Rapport fra tilsyn med Dalane barnevern sitt arbeid med undersøkelsessaker 2017

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som er påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende tema:

• Undersøkelser i barneverntjenesten
• Barns medvirkning

Det ble gjort funn som ga grunnlag for ett avvik:

Avvik:

Eigersund kommune styrer ikke undersøkelsesarbeidet i Dalane barnevern slik at det blir gjennomført undersøkelser i tråd med lovkravene i alle saker.

Dato: 20. april 2017 Rapporten er utarbeidet av:

Trine Hove Bjørnsen
revisjonsleder

Brit Espeland Nedreaas
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon med Dalane barnevern i perioden 23.01. - 20.04.2017. Tilsynet er en del av Fylkesmannens egeninitierte tilsynsaktivitet i 2017.

Tilsynet omfatter tjenester som er regulert i lov om barneverntjenester.

Formålet med en systemrevisjon er å vurdere om virksomheten, gjennom sin internkontroll, ivaretar ulike krav i lovgivningen. Revisjonen omfatter undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelse r.

Rapporten omhandler eventuelle avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Dalane barnevern er et vertskommunesamarbeid mellom Eigersund, Lund og Sokndal kommuner, med Eigersund som vertskommune. Samarbeidet ble iverksatt i 2011. Det er etablert en rådgivende referansegruppe for Dalane barnevern som har møter fire ganger årlig.

Eigersund kommune har organisert sin virksomhet i tre tjenesteområder; Helse og omsorg, Teknisk og Kultur og oppvekst. Barneverntjenesten i Dalane er organisert under kommunalavdeling kultur og oppvekst, som ledes av en kommunalsjef.

Dalane barnevern har organisert tjenesten i fire team; Team mottak, Team barn, Team ungdom og Team tiltak. Både Team barn og Team ungdom arbeider med saker fra undersøkelse og til oppfølging av ulike tiltak.

Det ble rapportert i desember 2016 at Dalane barnevern hadde 22,7 hjemler til saksbehandling. Av disse var 19,2 besatte.

Dalane barnevern er tilført 5,5 stillinger finansiert med de statlige styrkningsmidlene, den siste i 2015.

Antall barn og unge mellom 0 til 18 år samlet i de tre kommunene er om lag 5200, og Dalane barnevern fikk 144 nye undersøkelsessaker siste halvår 2016.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 23. januar 20 17.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Mappegransking ble gjennomført 21. mars 2017

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 22. mars 20 17.

Intervjuer
9 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 27. mars 2017.

Brukerinvolvering :
I dette tilsynet ble også seks brukere intervjuet, utvelgelsen av intervju objektene ble utført av Dalane barnevern. Fylkesmannen hadde intervjuer med fire foreldre og to ungdommer før mappegjennomgang og intervjuer med kommunens ansatte. Intervjuene var knyttet til temaet for tilsynet med hovedfokus på medvirkning. Brukernes erfaringer ble benyttet som informasjon inn i gjennomføringen av tilsynet i tjenesten.

Brukerne ga i hovedsak tilbakemelding på at de hadde opplevd undersøkelsen som god og at de ble behandlet med respekt. Videre ga de også utrykk for at de opplevde å få medvirke i egen sak.

4. Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet var:

• Undersøkelser i barneverntjenesten
  - Sikrer kommunen at det gjennomføres en tilstrekkelig undersøkelse?
  - Sikrer kommunen at barns rett til medvirkning i undersøkelsen ivaretas?
  - Sikrer kommunen at det er foretatt en forsvarlig vurdering før undersøkelsen konkluderes?
  - Sikrer kommunen at undersøkelsene gjennomføres innenfor lovpålagte frister?

5. Funn

Avvik 1.

Eigersund kommune styrer ikke undersøkelsesarbeidet i Dalane barnevern slik at det blir gjennomført undersøkelser i tråd med lovkravene i alle saker.

Avvik fra følgende lovkrav:

Bvl § 4-3

Bvl § 6-1, jf. forvaltningsloven

Bvl § 2-1, 2. ledd jf. forskrift om internkontroll

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Det er utarbeid et en rutinehåndbok som skal være styrende for arbeidet i tjenesten. Denne er fra 2009 og blir i liten grad benyttet. Dokumentene «felles sjekklister til bruk på barneteam og ungdomsteam», «intervjuguide samtale med barn og unge» og «intervjuguide - undersøkelse» er ikke kvalitetssikret av ledelsen og det er ikke bestemt at disse dokumentene skal benyttes av alle ansatte i alle saker. Dokumentene er ikke daterte, underskrevne av ledelse eller gitt revisjonsdato.
• Det framgår av «sjekkliste til bruk på barneteam og ungdomsteam» at det skal skrives og sendes ut undersøkelsesplan i alle saker. Gjennomgang av saksmapper viser at undersøkelsesplan kun foreligger i omtrent halvparten av de gjennomgåtte sakene.
• Det går også fram av «sjekkliste til bruk på barneteam og ungdomsteam » at; «Sluttrapport, vedtak og tiltaksplan skal sendes teamkoordinator minimum 1 uke før undersøkelsesfrist». Gjennomgang av saksmapper og informasjon i intervju viser at sluttrapporten i mange saker først blir ferdigstilt etter at undersøkelsen er avsluttet.
• Tjenesten har utarbeidet et system for veiledning som fungerer godt. Beslutninger som blir tatt i enkeltsaker i denne veiledningen blir imidlertid ikke systematisk dokumentert i barnets mappe.
• I rutinehåndboken til barneverntjenesten framgår det at det skal utføres en midtveisevaluering i undersøkelsen. Dette blir ikke gjennomført og dokumentert på en systematisk måte.
• Vurderinger forut for henleggelse av undersøkelser, samt vurdering av sakens alvorlighetsgrad er ikke dokumentert i flere av sakene.
• Dalane barnevern sine egne rapporteringer, fristrapporter og halvårsrapporter, viser at tjenesten ikke overholder de lovpålagte fristene i alle undersøkelsessaker. Tjenesten har utvidet undersøkelsesfristen fra 3. til 6. måneder i 35 % av sakene i4. kvartal 2016. Gjennomgang av saksmapper viste at det ikke var dokumentert at det var forhold i saken som var årsak til utvidelse i alle saker.
• Det er ikke utarbeidet stillingsbeskrivelser for de ulike stillingskategoriene i tjenesten.
• Det mangler rutiner/retningslinjer/sjekklister som er utarbeidet og kvalitetssikret til bruk av alle ansatte i undersøkelsesarbeidet.
• Kommunen bruker kvalitetssystemet QM+. Avvik skal meldes i dette systemet. QM+ er ikke implementert i barneverntjenesten og benyttes ikke.
• Det er ikke gjennomført risikovurderinger og identifisert sårbare områder knyttet til undersøkelsesarbeidet i tjenesten.
• Det er uklart hva barnevernleder skal rapportere oppover i linje. Videre er det uklart hvordan overordnet kommunal ledelse styrer tjenesten.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter barnevernloven pålegger kommunen å sikre og dokumentere at de etterlever myndighetskrav, jf. bvl. § 2-1 2 ledd. Internkontrollforskriften inneholder spesifikke krav til styring og ledelse. Kravene til styring og kontroll innebærer blant annet at kommunen skal avklare ansvarsforhold, utarbeide nødvendige rutiner og instrukser og sikre at de ansatte benytter seg av disse, samt at de ansatte har den nødvendige kompetansen til å utføre de oppgaver de er tillagt.

Kommunens ledelse skal sørge for å ha et styringssystem som sikrer at barneverntjenestens aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med gjeldende regelverk. Styring og systematikk skal sikre at det ikke er tilfeldigheter og enkeltpersoner som ivaretar forsvarligheten i tjenesteutøvelsen .

Tilsynets undersøkelser viser at Eigersund kommune ikke har et system for styring på det undersøkte tjenesteområdet.  Kvalitetssystemet Qm+ er kommunens styringsverktøy.

Kvalitetssystemet er imidlertid ikke implementert i barneverntjenesten.

Kommunen har bestemt at Qm+ også skal benyttes til å melde og følge opp avvik. I og med at barneverntjenesten ikke benytter kvalitetssystemet foreligger det ikke et fungerende avvikssystem i tjenesten.

Dalane barnevern har over tid hatt kapasitetsmessige utfordringer. Dette er det rapportert om oppover i styringslinjen. Det har over tid framgått av kommunens rapporteringer til Fylkesmannen og departementet om vansker med å ferdigstille undersøkelsene innen lovbestemt frist. Det er likevel ikke utarbeidet og iverksatt nødvendige forbedringstiltak.

7. Regelverk

• FNs barnekonvensjon om barnets rettigheter av 20. 11.1989
• Lov om barneverntjenester
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Forskrift om internkontroll i barneverntjenesten

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Oversendelsesbrev
• Organisasjonskart, barnevern
• Oversikt - ansatte i Dalane barnevern
• Skjema - fremdrift US
• Felles sjekklister til bruk på barneteam og ungdomsteam
• Intervjuguide - Samtale med barn og unge
• Intervjuguide - undersøkelse
• Liste til bruk i US/tiltak
• Introduksjon og oppfølging av nyansatte i barneverntjenesten
• Rutinehåndbok for barneverntjenesten i Dalane - 2009

Dokumentasjon som ble gjennomgått under tilsynet:

• Registrerte avviksmeldinger i perioden 01.07.2016 -20.03.2017.
• Referater fra møter i referansegruppen for Dalane barnevern, 2013 -2016
• Avtale om regionalt barnevernsamarbeid i Dalane
• Årshjul -rådgivende referansegruppe for Dalane barnevern
• Introduksjon og oppfølging av nyansatte medarbeidere i Dalane barnevern
• Rutine for håndtering av vold, trusler eller verbal utagering

Verifikasjoner som ble gjennomgått under tilsynsbesøket:

• 10 henlagt undersøkelsessaker fra 4. kvartal 2016 og 1. kvartal 2017.
• 10 undersøkelsesaker som har ført til tiltak fra 4. kvartal 2016 og 1. kvartal 2017.
• 8 saksmapper plukket ut fra kommunens fristrapportering for 4. kvartal 2016.

Korrespondanse mellom virksomheten og tilsynsmyndighetene:

• Varsel om tilsyn av 31.01.2017.
• Bestilling av dokumentasjon, e-post av 08.03. og 20.03.2017.
• Program for tilsynet datert 23.02.2017.
• Brev av 16.03.2017 fra Dalane barnevern - tilbakemelding vedr. oppfølging av fristoversittelser i barneverntjenesten 3.kvartal 2016
• Brev av 20.03.2017 fra Dalane barnevern - tilbakemelding vedr. anmodning om ytterligere dokumentasjon i forbindelse med tilsyn

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Alle ansatte i barneverntjenesten som hadde anledning, deltok både på åpningsmøtet og sluttmøtet.

Fra tilsynssmyndighetene deltok: Brit Espeland Nedreaas rådgiver/barnevernpedagog, Anne Mette Haukland rådgiver/jurist, Asle Hjelmen rådgiver/vernepleier og Trine Hove Bjørnsen seniorrådgiver/jurist.