Rapport fra tilsyn med Stavanger kommune - samhandling om utskriving av pasienter fra Helse Stavanger HF, Stavanger universitetssjukehus (SUS) 2015

Sammendrag

Tilsynet var avgrenset til aktiviteter kommunen og Stavanger universitetssjukehus, Helse Stavanger HF (SUS) utfører i samhandlingsprosessen ved innleggelse/utskrivning og de første par uker når pasienten er tilbake i eget hjem etter opphold på kardiologisk sengepost 3H. Tilsynet omfattet somatiske helsetjenester fra spesialisthelsetjenesten og kommunale helse- og omsorgstjenester.

Fylkesmannen undersøkte om kommunen ved systematisk styring sikrer:

• etterlevelse av avtalte retningslinjer for samarbeid med SUS om utskriving av pasienter som trolig har behov for kommunale helsetjenester etter utskrivning
• forsvarlig mottak og helsehjelp til pasienter som blir utskrevet til egen bolig
• ivaretakelse av pasientens/pårørendes rett til informasjon og medvirkning ved utskriving og tildeling av tjenester
• nødvendig formidling av opplysninger om legemiddel
• tilrettelegging og involvering av fastleger

Tilsynet viser at Stavanger kommune etterlever avtalte retningslinjer for samarbeid med Stavanger universitetssjukehus (SUS) og sikrer forsvarlig mottak og helsehjelp til pasienter som blir utskrevet fra sykehus til egen bolig.

Det ble ikke funnet avvik eller grunnlag for å gi merknad under tilsynet.

Dato:  31. juli 2015

Bjørg Botne
revisjonsleder

Marit Anda
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Stavanger kommune i perioden 16. februar – 31. juli 2015. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med helse- og omsorgstjenesten etter lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten § 2.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Stavanger kommune har mer enn 130000 innbyggere. Helse- og omsorgstjenesten blir ledet av kommunalsjef for oppvekst og levekår. Det overordnede faglige ansvaret for helse- sosial- og omsorgstjenesten har fagavdelingen Levekår med 38 underliggende virksomheter.

Kommunen har fire Helse- og sosialkontor. Disse fungerer som bestiller av helse- og omsorgstjenester fra andre virksomheter i kommunen. En helse- og sosialsjef er virksomhetsleder ved hvert av kontorene.

Hjemmebaserte tjenester er organisert i seks selvstendige virksomheter som utfører helse- og omsorgstjenester deriblant hjemmesykepleie.  

Den kommunale legetjenesten er organisert under fagavdeling Helse og ledes av helsesjefen.

Stavanger har inngått avtale med 104 fastleger.

Kommunen inngikk 26. juni 2012 samarbeidsavtale med SUS om ansvars- og oppgavefordeling ved opphold i og utskrivning av pasienter fra spesialisthelsetjenesten – delavtale 5. Det er opprettet et Samhandlingsutvalg, som skal være en koordinerende og rådgivende enhet mellom første- og andrelinjetjenesten. Utfordringer sett fra kommunene og sykehuset sitt ståsted vil bli tatt opp her, og kliniske utvalg eller arbeidsgrupper nedsettes etter behov. I tillegg til konkrete prosjekter, med mål om å bedre pasientflyten mellom første- og andrelinjetjenesten, vil Samhandlingsutvalget blant annet ha ansvar for å vedlikeholde inngåtte avtaler, arrangere samhandlingsfora, samt være rådgivende og gi innspill til tema på det årlige møtet mellom sykehusets øverste ledelse og kommunenes administrative og politiske ledelse. Fra kommunene deltar en faglig/administrativ leder i Samhandlingsutvalget fra hver av regionene Dalane, Jæren, Sandnes, Stavanger og Ryfylke. Fra SUS deltar fagsjef for samhandling, samt faglig/administrative ledere fra fire ulike divisjoner.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 16. februar 2015. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 19. mars 2015 hos Fylkesmannen i Rogaland. Møtet var felles for Sandnes kommune, Stavanger kommune og Stavanger universitetssjukehus (SUS) som alle er med i det landsomfattende tilsynet med samhandling i Rogaland i 2015.

Gjennomgang av pasientjournaler ble gjort 2. juni 2014

Åpningsmøte ble avholdt 3. juni 2015.

Intervjuer
16 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 4. juni 2015.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet var avgrenset til aktiviteter kommunen og SUS utfører i samhandlingsprosessen ved innleggelse/utskrivning og de første par uker når pasienten er tilbake i eget hjem etter opphold på kardiologisk sengepost 3H ved sykehuset. Tilsynet omfattet somatiske helsetjenester fra spesialisthelsetjenesten og kommunale helse- og omsorgstjenester.

Fylkesmannen undersøkte om kommunen ved systematisk styring sikrer:

• etterlevelse av avtalte retningslinjer for samarbeid med SUS om utskriving av pasienter som trolig har behov for kommunale helsetjenester etter utskrivning
• forsvarlig mottak og helsehjelp til pasienter som blir utskrevet til egen bolig
• ivaretakelse av pasientens/pårørendes rett til informasjon og medvirkning ved utskriving og tildeling av tjenester
• nødvendig formidling av opplysninger om legemiddel
• tilrettelegging og involvering av fastleger

Spørreundersøkelse til pasienter utskrevet fra SUS, kardiologisk avdeling 3H

Fylkesmannen sendte ut et enkelt spørreskjema med svaralternativ ja/nei og et felt for fritekst. Vi spurte et utvalg pasienter om:  

• de hadde fått informasjon om behandlingen på sykehuset
• hvilken informasjon de hadde fått fra kommunen om helsehjelp etter utskrivning
• om de fikk tjenestene i kommunen som avtalt
• om behovet for helsehjelp ble vurdert på nytt innen kort tid etter at de var kommet hjem
• om kommunen tok hensyn til hva pasienten selv mente han trengte hjelp til

Tilsynet omfattet ikke helsehjelpen som hver enkelt pasient hadde fått. Pårørende kunne besvare spørreskjemaet på vegne av pasienten.

Spørreundersøkelse til fastleger

Fylkesmannen sendte et spørreskjema til fastlegene med svaralternativ ja/nei og et felt for fritekst. Vi spurte fastlegene om:

• om fastlegene fikk epikrise fra sykehuset tidsnok og om denne inneholdt nødvendige opplysninger til å følge opp pasienten
• om kommunens tilrettelegging for informasjonsutveksling mellom fastlegene og pleie- og omsorgstjenestene, og om det var noe i denne samhandlingen de vurderte som særlig sårbart
• om kommunens tilrettelegging for å trekke fastlegene inn i arbeidet med revisjon av samarbeids- og tjenesteavtalene mellom kommunen og spesialisthelsetjenesten
• om det var noe fastlegene vurderte som særlig sårbart i samhandlingen med sykehuset

Tilsynet omfattet ikke fastlegene sin egen virksomhet.

5. Funn

Det ble ikke funnet avvik eller grunnlag for å gi merknad under tilsynet.

Spørreundersøkelse til pasienter

8 av 25 aktuelle pasienter svarte på spørreskjemaet. Dette er for få svar til at de kan legges til grunn for Fylkesmannens vurdering av kommunens praksis med å informere og legge til rette for at pasienter får medvirke i utforming av tjenestetilbudet.

Spørreundersøkelse til fastleger

16 av 22 fastleger svarte på spørreskjema, men ikke alle spørsmål var besvart. Til sammen mottok vi svar fra fastlegene til 19 av de 25 aktuelle pasientene.

• 14 av 19 epikriser fra sykehuset kom tidsnok til fastlegen.
• Med unntak av ett tilfelle, inneholdt epikrisene nok opplysninger til å kunne følge opp behandlingen.
• 13 epikriser inneholdt noe om behov for kontroll, oppfølging, og/eller prøvetaking hos fastlegen.
• I to epikriser stemte ikke legemiddelopplysningene med oversikten fastlegen hadde for øvrig.
• Fastlegen hadde vært i kontakt med hjemmesykepleien om 9 av 19 pasienter i løpet av de to første ukene etter utskrivning.
• 11 av 22 fastleger sier at de ikke er medlem av Allmennlegeutvalget i kommunen.
• 9 av 22 fastleger svarer at de ikke har fått informasjon om samarbeidsavtalen og retningslinjer for innleggelse og utskrivning fra sykehuset.
• Informasjonsutvekslingen mellom fastleger og hjemmesykepleien i Stavanger foregår stort sett ved elektroniske meldinger mellom pasientjournalsystemet CosDoc fastlegenes elektroniske journalsystem. Flere mener dette systemet alene ikke er trygt nok ved henvendelser som haster.
• Flere kommenterer at samarbeid med hjemmesykepleien i nabokommuner ikke er godt tilrettelagt. Når pasienten har fastlege i Stavanger, men selv bor i en annen kommune, øker risikoen for svikt i oppfølgingen.
• Flere fastleger har konkrete innspill til forbedring av samhandlingen mellom sykehuset og fastleger:*
  - Sykehuset bør sørge for timeavtale hos fastlegen for pasienter som skal til kontroll der kort tid etter utskrivning. Når dette overlates til pasienten selv, blir det ofte konflikt mellom anbefalt tidspunkt og muligheten for timeavtale hos fastlegen.
  - Pasienten bør få med seg utskrift av epikrisen ved utskrivning i tillegg til at fastlegen får den tilsendt elektronisk.
  - Fastleger etterlyser bedre vurderinger i forbindelse med endringer i legemiddelbehandlingen, og ber sykehuset skrive begrunnelse for seponering etc. i epikrisen.

Tilsynsmyndigheten har for øvrig merket seg:

• Det er klare ansvars- og kommunikasjonslinjer internt i kommunen og mot sykehuset.
• Gjeldende rutiner for håndtering av elektronisk meldingsutveksling mellom kommunens Helse- og sosialkontor, hjemmesykepleien og SUS er godt innarbeidet.
• Avvikssystemet som er etablert for samhandlingen mellom kommunen og SUS er godt kjent og blir brukt.
• Pasientjournalene inneholder opplysninger som viser at kommunen planlegger, og er godt forberedt til å ta imot pasienter som trenger hjemmesykepleie.
• Hjemmesykepleien samstemmer rutinemessig medisinlister fra fastlege og sykehus
• Kommunen har dokumentasjon som viser at personer som får hjemmesykepleie etter sykehusinnleggelse blir systematisk fulgt opp de første ukene etter hjemkomst.

6. Regelverk

• Lov av 30. mars 1984 nr. 15 om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten
• Lov av 24. juni 2011 om kommunale helse- og omsorgstjenester
• Lov av 2. juli 1999 nr. 63 om pasient- og brukerrettigheter
• Lov av 2. juli 1999 nr. 64 om helsepersonell m.v.
• Forskrift av 20. desember 2002 nr. 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
• Forskrift av 18. november 2011 om kommunal betaling for utskrivningsklare pasienter
• kommunal betaling for utskrivningsklare pasienter
• Forskrift av 21. desember 2000 nr. 1385 om pasientjournal

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart:   
  a) Overordnet for Stavanger kommune
  b) Hjemmebaserte tjenester
  c) Hinna og Hillevåg Helse- og sosialkontor
• Informasjon om kommunens administrative styringsmodell
• Delegeringsoversikt fra direktør oppvekst og levekår til fagsjefer og virksomhetsledere
• Stillingsbeskrivelser
• Personelloversikt
• Informasjon om samarbeidsutvalg og allmennlegeutvalg i kommunen, hvem som er med i utvalgene og møtereferat
• Informasjon om hvordan kommunens fastleger er involvert i utarbeiding og revisjon av tjenesteavtalen om innleggelse og utskrivning fra spesialisthelsetjenesten
• Delavtale 5. Samarbeidsavtale mellom Helse Stavanger HF og kommunene i helseforetaksområdet om ansvars- og oppgavefordeling ved opphold i og utskrivning av pasienter fra spesialisthelsetjenesten.
• Rutiner/prosedyrer/sjekklister for mottak og svar på varsel fra SUS om innlagt/utskrivningsklar pasient og vurdering av behov og tildeling av tjenester samt mottak av pasient som blir utskrevet til eget hjem
• Rutine for revurdering av behov for og endring av tjenester etter utskrivning
• Rutine for formidling av opplysninger mellom hjemmebaserte tjenester og fastlege om endringer i legemiddel
• Rutiner/prosedyrer for samarbeid mellom hjemmesykepleien og fastlegene
• Rutiner for avvikshåndtering - innen kommunalavdeling Levekår – ved Hillevåg Hjemmebaserte tjenester (HBT) - mellom kommunalavdelingen og SUS
• Rutiner for administrasjonspost og e-melding i Hillevåg HBT
• Arbeidsfordeling ved vaktstart – Hillevåg HBT
• Prosedyre i forbindelse med samhandlingsreformen dater 21.04.2015 (Hillevåg HBT)
• Årsturnus Hillevåg HBT inklusiv nattpatruljen

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Notat fra helsesjefen til Samhandlingsutvalget angående rutiner ved utskrivning (sendt våren 2015)
• Avvik sendt fra kommunen til SUS i tiden 1. januar – 3. juni 2014
• Kommunens pasientjournal til 21 personer som har vært innlagt ved utskrivning til hjemmet fra sengepost 3H ved SUS i 2015

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Brev av 16. februar 2015 til Stavanger kommune, melding om tilsyn
• Svarbrev av 16. mars 2015 fra Stavanger kommune, vedlagt etterspurte opplysninger
• E-post av 27. april 2015 fra Stavanger kommune, tilleggsopplysninger
• E-post av 18. mai 2015 fra Stavanger kommune, tilleggsopplysninger
• Brev av 23. juni 2015 til Stavanger kommune, vedlagt utkast til tilsynsrapport

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Anne Mette Haukland, rådgiver/jurist
Marit Anda, ass. fylkeslege
Bjørg Botne, seniorrådgiver/sykepleier

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet