Rapport fra tilsyn med ved Stavanger senter for foreldre og barn 2016

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder: Om senteret sikrer familier et forsvarlig utredningsopphold.

Det ble ikke funnet avvik, men gitt en merknad.

Dato: 17.08.16

Torunn Salte
revisjonsleder

Anne Helen Meling Madland
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Stavanger senter for foreldre og barn den 15. og 17. juni 2016. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barneverninstitusjoner etter lov om barneverntjenester § 5-7.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten/institusjonen ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Stavanger senter for foreldre og barn er et statlig eid hjelpetiltak for gravide/nyfødte og familier med små barn. Tiltaket hører inn under Bufetat Region Vest med Øystein Søvik som regionsdirektør og Vibeke Samsonsen som avdelingsdirektør. Anne Kleiven er enhetsleder for Region Vest senter for foreldre og barn, som består av fire avdelinger; Stavanger foreldre og barn senter, Sudmannske senter for foreldre og barn i Bergen, Førde senter for foreldre og barn og en avdeling for PMTO. Dagbjørg Baldursdottir er avdelingsleder for Stavanger foreldre og barn.

Enhetsleder Anne Kleiven har det overordnede faglige, økonomiske og administrative ansvaret for senteret, og avdelingsleder Dagbjørg Baldursdottir har fått delegert den daglige ledelsen av senteret, herunder ansvar for turnus og personaloppfølging. Avdelingsleder skal i samarbeid med psykologspesialist bidra til faglig utvikling/kompetanseutvikling.

Avdelingsleder rapporterer muntlig til enhetsleder. Enhetsleder har ledermøte med alle avdelingslederne en gang i måneden. I tillegg er hun på Stavanger senter for foreldre og barn en gang per måned, hvor hun både har et møte med avdelingsleder og ev. psykologen og deltar på personalmøtet med de ansatte.    

Stavanger foreldre og barn senter har to familieleiligheter av ulik størrelse. I den ene leiligheten er det plass til to familier. Målgruppen er barn i alderen 0-5 år sammen med sine foreldre. Opphold ved senteret hjemles i barnevernloven § 4-4 annet ledd, og er et frivillig hjelpetiltak som varer i 4-6 uker, inkludert 1 ukes forvern hvor familiene bor i sitt eget hjem. Senteret har stengt i helgene, og familiene flytter da hjem.

Målsettingen er å gi tidlig, spesialisert intervensjon overfor foreldre og barn hvor det er stor risiko for skjevutvikling hos barnet, systematisk kartlegging, veiledning, utprøving og evaluering og tilrettelegging for kontinuitet og overganger.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 06.04.16.

Dokumentasjon ble mottatt 02.05.16, se pkt. 8 om dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 15.06.16.

Intervjuer
5 personer ble intervjuet.

Sluttmøte ble avholdt 17.06.16.

4. Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet: Om senteret sikrer familier et forsvarlig utredningsopphold.

5. Funn

Det ble ikke funnet avvik.

Det ble gitt følgende merknad: Stavanger senter for foreldre og barn bør arbeide med å videreutvikle og forbedre sitt internkontrollsystem.

6. Vurdering av virksomheten sitt styringssystem

Senteret har utarbeidet institusjonsplan og har gode retningslinjer, prosedyrer og maler som benyttes i praksis. Det foreligger både overordnede retningslinjer/prosedyrer og mer konkrete retningslinjer/prosedyrer til bruk i utredningsarbeidet.

Senteret har redegjort for målgruppe og målsettinger i institusjonsplanen. Senteret benytter evidensbaserte metoder og kartleggingsverktøy, og disse er nærmere beskrevet i institusjonsplanen.

Ansvar og oppgaver er klart fordelt. Utredninger foretas av to fagkonsulenter i hver sak, hvorav en av dem har hovedansvaret og ansvaret for å skrive rapporten. Utredningsrapportene blir kvalitetssikret av psykolog Alfhild Skuterud. Rapportene undertegnes av avdelingsleder og den fagkonsulenten som har skrevet rapporten. 

Senteret har rutiner for eksternt og internt samarbeid. Det utarbeides ukeplaner i den enkelte sak, og det foretas ukentlige evalueringer både med foreldrene og barneverntjenesten. Det blir også foretatt en sluttevaluering med foreldrene. Det blir foretatt egenevalueringer underveis i utredningsarbeidet.

Senteret har kompetanseplan, og høyt fokus på kompetanse og fagutvikling. De ansatte får ukentlig faglig veiledning av senterets psykolog Alfhild Skuterud.

Enhetsleder blir informert om forholdene ved senteret av avdelingsleder, både i ledermøtene og ved månedlige møter på senteret i Stavanger.

Senteret har foretatt risikovurderinger på noen områder, men dette bør gjøres mer generelt og systematisk.

Senteret har et elektronisk avvikssystem/kvalitetssystem, TQM, som skal benyttes både ved faglige avvik og HMS avvik, men som hovedsakelig er blitt benyttet ved HMS avvik. Det ble opplyst under intervju at dette systemet ikke er spesielt tilpasset deres fagområde og at det derfor ikke blir brukt ved faglige avvik. Senteret har imidlertid en skriftlig prosedyre for avvik og har utarbeidet et eget avviksskjema i papirform. Det fremkom under intervju at de ansatte er kjent med dette avviksskjemaet, og at en har benyttet dette noen ganger ved faglige avvik. Avdelingsleder sørger for at avvik blir lukket og gir tilbakemelding til de ansatte. Avvik som meldes på denne måten blir imidlertid ikke automatisk sendt videre til øverste ledelse. Ettersom det er besluttet å ta i bruk det elektroniske avvikssystemet, bør ledelsen sørge for at dette systemet tas i bruk og at det ev. gjøres nødvendige tilpasninger.

7. Regelverk

Lov om barneverntjenester av 17.07.1992 nr. 100

            § 1-4 krav om forsvarlighet

            § 5-9 a om rettigheter under opphold i sentre for foreldre og barn

            § 6-4 om innhenting av opplysninger

Forskrift for foreldre og barn av 25.11.2010 nr. 1479, herunder

            § 11 målgruppe, målsetting og metodikk

            § 13 krav til bemanning og de ansattes kompetanse

            § 17 vern om personlig integritet

            § 18 om medbestemmelse

            §§ 14, 15 og 16 om internkontroll

8. Dokumentunderlag

• Organisasjonskart/organisasjonsoversikt Bufetat Region Vest
• Møteplan våren 2016 – RV senter for foreldre og barn
• Oversikt over ansatte ved Stavanger senter for foreldre og barn den 01.05.2016
• Institusjonsplan
• Kompetanseplan 2016
• Informasjon om utredningsforløpet
• Mal for samarbeidsavtaler med foreldre og barneverntjenesten
• Mal for anmodning om opplysninger
• Registreringsskjema for lyd- og videoopptak
• Mal for avtale om bruk av lyd- og bildeopptak ved PCERA vurdering
• Mal for avtale om bruk av video med Marte Meo-metoden
• Husregler
• Mal for avtale om bruk av Crowelltest-metode
• Mal for samtykkeerklæring for innhenting av opplysninger
• Mal for avtale om bruk av fremmedroms test i forbindelse med COS gruppemodell
• Mal for avtale om bruk av video ved fremmedrom-situasjon
• Skjema for samtykke – opplysninger om legemidler
• Evalueringsskjema: «Din mening om hva som har vært nyttig under oppholdet på senter for foreldre og barn-behandling»
• Informasjon til familien
• Telefonliste
• Prosedyre for generell hygiene og smittevern
• Prosedyre i forhold til førstehjelpsutstyr
• Skjema/oversikt over kartleggings- og behandlingsverktøy
• Mal for utredningsrapport
• NBO- manualen
• Skjema for observasjon av det nyfødte barnet – NBO
• Skjema for observasjon av foreldrenes regulering av barnet
• Skjema for observasjon i forhold til foreldrenes sensitivitet i samspill med barnet
• Skjema for observasjon i forhold til barnets involvering av og reaksjoner på foreldrene
• Skjema for observasjon av situasjonen: Måltid/Stell/Bading/Lek/Aktivitet/Samspill/legging
• Skjema for kartlegging av rus
• Tips til samtalen
• Konfliktskjema
• Skjema for måltider
• Mal vedr. tilknytningshistorie
• Skjema vedr. barnet miljø og utvikling (anamnestiske opplysninger)
• Døgnklokkeregistrering
• Skjema: Døgnklokke med observasjoner og merknader
• Registreringsskjema: Våte bleier
• Skjema: DC: 0-3R
• Skjema for psykososiale og miljømessige stressorer
• Skjema for gradering av ferdigheter i emosjonell og sosial fungering
• Working model of the child interview
• PCERA, skjema for systematisk videobasert vurderingsmetode
• Skjema for kartlegging av rutine ri familien
• Skjema for kartlegging av styrker/ressurser og behov
• Utredningsplan/ukeplan
• Prosedyre for håndtering av avvik
• Skjema for melding av avvik
• Virksomhetsplan fra mai 2015 og 2016
• HMS-handlingsplan fra juni 2015 og 2016
• Handlingsplan for arbeidsmiljøet for 2015-20165
• 5 utredningsrapporter med tiltaksplan, plan eller ukeplan samt samarbeidsavtale 

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Saksliste for personalmøte den 02.06.15 og 16.06.15
• Beredskapsplan for Bufetat

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Anne Helen Meling Madland, revisor og Torunn Salte, revisjonsleder