Rapport fra tilsyn med Randaberg kommune 2014

Sammendrag

Denne rapporten beskriver avvik som ble avdekket innen det reviderte området.

Systemrevisjonen omfattet følgende område: Om kommunen sikrer forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram (KVP).

Tilsynet undersøkte om kommunen sikrer at tjenesten KVP er tilgjengelig for potensielle deltakere, om det gis tilstrekkelig informasjon om tjenesten og om det foretas forsvarlige kartlegginger, vurderinger og beslutninger ved behandling av søknader om KVP. Videre undersøkte tilsynet om innholdet og omfanget av programmene er forsvarlig og om det gis forsvarlig oppfølging av brukerne.

Det ble gitt 1 avvik og 1 merknad under systemrevisjonen.

Dato: 31.10.14

Åshild Vistnes van der Veen
fungerende avdelingsdirektør Torunn Salte
revisjonsleder

 

Rapporten er elektronisk godkjent av Fylkesmannen i Rogaland og krever derfor ikke signatur

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon med Randaberg kommune i perioden 12.05.14 – 24.09.14. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Ved revisjonen ble det undersøkt:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• om tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• om tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Randaberg kommune har ca. 10 400 innbyggere. Rådmannen er administrativ leder og har en ledergruppe som består av kultursjef, plan- og forvaltningssjef, teknisk sjef, Nav-leder, skolesjef, helse- og omsorgssjef, barn- og familiesjef, personal- og organisasjonssjef og økonomisjef. Nav-kontoret har ca. 20 ansatte og er organisert i et team kalt jobb og veiledningsenheten (frontteamet) som på tilsynstidspunktet bestod av 12 medarbeidere inkludert fagleder/teamleder og Jobb og avklaringsenheten med 6 medarbeidere inkludert fagleder/teamleder. I tillegg har kontoret et team kalt Arbeid først, som består av to medarbeidere. Nav-leder har personalansvar og et overordnet fagansvar. Faglederne har fagansvar.

Jobb og veiledningsteamet har hovedansvaret for å gi informasjon om KVP, identifiserer potensielle KVP deltakere samt foreta kartlegginger/arbeidsevnevurderinger. Jobb og avklaringsenheten vurderer og beslutter om KVP skal innvilges, utarbeider program og har oppfølging av KVP brukerne. Dette teamet gir også informasjon om KVP, identifiserer potensielle KVP deltakere og utarbeider arbeidsevnevurderinger.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble sendt 12.05.14.

Åpningsmøte ble avholdt 16.09.14

Intervjuer

8 personer ble intervjuet. Under pkt. 9 fremgår det hvem som ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som er gjennomgått i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet «Dokumentunderlag».

Sluttmøte ble avholdt 24.09.14.

4. Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet var om kommunen sikrer forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram, herunder:

• Om aktuelle kandidater identifiseres og gis tilstrekkelig informasjon om kvalifiseringsprogram (KVP)
• Om det foretas forsvarlige kartlegginger, vurderinger og beslutninger ved behandling av søknader om KVP.
• Om KVP iverksettes innen tidsfristen
• Om programmet er individuelt tilpasset
• Om programmet inneholder arbeidsrettede tiltak, arbeidssøking og ev. andre understøttende tiltak
• Om programmet er helårlig og på full tid
• Om programmet evalueres og justeres ved behov og om evalueringstidspunkt fremgår av programmene.
• Om det gis forsvarlig oppfølging av deltakerne

5. Funn

Det ble funnet 1 avvik og gitt 1 merknad.

Avvik:

Randaberg kommune sikrer ikke forsvarlig gjennomføring av kvalifiseringsprogram.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen §§ 4, 5, og 30, jf. forskrift om kvalifiseringsprogram og -stønad § 1 og forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen §§ 4 og 5.

Kommentar til myndighetskravene:

Når brukere innvilges KVP skal det utarbeides et program. Programmet skal fremme overgang til arbeid og bidra til sosial inkludering og aktiv deltakelse i samfunnet. STL § 30 og forskrift om kvalifiseringsprogram og -stønad § 1 regulerer hva programmet skal inneholde. Kommunen må sørge for at programmet har et innhold i tråd med disse bestemmelsene. Programmet skal være helårlig og på full tid, dvs. 37,5 time per uke. Programmet skal inneholde arbeidsrettede tiltak og arbeidssøking. Disse tiltakene skal inngå i programmet fra det tidspunkt det vurderes hensiktsmessig. Arbeidsrettede tiltak skal likevel senest inngå når deltakeren er halvveis i programmet og arbeidssøking skal senest inngå i den avsluttende delen av programmet.

Andre tiltak, som for eksempel råd og veiledning, herunder økonomisk rådgivning, helsehjelp, motivasjonstrening, trening, bo-oppfølging og norskkurs, kan inngå i programmet. De ulike tiltakene må tidfestes, begrunnes og fremgå av saken.

Innholdet i programmet skal være forsvarlig og tilpasset den enkeltes behov og forutsetninger.

Bruker skal delta i utformingen av programmet, jf. STL § 42 som sier at tjenestetilbudet så langt som mulig skal utformes i samarbeid med tjenestemottaker.

Videre skal programmet evalueres jevnlig og justeres i forhold til deltakerens utvikling og progresjon. Det skal fremgå av programmet på hvilke tidspunkt det skal foretas evalueringer.

Det følger av STL § 31 at programmet som skal være iverksatt senest 6 måneder etter søknadsdato. Tidspunkt for oppstart skal fremgå av programmet, mens varigheten av KVP skal fremgå av vedtaket. Deltakere skal ha et program på full tid med et forsvarlig faglig innhold fra oppstart.

Kommunen må sikre at deltakerne i KVP får forsvarlig oppfølging. Forsvarlig oppfølging innebærer en tett og koordinert bistand. Omfanget av oppfølgningen skal tilpasses den enkelte tjenestemottakers behov. Dersom programmet inneholder tjenester fra andre offentlige eller private instanser, må kommunen sørge for et tett samarbeid med disse instansene. Kommunen kan kjøpe bistand til oppfølgingsarbeidet, men har likevel ansvaret for at den helhetlige oppfølgningen er forsvarlig. Kommunen må sette av tilstrekkelig tid og ressurser til å ivareta dette arbeidet.

Ifølge STL § 5 skal kommunen føre internkontroll for å sikre at tjenester etter STL kapittel 4 er i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. I dette inngår blant annet at kommunen må sikre at ansvar og oppgaver er klart plassert, at medarbeiderne har fått tilstrekkelig opplæring og har tilstrekkelig kompetanse til å utføre oppgavene, at kommunen utarbeider nødvendige retningslinjer og at kommunen har et avvikssystem, hvor avvik blir meldt til ledelsen og rettet opp.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• En gjennomgang av brukermapper viser at det i flere saker ikke fremgår av programmene og heller ikke av annen dokumentasjon, at programmene er på full tid.

• En gjennomgang av brukermapper viser at det i flere saker ikke fremgår av programmene, og heller ikke av annen dokumentasjon, at programmene inneholder arbeidssøking.

• Flere program inneholder ikke tidspunkt for evaluering, og det fremgår heller ikke av annen dokumentasjon at det er foretatt tilstrekkelige evalueringer.

• I noen saker manglet program og i enkelte saker var det tomt program i deler av programperioden.

• Det fremkom av skriftlig dokumentasjon (brukermappene/journalnotatene) og intervju at det ikke er gitt forsvarlig oppfølging i alle saker. I noen saker har det ikke vært oppfølging eller lite oppfølging i lengre perioder. Det er ikke dokumentert at variasjonene i oppfølgningen skyldes individuelle forskjeller hos deltakerne og deres behov for oppfølging.

• Kommunen har ikke tilstrekkelige retningslinjer eller faste rutiner for gjennomføring av KVP og ledelsen foretar ikke systematisk kontroll med om gjennomføringen er forsvarlig.

• Kommunen sikrer ikke at alle veilederne får systematisk og tilstrekkelig opplæring på det reviderte området.

• Kommunen har et avvikssystem, men de ansatte har ikke fått opplæring i hva som skal anses som et avvik på det reviderte området.

Merknad:

Randaberg kommune bør i større grad tilrettelegge for en systematisk og jevnlig gjennomgang av aktuelle deltakere til kvalifiseringsprogram og ha økt fokus på området.

6. Vurdering av styringssystemet i kommune

Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen pålegger kommunen å ha styring og kontroll med tjenesten. Dette innebærer at kommunens ledelse må forsikre seg om at den virksomheten som NAV Randaberg driver etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen er i samsvar med kravene i lov og forskrift.

Tilsynet har vist at det er mangler i kommunens styringssystem. Kommunen har ikke utarbeidet retningslinjer/prosedyrer eller iverksatt andre styringstiltak som sikrer at gjennomføring av KVP er forsvarlig. Det er lagt mye ansvar på den enkelte veileder.

Nav-leder kvalitetssikrer og undertegner vedtak om KVP. Ledelsen fører imidlertid ikke systematisk kontroll med innholdet i programmene og oppfølgning av brukerne. Ledelsen har ikke sikret systematisk og tilstrekkelig opplæring av de ansatte på det reviderte området.

Kommunen har et internkontrollsystem/avvikssystem (kvalitetslosen). Det er ikke meldt avvik på det reviderte området og de ansatte har ikke fått tilstrekkelig opplæring i hva som skal anses som et avvik. Dette medfører at feil og mangler ikke blir fange topp og korrigert av ledelsen, og at erfaringer ikke blir benyttet til forbedringsarbeid.

7. Regelverk

Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
Lov om arbeids- og velferdsforvaltningen
Forskrift om kvalifiseringsprogram og kvalifiseringsstønad
Forskrift til forvaltningsloven
Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen
Forskrift om rammer for delegering mellom stat og kommune om oppgaveutførelsen i de felleslokale kontorene i arbeids- og velferdsforvaltningen

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonsoversikt/organisasjonskart over Randaberg kommune.
• Organisasjonsoversikt over Nav Randaberg.
• Delegasjonsreglement for Randaberg kommune 2012.
• Oversikt over ansatte på Nav-kontoret med navn, stilling, stillingsprosent samt ansvar/arbeidsoppgaver.
• Samarbeidsavtale mellom Randaberg kommune og arbeids- og velferdsetaten i Rogaland av 29.11.07, revidert 12.06.12.
• Rutine vedrørende kartlegging av arbeidsevne.
• Nav`s standard for arbeidsrettet oppfølging.
• Utskrift fra kommunens nettside vedrørende informasjon om kvalifiseringsprogram.
• Brosjyre med informasjon om kvalifiseringsprogram.
• Utviklingsplan/opplæringsplan for to ansatte.
• Grunnopplæring for nytilsatte – Nav Rogaland våren 2014.
• Rutiner for godkjenning av vedtak – nødhjelp, sosialhjelp og kvalifiseringsprogram
• Referat fra ledermøte 07.07.14.
• De siste 12 brukermappene vedrørende kvalifiseringsprogram med søknader, vedtak, program samt journalnotater vedrørende oppfølgning og evaluering.
• Liste over langtidsmottakere av økonomisk sosialhjelp i perioden 01.02.14 – 31.07.14.
• Brukermapper til 15 langtidsmottakere av økonomisk sosialhjelp for perioden 01.02.14 – 31.07.14.
• Brukerundersøkelsen 2013 og 2014.
• Virksomhetsplan for Nav Randaberg 2014.
• Saksfremlegg til formannskapet – utvikling i arbeidsmarkedet, herunder en orientering om resultater for kvalifiseringsprogram.

Dokumenter mottatt og gjennomgått under tilsynsbesøket:

• Rådmannens delegasjonsrundskriv 2012.
• Utskrift fra kvalitetslosen vedrørende melding av avvik.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen før tilsynsbesøket:

• Varsel om tilsyn datert 12.05.14.
• Program for tilsyn sendt 16.07.14.
• Dokumentasjon fra kommunen mottatt 11.08.14.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Lillian Kleppe Gjennestad, revisor
Gunn Idland, revisor
Torunn Salte, revisjonsleder

 

---

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet

2013–14 Kvalifiseringsprogrammet

Søk etter tilsynsrapporter

Søk