Rapport fra tilsyn med kommunens arbeid med løpende oversikt over helsetilstand og påvirkningsfaktorer etter lov om folkehelsearbeid i Sokndal kommune 2014

Sammendrag

Fylkesmannen i Rogaland gjennomførte 11. november 2014 tilsyn med Sokndal kommune.

Tilsynet var en del av det første landsomfattende tilsynet med kommunenes folkehelsearbeid som fylkesmennene gjennomfører høsten 2014 etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Tema for tilsynet var kommunens arbeid med løpende oversikt over befolkningens helsetilstand og de positive og negative faktorene som kan påvirke denne.

Målsettingen for tilsynet var å påse at kommuner som ikke hadde satt igang systematisk, løpende oversiktsarbeid, kommer igang med dette.

Fylkesmennene fikk tillegg i oppdrag å foreta en kartlegging av det løpende oversiktsarbeidet ikommuner der det ble påvist at arbeidet var kommet igang, og ut fra denne kartleggingen gi kommunen en veiledende vurdering av status for arbeidet.

Fylkesmannens konklusjon ved tilsynet:

Det ble påvist følgende avvik:

• Sokndal kommune ha r ikke sikret at det er igangsatt et systematisk, kunnskapsbasert og organisert løpende oversiktsarbeid.

Helge A. Haga
revisjonsleder

Astrid Aadland
revisor

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter tilsyn 11. - 12.11.2014 med Sokndal kommune.

Tilsynet inngikk i det landsomfattende tilsynet med kommunenes folkehelsearbeid som fylkesmennene gjennomfører høsten 2014 etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Tema for tilsynet var kommunens arbeid med løpende oversikt over befolkningens helsetilstand og de positive og negative faktorene som kan påvirke denne.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunens oppfyllelse av plikter pålagt i eller i medhold av §§ 4-9 og §§ 27-30 ilov om folkehelsearbeid (folkehelseloven).

Fylkesmannens tilsynsansvar og myndighet følger av folkehelseloven § 31, jf. kommuneloven § 10A.

Dette første landsomfattende tilsynet med kommunenes folkehelsearbeid har følgende innretning:

1. Lovlighetskontroll
   
   Fylkesmannen undersøker om kommunen har kommet i gang med et løpende oversiktsarbeid. Der fylkesmannen konkluderer med avvik, følges kommunen opp til forholdene er rettet.
2. Veiledende vurdering av kommunens løpende oversiktsarbeid:
   
   I kommuner der fylkesmannen konkluderer med at et løpende oversiktsarbeid har kommet i gang, foretas en kartlegging av dette arbeidet. Fylkesmannen gir kommunen en tilba.1. <:emelding iform av en veiledende vurdering av status. Kommunene står fritt i forhold til om og i hvilken grad de følger opp denne vurdering.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Sokndal er den sørligste kommunen iRogaland, 110 km sør for Stavanger, og er en kystkommune med omlag 3 266 innbyggere. Hauge i Dalane er administrasjonssenteret. Kommunens administrasjon er organisert i fem enheter; Oppvekst- og kulturetat, Helseetat, Omsorgsetat, Teknikk- og miljøetat og Nav.

Det faglige ansvar for folkehelsearbeidet er lagt til Helseetaten. Oppgaven ivaretas av pedagogisk veileder ansatt i Oppvekst - og kulturetaten, som har om lag 20% av sin stilling avsatt til dette folkehelsearbeid (folkehelsekoordinator).

3. Gjennomføring

Varsel om tilsyn ble sendt ut 1.7.2014.

Gjennomgang av aktuell informasjon forut for tilsynsbesøket: Se kapittel om dokumentunderlag

Åpningsmøte ble avholdt 11.11.2014.

Intervjuer

Seks personer ble intervjuet.

Gjennomgang av dokumentasjon under tilsynsbesøket: Se oversikt i kapittel om dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 12.11.2014

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet kommunens arbeid med løpende oversikt over befolkningens helsetilstand og de positive og negative faktorene som kan påvirke denne (folkehelseloven §§ 5, 30, jf. 27, forskrift om oversikt over folkehelsen §§ 3 og 4).

Bakgrunn for valget av løpende oversiktsarbeid som tilsynstema

Oversikt over helsetilstand og påvirkningsfaktorer er en nødvendig forutsetning for at kommunene skal ha et kunnskapsbase1t grunnlag for planlegging og tiltak på folkehelseområdet. Kravet til kommunen om å ha slik oversikt var derfor et naturlig temavalg for det første landsomfattende tilsynet med kommunenes folkehelsearbeid.

Kommunene skal både ha løpende oversikt og hvert fjerde år (neste gang innen høsten 2016) ha utarbeidet et samlet oversiktsdokument som del av grunnlaget for sin planstrategi. Tilsyn med kommunens folkehelsearbeid skal være tilpasset kommunenes fireårige plansyklus.

Siden det landsomfattende tilsynet skulle foregå høsten 2014, ble det rettet mot kommunenes løpende oversiktsarbeid.

Lovlighetskontrollen ved tilsynet

Tilsynet hadde som målsetting å påse at kommuner som ikke hadde satt i gang systematisk, løpende oversiktsarbeid, kom igang med dette. A ha kormnet i gang innebærer at kommunen gjennom sin internkontroll har lagt til rette for at det løpende oversiktsarbeidet kan gjennomføres slik folkehelseloven og forskrift om oversikt over folkehelsen legger opp til, og at det er aktivitet på området.

Det ble herunder undersøkt

• om arbeidet hadde en tilstrekkelig forankring ikommunens ledelse
• om det var avkllli't hvilke forhold det løpende ville være behov for å innhente oppdaterte opplysninger om
• om det var lagt til rette for å kunne benytte aktuelle sentrale og lokale kunnskapskilder
• om det var lagt opp til at arbeidet med å innhente, gjennomgå og vurdere opplysningene hadde en tverrsektoriell innretning
• om oppgavefordeling var avklart og gjort kjent for involverte enheter/sektorer
• om det var sørget for at medarbeiderne hadde tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter til å utføre oppgavene sine, herunder om kommunen hadde sørget for å ha nødvendig samfunnsmedisinsk kompetanse
• om kommunens ledelse fulgte med på at det løpende oversiktsarbeidet var kommet i gang og at det pågikk aktiviteter på området

Kartlegging og veiledende vurdering av det løpende oversiktsarbeidet

I tillegg til selve lovlighetskontrollen, hadde det landsomfattende tilsynet som målsetting å bidra til at kommuner som allerede hadde startet opp et løpende oversiktsarbeid, videreutviklet dette. Med utgangspunkt i de aktuelle lovkravene foretok fylkesmannen i disse kommunene en kartlegging av kommunens løpende oversiktsarbeid. Kartleggingen dannet grunnlag for en tilbakemelding til kommunen i form av en veiledende vurdering av status for kommunens løpende oversiktsarbeid.

Folkehelseloven og forskrift om oversikt om oversikt over folkehelsen overlater i stor utstrekning til kommunen selv å vurdere, ut fra lokale forhold og prioriteringer, hva som er nødvendig innhold og omfang av opplysninger og vurderinger i kommunens løpende oversikt.

Aktuelle forhold som inngikk ifylkesmannens kartlegging og vurdering (ikke uttømmende):

• kommunens tilrettelegging/styring
• hvilke forhold kommunen hadde besluttet å følge med på sammenholdt med kommunens identifiserte folkehelseutfordringer
• om kommunen hadde tatt stilling til hvilke opplysninger som skulle innhentes fra hvilke kilder og i hvilken utstrekning opplysningene ble hentet inn
• i hvilket omfang det foregikk faglige vurderinger av innhentede opplysninger
• i hvilket omfang det forelå skriftlig dokumentasjon av opplysninger og vurderinger

5. Funn

Ved tilsynet ble det påpekt følgende avvik:

Sokndal kommune har ikke sikret at det er igangsatt et systematisk, kunnskapsbasert og organisert løpende oversiktsarbeid.

• Det fremgår av tilsendt dokumentasjon og av intervju, - at kommunen ikke har kommet i gang med det løpende oversiktsarbeidet.
• Ansvar og oppgaver for det løpende oversiktsarbeidet er ikke definert, klargjor og plassert i kommuneorganisasjonen
• I forslag til folkehelseplan for 2015-2018 er det satt som et fremtidig hovedmål at det skal være et løpende oversiktsarbeid Imidlertid er ikke dette fulgt opp med systematiske og konkrete tiltak iplanens handlingsplan.

Dette innebærer avvik fra folkehelselovens §§ 5, 27 og 30 og forskrift om oversikt over folkehelsen § 4, jf.§3.

6. Vurdering av enhetens styringssystem

I Sokndal kommune har folkehelsearbeidet væ11organisert i en tven-sektoriell folkehelsegruppe med representanter fra alle kommunale etater. Gruppen ble nedsatt av kommunestyret i 2012 (Ks 05112). Det er utarbeidet mandat for arbeidet som ledes av helsesjef.

Kommunen inngikk partnerskapsavtale med Rogaland fylkeskommune i 2012.

Folkehelseplan (2012-2014) ble vedtatt i desember 2012. Planen som nylig er blitt revidert skal legges frem for kommunestyret innen desember md. 2015-2018 er angitt som ny planperiode.

Folkehelseplanen følges opp med egne årlige handlingsplaner. Kommunen har iverksatt et vidt spekter av forebyggingstiltak for ulike målgrupper i befolkningen. Barn og unge p1ioriteres. Derfor er det igangsatt flere tiltak for å styrke deres oppvekstkår og redusere negative påvirkningsfaktorer, f. eks.; - etablering av Familiens hus, bruk av bibliotek for å styrke barns leseferdigheter, samlivskurs for foreldre, trivselsfremmende tiltak i skolen, samarbeid med frivillige lag og organisasjoner m.m.

I arbeidet med revidering av folkehelseplanen foretok kommunen en gjennomgang av statlig og regional statistikk i tillegg til Ungdataundersøkelse som ble utført ikommunen i 2013.

Gjennomgangen viser at kommunen har noen folkehelseutfordringer som bør følges opp med nærmere undersøkelser og tiltak. Folkehelseinstituttets folkehelseprofil identifiserer utfordringer for kommunen blant annet mht antall unge uføretrygdede, trivsel/mobbing på skolen, røyking, utdanningsnivå og på området helse og sykdom.

Oversikten som ble utarbeidet til folkehelseplanen bidrar til å angi status på kommunens folkehelseutfordringer på aktuelt tidspunkt. Men, arbeidet er ikke tilstrekkelig til å kunne anses som å ha kommet i gang med løpende oversiktsarbeid.

Kommunen erkjenner at en enda ikke har kommet i gang med det løpende oversiktsarbeidet. Oppgaven er identifisert, men ikke fulgt opp med organisering, ansvarsplassering, delegering og forankring inn mot sentral ledelse og med de som arbeider med plan og utvikling. Under tilsynet korn det frem at kommunens ledelse har en klar forståelse av at dette må klargjøres, dokumenteres og gjøres kjent i alle relevante sektorer.

Etter tilsynets vurdering har kommunen allerede strukturer som organiseringen av det løpende oversiktsarbeidet kan bygge videre på. Den tverrsektorielle folkehelsegruppen har nødvendig bredde i representasjonen og har kompetanse som kan være til nytte i et fremtidig oversiktsarbeid. I så tilfelle, bør man revidere mandatet for folkehelsegruppen og klargjøre oppgaver og ansvar for deltakerne/etatene. Det er viktig at det løpende oversiktsarbeidet reflekterer behovet for tversektorielle bidrag. Derfor bør kommunen vurdere særskilt hvilken organisatorisk løsning som passer best for denne oppgaven.

I organiseringen av det løpende oversiktsarbeidet må det også fastsettes rutiner for rapportering til etatsledere og sentral ledelse. Oversiktsarbeidet må følges jevnlig opp av ledelsen for å sikre at oppgaven blir ivaretatt og foreta ev. korrigeringer om nødvendig.

Folkehelseloven § 5 angir hvilke informasjonskilder som kommunen skal følge med på. Oversikt over helsetilstand som er utarbeidet til kommunens folkehelseplan baseres primært på informasjon fra folkehelseinstituttet, fylkeskommunen og Korus/Ungdata. Kommunen må sikre at det ioversiktsarbeidet innhentes infonnasjon fra helse- og omsorgstjenestene og gjøres bruk av lokal kunnskap om faktorer og utviklingstrekk i miljø og lokalsamfunn som kan ha betydning for helsen. Det må avklares hvilke områder det spesielt skal følges med på, hvilke kilder som skal benyttes og hvem som har ansvar for ulike oppgaver i oversiktsarbeidet.

Etter tilsynets vurdering bør kommunen også vurdere opplæringstiltak for å sikre kunnskap og ferdigheter til medarbeidere som skal delta i oversiktsarbeidet. Den samfunnsmedisinske kompetansen er sikret med nytt engasjement for tidligere kommunelege, men det er likevel viktig at kompetansen styrkes hos flere for å sikre gode faglige vurderinger av årsaksforhold og konsekvenser. Bred tverrsektoriell deltakelse i kommunens folkehelsegruppe vil bidra til gode analyser og vurderingene dersom en velger å bygge videre på denne organiseringen.

7. Regelverk

Lov 24. juni 2011 nr. 29 om folkehelsearbeid (folkehelseloven)

Forskrift 28. juni 2012 nr. 692 om oversikt over folkehelsen

8. Dokumentunderlag

Oversikt over aktuell dokumentasjon:

Oversendt fra kommunen

• Organisasjonskart
• Konkretisering av mandat - folkehelsegruppa, notat datert 25.1.2012
• Årsmelding 2013
• Budsjett 2014
• Reglement m/delegeringsbestemmelser
• Videredelegering fra rådmannen, notat date1t 3.7.2014
• Kommuneplan 2011-2022
• Kommunal planstrategi 2012-2015
• Kommunehelseprofil 2013, 2014
• Folkehelseplan datert 10.12.2012
• Handlingsplan for folkehelse, 2014
• Folkehelseplan 2015-2018
• Sosial læreplan Sokndal skole
• Handlingsplan for et godt oppvekstmiljø uten mobbing iSokndal kommune, datert 18.10.2010
• Plan for psykisk helsearbeid 2012-2016
• Avtale for partnerskap for folkehelse iRogaland
• UngData - Sokndal 2013
• E-post vedr ansettelse av helsesjef, datert 21.10.2014
• Referat fra møter i folkehelseforum i 2014, oversendt per e-post 3.11.2014.
• Survey Rogaland fylkeskommune vedr oversiktsarbeid, høst 2014. E-post fra Rogaland fylkeskommune datert 4.11.2014.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra Fylkesmannen I Rogaland deltok:
Egil Bjørløw, ass. fylkeslege - Helse- og sosialavdelinga Anette J. Mokleiv, jurist - Miljøvernavdelinga
Astrid Aadland, jurist - Helse og sosialavdelinga
Helge A. Haga, revisjonsleder - Helse og sosialavdelinga
Anne Mette Haukland, også fra fylkesmannen, deltok som observatør

 

---

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet

2014 Kommuners folkehelsearbeid

Søk