Rapport fra tilsyn med kommunens arbeid med løpende oversikt over helsetilstand og påvirkningsfaktorer etter lov om folkehelsearbeid i Randaberg kommune 2015

Sammendrag

Fylkesmannen i Rogaland gjennomførte 21.1.2015 tilsyn med Randaberg kommune.

Tilsynet var en del av det første landsomfattende tilsynet med kommunenes folkehelsearbeid som fylkesmennene gjennomførte høsten 2014 etter oppdrag fra Statens helsetilsyn. Tilsynet var opprinnelig berammet til 21.10.2014, men ble utsatt til 21.1.2015.

Tema for tilsynet var kommunens arbeid med løpende oversikt over befolkningens helsetilstand og de positive og negative faktorene som kan påvirke denne.

Målsettingen for tilsynet var å påse at kommuner som ikke hadde satt i gang systematisk, løpende oversiktsarbeid, kommer i gang med dette.   

Fylkesmennene fikk tillegg i oppdrag å foreta en kartlegging av det løpende oversiktsarbeidet i kommuner der det ble påvist at arbeidet var kommet i gang, og ut fra denne kartleggingen gi kommunen en veiledende vurdering av status for arbeidet.

Fylkesmannens konklusjon ved tilsynet:

Det ble påvist følgende avvik:

Randaberg kommune har ikke kommet i gang med et systematisk, kunnskapsbasert og organisert løpende oversiktsarbeid.

Dato: Stavanger 27. februar 2015

Helge A. Haga
revisjonsleder

Astrid Aadland
revisor

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter tilsyn 21. og 22.1.2015 2014 med Randaberg kommune.

Tilsynet inngikk i det landsomfattende tilsynet med kommunenes folkehelsearbeid som fylkesmennene gjennomfører høsten 2014 etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.    

Tema for tilsynet var kommunens arbeid med løpende oversikt over befolkningens helsetilstand og de positive og negative faktorene som kan påvirke denne.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunens oppfyllelse av plikter pålagt i eller i medhold av §§ 4–9 og §§ 27–30 i lov om folkehelsearbeid (folkehelseloven).

Fylkesmannens tilsynsansvar og myndighet følger av folkehelseloven § 31, jf. kommuneloven § 10A.

Dette første landsomfattende tilsynet med kommunenes folkehelsearbeid har følgende innretning:  

1. Lovlighetskontroll
   Fylkesmannen undersøker om kommunen har kommet i gang med et løpende oversiktsarbeid. Der fylkesmannen konkluderer med avvik, følges kommunen opp til forholdene er rettet.
2. Veiledende vurdering av kommunens løpende oversiktsarbeid:
   I kommuner der fylkesmannen konkluderer med at et løpende oversiktsarbeid har kommet i gang, foretas en kartlegging av dette arbeidet. Fylkesmannen gir kommunen en tilbakemelding i form av en veiledende vurdering av status. Kommunene står fritt i forhold til om og i hvilken grad de følger opp denne vurdering.

2. Beskrivelse av kommunen

Randaberg kommune har nå om lag 10 500 innbyggere.

Kommunen har organisert sin virksomhet i seks selvstendige tjenesteområder - virksomheter: Helse og oppvekst, Kultur, Skole, Plan og forvaltning, Tekniske tjenester, og Nav-Randaberg. Støtteenhetene; - Personal/organisasjon og økonomi ivaretar fellesfunksjonene som tjenesteområdene behøver.

Rådmann og tjenesteområdesjefene utgjør den sentrale ledelsen, og har det overordnede ansvaret for tjenestene kommunen utfører.

Ansvaret for kommunens folkehelsearbeid er nylig overført fra tjenesteområdet Kultur til Helse- og oppvekst.

3. Gjennomføringen av tilsynet

Varsel om tilsyn ble sendt ut 3.7.2014.

Gjennomgang av aktuell informasjon forut for tilsynsbesøket: Se kapittel om 8 om dokumentunderlag

Åpningsmøte ble avholdt 21.1.2015.

Intervjuer

Ni personer ble intervjuet.

Gjennomgang av dokumentasjon under tilsynsbesøket: Se oversikt i kapittel 8 om dokumentunderlag

Sluttmøte ble avholdt 22.1.2015

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet kommunens arbeid med løpende oversikt over befolkningens helsetilstand og de positive og negative faktorene som kan påvirke denne (folkehelseloven §§ 5, 30, jf. 27, forskrift om oversikt over folkehelsen §§ 3 og 4).  

Bakgrunn for valget av løpende oversiktsarbeid som tema for tilsynet

Oversikt over helsetilstand og påvirkningsfaktorer er en nødvendig forutsetning for at kommunene skal ha et kunnskapsbasert grunnlag for planlegging og tiltak på folkehelseområdet. Kravet til kommunen om å ha slik oversikt var derfor et naturlig temavalg for det første landsomfattende tilsynet med kommunenes folkehelsearbeid.

Kommunene skal både ha løpende oversikt og hvert fjerde år (neste gang innen høsten 2016) ha utarbeidet et samlet oversiktsdokument som del av grunnlaget for sin planstrategi. Tilsyn med kommunens folkehelsearbeid skal være tilpasset kommunenes fireårige plansyklus. Siden det landsomfattende tilsynet skulle foregå høsten 2014, ble det rettet mot kommunenes løpende oversiktsarbeid.

Lovlighetskontrollen ved tilsynet

Tilsynet hadde som målsetting å påse at kommuner som ikke hadde satt i gang systematisk, løpende oversiktsarbeid, kom i gang med dette. Å ha kommet i gang innebærer at kommunen gjennom sin internkontroll har lagt til rette for at det løpende oversiktsarbeidet kan gjennomføres slik folkehelseloven og forskrift om oversikt over folkehelsen legger opp til, og at det er aktivitet på området.   

Det ble herunder undersøkt

• om arbeidet hadde en tilstrekkelig forankring i kommunens ledelse
• om det var avklart hvilke forhold det løpende ville være behov for å innhente oppdaterte opplysninger om
• om det var lagt til rette for å kunne benytte aktuelle sentrale og lokale kunnskapskilder  
• om det var lagt opp til at arbeidet med å innhente, gjennomgå og vurdere opplysningene hadde en tverrsektoriell innretning
• om oppgavefordeling var avklart og gjort kjent for involverte enheter/sektorer
• om det var sørget for at medarbeiderne hadde tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter til å utføre oppgavene sine, herunder om kommunen hadde sørget for å ha nødvendig samfunnsmedisinsk kompetanse
• om kommunens ledelse fulgte med på at det løpende oversiktsarbeidet var kommet i gang og at det pågikk aktiviteter på området

Kartlegging og veiledende vurdering av det løpende oversiktsarbeidet

I tillegg til selve lovlighetskontrollen, hadde det landsomfattende tilsynet som målsetting å bidra til at kommuner som allerede hadde startet opp et løpende oversiktsarbeid, videreutviklet dette. Med utgangspunkt i de aktuelle lovkravene foretok fylkesmannen i disse kommunene en kartlegging av kommunens løpende oversiktsarbeid. Kartleggingen dannet grunnlag for en tilbakemelding til kommunen i form av en veiledende vurdering av status for kommunens løpende oversiktsarbeid.

Folkehelseloven og forskrift om oversikt om oversikt over folkehelsen overlater i stor utstrekning til kommunen selv å vurdere, ut fra lokale forhold og prioriteringer, hva som er nødvendig innhold og omfang av opplysninger og vurderinger i kommunens løpende oversikt.

Aktuelle forhold som inngikk i fylkesmannens kartlegging og vurdering (ikke uttømmende):

• kommunens tilrettelegging/styring
• hvilke forhold kommunen hadde besluttet å følge med på sammenholdt med kommunens identifiserte folkehelseutfordringer
• om kommunen hadde tatt stilling til hvilke opplysninger som skulle innhentes fra hvilke kilder og i hvilken utstrekning opplysningene ble hentet inn
• i hvilket omfang det foregikk faglige vurderinger av innhentede opplysninger
• i hvilket omfang det forelå skriftlig dokumentasjon av opplysninger og vurderinger

5. Fylkesmannens konklusjon ved lovlighetskontrollen

Ved tilsynet ble det påvist følgende avvik:

Randaberg kommune har ikke kommet i gang med et systematisk, kunnskapsbasert og organisert løpende oversiktsarbeid.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Lov om folkehelsearbeid §§ 5, 27 og 30, og forskrift om oversikt over folkehelsen § 4, jf. § 3.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Det fremgår av dokumentasjon og intervju at kommunen har identifisert oppgaven, men enda ikke kommet i gang med det løpende oversiktsarbeidet.
• Det fremgår ikke av styrende dokumenter, for eksempel delegasjonsrundskrivet (2012), hvilket tjenesteområde som har ansvaret for kommunens folkehelsearbeid generelt og oversiktsarbeidet spesielt, eller hvordan oversiktsarbeidet skal organiseres. 
• I intervjuene kom det også fram usikkerhet om hvordan oppgaven med det løpende oversiktsarbeidet skal organiseres og ivaretas.
• Kommunen har ikke besluttet hva det skal innhentes informasjon om eller hvilke informasjonskilder som skal benyttes i oversiktsarbeidet.

6. Vurdering av status

Folkehelsearbeidet i Randaberg kommune har inntil det siste vært en del av ansvarsområdet til tjenesteområdet Kultur. Arbeidet har vært tverrsektorielt organisert i et folkehelseforum med deltakere fra alle tjenesteområdene. Det er utarbeidet mandat for folkehelseforumet. Rådmannens tjenestesjefsmøte er styringsgruppe for folkehelsesatsingen. Det siste året har organiseringen blitt justert; - nå er ansvaret for fagområdet tillagt tjenesteområdet Helse og oppvekst, og folkehelseforumet blir nå ledet av rådgiver fra tjenesteområdet Plan- og forvaltning.  I oppfølgingen av dette har det også blitt opprettet en egen arbeidsgruppe med deltakere fra tjenesteområdene Kultur, Helse- og oppvekst og Plan- og forvaltning.

Endringene som er foretatt skal være med på å sikre bedre systematikk og kontinuitet i folkehelsearbeidet generelt og oversiktsarbeid spesielt.

Ved den videre oppfølgingen av organisasjonsendringene må ansvar, oppgaver og forankring inn mot sentral ledelse og tjenesteområdet Plan- og forvaltning, klargjøres. Det er også viktig å klargjøre hvordan arbeidet skal dokumenteres.

Kommunen erkjenner at en enda ikke har kommet i gang med det løpende oversiktsarbeidet. Oppgaven er identifisert, men ikke fulgt opp med organisering, ansvarsplassering, delegering og forankring inn mot sentral ledelse og med de som arbeider med plan og utvikling. Under tilsynet kom det frem at kommunens ledelse har en klar forståelse av at dette skal klargjøres, dokumenteres og gjøres kjent i alle relevante sektorer.

Etter tilsynets vurdering har kommunen strukturer som organiseringen av det løpende oversiktsarbeidet kan bygge videre på. Det tverrsektorielle Folkehelseforumet og arbeidsgruppen har nødvendig bredde i representasjonen og har kompetanse som kan være til nytte i et fremtidig oversiktsarbeid. I så tilfelle, bør man revidere mandatet for folkehelseforumet, klargjøre oppgavene for arbeidsgruppen og klargjøre oppgaver og ansvar for deltakerne/tjenesteområdene..

I organiseringen av det løpende oversiktsarbeidet må det også fastsettes rutiner for rapportering til etatsledere og sentral ledelse. Oversiktsarbeidet må følges jevnlig opp av ledelsen for å sikre at oppgaven blir ivaretatt og foreta ev. korrigeringer om nødvendig.

Folkehelseloven § 5 angir hvilke informasjonskilder som kommunen skal følge med på. I samarbeid med kommunene Stavanger, Sandnes og Sola har det i lengre tid vært planlagt en større levekårsundersøkelse. Undersøkelsen skal gi grunnlag for kommunens folkehelsearbeid. 

Etter tilsynets vurdering kan en slik levekårsundersøkelse være en viktig informasjonskilde til oversiktsarbeidet. Sammen med informasjon fra helse- og omsorgstjenestene og lokal kunnskap om faktorer og utviklingstrekk i miljø og lokalsamfunn, kan dere få et godt grunnlag for oversiktsarbeidet. Dokumentasjon som vi har mottatt under tilsynet viser at det kan være mye relevant informasjon i form av statistikk og analyser i plandokumenter på de ulike tjenesteområdene. I det videre arbeidet bør det foretas en gjennomgang for å klarlegge hva slags informasjon dere allerede har, og hva som kan brukes i oversiktsarbeidet.   

Deretter må det avklares hvilke områder det spesielt skal følges med på, hvilke kilder som skal benyttes og hvem som har ansvar for ulike oppgaver i oversiktsarbeidet.

Etter tilsynets vurdering bør kommunen også vurdere opplæringstiltak for å sikre kunnskap og ferdigheter til medarbeidere som skal delta i oversiktsarbeidet. Det er viktig at kompetansen styrkes hos flere for å sikre gode faglige vurderinger av årsaksforhold og konsekvenser. Bred tverrsektoriell deltakelse vil bidra til gode analyser og vurderinger av innhentet informasjon dvs. hvorfor de påviste forhold har oppstått og hvor viktige de aktuelle forholdene eller utfordringene antas å være.

Den samfunnsmedisinske kompetansen er sikret med kommuneoverlegens deltakelse i folkehelseforumet. Dere bør klargjøre hvordan denne kompetansen skal benyttes inn i oversiktsarbeidet og samtidig vurdere om det er avsatt tilstrekkelig stillingsressurser til å ivareta denne oppgaven. 

7. Regelverk

Lov 24. juni 2011 nr. 29 om folkehelsearbeid (folkehelseloven) 

Forskrift 28. juni 2012 nr. 692 om oversikt over folkehelsen 

8. Dokumentunderlag

Oversikt over aktuell dokumentasjon: Oversendt fra kommunen/fra kommunens nettsider/ gjennomgått under tilsynsbesøket:

• Organisasjonskart for kommuneorganisasjonen
• Organisasjonskart for tjenesteområdet helse og oppvekst, etter endring oktober 2014
• Mandat for folkehelseteam
• Rådmannens delegasjonsskriv, august 2012
• Funksjonsbeskrivelse kommuneoverlege
• Overordnet planstrategi 2012-2015
• Kommuneplan samfunnsdel og arealdel - 2009-2022
• Plan for helse- og omsorgstjenestene 2009- 2020
• Barnetråkk i Randaberg
• Boligsosial handlingsplan 2014
• Plan for skolehelsetjenesten vedtatt 2010
• Plan for forebygging av skolevegring 2014
• Handlingsplan mot mobbing 2010
• Handlingsplan mot støy 2013
• Kvalitetsplan barnehage 2011-2015
• Årsplan Vistestølen barnehage 2012-2016
• Plan for idrett og fysisk aktivitet 2010-2022
• Rehabiliteringsplan 2011-2015
• Trafikksikkerhetsplan 2010-2020
• Handlingsplan for folkehelse 2014
• Notat/rapport om levekår i Randaberg kommune 2014, udatert
• Ungdataundersøkelse 210 og 2013
• Årsmelding og regnskap 2013
• Sak til kommunestyre 16/2012 om folkehelseloven i delegasjonsreglementet
• Referat fra møte i folkehelseforum
• Møtebok hovedutvalg for oppvekst og levekår, 12/14 om folkehelseprofil
• Saksfremlegg formannskapet om felles boligstrategi sak 13/2319-4
• Saksfremlegg kommuneplanutvalget 14/2239-1 om oppstart av arbeid med planprogram
• Tilstandsrapport for Randabergskolen 2014
• Referat fra Tjenestesjefmøte siste året
• Rapport etter undersøkelse om kulturaktivitet og kulturinteresse 2012, TNS

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra Fylkesmannen i Rogaland deltok:
Ass. fylkesmann Harald Thune
Fra Helse- og sosialavdelinga; seniorrådgiver Astrid Aadland, ass. fylkeslege Eigil Bjørløw og seniorrådgiver Helge A. Haga

Fra Miljøvernavdelinga: rådgiver Annette Jensen Mokleiv
Observatør: rådgiver Anne Mette Haukland, helse- og sosialavdelinga

 

---

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet

2014 Kommuners folkehelsearbeid

Søk