokument om rusforum
Dokumentasjon om kurs om vold og trusler
Presentasjon av LAR (Opplæring)
Dokument om IPLOS-opplæring
Dokument om kurs i Ernæring
VPL og HMS-plan NAV Halden 2018
Prosedyre for samhandling mellom Enhet rus og psykisk helse og NAV
Dokument om boligmøte - kommune og NAV og samarbeidsmøte – kommune og SMP
Dokument om tverrfaglig råd/vedtaksmøte
Dokument om og referater - samarbeidsmøte NAV og rus-/psykiatri
Referat fra samhandlingsmøter med Sykehuset Østfold
Rutinebeskrivelse – søknader om tjenester – kartlegging – vedtaksprosess
Kartleggingsskjema Helse- og omsorgstjenesten
Audit- og Dudit-skjema
Kartleggingsskjema ernæring, del 1 og 2
Dokument om arbeidet med tiltaksplaner i Enhet rus- og psykisk helse
Kartleggingsskjema NAV Halden
Prosedyre for arkivering av enkeltvedtak Helse- og omsorg
Prosedyre for revurdering av sak/tjenester Helse- og omsorg
Saksbehandlingsrutiner – Avd. Helse- og omsorg
Prosedyre Dokumentasjon i pasientjournal
Prosedyre Journalansvarlig i kommunalavdeling Helse og omsorg
Prosedyre Overgang til elektronisk pasientjournal (EPJ)
Prosedyre Brukermedvirkning på individnivå
Diverse dokumentasjon om RiskManager internkontrollsystem
Rutiner og brukerveiledninger for å melde og behandle avvik
Rutine for behandling av søknad etter Lov om sosiale tjenester §§ 18 og 19
Prosedyre for utveksling av informasjon som skal formidles raskt mellom hjemmesykepleien og rus- og psykiatritjenesten
Prosedyre samarbeidsrutiner med legevakten, LAR
Prosedyre intern samarbeidsavtale mellom rustjenesten og psykisk helse
Prosedyre for å sende orientering om tjenestetilbud til fastleger fra fagprogrammet Gerica
Retningslinje 2 - samarbeidsavtale, Sykehuset Østfold / Halden kommune
Retningslinje 3 - innleggelse i sykehus, Sykehuset Østfold / Halden kommune
Vedlegg til Retningslinje 3 - bistandsteam, Sykehuset Østfold / Halden kommune
Avtale mellom Sykehuset Østfold HF og Halden kommune, ORTH
Prosedyre - Oppsøkende rusteam ORTH
Årsrapport 2017 Oppsøkende rusteam, ORTH
Stillingsbeskrivelser fra Helse- og omsorg
Oversikt over alle brukere over 18 år med samtidig rusmiddelproblem og psykisk lidelse i helse- og omsorgstjenester og/eller i sosialtjenesten
Lister over ansatte som arbeider med brukergruppen

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

15 brukermapper fordelt på NAV og helse- og omsorgstjenesten ved elektronisk tilgang til journalsystemene Gerica og

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen i Østfold:

E-postkorrespondanse og telefonkontakt mellom revisjonsleder og kontaktperson vedrørende fremlegging av dokumentasjon, fastsetting av intervjuobjekter, programmet og øvrig tilrettelegging.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Jens Ragnar Nygaard, seniorrådgiver (revisor)
Eli Ådnøy, seniorrådgiver (revisor)
Kjersti Haugan, seniorrådgiver (revisjonsleder)

Alle tilsynsrapporter fra dette landsomfattende tilsynet

2017–2018 Tjenester til pasienter med psykisk lidelse og mulig samtidig ruslidelse

Søk