Rapport frå tilsyn med kvalifiseringsprogrammet (KVP) ved Nav Time, Time kommune 2014

Samandrag

Denne rapporten gjer greie for dei avvika og merknadene som blei påpeikte innafor dei områda som blei reviderte.

Systemrevisjonen gjaldt følgjande område:

• Om kommunen sikrar forsvarleg tildeling og forsvarleg gjennomføring av kvalifiseringsprogram.

Tilsynet undersøkte om kommunen sikrar at tenesta kvalifiseringsprogram er tilgjengeleg for aktuelle deltakarar, om det blir gitt tilstrekkeleg informasjon om tenesta, og om det blir gjort forsvarlege kartleggingar, vurderingar og avgjersler ved behandling av søknader om KVP.

Vidare blei det undersøkt om innhaldet og omfanget av programma er forsvarleg, og om oppfølginga av brukarane er forsvarleg.

Det blei funne 1 avvik under tilsynet. Det blei ikkje gitt merknad.

Dato: 21.11.14

Pål Iden
avd.direktør

Lillian K. Gjennestad
revisjonsleiar

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon ved Nav Time, Time kommune, i perioden 28.07.– 21.11. 2014. Revisjonen går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen dette året.

Fylkesmannen har fullmakt til å føre tilsyn med sosialtenesta etter lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta undersøking om:

• kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor dei tema tilsynet omfattar
• tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte, og
• tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om avvik og merknader som er avdekte under tilsynet og gir difor inga fullstendig vurdering av tilstanden på det arbeidet verksemda har gjort innafor dei områda som tilsynet omfatta.

• Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte
• Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsette i eller i tråd med lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finn grunn til å påpeike betringspotensial

2. Omtale av verksemda - spesielle forhold

Time kommune har om lag 18000 innbyggjarar. Kommunen har organisert verksemda si i

3 tenesteområde under rådmannen. Desse områda er Samfunn, Oppvekst og Omsorg. Under tenesteområda er det ulike tenesteeiningar med kvar sine leiarar. Nav Time er plassert i tenesteområdet Samfunn kor og m.a. Helse og rehabilitering, Fritid, og Plan og forvaltning er plassert. Leiar av Nav-kontoret deltek i kommunalsjefen sine møter med einingsleiarane og rapporterer tertialsvis til kommunalsjef. Kvalifiseringsprogrammet blir omtala i alle rapporteringar samt i årsmelding frå Nav-leiar.

Nav Time blei etablert i mai 2009. Kontoret er organisert i 3 team, eit front- og rettleiingsteam, eit team for langtidsoppfølging og eit team for økonomi og merkantile oppgåver. I kvart team er det ein fagansvarleg. I team for langtidsoppfølging ligg tenesta kvalifiseringsprogram. Denne tenesta har heilt frå starten av vore skild ut som eit eige område med eigne rettleiarar. På tilsynstidspunktet var det 2 heile stillingar med sosialfagleg utdanning knytt til dette området. Hovudansvaret for KVP ligg til desse 2 medarbeidarane, men alle tilsette ved kontoret skal ha tilstrekkeleg kunnskap om kvalifiseringsprogrammet til at dei kan gje informasjon om tenesta og til å kunne identifisere aktuelle kandidatar til programmet. Kontoret har sett at fleire brukarar vil ha nytte av same oppfølging som brukarar i kvalifiseringsprogrammet får. Dei har difor laga ei gruppe av rettleiarane som arbeider med KVP og ein rettleiar knytt til arbeid med ungdom. Det blei opplyst at rådmannen, i framlegg til budsjett for 2015, har fremja forslag om å opprette ei ny stilling til å arbeide med ungdom. Dersom forslaget får politisk tilslutning vil det bli 4 stillingar i den arbeidsgruppa i 2015. 

Nav-leiar har faste møter med fagleiarane i kontoret og eigne faste møter med KVP-medarbeidarane. Nav-leiar er såleis tett på dette arbeidet. KVP-rettleiarane deltek og fast i kontormøter og teammøter, og saker knytt til kvalifiseringsprogrammet blir tatt opp på desse møta ved behov. 

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel blei sendt ut 28.07. 2014.

Oversikt over dokument som verksemda har sendt i samband med tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Opningsmøte blei halde 13.10. 2014.

Intervju

Åtte tilsette blei intervjua. Namn på desse er gitt under punkt 8.

Oversikt over dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag, punkt 7.

Sluttmøte blei halde 23.10. 2014.

4. Kva tilsynet omfatta

Tema for tilsynet var om kommunen sikrar forsvarleg tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram. Dette omfattar mellom anna:

• Om aktuelle kandidatar blir identifisert og får tilstrekkeleg informasjon om KVP
• Om det blir gjort forsvarleg kartlegging og vurdering, og om avgjerdene som blir tatt ved behandling av søknader om KVP er forsvarlege
• Om KVP blir sett i verk innan tidsfristen
• Om programmet er individuelt tilpassa
• Om programmet inneheld arbeidsretta tiltak, arbeidssøking og ev andre tiltak
• Om programmet er heilårleg og på full tid
• Om programmet blir evaluert og justert ved behov, og om tidspunkt for evaluering går fram av programmet
• Om det blir gitt forsvarleg oppfølging av deltakarane

5. Funn

Det blei funne 1 avvik under tilsynet.

Avvik:

Time kommune sikrar ikkje at kvalifiseringsprogramma som blir utarbeidd er i samsvar med lovkrava på området.

Avvik frå følgjande lovkrav:

Lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga §§ 4,5 og 30, jf. forskrift om kvalifiseringsprogram og –stønad § 1 og forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltninga §§ 4 og 5.

Avviket byggjer på følgjande:

• Ein gjennomgang av brukarmapper viser at det i fleire saker ikkje går fram av programma, og heller ikkje av annan dokumentasjon, at programma er på full tid (37,5 timar per veke).
• Fleire program inneheld ikkje arbeidssøking.
• Programma inneheld ikkje tidspunkt for evaluering.
• Kommunen har eit system for internkontroll, men det er ikkje meldt avvik på det reviderte området. Tilsette har ikkje fått tilstrekkeleg opplæring i kva som blir vurdert å vera avvik på det faglege området.

6. Vurdering av kommunen sitt styringssystem

Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltninga pålegg kommunen å ha styring og kontroll med tenestene. Det inneber at leiinga i kommunen må sikre at verksemda som Nav Time driv etter lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga, er i samsvar med krava i lov og forskrift.

Time kommune nyttar QM+ som sitt internkontrollsystem. Her skal alle avvik meldast. Dei tilsette har fått opplæring i bruk av dette systemet, men det er lite nytta og det er ikkje meldt avvik knytt til det faglege arbeidet med unntak av på området teieplikt. Det kom fram under tilsynet at Nav-leiar har fokus på dette området, men at det ikkje har lukkast å få systemet til å fungere slik ein ønskjer ennå. Kommunalsjefen opplyste at det er sett i verk eit arbeid med å opprette eit kvalitetsutval på m.a. sosialtenesteområdet og at ein tek sikte på at det skal vere på plass i løpet av hausten 2014. I samband med dette arbeidet vil ein m.a. drøfte med dei tilsette kva som blir vurdert å vera faglege avvik og korleis slike skal behandlast.

Med omsyn til organisering, styring og kontroll har kommunen klare reglar og rutinar, og Nav-leiar er tett på dei tilsette og har god kjennskap til arbeidet med kvalifiseringsprogrammet. Ved drøftingar kring sårbarheit knytt til m.a. personalsituasjonen på området hadde leiar tankar om tiltak som ville bli vurdert sett i verk ved behov.

7. Regelverk

Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
Lov om arbeids- og velferdsforvaltningen
Forskrift om kvalifiseringsprogram og kvalifiseringsstønad
Forskrift til forvaltningsloven
Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen
Forskrift om rammer for delegering mellom stat og kommune om oppgaveutførelse i de felles lokale kontorene i arbeids- og velferdsforvaltningen.

8. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over da revisjonen blei førebudd:

• Organisasjonskart over Time kommune
• Organisasjonsplan for Nav Time gjeldande frå 1.09.13
• Delegering av vedtaksmynde frå kommunalsjef samfunn
• Oversikt over fullmakter i Nav Time på dei kommunale saksområda
• Oversikt over tilsette med ansvar/oppgåver på KVP-området        
• Samarbeidsavtale mellom Time kommune og Arbeids- og velferdsetaten i Rogaland
• Tertialrapport kvalifiseringsprogram 3. tertial 2013
• Rutine for innsøking til KVP og oppstart i KVP
• Utrekning av kvalifiseringsstønad frå 01.05.14 med tillegg i  høve til barn
• Rutine for å avslutte kvalifiseringsprogram
• Skjema for eigenmelding v/sjukefråvær
• Registrering og innsøking til ulike tiltak
• Opplæringsplanar for rettleiarar i kvalifiseringsprogrammet
• Internkontroll på KVP-området
• Oversikt over brukarar med økonomisk stønad over 6 månader 2013 og 2014
• 15 brukarmapper på dei siste brukarane som har vore, eller som er i kvalifiseringsprogram, med kopi av søknad, kartlegging/arbeidsevnevurdering, vedtak, program samt journalnotat som syner oppfølging, evaluering o.a.
• Opplysningar om 12 langtidsmottakarar av økonomisk stønad i 2013/2014 og innsyn i nokre av desse brukarmappene.

Dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Ulike interne retningsliner i forhold til dei sosiale tenestene i Nav-kontoret
• Opplæringsplanar for 2 rettleiarar som nyleg er tilsett ved kontoret
• Annonse med utlysingstekst etter ny rettleiar til KVP-området  
• Etterspurte program på nokre utvalde brukarar samt dokumentasjon på oppfølging

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn datert 28.07. 2014
• Program for tilsyn datert 02.10. 2014
• Dokumentasjon frå kommunen mottatt 6.08. 2014
• Diverse e-postar i høve til praktisk gjennomføring av tilsynet

9. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Ikke publisert her

Frå tilsynsorganet deltok:
Gunn Idland, revisor
Torunn Salte, revisor og
Lillian K. Gjennestad, revisjonsleiar

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet