Rapport frå tilsyn med Nav Klepp, Klepp kommune 2016

Samandrag

Denne rapporten gjer greie for dei avvika som blei påpeika på dei reviderte områda.

Systemrevisjonen gjaldt følgjande område: Opplysning, råd og rettleiing og økonomisk stønad til personar mellom 17 og 23 år.

Tilsynet omfatta mellom anna om kommunen sikrar at dei nemnde sosiale tenestene er tilgjengelege for personar mellom 17 og 23 år. Vidare blei det undersøkt om kommunen sikrar ei forsvarleg tildeling av tenestene, som arbeid med kartlegging, vurdering og avgjersler. Det blei også sett på om oppfølginga av brukarane som mottar tenestene er forsvarleg. I tilsynet såg ein også på brukarmedverknad og samhandling med andre relevante tenesteytarar.

Det blei funne 2 avvik ved tilsynet.

Avvik 1:

Klepp kommune sikrar ikkje at personar mellom 17 og 23 år som oppsøkjer Nav får informasjon om tenesta opplysning, råd og rettleiing etter sosialtenestelova § 17, og at dei blir oppfordra til å søkje om tenesta.

Avvik 2:

Klepp kommune sikrar ikkje forsvarleg tildeling av tenesta opplysning, råd og rettleiing til personar mellom 17 og 23 år.

Dato: 19.12.2016

Torunn Salte
revisjonsleiar

Lillian K. Gjennestad
revisor

 

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon ved Nav Klepp i perioden 25. - 31. oktober 2016. Revisjonen går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i dette året, og er ein del av det landsomfattande tilsynet på området.

Fylkesmannen har fullmakt til å føre tilsyn med sosialtenesta etter lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfatta å undersøkje:

• kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor dei tema tilsynet omfattar
• om tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
• om tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om avvik og merknader som er avdekte under revisjonen og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

• Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte
• Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsette i eller i tråd med lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finner grunn til å påpeike forbetringspotensial.

2. Omtale av verksemda - spesielle forhold

Klepp kommune har omlag 19 000 innbyggjarar. Kommunen har organisert verksemda si i fire hovudområder: Helse og velferd, skole og barnehage, lokal utvikling og ein sentraladministrasjon. Sentral administrasjonen har økonomisjef og personal- og organisasjonssjef. Dei andre einingane blir leia av kvar sin kommunalsjef.

Nav-kontoret er plassert under området Helse og velferd. Nav-kontoret er organisert i eit korttidsteam (frontteam) og eit oppfølgingsteam (langtidsteam), med kvar sin teamleiar. Teamleiarane har fagansvar, medan personalansvaret i hovudsak ligg hos Nav leiar. Det er eigen fagansvarleg på sosialtenesteområdet.

Under team korttid er det eit ungdomsteam med tre tilsette. Dette teamet fungerer som eit avklarings- og kartleggingsteam, og har ansvar for å følgje opp dei unge, særleg med tanke på å få dei i arbeid og aktivitet. Oppfølgingsteamet har langtidsoppfølging av brukarar med behov for spesialtilpassa innsats. Begge teama har ungdom som er i målgruppa for dette tilsynet.

Det er ei eiga gruppe med ein fagansvarleg som behandlar søknader om økonomisk stønad etter sosialtenestelova. Dei som er med i denne gruppa tilhøyrar dels team korttid og dels team oppfølging. Dei som behandlar søknader om økonomisk stønad gir også råd og rettleiing, men har liten kapasitet til å følgje opp brukarane.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel blei sendt ut 14.07.2016.

Oversikt over dokument som verksemda har sendt over før revisjonsbesøket, er gitt i kapittelet Dokumentunderlag.

Opningsmøte blei halde 25.10.2016.

Intervju

9 personar blei intervjua.

Oversikt over dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket, er gitt i kapittelet Dokumentunderlag.

Sluttmøte blei halde 31.10.2016.

4. Kva tilsynet omfatta

Temaet for tilsynet var tenestene opplysning, råd og rettleiing og økonomisk stønad til personar mellom 17 og 23 år.

Vi undersøkte om kommunen gir generell informasjon om tenestene, mellom anna om det er informasjon på kommunen si heimeside, og om det gis individuell informasjon til dei som tek kontakt med kontoret. Vi undersøkte om kommunen sikrar at sakene blir forsvarleg kartlagt, og at det blir gjort forsvarlege, individuelle vurderingar og avgjersler. Vidare undersøkte vi om kommunen gir forsvarleg oppfølging til brukarane, og om kommunen legg til rette for brukarmedverknad og samhandling med andre relevante tenesteytarar.

Rapporten omhandlar berre ein del av Nav Klepp si verksemd, og han gir difor ikkje ei samla vurdering av dei sosiale tenestene ved Nav Klepp.

5. Funn

Det blei avdekka 2 avvik under tilsynet.

Avvik 1:

Nav Klepp sikrar ikkje at personar mellom 17 og 23 år som oppsøkjer Nav-kontoret får informasjon om tenesta opplysning, råd og rettleiing etter sosialtenestelova § 17, og at dei blir oppfordra til å søkje om tenesta.

Avvik frå følgjande lovkrav:

Sosialtenestelova §§ 17, 4 og 5 og forskrift om internkontroll i kommunalt nav.

Avviket byggjer på:

• Nav Klepp har hatt lite fokus på sosialtenestelova § 17. Søkjarar har ikkje blitt informert om retten til denne tenesta, og ein har ikkje sikra at søknader blir identifisert og behandla.
• Det er ikkje avklart kven som har ansvar for å gi informasjon om tenesta opplysning, råd og rettleiing.
• Nav Klepp har ikkje sikra at alle tilsette har fått tilstrekkeleg opplæring om denne tenesta.

Avvik 2:

Klepp kommune sikrar ikkje forsvarleg tildeling av tenestene opplysning, råd og rettleiing og økonomisk stønad til brukarar mellom 17 og 23 år.

Avvik frå følgjande lovkrav:

Sosialtenestelova §§ 17, 4, 41 og 5 og forskrift om internkontroll i kommunalt nav.

Avviket byggjer på:

• Nav Klepp fattar ikkje vedtak etter sosialtenestelova § 17, med unntak av økonomisk rådgjeving.
• Leiinga har ikkje avklart kven som skal ha ansvar for å fatte vedtak på tenesta opplysning, råd og rettleiing etter sosialtenestelova § 17.
• Leiinga har ikkje sørga for at det blir meldt avvik på det området. Kommunen har eit avvikssystem, men Nav-kontoret har ikkje tatt dette i bruk. Dei tilsette har ikkje fått opplæring i kva som skal reknast som avvik på det faglege området.

6. Vurdering av styringssystemet i verksemda

Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltninga pålegg kommunen å ha styring og kontroll med tenestene. Det betyr at leiinga i kommunen må sikre at verksemda som Nav Klepp driv etter lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga, er i samsvar med krava i lov og forskrift.

Krava til styring og kontroll inneber mellom anna at kommunen skal avklare ansvar, utarbeide naudsynte rutinar og instruksar, og sørgje for at dei tilsette har naudsynt kompetanse. Kommunen skal og sørgje for at sårbare område i tenesteytinga blir avdekt, og at feil blir fanga opp, slik at svikt kan rettast og førebyggjast. Kommunen må og følgje med på at rutinar og instruksar blir følgt og at internkontrollen fungerer som føresett.

Tilsynet har avdekka at styringstiltaka ikkje er tilstrekkelege til å sikre informasjon om tenesta opplysning, råd og rettleiing til personar mellom 17 og 23 år. Kommunen har ikkje hatt fokus på sosialtenestelova § 17, og har ikkje sikra at søknader blir identifisert og at det blir fatta vedtak om tenesta.

Det er ikkje avklart kven som har ansvaret for å gi informasjon og fatte vedtak om tenesta opplysning, råd og rettleiing, og det er ikkje gitt tilstrekkeleg opplæring. Kommunen har ikkje utarbeida rutinar om denne tenesta.

Når det gjeld søknader om økonomisk stønad etter sosialtenestelova er ansvaret klart fordelt og det er utarbeida skriftelge rutinar på dette området.

Kommunen har i praksis gitt opplysning, råd og rettleiing til personar i målgruppa. Kommunen har fokus på å få dei unge ut i arbeid og aktivitet, kartlegger bredt og vurderer den einskilde sitt behov for oppfølging. I den forbindelse samarbeider kommunen med andre tenesteytarar, mellom anna + 18, (som er et tiltak i regi av den kommunale rus /psykiatritenesta) og Oppfølgingstenesta.

Klepp kommune nyttar Compilo som sitt internkontrollsystem. Her skal alle avvik meldast. Dette avvikssystemet er ikkje tatt i bruk av Nav Klepp, og det blir ikkje meldt avvik på det reviderte området. Dei tilsette i Nav-kontoret har ikkje fått opplæring i kva som skal reknast som avvik på det faglege området.

7. Regelverk

• Lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga (sosialtenestelova)
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningslova)
• Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltninga
• Rundskriv til Lov om sosiale tenester i Nav, Hovudnr. 35

8. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over da revisjonen blei førebudd:

• Organisasjonskart over kommunen
• Organisasjonskart over Nav Klepp
• Informasjon om delegasjon av myndigheit
• Delegering, attestering og tilvising – etat for helse, sosial og omsorg av 12.06.2014
• Fullmakter til teamleiarane og andre tilsette
• Delegasjonsfullmakt til leiar for Nav Klepp av 15.04.2016
• Oversikt over tilsette ved Nav Klepp
• Ansvar og arbeidsoppgåver for teamleiar front
• Ansvar og arbeidsoppgåver for teamleiar oppfølging
• Ansvar og arbeidsoppgåver for einingsleiar (Nav-leiar)
• Samarbeidsavtale mellom Klepp kommune og arbeids- og velferdsetaten i Rogaland av 20.06.2008
• Årsmelding for 2015
• Opplæringsplan 2015
• Rutine til bruk for Nav-leiar når ein får ny medarbeidar
• Sjekkliste for nytilsette i Nav Rogaland
• Kompetanseplan for Nav 2015
• Lokal rettleiar for kommunale tenester Nav Klepp, revidert 01.06.2016
• Ungdomsteam, arbeidsoppgåver og grensesnitt
• Samarbeidet +18/Nav
• «Frokostgruppen – en ny start – veien til arbeidslivet»
• «Frokostgruppen – Nav» datert 04.03.2016
• Intern samarbeidsavtale mellom flyktningtenesta, Nav kommune og Nav stat om flyktningar busett i Klepp kommune
• Kontraktsmøtereferat APART
• Kontraktsmøtereferat Bhotell
• Prisliste for Bhotell AS
• Avtale mellom Nav Klepp og Klepp kommune, barneverntenesta frå 2011
• Informasjon om sosiale tenester frå Nav
• Notat om risikovurderingar eller evalueringar
• «Oppstartsdager ungdomsteam Nav Klepp»
• Gangen i ei ny sosialsak
• Notat om rutiner for å avdekke svikt på området/internkontroll
• Notat om avvik og oppfølging av avvik
• Avvik rapportert i statlig ASYS
• Kurspakke som tilbys unge i Klepp
• Dei 10 siste vedtaka der det er gitt avslag på søknad om økonomisk stønad for personar i målgruppa
• Dei 10 siste vedtaka der det er innvilga økonomisk stønad, kor minst 5 gjeld unge som har hatt stønad i 6 månader.
• Notat om at det ikkje føreligg relevante vedtak om opplysning, råd og rettleiing
• Notater frå oppfølging av personar i målgruppa
• Søknadsskjema for økonomisk sosialhjelp
• Søknadsskjema for nødhjelp
• Vedlegg til kartleggingsskjema for brukarar med barn
• Skjema om dokumentasjon ved søknad om økonomisk sosialhjelp
• «Henvendelsesskjema nye brukere»

Dokumentasjon mottatt og gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Mottaksskjema (kartleggingsskjema)
• Aktivitetsplanar for 5 personar

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn av 14.07.16
• Program for tilsyn av 15.09.16
• E-post korrespondanse og telefonkontakt med Nav-leiar mellom anna om den praktiske tilrettelegginga av tilsynet

9. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Ikkje publisert her

Frå tilsynsorganet deltok:

Gunn Idland, revisor, Lillian K. Gjennestad, revisor og Torunn Salte, revisjonsleiar

 

---

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet

Tilsynsrapporter fra hvert enkelt tilsyn

Søk