Rapport frå tilsyn med kommunens helse- og omsorgstenester til personar med utviklingshemming i Time kommune 2017

Samandrag

Fylkesmannen i Rogaland gjennomførte 25. - 28. september 2017 tilsyn i Time kommune.

Tilsynet er ei vidareføring av det landsomfattande tilsynet med kommunale helse- og omsorgstenester i 2016. Tilsynet blei gjennomført som ein systemrevisjon.

Tema for tilsynet var om kommunen gjennom systematisk styring og leiing sikrar at personar over 18 år med utviklingshemming, og som bur i eigen eigd eller leigd bustad, får forsvarlege helse- og omsorgstenester.

Fylkesmannen har undersøkt om kommunen legg til rette for at personar med utviklingshemming får personleg assistanse i form av:

• tilsyn og bistand til å ivareta eigenomsorg
• bistand til aktivisering
• opplæring i dagleglivets gjeremål og personleg stell og eigenomsorg.
• Fylkesmannen har vidare undersøkt om kommunen legg til rette for at personar med utviklingshemming får:
• helsetenester i heimen
• tilgang til medisinsk undersøking, utredning og behandling.

Knytt til kvart tema undersøkte vi om kommunen legg til rette for og varetek tenestemottakarane sin rett til medverknad og informasjon, og om kommunen legg til rette for samhandling internt og samarbeid med fastlege og spesialisthelsetenesta.

Ved tilsynet blei det avdekt følgjande avvik:

Time kommune sikrar ikkje at helse- og omsorgstenestene til personar med utviklingshemming er forsvarlege.

Dato: 28.11.2017

Astrid Aadland
revisjonsleiar 

Anne Barkve Andersen
revisor

 

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon i Time kommune i perioden 12.06.2017 – 28.09.2017. Revisjonen er ein del av den planlagde tilsynsverksemda hjå Fylkesmannen i Rogaland dette året og er ei vidareføring av det landsomfattande tilsynet med helse- og omsorgstenester i 2016 initiert av Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen har mynde til å føre tilsyn med helse- og omsorgstenestene etter lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten § 2, jf. helse- og omsorgstjenesteloven § 12-3.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om kommunen si styring (internkontroll) sikrar at krav i lova blir etterlevd. Ved tilsynet undersøkte vi:

• kva tiltak kommunen har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor dei tema tilsynet omfattar
• om tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
• om tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved dokumentgransking, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om eventuelle avvik og merknader som er avdekte under revisjonen og gjev derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet kommunen har gjort innanfor dei områda tilsynet omfatta.

• Avvik betyr at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte.
• Merknader forhold som ikkje er i strid med krav fastsett i eller i tråd med lov eller forskrift, men der vi finn grunn til å påpeike at forbetring er mogleg.

2. Omtale av verksemda - spesielle forhold

Time kommune er ein mellomstor kommune med ca. 18 500 innbyggjarar. I kommunen er det 57 personar med utviklingshemming over 18 år som bur i eigen eller leigd bustad, og som mottek kommunale tenester. 33 av desse personane bur i kommunale bufellesskap for personar med utviklingshemming. Kommunen kjøper i tillegg tenester frå ein privat leverandør til to tenestemottakarar. Dei andre personane med utviklingshemming som får tenester bur på ulike stader rundt i kommunen og mottek tenester på timebasis.

Alle tenester til personar med utviklingshemming blir ytt frå Miljøtenesta i kommunen, som er ei tenesteeining under tenesteområdet Omsorg. Ansvaret for helse- og omsorgstenester til personar med utviklingshemming ligg derfor hos kommunalsjef for Omsorg. Miljøtenesta er den største tenesteeininga i Omsorg, med om lag 120 årsverk og om lag 340 tilsette, av desse er 95 oppdragstakarar som er støttekontaktar eller private avlastarar. Miljøtenesta blir leia av ein tenesteleiar. Noverande leiar blei tilsett i september 2016.

Miljøtenesta i kommunen er delt inn i fire verksemder med kvar sin verksemdsleiar. Desse leiarane er også nyleg tilsett. Den av leiarane som har vært lengst starta i august 2016.

Verksemdsleiarane har drifts- personal- og fagansvar i kvar si verksemd. Dei har mange administrative oppgåver, mellom anna saksutgreiing/sakshandsaming, samt lønnskøyring. Det er ikkje tillagd nokon merkantil støtte til verksemdene.

Til verksemd 1 høyrer bufellesskapet Vardheia, der det bur fem personar med utviklingshemming, samt Bryne dagsenter, tilrettelagde aktivitetar før/etter skuletid (TAT) og BPA til vaksne og barn med utviklingshemming. Fram til august 2017 låg også barnebustad i verksemd 1. Verksemd 1 har 132 tilsette.

For å redusere belastninga på verksemdsleiar, har tenesteleiar i 2017 tatt over leiaransvaret for Bryne dagsenter og TAT. Frå april 2017 og ut året er det midlertidig tilsett ein dagleg koordinator som har fag- og driftsansvar på dagsenteret.

Til verksemd 2 ligg bufellesskapa Håbakken med fire tenestemottakar med diagnosen utviklingshemming, Kringlemyr med fem tenestmottarar og Linevegen med fem. Frå Håbakken ytes det og ambulerande tenester til personar med utviklingshemming som mottek timebaserte tenester. På kveldane og nettene gjev ambulerande tenester tilbod til både personar med utviklingshemming, somatisk sjuke og til personar med rus- og psykiatrirelaterte problemstillingar. Verksemd 2 har 82 tilsette.

I verksemd 2 har verksemdsleiar i inneverande år vore engasjert i ei prosjektstilling i kommunen som gjeld etableringa av eit nytt bufellesskap for personar med utviklingshemming. I denne perioden har tenesteleiar tatt personal- og økonomiansvar i bufellesskapet Håbakken og ambulerande teneste. Ein tilsett har midlertidig fått funksjon som dagleg koordinator med drift- og fagansvar for Håbakken og ambulerande teneste.

Til verksemd 3 høyrer bufellesskapet Holmebakken som har fem bebuarar. Verksemdsleiar i verksemd 3 har i tillegg til bufellesskapet ansvar for Kvernaland avlastningsheim. Verksemd 3 har 87 tilsette.

Verksemd 4 inneheld bufellesskapet Røyrvika, som er eit stort bufellesskap med 23 tenestemottakarar totalt, der ni av desse har diagnosen utviklingshemming. Verksemd 4 har 59 tilsette.

Tenesteleiar for Miljøtenesta har ein stab beståande av ein fagutviklar, to sakshandsamarar og ein systemkoordinator for Koordinerande eining. Tenesteleiar for Miljøtenesta er også leiar for kommunens Koordinerande eining.

Miljøtenesta har eit inntaksteam som fattar vedtak om tenester i form av miljøteneste (heimesjukepleie og praktisk bistand/opplæring), avlastning, støttekontakt, BPA, omsorgslønn, tryggingssalarm og dagtilbod. Inntaksteamet består av tenesteleiar, sakshandsamarar i stab, systemkoordinator for Koordinerande eining, samt av verksemdsleiarane for verksemd 2 og 3. Verksemdsleiarane for verksemd 1 og 4 blir kalla inn ved tildelingar til deira eining, medan andre fagpersonar blir kalla inn ved behov.

Det har over tid vore store utfordringar i Miljøtenesta. Kommuneleiinga er kjent med dette og har satt i gang nokre tiltak for å avhjelpa situasjonen.

Då tenesteleiar i Miljøtenesta byrja i stillinga hausten 2016 identifiserte ho store manglar i tenesta og konkluderte med at delar av tenesta var uforsvarleg. Manglane var for dårleg kompetanse, utydelege ansvarsforhold, mangelfulle tiltaksplanar, manglande målretta miljøarbeid, ikkje oppdaterte vedtak, manglande målsetting og evaluering av tenesta, mangelfulle prosedyrar og mange avvik. Vidare vurderte tenesteleiar at det var eit gap mellom leiarressursar og forventningar.

Det blei satt i gang arbeid for å rette opp i tilhøva; det blei laga ein plan der manglane blei identifisert og konkrete tiltak blei skissert. Planen omhandla organisatoriske og strukturelle tiltak, og tiltak for å betre kompetansen hos dei tilsette. Tenesteleiar si vurdering av tilhøva i tenesta og planen blei presentert for kommuneleiinga hausten 2016.

I 2017 blei det oppretta ein miljøterapeut 1-funksjon i kvar verksemd som ein støttefunksjon for å avlaste verksemdsleiarane med administrative oppgåver. I tillegg fekk to personar funksjon som dagleg koordinator. Dagleg koordinator- og miljøterapeut 1-funksjonane skal evaluerast ved årsskifte.

Kommunen starta i 2016 opp fleire prosjekt der tenesteleiar og verksemdsleiarane har vore involvert. Dette har vore eit prosjekt Heiltidskultur og arbeidstidsordningar, samt eit prosjekt om nærværearbeid/sjukefråvær. Kommunen har no også eit prosjekt kalla Omstilling 2017, og er såleis inne i ein omstillingsprosess. Av prosjektmandatet følgjer det føringar der ein mellom anna skal vurdera å leggje verksemd 4, Røyrvika, inn under tenesteeining Heimetenester, samt å flytte deler av ambulerande tenester i Miljøtenesta til tenesteeining Psykisk hels og rusarbeid. Det er nedsett fleire arbeidsgrupper som har sett på ulike forhold i heile Omsorgstenesta. Frå arbeidsgruppene er det kome fram forslag om å leggja ned bufellesskapet Håbakken og å flytte tenestemottakarane som bur her til andre bufellesskap i kommunen. Ein ønskjer ei vidareføring av ambulant teneste, men at tenestemottakarar med store psykisk helse- og/eller rusutfordringar skal bli overført til Psykisk helse og rusarbeid- tenesta. Dette utgjer om lag halvparten av dei tenestemottakarane som i dag får tenester frå ambulant teneste. Psykisk helse og rusarbeid-tenesta har per i dag berre dagtilbod. Vidare er det føreslått ei endring av tenestene på natt. Forslaget er å organisere dette under nattpatruljen i Heimetenesta og at den skal dekke behovet for alle heimebuande personar i kommunen som mottek hjelp på natt. Ei arbeidsgruppe har fremja forslag om å samle sakshandsamarar, sekretærar, merkantil, KE og fagkonsulent i heimetenesta og kvardagsrehabilitering, samt å ha eit felles inntaksteam for Psykisk helse/rus og Miljøtenesta.

Saka blei behandla politisk i september 2017. Rådmannen skriv i sitt notat til kommunestyret at Omsorg har 5,1% leiarressursar, noko som er relativt lite samanlikna med dei andre tenestene. Rådmannen vil vurdera om dette er tilstrekkeleg i ein krevjande døgnbasert teneste.

Når det gjeld Miljøtenesta, går det fram av saksutgreiinga at føreslått omstilling gjeld endringar i måltidsrutinar på dagsenteret/aktivitetssenteret og at opningstider her blir redusert i feriane. Vidare blir det føreslått at TAT blir flytta til Kvernaland, samt at Håbakken bufellesskap blir lagt ned og bebuarane flytta til andre ledige bustader. Verksemdsleiar for Håbakken blir overført til nye Foren burettslag. Dei andre forslaga frå arbeidsgruppene er ikkje tatt inn. Kommunestyret vedtok å gje rådmannen fullmakt til å utføra omstilling i tråd med saksutgreiinga, men med eit tillegg fremja av rådmannen om at den framtidige organiseringa av tilbodet til dei som bur i omsorgsbustader i Håbakken i dag vil bli gjennomgått saman med brukarar og pårørande på ny og bli lagt fram for utval for levekår.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel blei sendt 12.06.2017.

Samtaler med 3 tenestemottakarar og pårørande/verje, samt med kommuneoverlege, blei gjennomført 25.09.2017

Ein tenestemottakar hadde med seg personale under samtalen. Ein annan tenestemottakar hadde med seg pårørande. I den siste samtalen blei pårørande/verje intervjua utan at tenestemottakaren var med. Samtalene ble gjennomført på dagsenteret og på Rådhuset.

Det blei og gjennomført synfaring ved Vardheia bufellesskap og Håbakken bufellesskap.

Opningsmøte blei halde 26.09.2017.

Intervju:
17 tilsette blei intervjua.

Det blei tatt stikkprøvar i journalar før tilsynsbesøket. 32 journalar ble gjennomgått.

Oversikt over dokument kommunen har sendt over i samband med tilsynet og dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonen, er gitt i kapittelet Dokumentunderlag.

Sluttmøte blei halde 28.09.2017.

4. Kva tilsynet omfatta

Fylkesmannen undersøkte om kommunen gjennom systematisk styring og leiing sikrar at personar over 18 år med utviklingshemming, og som bur i eigen eigd eller leigd bustad, får forsvarlege helse- og omsorgstenester.

Vi undersøkte om kommunen legg til rette for at personar med utviklingshemming får personleg assistanse i form av:

• tilsyn og bistand til å ivareta eigenomsorg
• bistand til aktivisering
• opplæring i dagleglivets gjeremål og personleg stell og eigenomsorg.
• Vidare undersøkte vi om kommunen legg til rette for at personar med utviklingshemming får:
• helsetenester i heimen
• tilgang til medisinsk undersøking, utredning og behandling.

Knytt til kvart tema undersøkte vi om kommunen legg til rette for og varetek tenestemottakarane sin rett til medverknad og informasjon, og om kommunen legg til rette for samhandling internt og samarbeid med fastlege og spesialisthelsetenesta.

5. Funn

Avvik

Time kommune sikrar ikkje at helse- og omsorgstenestene til personar med utviklingshemming er forsvarlege.

Avvik frå: helse- og omsorgstjenesteloven § 4-1, jf. helsepersonelloven § 16 og forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring.

Avviket byggjer på følgande observasjonar:

Leiing

• Omsorg har 5,1% leiarressursar, noko som er relativt lite samanlikna med dei andre tenestene. Rådmannen vil vurdera om leiarressursane i Omsorg er tilstrekkelege.
• Ved tilsetting hausten 2016 identifiserte tenesteleiar store manglar i tenesta og vurderte at delar av tenesta var uforsvarleg. Det er utarbeid ein plan for å rette opp dette og mykje forbetringsarbeid er gjennomført det siste året.
• Leiarar på teneste- og verksemdsnivå har eit så stort ansvarsområde at dei ikkje kan følgje opp alle pliktene sine knytt til leiing og kvalitetsforbetring.
• Fleire tilsette ga i intervju uttrykk for at manglande leiing har resultert i at subkulturar har fått utvikle seg i tenesta.
• Tenesteleiar har i januar 2017 tatt frå verksemdsleiarar oppgåver for å gjere arbeidsbelastinga deira overkommeleg. Det inneber at tenesteleiar for tida har betydeleg arbeidsbelastning, både som overordna ansvarleg for heile Miljøtenesta og med ansvar for direkte driftsoppgåver. I tillegg kjem involvering i store prosjekter som er sett i gang i kommunen, samt leiarfunksjon i kommunens Koordinerande eining.
• Stillinga som dagleg koordinator og funksjonen som miljøterapeut 1 som blei oppretta i første del av 2017, er midlertidige og skal evaluerast ved årsskifte 2017. Ved bortfall av desse vil leiarbelastninga auke.

Kompetanse

• Tenesteleiar har avdekka manglande grunnleggjande kompetanse i tenesta. Det er sett i gang arbeid med å tilføre tilstrekkeleg kompetanse. Det blir gitt kurs og opplæring generelt og når det gjeld den enkelte tenestemottakaren. Leiar har ikkje kapasitet til å sjekke om personalet har vore på obligatorisk internundervisning, e-læringskurs eller å sjekke signeringslister for møtereferat.
• Det er mange vakante stillingar, høgt sjukefråvær og utfordringar i forbindelse med rekruttering.
• Det er mange ufaglærte og mange tilsette arbeider i små stillingar. Særleg i dei ambulerande tenestene er det mange ufaglærde. Dette krev tett oppfølging av leiar.

Målretta miljøarbeid og dokumentasjon

• Noverande leiing har gjennomgått og oppdatert alle tenestevedtak og sikra at desse er i samsvar med faktisk tenestetilbod. Det står igjen nokre kartleggingar i ambulerande teneste.
• Tiltaksplanar er utarbeida det siste året. Tidlegare var rapporteringa hovudsakleg fortløpande rapporter.
• Det siste året er det gitt opplæring i målretta miljøarbeid og i korleis ein skriv tiltaksplanar. Fleire har framleis behov for opplæring.
• Det er ikkje satt av tid i turnus til administrativt arbeid, som til dømes oppdatering av tiltaksplanar og prosedyrar. Dei tilsette får ikkje tid til å dokumentere som ønskeleg i journalsystemet.
• I journalane er det fortløpande rapportering, men lite systematisk evaluering av tiltaka. Rutinar for dette er satt i gang.
• Pasientopplysningar blir ført i Profil, miljøpermar, kalenderbøker og beskjedbøker. Dette kan kome i konflikt med kravet til ein samla journal.
• Det er ikkje avsett tilstrekkeleg tid til overlapping i vaktskifte.
• I dei ambulante tenestene blir det meldt om tidspress og at det ikkje blir tid til målretta arbeid og ferdigheitstrening.

6. Vurdering av styringssystemet

Kommunale helse- og omsorgstenester til personar med utviklingshemming er eit område med stor fare for svikt fordi tenestemottakarane ofte ikkje sjølv klarer å ta hand om sine rettar, melde frå om manglande teneste eller om endringar i behov. Konsekvensane av dette kan være alvorlege ved at sjukdom ikkje blir fanga opp og/eller at personar får redusert livskvalitet.

Internkontroll skal bidra til at kommunen organiserer tenestene sine på ein slik måte at personar med utviklingshemming får fagleg forsvarlege helse- og omsorgstenester. Tenestene skal bli planlagd, gjennomført, evaluert og korrigert i samsvar med krav i lovgivinga. Krav til styring og leiing inneber blant anna at kommunen skal avklare ansvarsforholda, utarbeide nødvendige rutinar og instruksar, samt sikre at tilsette har nødvendig kompetanse.

Kommunen skal gjennom internkontroll og avvikshandtering sørge for at sårbare områder blir avdekka, feil blir fanga opp og at svikt kan bli retta og førebygd. Kommunen skal ha rutinar som sikrar at internkontrollen fungerer som tiltenkt.

Helse- og omsorgstenesteytinga i kommunen skal vere forsvarleg. Dette kravet har fleire aspekt. For det fyrste skal dei konkrete tenestene som blir gitt til den enkelte tenestemottakaren vere forsvarlege. Dette er ein rettsleg standard der innhaldet blir bestemt av normer utanfor lova. Innhaldet i kravet er dermed forankra i anerkjend fagkunnskap, fagleg retningslinjer og allmenngyldige samfunnsetiske normer. Tenestene må ut frå desse normene holde tilfredsstillande kvalitet, ytast i tide og i tilstrekkeleg omfang, for å vere forsvarlege.

For det andre omfattar kravet om at tenestene skal vere forsvarlege fleire forhold som fell saman med kravet til internkontroll og styring. Kravet er også eit krav om forsvarleg organisering av tenesta. Organiseringa skal vere forsvarleg både med tanke på planlegging, gjennomføring, evaluering og korrigering av verksemda. Det ligg og til dette at det skal gjennomførast organisatoriske og systemmessige tiltak som gjer det mogleg for helsepersonell å oppfylle plikta si til forsvarleg yrkesutøving. Dette betyr at kravet omfattar ein plikt for kommunen til å legge til rette tenestene på ein slik måte at personell som utførar tenestene blir i stand til å overhalde dei pliktene dei er pålagd i lov og forskrift.

Ved tilsynet kom det fram at det har skjedd store endringar i tenesta det siste året. Det er sett i gang ei rekke tiltak for å betre dei tilhøva som var identifisert av kommunen. Dei fleste vedtak og tiltaksplanar er oppdatert. Det er utarbeidd ein kompetanseplan for tenesta og ei rekke kompetansehevande tiltak er sett i verk. Det er framleis behov for kompetansetiltak for å sikre det målretta miljøarbeidet. Ansvar er tydeleggjort. Møtestrukturar er definert og systematisk pårørandearbeid påbegynt. Avvik er brukt på ein god og systematisk måte for betre tenesta og avvika er no redusert.

Til tross for desse tiltaka vurderer tilsynet at tenesta framleis er svært sårbar. For at det skal sikrast forsvarlege tenester og ein internkontroll som fungerer godt og funksjonelt, må ein ha tilstrekkeleg leiing på alle nivå og lojalitet i organisasjonen mot det som er bestemt.

Manglande leiing over tid har resultert i at subkulturar har fått utvikle seg. Tilsynet vurderer at det å byggje opp att ein god kultur med lojale medarbeidarar vil krevje tett leiarinvolvering.

Time kommune har fleire tenestemottakarar med omfattande problemstillingar. Dette krev høg kompetanse og skjerpar kravet til eit godt styringssystem.

Etter tilsynet si vurdering er oppgåveporteføljen for tenesteleiar og verksemdsleiarar for stor til at dei kan følgje opp det som blir forventa av dei når det gjeld internkontroll. Det er laga system for at leiarane kan følgje med på om tiltaka fungerer som forutsett. Det er utarbeidd sjekklister og rutinar for interne revisjonar og gjennomgang av journalar. Det kom fram under tilsynet at leiarane innanfor normale rammer ikkje har kapasitet til å følgje opp slik det er bestemt og eventuelt korrigere tenestene. Tilsynet meiner og at det heller ikkje er rammevilkår for å kunne delegere leiaroppgåver lenger ned i tenesta. Dermed får ein ikkje fullført kvalitetsforbetringssløyfa. Eventuelt bortfall av dei midlertidige funksjonane som dagleg koordinator og miljøterapeut 1 vil gjere tenesta meir sårbar.

Når det gjeld den konkrete tenesteytinga meiner tilsynet at fagleg forsvarlege teneste er ein minstestandard. God praksis derimot ligg ofte over dette minimumsnivået, og det same gjer forventningane hos befolkninga og fagfolk. Det er ei forventning om at personar med utviklingshemming ikkje berre skal få dekka grunnleggjande behov, men at tenesta skal være individuell og målretta.

Tilsynet har ikkje grunnlag for å seie at tenestemottakarane i Time ikkje får dekka det dei absolutt har behov for. Vi har møtt mange tilsette som har hatt stort fokus på tenestemottakarane. Men manglande leiing har ført til at miljøarbeidet i liten grad har vore målretta og fagleg fundert. Dette saman med manglande føresetnader for å kunne dokumentera og evaluera i tilstrekkeleg grad og manglande tid til overlapping i vaktskifta, er risikoen for svikt i tenesteytinga svært stor.

Tilsynet vurderer det slik at Miljøtenesta har store og samansette utfordringar. Tenesta er stor med om lag 340 tilsette. Mykje kvilar i dag på tenesteleiar for Miljøtenesta. Dette er i seg sjølv ein faktor som gjer tenesta svært sårbar. I tillegg er ei teneste utan tilstrekkeleg leiarkapasitet ein risiko. Vegen frå mangelfull styring til mangelfull tenestyting er kort.

7. Regelverk

• Lov av 30. mars 1984 om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten
• Lov av 24. juni 2011 om kommunal helse- og omsorgstjenester
• Lov av 2. juli 1999 om pasient- og brukerrettigheter
• Lov av 2. juli 1999 om helsepersonell m.v.
• Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Forskrift av 21. desember 2000 nr. 1385 om pasientjournal
• Forskrift av 28. oktober 2016 nr. 1250 om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten
• Forskrift av 27. juni 2003 nr 792 om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene
• Forskrift av 3. april 2008 nr. 320 om legemiddelhåndtering for virksomheter og personell som yter helsehjelp
• Forskrift av 16. desember 2011 nr. 1393 om helsepersonellovens anvendelse
• Forskrift av 16. desember 2011 nr. 1256 om habilitering og rehabilitering, individuell plan og koordinator

8. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei sendt over då revisjonen blei førebudd:

• Oversikt over tenestemottakarar i målgruppa for tilsynet og bufellesskap for personar med utviklingshemming
• Organisasjonskart
• Delegasjonsreglement
• Stillingsinstruksar eller tilsvarande for stillingar/personellgruppe knytt til tenester for utviklingshemma
• Eksempel på utlysingstekst/Arbeidsavtale/Politiattest
• Rutinar for opplæring og rettleiing av tilsette
• Utdrag frå Strategiplan Omsorg 2013-2025 Kompetanse og rekruttering
• Diverse rutinar for planlegging av tenestene og tenesteutøvinga
• Rutine for brukars rett til å medverke og samarbeid med pårørande
• Rutine for legemiddelhandtering i Omsorg med vedlegg
• Brukarundersøkingar og planstrategi
• Styrande dokumenter for kommunen sitt samarbeid/samhandling om tenester i målgruppa
• Strategiplan Omsorg 2013-2025
• Rutinar for registrering og handtering av avviksmeldingar og oversikt over avvik siste år
• Rutine internkontroll i Omsorg med vedlegg
• Oversikt over internkontrollar utført i Miljøtenesta 2016-2017
• Skildring av journalsystemet Profil
• Oversikt over namn på leiarar
• Visjon og mål
• Årshjul for tenesteleiar
• Årsplanseminar 2016
• Møtereferat frå Kvalitetsteam
• Møtereferat frå leiarmøte
• Møtereferat frå inntaksteam
• Møteinnkalling og saksliste for oppstart av koordinerande eining
• Gjennomførte risikovurderingar
• Gjennomførte internkontrollar
• Klagar frå pårørande
• Informasjonsmateriale til pårørande
• Informasjon om Miljøtenesta – historikk og vegen vidare
• Presentasjon av struktur og malar som skal bli tatt i bruk i alle verksemdene når det gjeld målretta miljøarbeid
• Heltidskultur og arbeidstidsordningar
• Rapport frå arbeidsgruppe omstilling 2017
• Oversikt over kompetansehevingskurs og utdanning 2016/17
• Tiltaksplan Omsorg
• Kompetanseplan
• Diverse prosedyrar og rutinar for opplæring

Dokumentasjon frå Vardheia:

• Oversikt over tilsette, kompetanse og funksjon
• Møteplanar
• Møtereferat frå diverse møter
• Plan for opplæring og oversikt over gjennomgåtte kurs
• Undervisningsmateriale epilepsi og autisme
• Oversikt over ansvarsområde
• Oversikt over høgskuleutdanna med medisinkompetanse
• Ansvarsfordeling på vakt
• Diverse rutinar
• Årshjul
• Vedtak, IPLOS-registreringar og tiltaksplanar for 5 tenestemottakarar
• Utfylt skjema «Kartlegging av kommunens legemiddelhåndtering i boliger til mennesker med utviklingshemming»

Dokumentasjon frå Håbakken og ambulerande teneste:

• Oversikt over tilsette, kompetanse og funksjon
• Møteplanar
• Oversikt over primær og sekundærkontaktar
• Arbeid og ansvarsfordeling Tenesteleiar, dagleg koordinator og M1
• Ansvarsfordeling på vakt
• Rutinar for ambulerande nattpatrulje
• Diverse rutinar og retningslinjer
• Møtereferat frå diverse møter
• Informasjon om fagdag gjennomført i februar 2017
• Årshjul
• HMS plan
• Vedtak, IPLOS-registreringar og tiltaksplanar for 4 tenestemottakarar i Håbakken og 8 tenestemottakarar som får tenester frå ambulerande
• Utfylt skjema «Kartlegging av kommunens legemiddelhåndtering i boliger til mennesker med utviklingshemming»

Dokumentasjon frå andre bustader:

• Oversikt over tilsette, kompetanse og funksjon
• Diverse møteplanar og møtereferat
• Diverse rutinar og retningslinjer
• Opplæringsplanar
• Årshjul
• Vedtak, IPLOS-registreringar og tiltaksplanar for 3 tenestemottakarar i Kringlemyr
• Vedtak, IPLOS-registreringar og tiltaksplanar for 3 tenestemottakarar i Lineveien
• Vedtak, IPLOS-registreringar og tiltaksplanar for 3 tenestemottakarar i Holmebakken
• Vedtak, IPLOS-registreringar og tiltaksplanar for 4 tenestemottakarar i Røyrvika
• Vedtak, IPLOS-registreringar og tiltaksplanar for 2 tenestemottakarar som mottek tenester frå den private verksemda Heimta
• Eigenrapporteringsskjema, internkontroll, møtereferat, avvikshandtering og e-post- korrespondanse mellom kommunen og Heimta
• Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:
• Avvik frå siste år
• Oversikt over kommunalsjef Omsorg si oppgåveportefølje
• Prosjektmandat Omstilling 2017
• Politisk behandling av Omstilling 2017, med notat
• Sluttrapport frå prosjektet Robust leiing

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen:

• 12.06.2017      Varsel om tilsyn
• 23.08.2017      Dokumentasjon frå kommunen
• 30.08.2017      Dokumentasjon frå kommunen
• 13.09.2017      Program for tilsynet

9. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Ikke publisert her

Frå tilsynsorganet deltok:
Astrid Aadland, jurist - revisjonsleiar
Anne Barkve Andersen, sjukepleiar – revisor
Ellen Bjerga Heskje, vernepleiar – revisor