Rapport fra tilsyn med kommunens helse- og omsorgstjenester til mennesker med utviklingshemming i Randaberg kommune 2017

Sammendrag

Fylkesmannen i Rogaland gjennomførte 13.-16. februar 2017 tilsynsbesøk i Randaberg kommune.

Tilsynet er en videreføring av det landsomfattende tilsynet med kommunale helse- og omsorgstjenester i 2016. Tilsynet ble gjennomført som en systemrevisjon.

Tema for tilsynet var om kommunen gjennom systematisk styring og ledelse sikrer at mennesker over 18 år med utviklingshemming, og som bor i egen, eid eller leid, bolig, får forsvarlige helse- og omsorgstjenester.

Fylkesmannen har undersøkt om kommunen legger til rette for at mennesker med utviklingshemming får personlig assistanse i form av:

• tilsyn og bistand til å ivareta egenomsorg
• bistand til aktivisering
• opplæring i dagliglivets gjøremål og personlig stell og egenomsorg.

Fylkesmannen har videre undersøkt om kommunen legger til rette for at mennesker med utviklingshemming får:

• helsetjenester i hjemmet
• tilgang til medisinsk undersøkelse, utredning og behandling.

Videre har det ved undersøkelse av temaene inngått om kommunen legger til rette for at tjenestemottakerne får medvirke og om kommunen legger til rette for samhandling internt og samarbeid med fastlege og spesialisthelsetjenesten.

Ved tilsynet ble det avdekket følgende avvik:

Ikke alle krav i forskrift om legemiddelhåndtering er oppfylt.

Dato: 20.03.2017

Janne Dahle Melhus
fylkeslege

Anne Barkve Andersen
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Randaberg kommune i perioden 13.12.2016 –16.02.2017. Revisjonen inngår i Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet for inneværende år og er en videreføring av det landsomfattende tilsynet med helse- og omsorgstjenester i 2016 initiert av Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med helse- og omsorgstjenesten etter lov om statlig helsetilsyn § 2, jf. helse- og omsorgstjenesteloven § 12-3.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler eventuelle avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Randaberg kommune er en mellomstorstor kommune med ca. 11000 innbyggere. I kommunen er det omlag 30 personer med utviklingshemming over 18 år som bor i egen eller leid bolig, og som mottar kommunale tjenester.

Kommunen har fire bofelleskap for personer med utviklingshemming. I to av bofelleskapene, Sentrum og Dalen, bor det fire personer. I de to andre bofelleskapene, Torset og Nordheiå, er det åtte beboere, I Torset er det i tillegg en avlastingsleilighet.  Seks andre utviklingshemmede som bor spredt rundt i kommunen, mottar timebaserte tjenester fra personell i bofelleskapene.

Ansvaret for helse og omsorgstjenester til personer med utviklingshemming ligger hos Helse- og oppvekstsjef. I staben til Helse- og oppvekstsjefen er en fagsjef for helse- og omsorgstjenester. Denne fagsjefen er stedfortreder for Helse- og oppvekstsjefen og det ligger til denne stillingen å ha fagansvar for helse- og omsorgstjenestene i kommunen. Tjenesteområdet Helse og oppvekst er delt inn i ulike virksomhetsområder og tjenester til personer med utviklingshemming eller nedsatt funksjonsevne ytes fra virksomhetsområdet Boligtjenesten. Dette virksomhetsområdet ledes av en virksomhetsleder, som i tillegg til bofelleskapene har ansvar for dagsenter, barneboliger og avlastning. Hver av de heldøgnsbemannede boligene har egen leder.

Tjenesteområdet Helse og oppvekst har et eget Kontor for tjenesteplanlegging. Dette kontoret utformer forslag til vedtak om tjenester i form av hjemmesykepleie, psykiatrisk sykepleie, praktisk bistand, hjemmehjelp, miljøarbeidertjeneste, opphold i sykehjem, avlastning, BPA, omsorgslønn, trygghetsalarm, dagtilbud, omsorgsboliger og veiledning i hjemmet. Kontor for tjenesteplanlegging har ikke vedtaksmyndighet. Denne ligger hos virksomhetslederne.

Funksjonen koordinerende enhet og ansvar for individuell plan er lagt til Rehabiliteringskoordinator, som er en stilling som ligger til Helse- og oppvekstsjefens stab.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble sendt 13.12.2016.

Åpningsmøte ble avholdt 14.02.2017.

Intervjuer
14 ansatte ble intervjuet.

Det ble gjennomført samtaler med
  4 tjenestemottakere,
  1 pårørende/verge

To av tjenestemottakerne hadde med seg et personale under samtalen. En tjenestemottaker hadde med seg pårørende/verge. Samtalene ble gjennomført hjemme hos tjenestemottakerne.

Det ble gjennomført en samtale med Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne i Randaberg kommune. Rådet stilte med en representant.

Det ble gjennomført samtale med kommuneoverlege.

Det ble tatt stikkprøver i journaler under tilsynsbesøket.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet og dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 16.02.2017.

4. Hva tilsynet omfattet

Systemrevisjonen omfatter undersøkelse av om kommunen gjennom systematisk styring og ledelse sikrer at mennesker over 18 år med utviklingshemming, og som bor i egen eid eller leis bolig, får forsvarlige helse- og omsorgstjenester.

Ved dette tilsynet har vi undersøkt om kommunen legger til rette for at mennesker med utviklingshemming får personlig assistanse i form av:

• tilsyn og bistand til å ivareta egenomsorg
• bistand til aktivisering
• opplæring i dagliglivets gjøremål og personlig stell og egenomsorg.

Vi har videre undersøkt om kommunen legger til rette for at mennesker med utviklingshemming får:

• helsetjenester i hjemmet
• tilgang til medisinsk undersøkelse, utredning og behandling.

Videre har det ved undersøkelse av temaene inngått om kommunen legger til rette for at tjenestemottakerne får medvirke og om kommunen legger til rette for samhandling internt og samarbeid med fastlege og spesialisthelsetjenesten.

5. Funn

Avvik

Ikke alle krav i forskrift om legemiddelhåndtering er oppfylt.

Avvik fra: helse- og omsorgstjenesteloven §§ 3-1, 3-2 og 4-1, jf. legemiddelhåndteringsforskriften § 4.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Det er ikke utpekt en faglig rådgiver som er lege eller provisorfarmasøyt
• Det er uklart hvem som har det overordnede ansvaret for legemiddelhåndteringen, som i henhold til forskriften skal tilligge virksomhetsleder
• Det mangler skriftlige rutiner på utvidet fullmakt som gjelder eventuell/akutt medisin
• Oppdatert risikovurdering mangler og det er ingen prosedyre for dette

6. Regelverk

• Lov av 30. mars 1984 om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten
• Lov av 24. juni 2011 om kommunal helse- og omsorgstjenester
• Lov av 2. juli 1999 om pasient- og brukerrettigheter
• Lov av 2. juli 1999 om helsepersonell m.v.
• Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Forskrift av 21. desember 2000 nr. 1385 om pasientjournal
• Forskrift av 28. oktober 2016 nr. 1250 om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten
• Forskrift av 27. juni 2003 nr 792 om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene
• Forskrift av 3. april 2008 nr. 320 om legemiddelhåndtering for virksomheter og personell som yter helsehjelp
• Forskrift av 16. desember 2011 nr. 1393 om helsepersonellovens anvendelse
• Forskrift av 16. desember 2011 nr. 1256 om habilitering og rehabilitering, individuell plan og koordinator

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Oversendelsesbrev
• Organisasjonskart
• Kopi av sakspapirer ved omorganisering
• Funksjonsbeskrivelser/Stillingsinstrukser
• Utlysningstekster for stillinger i Boligtjenesten
• Oversikt over tilsatte i boligene med opplysninger om utdanning, stillingsstørrelse og funksjon
• Delegasjonsreglement
• Kompetanseopplæringsplan Boligtjenesten 2016
• Program for møte med ferievikarer og liste over deltakere
• Oversikt over ulike kompetanseteam, mandat og møtestruktur
• Prosessanalyse for tjenesteplanleggingskontoret
• Prosedyrer og rutiner som omhandler tjenesteutøvingen
• Virksomhetsplan for Boligtjenesten
• Rutiner for virksomhetsledermøter
• Styrende dokument for kommunens samarbeid/samhandling
• Beskrivelse av dokumentasjonssystem
• Prosedyre og rutiner for avvikshåndtering. Oversikt over innmeldte avvik i 2016
• Rutine for kvalitetsgrupper i helse- og omsorgstjenesten
• Helse og oppvekst brukerundersøkelse
• Informasjon om fokusområde «Kosthold og aktivitet». Kartleggingsskjema. Infobrev til tjenestemottakerne om fullmakt til innhenting av helseopplysninger

Dokumentasjon fra Nordheiå:

• Informasjonsskriv fra leder om møtestruktur, gjennomførte vernerunder og samarbeidsrutiner
• Plakat om arbeidskultur i Nordheiå
• Medarbeiderundersøkelse
• Opplæringsplaner
• Husregler i Nordheiå
• Prosedyrer og rutiner
• Vedtak, IPLOS-registreringer og tiltaksplaner for 8 tjenestemottakere
• Utfylt skjema «Kartlegging av kommunens legemiddelhåndtering i boliger til mennesker med utviklingshemming»
• Referat fra møter i Nordheiå foreldreforening

Dokumentasjon fra Dalen:

• Møtereferat fra personalmøter
• Tiltaksskjema for vernerunde
• Signeringsliste for hvem som har mottatt opplæring «Dette må jeg kunne»
• Prosedyrer og rutiner
• Vedtak, IPLOS-registreringer og tiltaksplaner for 4 tjenestemottakere
• Utfylt skjema «Kartlegging av kommunens legemiddelhåndtering i boliger til mennesker med utviklingshemming»

Dokumentasjon fra andre boliger:

• Vedtak, IPLOS-registreringer og tiltaksplaner for 4 tjenestemottakere i Sentrum
• Informasjonsskriv, diverse retningslinjer, prosedyrer og rutiner, samt møtereferat fra Sentrum
• Vedtak, IPLOS-registreringer og tiltaksplaner for 9 tjenestemottakere i Torset
• Informasjonsskriv, diverse retningslinjer, prosedyrer og rutiner, samt møtereferat fra Torset
• Vedtak, IPLOS-registreringer og tiltaksplaner for 5 tjenestemottakere som bor spredt rundt i kommunen og som mottar timebaserte tjenester

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 9 avvik
• Brukerpermer til to beboere
• Tiltaksperm til en beboer
• Utdrag fra vaktbok i Nordheiå
• Perm med signaturlister for gitt medisin
• Kontrakt mellom Randaberg kommune og Apotek1 om farmasøytisk tilsyn
• Rutiner for legemiddelhåndtering
• Oversikt over tjenestemottakernes dagaktivitetstilbud
• Presentasjoner fra bruker- og pårørendeundersøkelse
• Referat fra ledermøter i Boligtjenesten
• Notat med oversikt over omorganiseringer

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• 13.12.2016     Varsel om tilsyn
• 20.01.2017     Oversendelse av dokumentasjon fra kommunen
• 25.01.2017     Oversendelse av dokumentasjon fra kommunen
• 26.01.2017     Oversendelse av dokumentasjon fra kommunen
• 27.01.2017     Oversendelse av dokumentasjon fra kommunen
• 30.01.2017     Oversendelse av program for tilsyn
• 06.02.2017     Oversendelse av dokumentasjon fra kommunen
• 07.02.2017     Oversendelse av dokumentasjon fra kommunen

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Astrid Aadland, jurist - revisjonsleder
Anne Barkve Andersen, sykepleier – revisor
Ellen Bjerga Heskje, vernepleier – revisor