Rapport fra tilsyn med Rennesøy kommune ved Nav Rennesøy 2017

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Om kommunen sikrer forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogrammet (KVP)

Tilsynet undersøkte om kommunen sikrer at tjenesten KVP er tilgjengelig for potensielle deltakere, om det gis tilstrekkelig informasjon om tjenesten og om det foretas forsvarlig kartlegginger, vurderinger og beslutninger ved behandling av søknader om KVP. Videre undersøkte tilsynet om innholdet og omfanget av programmene er forsvarlige og om det foretas forsvarlig oppfølging av deltakerne.

Det ble funnet 2 avvik ved tilsynet.

Avvik 1:

Rennesøy kommune sikrer ikke forsvarlig tildeling av kvalifiseringsprogram.

Avvik 2:

Rennesøy kommune sikrer ikke forsvarlig gjennomføring av kvalifiseringsprogram.

Dato: 30.06.17

Lillian K. Gjennestad
revisjonsleder

Torunn Salte
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Nav Rennesøy, Rennesøy kommune i perioden 11. -16. mai 2017. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift.
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Rennesøy kommune har ca. 4800 innbyggere. I de senere årene har Rennesøy vært den kommunen i landet som har hatt høyest prosentvise befolkningsvekst. Kommunen har organisert sin virksomhet i tre etater, Oppvekst og læring, Kultur og samfunn og Helse og velferd hvor bl.a. Nav-kontoret inngår. Det er i tillegg en enhet for fellestjenester under rådmannen hvor bl.a. sentrale økonomi-, personal- og servicefunksjoner er samlet.

Kommunens Nav-kontor ligger i Vikevåg sentrum i samme lokale som flere av kommunens helse- og omsorgstjenester. Per april 2017 har Nav-kontoret 11, 4 stillingshjemler hvorav 10,4 er faste stillinger og 1 stilling er midlertidig ut året. I tillegg til minimumsløsningen for Nav-kontoret har kommunen lagt flyktningetjenesten inn i Nav-kontoret. Tre av kontorets medarbeider har ansvar for tjenesten kvalifiseringsprogrammet.

Av stillingen som Nav-leder er 50% avsatt til lederoppgaver, resterende 50% er avsatt til brukeroppfølging. Det fremgår av lederavtale mellom kommunalsjef for Helse- og velferd og Nav-leder at sistnevnte har et administrativt lederansvar for ansatte i Nav-kontoret, samt økonomiansvar og fag- og tjenesteansvar for kontoret. Nav-leder inngår i kommunalsjefens ledergruppe og i rådmannens lederforum i kommunen. Nav-leder rapporterer til nærmeste overordnede, kommunalsjef for Helse- og velferd.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 20.02.2017.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet «Dokumentunderlag».

Åpningsmøte ble avholdt 11.05.2017.

Intervjuer
Fem ansatte ble intervjuet.

Fire deltakere som har vært/er i kvalifiseringsprogrammet i løpet av 2016 og 2017 ble intervjuet i forkant av tilsynet.

Spørsmålene til dem var knyttet til hvordan de hadde fått informasjon om KVP, om arbeidet med å kartlegge deres situasjon, om utarbeidelse av og innhold i programmene og om oppfølging og evaluering i programperioden. Brukermedvirkning var sentralt i samtalene.

Brukernes tilbakemeldinger var i hovedsak positive vedrørende innhold i programmene og oppfølgingen de fikk som deltakere i KVP.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 16.05.2017.

4. Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet var om kommunen sikrer forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram (KVP), herunder:

• Om aktuelle kandidater identifiseres og gis tilstrekkelig informasjon om KVP
• Om det foretas forsvarlige kartlegginger, vurderinger og beslutninger ved behandling av søknader om KVP
• Om KVP iverksettes innen tidsfristen
• Om programmet er individuelt tilpasset
• Om programmet inneholder arbeidsrettede tiltak, arbeidssøking og eventuelt andre understøttende tiltak
• Om programmet er helårlig og på full tid
• Om programmene evalueres og justeres ved behov og om evalueringstidspunkt fremgår av programmet
• Om det foretas forsvarlig oppfølging av deltakerne

5. Funn

Det ble funnet 2 avvik under tilsynet.

Avvik 1:

Rennesøy kommune sikrer ikke forsvarlig tildeling av kvalifiseringsprogram.

Avvik fra følgende myndighetskrav:
Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen §§ 29, jf. §§ 4 og 5, og forskrift om internkontroll i NAV §§ 4 og 5.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• I to av seks saker ble arbeidsevnevurdering utarbeidet etter at vedtak om innvilgelse av kvalifiseringsprogram var fattet.
• I to av seks saker ble det ikke fattet vedtak om kvalifiseringsprogram uten ugrunnet opphold da en ventet med å fatte vedtakene til innholdet i programmene var ferdig utarbeidet.

Avvik 2:

Rennesøy kommune sikrer ikke forsvarlig gjennomføring av kvalifiseringsprogrammet.

Avvik fra følgende myndighetskrav:
Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen §§ 29 og 30, jf. §§ 4 og 5, forskrift om kvalifiseringsprogram og -stønad §§ 1 og 2 og forskrift om internkontroll i kommunalt NAV §§ 4 og 5.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Gjennomgang av brukermapper viser at de fleste programmene ikke angir om programmene er på full tid.
• Tidspunkt for evaluering fremgår ikke av programmene og det er ikke i tilstrekkelig grad dokumentert at programmene er blitt evaluert jevnlig.
• Kommunen har ikke retningslinjer/rutiner for oppfølgingsarbeidet og det er ikke i tilstrekkelig grad dokumentert at brukerne har fått/får forsvarlig oppfølging. Ved bruk av tiltaksleverandør er ikke kommunen tydelig i sin bestilling verken med hensyn til omfang av oppfølging eller med hensyn til når og hvor ofte de ønsker tilbakemelding.

6. Vurdering av kommunen sitt styringssystem

Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen pålegger kommunen å ha styring og kontroll med tjenesten. Dette innebærer at kommunens ledelse må forsikre seg om at den virksomheten som Nav Rennesøy driver etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen er i samsvar med kravene i lov og forskrift.

Kravene til styring og kontroll innebærer blant annet at kommunen skal avklare ansvar, utarbeide nødvendige rutiner og instrukser, og sørge for at de ansatte har nødvendig kompetanse. Kommunen skal også sørge for at sårbare områder i tjenesten blir avdekket, og at feil blir fanget opp, slik at svikt kan forebygges og rettes opp. Kommunen må påse at rutiner og instrukser blir fulgt og at internkontroller fungerer som planlagt.

Når det gjelder tjenesten Kvalifiseringsprogrammet har kontoret en medarbeider med koordineringsansvar for denne tjenesten. Dette er ikke tydelig for de andre medarbeiderne i kontoret. Tre medarbeidere har denne tjenesten som en av sine arbeidsoppgaver og oppgaven er fordelt etter brukernes fødselsdato. Leder ved kontoret skal kvalitetssikre tjenesten og vedkommende godkjenner og signerer vedtakene før de sendes til bruker. Kontoret har utarbeidet få rutiner på området, noe som kan være en svakhet når oppgavene med tjenesten er fordelt på flere og nye medarbeidere.  

Fylkesmannen har merket seg at kontoret har en rutine på at lister over langtidsmottakere av sosialhjelp gjennomgås jevnlig. Rutinen bidrar til å identifisere aktuelle brukere til Kvalifiseringsprogrammet. Aktuelle brukere blir gjennomgått og drøftet i fagmøte og avhengig av utfallet av beslutningen, informeres bruker om kvalifiseringsprogrammet og muligheten for å søke om det.

Kommunens internkontrollsystem består av et skjema som ligger tilgjengelig på Nav-kontoret. Det har vært drøftet i kontoret hva som er/kan være avvik på faglige områder, og tilsynet har fått oversendt noen avviksmeldinger som er gitt i tilknytning til tjenestene.

I intervju ble det opplyst at avviksmeldingene blir sendt til Nav-leder for behandling/oppfølging. Dersom vedkommende ikke kan lukke avviket sendes det videre oppover i systemet. Avviksmeldingene blir behandlet i møte i lokalt medbestemmelsesapparat (MBA), hvor Nav-leder, verneombud og tillitsvalgt deltar. Avviksmeldingene blir også gjennomgått i møte med de ansatte i kontoret.

7. Regelverk

Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
Lov om arbeids- og velferdsforvaltningen
Forskrift om kvalifiseringsprogram og kvalifiseringsstønad
Forskrift om forvaltningsloven
Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen
Forskrift om rammer for delegering mellom stat og kommune om oppgaveutførelsen i de felleslokale kontorene i arbeids- og velferdsforvaltningen

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart over Rennesøy kommune
• Organisasjonskart over avd. Helse og velferd
• Organisasjonskart over Nav Rogaland
• Delegasjonsreglement Rennesøy kommune 2016 – 2020
• Samarbeidsavtale mellom Rennesøy kommune og Arbeids- og velferdsetaten i Rogaland
• Deler av årsmelding for Rennesøy kommune 2016
• Rutiner vedr. KVP-programmet, udatert
• Kompetanseplan for Rennesøy kommune, Helse og velferd 2017 -2019
• Rutine for sosialvedtakshåndtering, udatert
• Sjekkliste godkjenning av sosialvedtak, udatert
• Oversikt over langtidsmottakere av sosialhjelp
• Oversikt over søknad, vedtak, program, arbeidsevnevurdering, rapporter fra oppdragstaker/samarbeidspartnere og journalnotater som viser oppfølging, evaluering/justering av program o.a. på 7 personer som har vært i/er i KVP

Dokumentasjon som ble innhentet/mottatt på forespørsel før revisjonsbesøket:

• Oversikt over alle ansatte på Nav Rennesøy med stillingsstørrelse, utdanning/bakgrunn og arbeidsoppgaver
• Lederavtale for enhetsledere i Rennesøy kommune, - avtale mellom kommunalsjef Helse og velferd og NAV-leder datert 24.04.2017
• Møteoversikt NAV Rennesøy 2017
• Notat vedr. internkontroll – avviksrapportering, udatert
• Skjema for avviksmelding
• Skjema for årsrapport HMS 
• 4 avviksmeldinger fra medarbeider i Nav-kontoret i 2016
• Rådmannens delegasjonsrundskriv for Rennesøy kommune 2014
• Skjema for kartlegging av ungdom – første samtale, udatert
• Skjema for kartleggingssamtale, udatert

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Det har vært en del kontakt per telefon og e-post i forbindelse med tidspunkt og sted for intervju av brukere.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Gunn Idland, revisor, Torunn Salte, revisor og Lillian K. Gjennestad, revisjonsleder.