Rapport fra tilsyn med Sandnes kommune 2014

Sammendrag

Denne rapporten beskriver avvik som ble avdekket innen det reviderte området.

Systemrevisjonen omfattet følgende område: Om kommunen sikrer forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram (KVP).

Tilsynet undersøkte om kommunen sikrer at tjenesten KVP er tilgjengelig for potensielle deltakere, om det gis tilstrekkelig informasjon om tjenesten og om det foretas forsvarlige kartlegginger, vurderinger og beslutninger ved behandling av søknader om KVP. Videre undersøkte tilsynet om innholdet og omfanget av programmene er forsvarlig og om det foretas forsvarlig oppfølging av brukerne.

Det ble avdekket 2 avvik under systemrevisjonen. Det ble ikke gitt merknad.

Dato: 20.03.14

Pål Iden
avdelingsdirektør

Torunn Salte
revisjonsleder

 

Rapporten er elektronisk godkjent av Fylkesmannen i Rogaland og krever derfor ikke signatur

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon med Sandnes kommune i perioden 12.12.13 – 28.05.14. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Ved revisjonen ble det undersøkt:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• om tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• om tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Sandnes kommune har ca. 72000 innbyggere. Rådmannen er administrativ leder og hennes ledergruppe består av kommunaldirektør kultur og byutvikling, kommunaldirektør oppvekst skole, kommunaldirektør oppvekst barn, kommunaldirektør levekår, økonomidirektør, organisasjonsdirektør og kommunikasjonssjef.  Nav-kontoret ble etablert 09.09.09, og er organisert under kommunalavdeling for levekår. Nav-kontoret har ca. 100 ansatte og ledes av en Nav-leder som har ansvar både for de kommunale og statlige oppgavene.

Nav kontoret er organisert i to mottaksteam og tre oppfølgingsteam samt et team for fellestjenester. Hvert team har en teamleder/avdelingsleder, som har personal- og ressursansvar.

Mottaksteamene gir blant annet informasjon om Nav kontorets tjenestetilbud, herunder KVP, foretar kompetansekartlegging og behovsvurderinger og identifiserer potensielle KVP deltakere. I enkelte tilfeller utarbeider de eller påbegynner arbeidet med å utarbeide arbeidsevnevurderinger. To av oppfølgingsteamene utarbeider arbeidsevnevurderinger, vurderer og beslutter om KVP skal innvilges, utarbeider program og har oppfølging av KVP brukerne. De gir også informasjon om KVP og identifiserer potensielle KVP deltakere.

Det tredje oppfølgingsteamet, også kalt forvaltningsenheten, fatter vedtak om økonomisk sosialhjelp.

Team for fellestjenester utfører støttefunksjoner til Nav-kontoret. Dette teamet har blant annet ansvar for post og arkiv. Teamet skriver vedtak om KVP etter at oppfølgingsteamet har besluttet vedtakets innhold og begrunnelse (sekretærfunksjon).

Kontoret har faglige veiledere som har fagansvar for ulike saksfelt. Det er også egen faglig veileder for KVP. Vedkommende har blant annet i oppgave å gi opplæring og veiledning til de ansatte og kvalitetssikre arbeidsevnevurderingene.

Det er etablert en styringsgruppe for KVP, som består av faglig veileder for KVP, en veileder fra oppfølging, avdelingsleder mottak og avdelingsleder oppfølging. Gruppens oppgave er todelt: Den skal være en møteplass der faglig veileder kan drøfte faglige problemstillinger i forbindelse med KVP og gruppen skal være med å gi innspill til opplærings- og kvalitetsplaner i forbindelse med KVP.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble sendt 12.12.13.

Åpningsmøte ble avholdt 04.03.14

Intervjuer

9 personer ble intervjuet. Under pkt. 9 fremgår det hvem som ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som er gjennomgått i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet «Dokumentunderlag».

Sluttmøte ble avholdt 11.03.14.

4. Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet var om kommunen sikrer forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram, herunder:

• Om aktuelle kandidater identifiseres og gis tilstrekkelig informasjon om kvalifiseringsprogram (KVP)
• om det foretas forsvarlige kartlegginger, vurderinger og beslutninger ved behandling av søknader om KVP.
• om KVP iverksettes innen tidsfristen
• om programmet er individuelt tilpasset
• om programmet inneholder arbeidsrettede tiltak, arbeidssøking og ev. andre understøttende tiltak
• om programmet er helårlig og på full tid
• om programmet evalueres og justeres ved behov og om evalueringstidspunkt fremgår av programmene.
• om det foretas forsvarlig oppfølging av deltakerne

5. Funn

Det ble funnet 2 avvik.

Avvik 1:

Sandnes kommune sikrer ikke forsvarlig tildeling av kvalifiseringsprogram.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (STL) §§ 4, 5, 17 og 29, jf. forskrift om kvalifiseringsprogram og -stønad § 1 og forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen §§ 4 og 5.

Kommentar til myndighetskravene:

For at tildelingen av KVP skal være forsvarlig må kommunen sikre at tjenesten er tilgjengelig for potensielle deltakere. Dette innebærer blant annet at kommunen må sikre at det gis informasjon om tjenesten. Kommunens plikt til å informere om KVP følger av STL § 17 og forvaltningsloven § 11. Informasjonen må være tilgjengelig på Nav-kontoret både i form av skriftlig materiell og muntlig informasjon til personer som henvender seg til kontoret.

Målgruppen for programmet er beskrevet i STL § 29, og omfatter blant annet langtidsmottakere av sosialhjelp. Kommunen må sikre at potensielle deltakere blir identifisert og får informasjon om KVP.

For å kunne avgjøre om en bruker har rett på KVP, må det foretas en forsvarlig kartlegging. Kommunen må fremskaffe tilstrekkelige og relevante opplysninger og foreta en arbeidsevnevurdering. Dette skal skje i samarbeid med bruker. Beslutning om innvilgelse eller avslag på KVP er et enkeltvedtak og avslag må begrunnes.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Det er ikke tilgjengelig skriftlig informasjonsmateriell/brosjyrer om KVP i Nav-kontorets publikumsmottak.
• Det foretas ikke en systematisk og regelmessig gjennomgang av kontorets brukere for å identifisere potensielle deltakere til KVP.
• Kommunen har ikke tilstrekkelige retningslinjer/prosedyrer for informasjonsarbeidet. Det er opp til den enkelte veileder å vurdere om/når det skal gis informasjon om KVP og identifisere aktuelle deltakere til KVP. Det er opplyst at det blir noe tilfeldig hvem som får informasjon.
• Det fremkom at kapasiteten i kontoret har betydning for om potensielle deltakere til KVP blir nærmere kartlagt, vurdert og eventuelt tilbudt KVP. Det er stor sannsynlighet for at brukere som har rett på KVP ikke får tilbud om det.
• Det fremkom under intervju at det er for lite ressurser på dette området og at det ikke har høy nok prioritet.

Avvik 2:

Sandnes kommune sikrer ikke forsvarlig gjennomføring av kvalifiseringsprogram.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen §§ 4, 5, og 30, jf. forskrift om kvalifiseringsprogram og -stønad § 1 og forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen §§ 4 og 5.

Kommentar til myndighetskravene:

Når brukere innvilges KVP skal det utarbeides et program. Programmet skal fremme overgang til arbeid og bidra til sosial inkludering og aktiv deltakelse i samfunnet. STL § 30 og forskrift om kvalifiseringsprogram og -stønad § 1 regulerer hva programmet skal inneholde. Kommunen må sørge for at programmet har et innhold i tråd med disse bestemmelsene. Programmet skal være helårlig og på full tid, dvs. 37,5 time per uke. Programmet skal inneholde arbeidsrettede tiltak og arbeidssøking. Disse tiltakene skal inngå i programmet fra det tidspunkt det vurderes hensiktsmessig. Arbeidsrettede tiltak skal likevel senest inngå når deltakeren er halvveis i programmet og arbeidssøking skal senest inngå i den avsluttende delen av programmet.

Andre tiltak, som for eksempel råd og veiledning, herunder økonomisk rådgivning, helsehjelp, motivasjonstrening, trening, bo-oppfølging og norskkurs, kan inngå i programmet. De ulike tiltakene må tidfestes, begrunnes og fremgå av saken.

Innholdet i programmet skal være forsvarlig og tilpasset den enkeltes behov og forutsetninger.

Bruker skal delta i utformingen av programmet, jf. STL § 42 som sier at tjenestetilbudet så langt som mulig skal utformes i samarbeid med tjenestemottaker.

Videre skal programmet evalueres jevnlig og justeres i forhold til deltakerens utvikling og progresjon. Det skal fremgå av programmet på hvilke tidspunkt det skal foretas evalueringer.

Det følger av STL § 31 at programmet som skal være iverksatt senest 6 måneder etter søknadsdato. Tidspunkt for oppstart skal fremgå av programmet, mens varigheten av KVP skal fremgå av vedtaket. Deltakere skal ha et program på full tid med et forsvarlig faglig innhold fra oppstart.

Kommunen må sikre at deltakerne i KVP får forsvarlig oppfølging. Forsvarlig oppfølging innebærer en tett og koordinert bistand. Omfanget av oppfølgningen skal tilpasses den enkelte tjenestemottakers behov. Dersom programmet inneholder tjenester fra andre offentlige eller private instanser, må kommunen sørge for et tett samarbeid med disse instansene. Kommunen kan kjøpe bistand til oppfølgingsarbeidet, men har likevel ansvaret for at den helhetlige oppfølgningen er forsvarlig. Kommunen må sette av tilstrekkelig tid og ressurser til å ivareta dette arbeidet.

Ifølge STL § 5 skal kommunen føre internkontroll for å sikre at tjenester etter STL kapittel 4 er i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. I dette inngår blant annet at kommunen må sikre at ansvar og oppgaver er klart plassert, at medarbeiderne har fått tilstrekkelig opplæring og har tilstrekkelig kompetanse til å utføre oppgavene, at kommunen utarbeider nødvendige retningslinjer og at kommunen har et avvikssystem, hvor avvik blir meldt til ledelsen og rettet opp.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Av gjennomgåtte brukermapper og intervju fremgår det at de fleste program ikke er på full tid (37,5 time uken).
• Det fremgår at de fleste program ikke inneholder arbeidssøking.
• Det er kun unntaksvis fastsatt tidspunkt for evalueringer i programmene.
• I flere saker foreligger ikke program i begynnelsen av programperioden.
• Det fremkom av skriftlig dokumentasjon (brukermappene/journalnotatene) og intervju at det ikke er gitt forsvarlig oppfølging i alle saker. I noen saker har det ikke vært oppfølging eller lite oppfølging i lengre perioder.
• Det fremkom av intervju at manglende kapasitet og prioritering av KVP er en årsak til mangelfull oppfølging.
• Kommunen har ikke tilstrekkelige retningslinjer/prosedyrer for gjennomføring av KVP og ledelsen foretar ikke systematisk kontroll med om gjennomføringen er forsvarlig.
• Kommunen har ikke et avvikssystem på det reviderte området. Det er ikke gitt opplæring til de ansatte om hva som er et avvik/når avvik skal meldes. Avvik meldes eventuelt muntlig/uformelt til teamleder eller Nav leder.  

6. Vurdering av styringssystemet i kommune

Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen pålegger kommunen å ha styring og kontroll med tjenesten. Dette innebærer at kommunens ledelse må forsikre seg om at den virksomheten som NAV Sandnes driver etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen er i samsvar med kravene i lov og forskrift.

Tilsynet har vist at det er mangler i kommunens styringssystem. Kommunen har ikke utarbeidet tilstrekkelige retningslinjer/prosedyrer eller iverksatt andre styringstiltak som sikrer at tildeling og gjennomføring av KVP er forsvarlig. Det er lagt mye ansvar på den enkelte veileder. Veilederne skal informere, identifisere aktuelle KVP brukere, kartlegge, vurdere og beslutte om KVP skal innvilges, utarbeide program og følge opp brukerne. Veilederne opplever at de ikke har tilstrekkelige tid/kapasitet, og at dette medfører at ikke alle brukerne blir identifisert og får forsvarlig oppfølging.

Tilsynet har avdekket at de fleste program ikke er på full tid, og at tidsbruken (antall timer per dag) på de enkelte tiltak ikke er oppgitt.  Kommunen har nylig utarbeidet en ny mal for program og ukeplan hvor en skal føre opp tidsbruken for de enkelte tiltak som iverksettes. Dette kan være et redskap for å sikre at programmet blir i tråd med kravene i lov og forskrift.

Kommunen har ikke et avvikssystem på det reviderte området. Det blir i liten grad meldt avvik. Avvik blir eventuelt meldt muntlig/uformelt til teamleder eller Nav-leder. Avvik blir ikke systematisk meldt videre til kommunens ledelse. Dette kan medføre at feil og mangler ikke blir fanget opp og korrigert av ledelsen, og at erfaringer ikke blir benyttet til forbedringsarbeid.

Det ble opplyst at kommunen har startet arbeidet med å anskaffe et internkontrollsystem/ avvikssystem.

7. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Lov om arbeids- og velferdsforvaltningen
• Forskrift om kvalifiseringsprogram og kvalifiseringsstønad
• Forskrift til forvaltningsloven
• Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Forskrift om rammer for delegering mellom stat og kommune om oppgaveutførelsen i de felleslokale kontorene i arbeids- og velferdsforvaltningen

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart over Sandnes kommune
• Organisasjonsoversikt over Nav Sandnes
• Organisasjonsplan for Nav Sandnes datert 20.05.09
• Rolledokument for Nav Sandnes av 16.12.13
• Delegasjonsreglement for rådmannen vedtatt av bystyret 22.10.13
• Videredelegeringsreglement for rådmannen i Sandnes fra 01.02.14
• Oversikt over personal med navn, stilling og utdannelse
• Samarbeidsavtale mellom Sandnes kommune og arbeids- og velferdsetaten i Rogaland av 14.04.08, revidert 31.01.13, vedlagt delegasjonsfullmakt til leder for Nav Sandnes, driftsavtale for Nav Sandnes og databehandlingsavtale
• Resultatvurdering Nav Sandnes 2012
• Informasjon om KVP
• Søknadsskjema for KVP
• Sjekkliste for overføring til mottak
• Sjekkliste for overføring til oppfølging
• Rutine for overføring av saker mellom mottak/sosial/syfo og oppfølging
• Interne arbeidsrutine for KVP på Nav Sandnes oppdatert 22.10.13
• KVP rutiner – hvem gjør hva, oppdatert 20.01.14
• Brukerveiledning Arena – plantypen Kvalifiseringsprogram
• Opplæringspresentasjon, plantypen Kvalifiseringsprogram
• Opplæringspresentasjon i rundskrivet til lov om sosiale tjenester i nav - vedrørende KVP
• Opplæringspresentasjon for hele kontoret vedrørende KVP
• Kvalitetsplan 2013-14
• Oversikt over faste møter der KVP er tema
• Styringsgruppe KVP
• Brukerundersøkelsen 2013
• De siste 20 brukermappene vedrørende kvalifiseringsprogram inkludert journalnotater
• Liste over langtidsmottakere av økonomisk sosialhjelp i 2013

Dokumenter gjennomgått dagen før og under tilsynsbesøket:

• Brukermappene til KVP søkere fra første tertial 2013
• Brukermappene til 12 langtidsmottakere av sosialhjelp i 2013
• Ny mal for kvalifiseringsprogram og mal for ukeplan
• Informasjon fra Nav`s nettside om KVP

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen før tilsynsbesøket:

• Varsel om tilsyn datert 12.12.13, og brev av 13.01.14 vedrørende endring av dato
• Dokumentasjon fra kommunen mottatt 31.01.14
• Program for tilsyn sendt 12.02.14

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Lillian Kleppe Gjennestad, revisor
Gunn Idland, revisor
Torunn Salte, revisjonsleder

 

---

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet

2013–14 Kvalifiseringsprogrammet

Søk etter tilsynsrapporter

Søk