Rapport fra tilsyn med barneverntjenesten i Haugesund kommune 2014

Sammendrag

Fylkesmannen i Rogaland gjennomførte Lilsyn med barneverntjenesten i Haugesund

kommune i perioden 16.januar - 11 .juni 2014. Denne rapporten redegjør for avvik innenfor det området som tilsynet omfattet.

Tilsynet omfattet barneverntjenestens arbeid med barn som bor i kommunale fosterhjem.

Tema for tilsynet var:

• Oppfølging og kontroll av barnets situasjon i fosterhjemmet
• Barnets medvirkning
• Råd og veiledning til fosterforeldre

Det ble gjort funn som ga grunnlag for ett avvik:

Avvik 1:

Haugesund kommune sikrer ikke systematisk oppfølging og kontroll av barn i kommunale fosterhjem.

Dato: 11.06. 2014

Rapporten er utarbeidet av:

Trine Hove Bjørnsen
revisjonsleder

Gunn Nylend
revisor

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved barneverntjenesten I Haugesund kommune i perioden 16.01. - 1 1.06. 2014.

Ti1synet omfatter tjenester som er regulert i lov om barneverntjenester. Tilsynet omfatter barneverntjenestens arbeid med barn i kommunale fosterhjem. Vi har sett på barneverntjenestens oppfølging og kontroll av barnets situasjon i fosterhjemmet, barnets medvirkning og råd og veiledning til fosterforeldre.

Tilsynet inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn med kommunale barneverntjenester i 2014, initiert av Statens helsetilsyn, jf. lov om barneverntjenester (bvl) § 2-3b.

Fylkesmannen i Rogaland har myndighet til å føre tilsyn med den kommunale barneverntjenesten, jf. bvl § 2-3, 4. ledd.

Formålet med en systemrevisjon er å vurdere om virksomheten, gjennom sin internkontroll, ivaretar ulike krav i lovgivningen. Revisjonen omfatter undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler eventuelle avvik og merknader som er avdekket under revisjonen, og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Haugesund kommune har rundt 36.000 innbyggere og er en tett befolket bykommune.

Kommunen har organisert sin tjenesteyting i tre enheter; helse og omsorg, oppvekst- og kultur og drift. Hver enhet blir ledet av en kommunaldirektør. Barneverntjenesten i Haugesund er organisert under helse og omsorg ved at enhetsleder rapporterer til kommunaldirektør helse og omsorg, deltar ihelse og omsorg sine ledermøter etc. Når det gjelder saker fra barneverntjenesten som skal til politisk behandling, fremmes disse primært i Oppvekststyret. Oppvekststyret behandler blant annet saker knyttet til lov om barneverntjenester, barnehagelov, opplæringsloven og voksenopplæringsloven. Kommunen finner grunn til å se på denne organiseringen.

Barneverntjenesten er inndelt i syv team; mottak, tiltak barn, tiltak ungdom, omsorg, tiltaksteam/PMTO, ungdomsteam, og Basen famil iesenter. Barnevern jenesten har i dag 41 ansatte. Kommunen har for 2014 fått ti ldelt en stilling gjennom de statlige styrkningsmidlene for barnevernet. Totalt sett har kommunen blitt styrket med seks stillinger siden den statlige satsningen startet i 2011 .

Haugesund kommune har en utfordrende økonomisk situasjon. Det er under tilsynet opplyst at kommunen likevel skjermer barneverntjenesten fra økonomiske innsparingstiltak.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 16. jan uar 2014.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Mappegransking ble gjennomført 29. april 2014.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 5. mai 2014.

Intervjuer

9 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 13. mai 2014.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet undersøkte om kommunen gjennom sine styringstiltak sikret at oppfølging og kontroll av barns situasjon i kommunale fosterhjem blir utført i samsvar til krav i barnevernloven.

Tema for tilsynet var:

• Oppfølging og kontroll av barnets situasjon i fosterhjemmet
• Barnets medvirkning
• Råd og veiledning til fosterforeldrene

Tilsynet var avgrenset til å gjelde kommunale fosterhjem fra barnet flyttet inn i fosterhjemmet. Statlige fosterhjem er ikke en del av dette tilsynet. Arbeid med innflytting, tilsynsførerordningen eller planlegging og oppfølging av ettervern er heller ikke en del av dette tilsynet.

5. Funn

Avvik 1.

Haugesund kommune sikrer ikke systematisk oppfølging og kontroll av barn i kommunale fosterhjem.

Avvik fra følgende lovkrav:

Bvl § 2-1 , andre ledd jf. forskrift om internkontroll Bvl § 4-22 jf forskrift om fosterhjem §§ 6 og 7

Bvl § 4-5

Bvl. § 6-3 og FNs barnekonvensjon art. 12

Bvl. § 6-1, jf. forvaltningsloven og forvaltningsrettslig praksis

Kommentar:

Tjenester etter barnevernloven skal være forsvarlige. For å sikre at tjenester som ytes er forsvarlige, må barneverntjenesten fortløpende dokumentere hvilke faglige vurderinger som ligger til grunn for større og mindre beslutninger som tas. Det er viktig at barneverntjenesten har nedfelt det som kan ha betydning for videre utredning og tiltak. Det er ikke et krav om at dette skal skje ved systematiske nedtegnelser i en kronologisk journal, men kravet til god forvaltningsskikk tilsier at det skal være mulig å se i saksdokumentene hvilke faglige vurderinger som ligger til grunn for barneverntjenestens beslutninger. Barneverntjenesten skal også skrive referat fra besøk i fosterhjemmet, møter, samtaler med barnet mv.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Gjennomgang av dokumentene i den enkelte sak viser at faglige vurderinger i liten grad er dokumentert, herunder vurdering etter fosterhjemsbesøk, etter samtaler med barna og av forsterkningstiltak. Mappene viser mangelfull dokumentasjon av planlagt og evaluert oppfølgingsarbeid. Ledelsen er kjent med at det er mangelfull dokumentasjon i sakene. Det er likevel ikke stilt krav til hva som skal dokumenters eller hvordan dette skal gjøres.
• Kommunen sikrer ikke at alle ansatte får veiledning i det omfang som styrende dokumentasjon skisserer. Interne drøftinger, vurderinger og beslutninger fra veiledningen som blir gitt, blir ikke dokumentert i den enkelte sak.
• Kommunen har utarbeidet omsorgsplaner og tiltaksplaner, men sikrer ikke at planene blir evaluert i tilstrekkelig grad. Det blir ikke foretatt en helhetlig evaluering av barnets situasjon i fosterhjemmet.
• Kommunen gjennomgår ikke fosterhjemsavtalen med fosterforeldre årlig.
• Det foreligger samværsplaner i de fleste saksmappene tilsynet har gjennomgått. Det er imidlertid ikke dokumentert faglige vurderinger av om gjeldende samvær er til barnets beste.
• Kommunen oppfyller ikke kravet til lovpålagte fosterhjemsbesøk i alle saker. I kommunens egenrapportering av 31.12 2013 framgår det at kommunen hadde oppfølgings- og kontrollansvar for 92 barn. Av disse manglet 21 barn lovpålagt besøk. Gjennomgang av 20 saksmapper viser at halvparten av fosterbarna ikke har fått det minim um antall besøk som loven krever i 2014.
• Kommunen snakker med barn i fosterhjem, og ansatte har fått opplæring i samtaler med barn. Dokumentasjon på samtalene med barn i fosterhjem er derimot mangelfull. Det kommer ikke fram hva som har vært innholdet i samtalene som er relevant for barnets omsorgssituasjon herunder tilknytning til fosterhjemmet.
• Det er ikke dokumentert at fosterforeldrenes veiledningsbehov blir vurde1t i alle saker og at veiledning blir iverksatt når det er nødvendig. Sakene inneholder også mangelfull dokumentering av evaluering av gjennomført veiledning.
• Kommunen har ikke en tilstrekkelig risiko- og sårbarhetsanalyse for å sikre at alle fosterbarn og fosterforeldre får oppfølging ved vakanser og sykemeldinger i tjenesten.
• Kommunen har ikke tilstrekkelige kontrollrutiner som sikrer at arbeid med barn i fosterhjem alltid gjennomføres i henhold til gjeldende regelverk.
• Kommunen har utarbeidet en rutine for internkontroll ibarneverntjenesten. Det framgår av denne at kommunen skal gjennomføre internrevisjon 4 ganger årlig. I september 2013 gjennomførte tjenesten en internrevisjon vedr. barn i fosterhjem, flere brudd på lovkrav ble avdekket. Avvikene er ikke rettet opp slik egen rutine tilsier.
• RiskManager er Haugesund kommune sitt internkontrollsystem. De ansatte er kjent med systemet og har fått opplæring i bruk av dette. De er også kjent med at de skal melde avvik, men seksjonene gjør det i varierende grad. Seksjon omsorg har ikke meldt avvik i 2014. Avvik blir ikke benyttet i systematisk forbedringsarbeid på det reviderte området.
• Kommunen har påbegynt et arbeid med å utarbeide nødvendige rutiner for å sikre oppfølging av fosterhjemsplasserte barn. Nye rutiner er imidlertid ikke ennå tilstrekkelig implementert i tjenesten.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter barnevernloven pålegger kommunen å sikre og dokumentere at de etterlever myndighetskrav, jf. bvl. § 2-1 annet ledd. Internkontrollforskriften inneholder spesifikke krav til styring og ledelse. Kravene til styring og kontroll innebærer blant annet at kommunen skal avklare ansvarsforhold, utarbeide nødvendige ruti ner og instru kser samt sikre at de ansatte benytter seg av disse. Videre at de ansatte har den nødvendige kompetansen til å utføre de oppgaver de er tillagt.

Haugesund kommune har innført RiskManager som sitt kvalitetssystem. Via dette systemet skal alle ansatte melde avvik og styrende dokumentasjon og rutiner skal finnes her. Det er kjent i organisasjonen at det skal meldes avvik og hva det skal meldes avvik i forhold ti1.

Systemet er imidlertid ikke ennå fullt ut implementert i barneverntjenesten. Barneverntjenesten har også utarbeidet en rutine for internkontroll, men noen av internkontrolltiltakene var ikke gjennomført slik rutinen tilsa.

Tilsynets undersøkelser viser at barneverntjenesten har en oversiktlig organisering. Lederstrukturen og fordeling av ansvar, oppgaver og myndighet er kjent i virksomheten. Organiseringen er skriftlig beskrevet og praksis viser samsvar. Det forelå oversikt over de ansattes kompetanse og opplæringsplan var utarbeidet.

Det har siste året vært utfordringer i personalsituasjonen i barneverntjenesten. Komm unen har ikke i tilstrekkelig grad utarbeidet en sårbarhetsanalyse, med tilhørende tiltak, for å møte utfordringene som vakanser og sykemeldinger medfører.

Saksbehandlerne skal etter interne rutiner har ukentlig veiledning, dette har ikke fungert i praksis den senere tid. Det er ikke meldt avvik om dette i tjenestens avvikssystem.

Tilsynet viser at det er mangler i dokumentasjonen på kommunens barnevernfaglige vurderinger imange saker. Det er heller ikke utarbeidet tilstrekkelig rutiner for hva som skal dokumenteres iden enkelte sak. Tjenesten må i praksis bli bedre til å dokumentere arbeidet sitt og de vurderingene som ligger til grunn for beslutninger. Tilsynet finner også mangler i saksbehandlingen. Det er imidlertid ikke meldt avvik om brudd på lovkrav eller kvalitet fra seksjon omsorg i 2014. Dette er forhold som ikke er fanget opp og som viser at forbedringsarbeidet ikke fungerer godt nok.

7. Regelverk

• FNs barnekonvensjon om barnets rettigheter av 20. november 1989
• Lov om barneverntjenester av 17.juli 1992
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av l 0. februar 1967
• Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester av 14. desember 2005
• Forskrift om fosterhjem av 18. desember 2003

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Dokumenter i forbindelse med varslet tilsyn - brev fra kommunen av 09.09.2013
• Organisasjonsbeskrivelse for barneverntjenesten I Haugesund kommune
• Funksjonsbeskrivelser for ansatte I barneverntjenesten
• Oversikt ansatte i ledelsen - bvtj.
• Oversikt over ansatte i barneverntjenesten 2014
• Notat vedr. oppfølging av internkontroll for barneverntjenesten med vedlegg
• Internkontroll jf. IK forskrift
• Årshjul 2014
• Handlingsplan for fosterhjemsarbeidet i Haugesund kommune
• Nyansatte i barneverntjenesten
• Oppfølging i prøvetid
• Kompetanseplan 2013 - 2018
• Opplæringsplan for barneverntjenesten 2013 - 2018
• Opplæringsplan for ansatte
• Rutiner for veiledning av ansatte
• Rutiner for dialogmøter
• Enhetsmelding 20 l 2
• Dialogmøte - referater
• Evaluering bruker - tilfredshet
• Beskrivelse Interne møter/funksjoner
• Møter ansatte i barneverntjenesten
• Mal for referat ledermøte
• Mal for referat seksjonsmøter
• Møtestruktur
• Rutine for ansvarsfordeling mellom tiltak barn og omsorg ifht barn som skal plasseres i omsorgstiltak
• Meldingsrutine vedr. barnetrygd/bidrag/pensjon samt søknad om oppfostringsbidrag
• Rutine for politiattest - innhenting og registrering
• Rutine for tiltaksplaner
• Rutine for omsorgsplaner
• Rutine for etablering og gjennomføring av ansvarsgruppe
• Rutine for overføring fra barneverntjenesten til tiltaksenheten/boligenheten
• Rutine for individuell plan
• Rutinebeskrivelse for oppfølging av fosterhjemsplassering
• Rutine for avlastningstiltak/besøkshjem
• Rutinebeskrivelse av arbeidet med brukerinvolvering barn/foreldre i forkant av plassering
• Rutine for ettervern
• Rutine for tverrfaglig samarbeid
• Rutine for samtale med fosterbarn (medvirkning)
• Rutine for oppfølging av samvær
• Rutine for samarbeid med foreldre jf. bvl. § 4-16
• Opplysninger om verktøy evt. prosedyrer som benyttes i oppfølging av barnet, foreldrene og fosterforeldrene
• Enhetsmelding 2013
• Delegasjonsreglement seksjonslederne i bv.
• Helse- og omsorgspolitisk melding
• Risikokartlegging/vurdering Haugesund kommune vi barneverntjenesten
• Fag- og utviklingsplan for barneverntjenesten i Haugesund
• Referater fra seksjonsmøter - seksjon omsorg
• Funn internkontroll i barneverntjenesten, seksjon omsorg, gjennom ført i september 2013
• Oversikt avviksmeldinger - barneverntjenesten

Annen dokumentasjon gjennomgått i forberedelsen av tilsynet:

• Rapportering til Fylkesmannen pr. 31 .12.2013
• Søknad om stillinger og midler til kompetanse og samhandlingstiltak 2013 og 2014

Dokumentasjon som ble gjennomgått under tilsynet:

• Omsorgsplaner og tiltaksplaner

Gjennomgang av saksmapper som ble utført i forkant av tilsynsbesøket:

• 16 utvalgte saksmapper der barnet er under omsorg og er plassert i kommunalt fosterhjem jf. bv I. § 4-12
• 4 utvalgte saksmapper der barnet er frivillig plassert i kommunalt fosterhjem jf. bvl. § 4-4, 4.ledd

Korrespondanse mellom virksomheten og tilsynsmyndighetene:

• Varsel datert 16.01.2014
• Oversendelse av dokumenter, brev fra Haugesu nd komm une av 01.04.20 I 4
• Liste over barn i fosterhjem, e-post fra Haugesund komm une av 23.04.2014
• Program for tilsynet datert 23.04.2014
• Bestilling av dokumentasjon fra Fylkesmannen, e-post av 22.04 og 23.04.2014

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Alle ansatte i barneverntjenesten som hadde anledning deltok på sluttmøtet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Brit Espeland Nedreaas rådgiver/barnevernpedagog, Trine Hove Bjørnsen seniorrådgiver/jurist og Gunn Nylend seniorrådgiver/barnevernpedagog.

 

---

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet

2013-14 Oppfølging av barn i fosterhjem

Søk etter tilsynsrapporter

Søk