Rapport fra tilsyn med behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn ved NAV Moss 2018

Fylkesmannen har gjennomført tilsyn med Moss kommune. Tilsynsbesøket ble gjennomført den 18. og 19. april 2018. Vi undersøkte om Nav Moss sørger for at behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn blir utført i samsvar med aktuelle lovkrav, slik at innbyggerne i Moss kommune får sikre og forsvarlige tjenester.

Tilsynet ble gjennomført som del av årets planlagte tilsyn initiert av Fylkesmannen. Tilsynet er et oppfølgingstilsyn fra tilsynet på samme tema ved NAV Moss i 2012.

Fylkesmannen påpeker følgende:

• NAV Moss sikrer ikke forsvarlig kartlegging og vurderinger når personer med forsørgeransvar for barn søker om økonomisk stønad.

De tiltakene NAV Moss utarbeidet i 2012, har ikke ført til en bedring av kartlegging og vurdering av søknader om økonomisk støtte fra personer med forsørgeransvar for barn. NAV Moss sikrer fortsatt ikke at alle relevante forhold blir kartlagt og vurdert for den aktuelle gruppen det er ført tilsyn med. Dette er et brudd på sosialtjenesteloven §§ 4 og 18.

1. Tilsynets tema og omfang

I dette kapittelet beskriver vi hva som ble undersøkt i tilsynet.

Det skal undersøkes om kommunen sikrer forsvarlig kartlegging, og at det gjøres individuelle vurderinger, som grunnlag for beslutning om å innvilge økonomisk stønad og for beslutning om stønadens størrelse.

Med økonomisk stønad menes stønad til livsopphold, jf. lov om sosiale tjenester i Nav § 18 og stønad i særlige tilfelle, jf. samme lov § 19.

Med behandling av søknad siktes det til prosessen fra og med søknad foreligger frem til det skal tas beslutning om det er grunnlag for å innvilge økonomisk stønad og stønadens størrelse vurderes. Behandlingen omfatter altså den kartlegging og den vurdering som i neste omgang legges til grunn for beslutning.

Med personer med forsørgeransvar for barn menes personer som har forsørgeransvar etter lov om barn og foreldre, og som har barna boende hos seg fast eller som har samvær med dem.

2. Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosiale tjenester i NAV, etter sosialtjenesteloven § 9. Et tilsyn er en kontroll av om virksomheten er i samsvar med lov- og forskriftsbestemmelser. Vi gir derfor her en oversikt over kravene som ble lagt til grunn i tilsynet.

Lov om sosiale tjenester i NAV er det sentrale rettsgrunnlaget ved gjennomføring av tilsyn med sosiale tjenester i NAV.

Loven viderefører deler av lov om sosiale tjenester, herunder bestemmelsene om økonomisk stønad, jf. lovens §§ 18 og 19. Forvaltningen av tjenesten økonomisk stønad skal skje i NAV- kontor, jf. NAV-loven §§ 13 og 14. Kommunen har internkontrollplikt ved forvaltning av økonomisk stønad, jf. lov om sosiale tjenester i NAV § 5. Det er gitt forskrift om internkontroll i arbeids- og velferdsforvaltningen.

I lov om sosiale tjenester i NAV er det foretatt en presisering av gjeldende rett ved at det er lovfestet et forsvarlighetskrav, jf. lovens § 4. Kravet om forsvarlig tjeneste gjelder som et overordnet krav. Hva som er forsvarlig tjeneste, gir særlig rettighetsbestemmelsene anvisning på, men også kravene til styring og saksbehandling er gitt med det utgangspunkt at god styring og god saksbehandling (også styring av saksbehandling) er nødvendig for å yte forsvarlige tjenester til enhver tid.

Kartlegging og vurdering

Saksbehandlingsprosessen knyttet til behandling av søknader om økonomisk stønad må sees på som en del av tjenesten økonomisk stønad. Kartlegging av behov og individuell vurdering er uløselig knyttet til selve tjenesten, altså avslag eller innvilgelse, og stønadens størrelse. Kravet om forsvarlighet gjelder også saksbehandlingsprosessen. Hva som skal til for å sikre forsvarlig behandling av søknad om økonomisk stønad, fremgår av kapittelet om saksbehandling i lov om sosiale tjenester i NAV. Vi viser til Rundskriv med Hovednummer 35 – Lov om sosiale tjenester i NAV, kapittel 5 saksbehandlingen § 43, innhenting av opplysninger. Vi viser samtidig til Forvaltningslovens § 17 (forvaltningsorganets utrednings- og informasjonsplikt). Forvaltningsorganet skal påse at saken er så godt opplyst som mulig før vedtak treffes.

Gjeldende og relevante rundskriv er også retningsgivende for tolkning og operasjonalisering av kravene til kommunens ansvar for å sikre forsvarlig behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer som representerer barnefamilier. Se særlig rundskriv I-34/2001.

Veileder

Helsetilsynet utarbeidet i 2012 en veileder for landsomfattende tilsyn med sosiale tjenester i NAV. Denne omhandler behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn. I punkt 4.1.1.1 fremkommer det hva som må undersøkes for at saken skal være godt nok opplyst for at kommunen skal sikre at det gis forsvarlige tjenester.

Forsvarlig kartlegging innebærer at NAV må undersøke:

• søker og søkers familieforhold (sivilstatus og barn, antall og alder)
• søkers inntekter/inntektsmuligheter, her må inngå vurdering av reduserte muligheter for forsørger knyttet til kvelds- eller helgejobbing på grunn av omsorgsansvar, lang reise osv.
• utgifter (hvilke og hvor høye)
• gjeld
• behov for stønad til livsoppholdsutgifter eller spesielle utgifter knyttet til barn eller samvær med barn
• opplysninger om sosiale forhold, helsemessige forhold, andre forhold (ikke bare søkers forhold, men også barnas særskilte behov knyttet til sosiale og/eller helsemessige utfordringer) som har betydning for å vurdere søkers inntektsmulighet mv.
• opplysninger om søkers kontakt med andre etater i kommunen (barnevern, barnehageetat, helsestasjon, skole, hjemmetjenester osv.)
• opplysninger om barns deltakelse i aktiviteter og ev. kostnader knyttet til dette
• utgifter til barnepass, barnehage, SFO
• opplysninger om bolig og boforhold – i familier med barn og unge er det spesielt viktig at det er en trygg og god bosituasjon, og i vurderingen rundt en eventuell flytting for å redusere bokostnader må det vurderes hvilke konsekvenser dette ev. medfører for barna
• opplysninger om familiens behov for klær, sko, utstyr mv. til daglig- og fritidsbruk.
• behov for datautstyr
• opplysninger om behov for innbo og møbler knyttet til at det bor barn i huset eller fordi søkeren har samværsrett og følgelig har barn boende hos seg i den forbindelse
• opplysninger om utgifter en søker som ikke bor sammen med barn har til samvær

Det følger også av veilederen at når forsørgere søker om livsopphold, vil det ved førstegangssøknad ofte være behov for en omfattende kartlegging, og at for familier som mottar stønad over lengre tid, vil det kunne være behov for å gjenta omfattende kartlegging.

Av forvaltningsloven § 17 (forvaltningsorganets utrednings- og informasjonsplikt), vises det til at forvaltningsorganet skal påse at saken er så godt opplyst som mulig før vedtak treffes, og at det skal påses at mindreårige parter har fått mulighet til å gi uttrykk for sitt syn, i den grad de er i stand til å danne seg egne synspunkter på det saken gjelder. De mindreåriges syn skal tillegges vekt i samsvar med deres alder og modenhet.

Internkontroll

Kravet til systematisk styring av tjenesten fremkommer i sosialtjenesteloven § 5 om internkontroll. Det er gitt forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen.

Kommunen og NAV-ledelsen skal skape rammebetingelser og organisatoriske løsninger som gir god kvalitet i tjenestene, og som reduserer sannsynligheten for menneskelig svikt, og begrenser eventuelle skadevirkninger. Kravene i forskriften skal sikre at daglige arbeidsoppgaver blir planlagt, organisert, utført og forbedret i samsvar med krav fastsatt i sosialtjenesteloven. Dette skal bidra til tjenester av rett kvalitet, også når rammebetingelsene ikke er optimale, eksempelvis ved mangel på kompetanse, fravær av personell eller i situasjoner med mange søknader og henvendelser.

Ledere på alle organisatoriske nivåer i kommunen og NAV- kontoret må legge til rette for, og følge opp, at tjenestene er i tråd med gjeldende regelverk og av god nok kvalitet. Det innebærer at ledelsen må ha kunnskap om kvaliteten på virksomhetens tjenester inkludert oversikt over risiko og uønskede hendelser, for å kunne iverksette riktige tiltak som reduserer risiko og sikrer rett kvalitet.

3. Beskrivelse av faktagrunnlaget

Her gjøres det rede for hvordan virksomhetens aktuelle tjenester fungerer, inkludert virksomhetens tiltak for å sørge for at kravene til kvalitet og sikkerhet for tjenestemottakerne blir overholdt.

NAV Moss består av NAV- leder som øverste leder, og deretter avdelinger med egne avdelingsledere. Det er NAV- leder som godkjenner alle rutiner før de iverksettes. NAV Moss har videre tre 50% stillinger som beslutter for vedtak om økonomisk stønad. Beslutterne har i oppgave å kvalitetssikre og beslutte vedtak om økonomisk stønad, herunder også klagesaker, nødhjelpsaker, og vedtak om kvalifiseringsprogram. Kontoret har også en fagansvarlig som står ansvarlig for utarbeidelse og revidering av kontorets rutiner i samarbeid med ledelsen. Beslutterne og fagansvarlig tilhører ulike avdelinger i virksomheten, og har ukentlige møter med sine respektive avdelingsledere og fagansvarlig for sosiale tjenester, for saksdrøfting og for å sikre fremdrift og kvalitet i de sosiale tjenestene ved kontoret. NAV Moss har nylig innført Risk manager som avvikssystem også for faglige avvik. På tilsynstidspunktet forelå det ingen registrerte avvik.

NAV Moss utarbeidet en plan i 2013, som grunnlag for å lukke avviket fra tilsynet som først ble gjennomført i 2012.

Planen bestod av følgende punkter:

• Det vil utarbeides et nytt kartleggingsskjema som skal fylles ut i forbindelse med mottatt søknad fra personer med forsørgeransvar.
• Fagmøte med gjennomgang og opplæring i reviderte rutiner og Risk Manager til samtlige ansatte ved NAV Moss. Kontinuerlig oppfølging ved månedlig rapportering til fagansvarlig om ev. rutiner som ikke blir benyttet/ benyttet korrekt. Dette samles i egen oversikt, og tas opp i fagmøte for gjennomgang.
• Utarbeide kartleggingsskjema jfr. første kulepunkt. Det skal fremgå av vedtak/ journalnotat opplysninger om barna. Dette innhentes med hensyn på å sikre nødvendig og tilstrekkelig kartlegging og individuell vurdering. Videre skal det oppfordres til at informasjon om brukeres barn som blir formidlet i oppfølgingen av bruker, skal nedtegnes i journal.
• Sjekkliste utarbeides til bruk i samtaler for å sikre at informasjon, råd og veiledning om tilleggsytelser, og andre muligheter til økte inntekter til forsørgere som søker økonomisk sosialhjelp. jfr. kulepunkt over.
• NAV Moss vil utvikle en mal som fremtvinger gjengivelse av den individuelle vurderingen, hva denne bygger på, samt konsekvensvurderinger ved avslag etter § 19, særlig i forhold til barns situasjon, om det er barn i husstanden. Informasjon og opplæring i fagmøte kontinuerlig.
• Gjennomgang av rutiner og bruk av nytt internkontrollsystem (Risk manager) jfr. kulepunkt 2. Kommunen har nylig etablert et avvikssystem, Risk manager. Dette vil bli tatt i bruk av alle, og skal således sikre et sted å melde/ registrere feil. Opplæring i Risk Manager vil bli gitt i fagmøte.
• NAV Moss vil utarbeide et årshjul, der alle faste, årlig repeterende oppgaver legges inn. Årshjulet vil sikre tidsfastsetting av ulike oppgaver/ evalueringer og er et viktig redskap og verktøy for å sikre internkontrollen ved NAV Moss.

Det fremkommer gjennom intervju med NAV- leder at kontoret har vært gjennom flere endringer siden 2013, og at planen for å lukke avviket ikke har vært fulgt etter den opprinnelige intensjonen. De ansatte opplyser under intervjuene, at noen av de aktuelle rutinene som er utarbeidet, foreløpig ikke er implementert.

NAV Moss har gjort følgende for å øke kompetansen på tilsynsområdet:

• Utarbeidet NAV Kvalitetshåndbok for sosiale tjenester i NAV, godkjent 28.09.2017
• Utarbeidet rutine for NAV Barnefamilier, godkjent 21.06.2017
• Utarbeidet NAV Sjekkliste for vedtak om økonomisk stønad godkjent, 26.02.2018
• Utarbeidet NAV kartleggingsskjema for søkere av økonomisk stønad
• Endret vedtaksmal som implementerer § 19 systematisk
• Det gjennomføres fagmøter
• Det er nylig opprettet et avvikssystem som også innbefatter faglige avvik

Moss kommune

På kommunalsjefnivå har det vært mange lederskifter, men dagens fungerende kommunalsjef tar over som øverste sjef for kultur, aktivitet og inkludering i Moss i 2020. I denne organiseringen ligger også ansvaret for NAV- kontoret. NAV-leder rapporterer i denne sammenheng til kommunalsjef, som opplyser at Moss kommune har fokus på lavinntektsfamilier og viser til prosjektet HOLF. HOLF er et utviklings- og forskningsprosjekt, og står for «helhetlig oppfølging av lavinntektsfamilier». Målsettingen for prosjektet er at foreldre skal bli i stand til å forsørge barn og seg selv gjennom arbeidsinntekt, familiene skal sikres en stabil og tilfredsstillende bosituasjon, og sosial inkludering skal økes. NAV Moss har til sammen 200% stillinger som jobber med dette per i dag.

Etter tall hentet fra KOSTRA Befolkningsprofil 2017, besto Moss kommune av 32 588 innbyggere dette året, og det var en netto innflytting på 205 innbyggere. Når det gjelder driftsutgifter per innbygger, skiller Moss seg ut i Østfold med en høyest prioritering av sosialtjenesten. Andelen av sosialhjelpsmottagere i Moss i 2017, var på 5,7%. KOSTRA- dataene viser at andelen sosialhjelpsmottagere varierer mye mellom kommunene i fylket, men kommunene i Østfold har samlet sett høyere utgifter til sosialtjenesten enn landssnittet.

Barnefattigdom er satt på dagsorden i kommunen. En artikkel i Moss avis datert den 26. april 2018, omhandler «Strakstiltak mot barnefattigdom» hvor forfatter Eirik Tveiten, medlem av formannskapet for Rødt, viser til hvordan man ved å unnlate å beregne barnetrygd som inntekt, kan redusere barnefattigdommen i kommunen. Rådmannen opplyser ved tilsynet at kommunen vektlegger arbeidet med fattige barn, og det er eksempelvis innført bruk av gratis barnehage der det er behov for dette. Videre benytter Moss kommune, her NAV Moss, et kort kalt opplevelseskortet. Opplevelseskortet gir gratis inngang til kultur- og fritidsaktiviteter for barn i lavinntektsfamilier.

Innhenting av opplysninger fra fagsystemer:

Det refererte grunnlaget fra fagsystemer, baserer seg på en liste over 17 enkeltbrukere hvor alle har forsørgeransvar for barn. Vi har gjennomgått 2-4 enkeltvedtak per bruker i fagsystemet Socio, basert på de siste fattede, relevante vedtak. Vi har parallelt med dette sjekket journalnotat på hver enkelt bruker i Socio tilbake til sommeren 2017. Vi har også gjennomgått journalnotater i fagsystemet Arena etter samme tidsmessige prinsipp. Der det ikke har vært oppdaterte opplysninger i journalnotat i Arena, har vi dobbeltsjekket opplysningene på de aktuelle brukerne opp mot fagsystemet Modia. Vi har ikke funnet informasjon som er relevant for tilsynet hverken i fagsystemet Arena eller Modia.

Funn

• Kartleggingen som finnes av barna i fagsystemene (søknad, vedtak og journal) i de 17 familiene, innbefatter antall barn, barnas alder, og ev. deltagelse i barnehage/ SFO.
• Det er innvilget livsopphold i 13 av sakene. Her er kommunens norm systematisk benyttet. Barnas individuelle behov er ikke vurdert spesielt.
• Det er innvilget krisehjelp i 6 av sakene. Det foreligger ikke opplysninger i vedtak (eller journal) om hvordan man har kommet fram til beløpet som innvilges. Barnas behov er ikke vurdert særskilt.
• Det er innvilget barnehageutgifter i 5 av sakene. Barnets behov for barnehageplass fremkommer ikke i sakene.
• Det er innvilget henholdsvis klær, sko, fritidsaktiviteter og leirskole i 4 saker. Det foreligger ikke opplysninger i vedtak (eller journal) om hvordan man har kommet fram til beløpet som innvilges.
• I 1 av sakene fremkommer det at det gjennomføres samvær med barn, men ikke omfanget av samværet.
• Det fremkommer av saker, rutine og intervjuer, at det beregnes barnetrygd som livsopphold fra og med det 4. barnet.
• I 5 av sakene er det aktuelt med bruk av §19. Vi finner en vurdering etter §19 i samtlige av disse sakene.
• Vurdering av stønad til ekstraytelser, avhenger i stor grad av at foreldrene søker/ tar kontakt.
• Tilbakemelding fra beslutter til veileder er ikke systematisert slik at gjentagende feil fanges opp i alle aktuelle avdelinger. Det foreligger ikke registrerte avvik per i dag.
• Det er ikke foretatt noen ROS analyse på sosiale tjenester.
• Tiltak som er iverksatt for å gjennomføre en jevnlig gjennomgang av internkontrollen, har ikke fungert etter hensikten.

4. Vurdering av faktagrunnlaget opp mot aktuelt lovgrunnlag

I dette kapittelet vurderer vi fakta i kapittel 3 opp mot lovbestemmelsene i kapittel 2.

Kartlegging av behov og individuell vurdering er uløselig knyttet til selve tjenesten, altså avslag eller innvilgelse, og stønadens størrelse. Det er iverksatt tiltak ved NAV Moss som skal styrke kartleggingen av barnefamiliene, blant annet er det utarbeidet Kvalitetshåndbok, et eget kartleggingsskjema for søkere av økonomisk sosialhjelp, rutine for barnefamilier og sjekkliste som benyttes når vedtak om økonomisk sosialhjelp skal fattes og godkjennes.

Vurdering av funn

I vedtakene foreligger det en minimumskartlegging av barn som begrenses til alder, kjønn og antall barn, videre om de deltar i barnehage eller SFO. Vi finner ikke opplysninger om barn i journalnotat. Ved gjennomgang av vedtak og journal fant vi imidlertid en konsekvent bruk av kommunens veiledende norm. Der norm benyttes systematisk, kan vi ikke se at NAV- kontoret benytter satsene etter den hensikt å være veiledende. Vi kan videre ikke se at det foretas en konkret og individuell vurdering basert på behovet i familien. I de sakene hvor det er innvilget andre ytelser, som eksempelvis, klær, sko, fritidsaktiviteter eller krisehjelp, fremkommer det ikke av saken hvordan NAV- kontoret har kommet fram til det beløpet som innvilges eller hvilket beløp søker mener er tilstrekkelig. Brukers behov er ikke vurdert opp mot beløpet som er innvilget i vedtaket. På denne måten virker resultatet av behovsvurderingen tilfeldig, og ikke tilpasset den enkelte søker.

Det beregnes systematisk barnetrygd som livsopphold fra og med det 4. barnet. Det gjøres i denne sammenheng ikke vurderinger ut fra det reelle antallet barn i familien, altså avhengig av om familien består av 4 barn, 8 barn eller flere. Det fremkommer av rutiner, intervju og vedtak/ journal, at det er bruker selv som må søke spesielt, eller ta kontakt med NAV- kontoret, om vedkommende er i behov av en vurdering av stønad til tilleggsytelser. NAV- kontoret har dermed ikke selv sikret seg at de fanger opp behovene i den enkelte familie. Risikoen er allerede stor for at familiers behov ikke vurderes tilstrekkelig, så lenge NAV- kontoret følger kommunens norm konsekvent, og tar utgangspunkt i maks 3 barn. Internkontrollen fanger videre ikke opp systematiske og gjentagende feil, eksempelvis gjennom tilbakemeldinger fra beslutter til veileder i de ulike avdelingene. Det foreligger per i dag ikke et system som samler gjentagende feil i vedtakene fra samtlige av beslutterne. Det er ikke foretatt en ROS analyse som ville kunnet avdekke hvor risikoen i virksomheten er størst. Gjennom en slik analyse ville kontoret deretter kunnet iverksette de nødvendige tiltak for å minimere den aktuelle risikoen på de sårbare områdene.

Veileder

I oppsummeringsrapporten fra Statens helsetilsyn etter landsomfattende tilsyn i 2012, viser Helsetilsynet til at alvorlig svikt i kartleggingen, mangelfulle individuelle vurderinger og ut-strakt bruk av standardiserte normer for utmåling av stønaden, samlet sett innebærer en betydelig risiko for at hjelpen til søkere med forsørgeransvar for barn blir utilstrekkelig. Helsetilsynet ser med bekymring på dette, og er ikke trygg for at barn og unges behov blir sett, vurdert og tatt hensyn til i kommunenes behandling av søknader om økonomisk stønad.

Vi mener at de påpekte funn i Moss kommune, tilsier at det er mangler ved kartleggingen og ved de individuelle vurderingene. Vi mener dette medfører en stor risiko for feil når søknader innvilges eller avslås, og for beslutningen om stønadens størrelse.

Vi finner derfor at de tidligere iverksatte tiltakene ikke dekker lovkravene til kartlegging og individuell vurdering av behovet til det enkelte barn. Vi finner ikke tilstrekkelig spor av at dette er gjort, hverken i journaler eller i vedtakene. Vi finner videre ikke hvordan kommunen gjennom sin styring sikrer at lovkravene til kartlegging og vurdering av det enkelte barn skal ivaretas. Vi anser at dette er et brudd på sosialtjenesteloven §§ 4 og 18. Vi viser her som nevnt til Rundskriv med Hovednummer 35 – Lov om sosiale tjenester i NAV, kapittel 5, saksbehandlingen § 43, Innhenting av opplysninger. Videre fremkommer kravet til systematisk styring av tjenesten i sosialtjenesteloven § 5 om internkontroll. Det er også gitt forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen. Innholdet i internkontrollen fremkommer av kapittel 3, punkt 3.1 § 4 bokstav a-h. Fylkesmannen viser til at internkontrollen må innrettes slik at den ivaretar en risikovurdering av om det er forhold som gjør at barn ikke blir tilstrekkelig kartlagt og vurdert. De meldingssystemer som finnes, må brukes, og være egnet til å fange opp feil i kartlegging og vurdering av barns behov.

5. Tilsynsmyndighetens konklusjon

Her presenterer vi konklusjonen av vår undersøkelse, basert på vurderingene i kapittel 4.

Fylkesmannen påpeker følgende:

• NAV Moss sikrer ikke forsvarlig kartlegging og vurderinger når personer med forsørgeransvar for barn søker om økonomisk stønad.

De tiltakene NAV Moss utarbeidet i 2012, har ikke ført til en bedring av kartlegging og vurdering av søknader om økonomisk støtte fra personer med forsørgeransvar for barn. NAV Moss sikrer fortsatt ikke at alle relevante forhold blir kartlagt og vurdert for den aktuelle gruppen det er ført tilsyn med. Dette er et brudd på sosialtjenesteloven §§ 4 og 18.

Oppfølging av påpekte lovbrudd

I dette kapittelet redegjør vi for hva vi forventer virksomheten skal gjøre i prosessen med å rette påpekte lovbrudd.

Vi ber Moss kommune om å gjøre en vurdering av hvilke tiltak som er nødvendige for å etablere en sikker praksis for forsvarlig kartlegging og vurdering når personer med forsørgeransvar for barn søker om økonomisk stønad. Vi ber Moss kommune om å utarbeide og oversende en plan for arbeidet innen 30. september 2018. Planen skal inneholde:

• Hvilke tiltak som skal gjennomføres
• Hvordan ledelsen vil følge med på, og kontrollere at tiltakene blir iverksatt
• Hvordan ledelsen vil gjennomgå om tiltakene har virket som planlagt etter at de har fått virke en stund
• Frister for iverksetting av tiltak og evaluering av om tiltakene virker som planlagt

Med hilsen

Elisabeth Lilleborge Markhus
fylkeslege

Cecilie Gjerløv Engan
 revisjonsleder

Kopi: NAV Moss

Vedlegg: Gjennomføring av tilsynet

I dette vedlegget omtaler vi hvordan tilsynet ble gjennomført, og hvem som deltok.

Varsel om tilsynet ble sendt 12.02.2018.

Forberedende møte med virksomheten ble gjennomført 18.04.2018.

Tilsynet ble gjennomført ved Nav Moss, og innledet med et kort informasjonsmøte 18.04.2018. Oppsummerende møte med gjennomgang av funn ble avholdt 19.04.2018.

En del dokumenter var tilsendt og gjennomgått på forhånd, mens andre dokumenter ble mottatt og gjennomgått i løpet av tilsynsbesøket. Følgende dokumenter ble gjennomgått og vurdert som relevante for tilsynet:

• 17 brukere, herav 48 vedtak med søknader og journaler

• NAV- kontorets plan for lukking av avvik
• Intervju med 6 ansatte
• Utvalgte rutiner og implementering
• Delegasjon, partnerskapsavtale, organisasjonskart
• Virksomhetsplan m.m
• Rutiner for økonomisk stønad (inkl. barnefamilier), kartleggingsskjema ved samtaler, sjekkliste ved vedtak inkl. godkjenning, ny mal vedtak for vurderinger ved §19, kvalitetshåndboka m.m
• Internkontroll (reg. avvik og årshjul)
• Opplæringsplan student, nyansatte

Det ble valgt 17 mapper etter følgende kriterier:

•   Mottakere av økonomisk sosialhjelp med forsørgeransvar for barn

I tabellen under gir vi en oversikt over hvem som ble intervjuet, og hvem som deltok på oppsummerende møte ved tilsynsbesøket.

Ikke publisert her

Disse deltok fra tilsynsmyndigheten:

• rådgiver, Cecilie Gjerløv Engan, Fylkesmannen i Østfold, revisjonsleder  
• seniorrådgiver, Dag Markussen Olsen, Fylkesmannen i Østfold, revisor
• seniorrådgiver, Nina Westby Evensen, Fylkesmannen i Østfold, revisor

7.6.2018

Med hilsen

 

Elisabeth Lilleborge Markhus Cecilie Gjerløv Engan

fylkeslege e.f.rådgiver

 

Dokumentet er elektronisk godkjent

Kopi til:

NAV Moss