Rapport fra tilsyn med Gjesdal kommune ved Nav Gjesdal 2018

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Om kommunen sikrer forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogrammet (KVP)

Tilsynet undersøkte om kommunen sikrer at tjenesten KVP er tilgjengelig for potensielle deltakere, om det gis tilstrekkelig informasjon om tjenesten og om det foretas forsvarlig kartlegginger, vurderinger og beslutninger ved behandling av søknader om KVP. Videre undersøkte tilsynet om innholdet og omfanget av programmene er forsvarlig og om det foretas forsvarlig oppfølging av deltakerne.

Det ble funnet 2 avvik ved tilsynet.

Avvik 1:

Gjesdal kommune sikrer ikke forsvarlig tildeling av kvalifiseringsprogram.

Avvik 2:

Gjesdal kommune sikrer ikke forsvarlig gjennomføring av kvalifiseringsprogram.

Dato: 16.05.18

Lillian K. Gjennestad
revisjonsleder

Torunn Salte
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Nav Gjesdal, Gjesdal kommune, i perioden 10. - 13. april 2018. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i Arbeids- og velferdsforvaltningen § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av

lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter

• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes
  
  

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Gjesdal kommune har ca. 12000 innbyggere. Befolkningsveksten i kommunen har vært noe sterkere enn i Rogaland som helhet og befolkningen er relativt ung. Ålgård er kommunens senter.

Kommunen har organisert sin virksomhet i fire avdelinger, Helse- og velferd, Barnehage, Opplæring og Kultur og samfunn. I tillegg er det en avd. for Fellestjenester hvor personal, organisasjon og service, økonomi, analyse og IKT, og utviklingsoppgaver ligger.

Kommunens Nav-kontor er plassert i avdeling for Helse og velferd og kommunalsjef for området er Nav-leders nærmeste overordnede. Kommunalsjef har delegert myndighet til Nav-leder om bl.a. å fatte enkeltvedtak etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen kapittel 4.

Av samarbeidsavtalen mellom Gjesdal kommune og Arbeids- og velferdsetaten i Rogaland framgår det at Nav-leder har ansvar for alle delene av kontorets virksomhet. Videre framgår det at Nav-leder >har personalansvar og at dette ansvaret ikke kan delegeres videre.

Nav-kontoret har i tillegg til minimumsløsningen, også flyktningtjenesten inne. Kontoret har 26,8 stillingshjemler, hvorav 7 stillingshjemler er knyttet til flyktningtjenesten og 1 stillingshjemmel er øremerket et prosjekt kalt «Tettere oppfølging». Prosjektet er opprettet for perioden 01.10.17 – 30.09.18 og målsettingen er å avklare langtidsmottakere av sosialhjelp mot arbeid, KVP eller uføretrygd. Tre av Nav-kontorets medarbeidere har ansvar for tjenesten kvalifiseringsprogrammet. Disse medarbeiderne har også ansvar for de unge brukerne ved kontoret. Nav-leder har delegert fagansvaret for kvalifiseringsprogrammet til fagleder for arbeidsrettet oppfølging.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 08.01.2018.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet «Dokumentunderlag».

Åpningsmøte ble avholdt 10.04.2018.

Intervjuer
Seks personer i virksomheten/kommunen ble intervjuet.

Tilsynet hadde bedt om å få snakke med fem deltakere i kvalifiseringsprogrammet. To deltakere hadde ikke anledning til/ønske om å møte. Tilsynet intervjuet tre deltakere i Kvalifiseringsprogrammet. Spørsmålene til dem var knyttet til hvordan de hadde fått informasjon om KVP, om arbeidet med å kartlegge deres situasjon, om utarbeidelse av og innhold i programmene, og om oppfølging og evaluering i programperioden. Brukermedvirkning var sentralt i samtalene.

Brukernes tilbakemeldinger var i hovedsak positive vedrørende innhold i programmene. De fremkom at ikke alle var helt fornøyd med fremdriften i programmene og oppfølgingen fra Nav-kontoret på det området. Det fremkom også litt frustrasjon knyttet til å ha praksis i bedrift hvor det ikke var mulighet for arbeid etter fullført program.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 13.04.2018.

4. Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet var om kommunen sikrer forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram (KVP), herunder:

• Om aktuelle kandidater identifiseres og gis tilstrekkelig informasjon om KVP
• Om det foretas forsvarlige kartlegginger, vurderinger og beslutninger ved behandling av søknader om KVP
• Om KVP iverksettes innen tidsfristen
• Om programmet er individuelt tilpasset
• Om programmet inneholder arbeidsrettede tiltak, arbeidssøking og eventuelt andre understøttende tiltak
• Om programmet er helårlig og på full tid
• Om programmet evalueres og justeres ved behov, og om evalueringstidspunkt fremgår av programmet
• Om deltakerne får forsvarlig oppfølging

5. Funn

Det ble funnet 2 avvik under tilsynet.

Avvik 1:

Gjesdal kommune sikrer ikke forsvarlig tildeling av kvalifiseringsprogram.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen §§ 4, 5 og 29 og forskrift om Internkontroll i NAV §§ 4 og 5.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Aktuelle deltakere for KVP har ikke i tilstrekkelig grad blitt identifisert og tilbudt kvalifiseringsprogram
• I flere saker er program utarbeidet før det er fattet vedtak om KVP, og vedtak om KVP er ikke fattet uten ugrunnet opphold

Avvik 2:

Gjesdal kommune sikrer ikke forsvarlig gjennomføring av kvalifiseringsprogram.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen §§ 4, 5, 29 og 30, jf. forskrift om Kvalifiseringsprogram og -stønad §§ 1 og 2 og forskrift om internkontroll i kommunalt Nav §§ 4 og 5.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Tidspunkt for evaluering fremgår ikke av programmene og det er ikke i tilstrekkelig grad dokumentert at programmene blir evaluert jevnlig
• Ledelsen følger ikke i tilstrekkelig grad med på at deltakerne gis forsvarlig oppfølging
• Kommunen har ikke retningslinjer/rutiner for oppfølgingsarbeidet, og det er ikke i tilstrekkelig grad dokumentert at brukerne får forsvarlig oppfølging

6. Vurdering av kommunen sitt styringssystem

Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen pålegger kommunen å ha styring og kontroll med tjenesten. Dette innebærer at kommunens ledelse må forsikre seg om at den virksomheten som Nav Gjesdal driver etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferds- forvaltningen er i samsvar med kravene i lov og forskrift.

Kravene til styring og kontroll innebærer blant annet at kommunen skal avklare ansvar, utarbeide nødvendige rutiner og instrukser, og sørge for at de ansatte har nødvendig kompetanse. Kommunen skal også sørge for at sårbare områder i tjenesten blir avdekket, og at feil blir fanget opp, slik at svikt kan forebygges og rettes opp. Kommunen må påse at rutiner og instrukser blir fulgt og at internkontroller fungerer som planlagt.

Når det gjelder tjenesten kvalifiseringsprogrammet, har kontoret utpekt tre medarbeidere til å ha et særlig ansvar for denne tjenesten. I tillegg er det en medarbeider som arbeider i et prosjekt som har i oppgave å avklare personer som har mottatt sosialhjelp over lang tid med hensyn til aktuelle tjenester/tiltak fremover, herunder kvalifiseringsprogrammet. Personer som vurderes som aktuelle for deltakelse i kvalifiseringsprogrammet samarbeider de om. Søknader om kvalifiseringsprogram og deltakere som veilederne mener kan være aktuelle for kvalifiseringsprogram, drøftes i fagmøter som disse medarbeiderne har hver 14. dag. Fagleder ved avdelingen skal kvalitetssikre vedtak om tjenesten kvalifiseringsprogrammet før disse sendes til bruker. Kontoret har utarbeidet få rutiner på området, noe som kan være en svakhet når oppgavene med tjenesten er fordelt på flere medarbeidere.

Kommunen benytter Compilo som internkontrollsystem. Her ligger rutiner som er utarbeidet på de ulike fagområdene i tillegg til avviksmeldinger. Tilsynet fikk på forespørsel fremlagt oversikt over meldte avvik i Nav-kontoret. Det fremgår av oversikten at det er meldt både faglige avvik og HMS avvik i dette systemet. Det var ikke meldt avvik knyttet til kvalifiseringsprogrammet. Nav-leder behandler avviksmeldingene og iverksetter tiltak for å lukke dem. Avvik som Nav-leder ikke kan lukke videresendes til kommunalsjef for behandling.

HMS avvik behandles i lokalt medbestemmelsesapparat (MBA), hvor Nav-leder, verneombud og tillitsvalgt deltar. Avviksmeldinger blir også gjennomgått i møter med de ansatte i kontoret. Kommunens kvalitetsutvalg for tjenesteområdet Helse og velferd har møter hvert tertial. Virksomhetslederne legger her frem meldte avvik siste tertial, og kvalitetsutvalget ser på utviklingen i avvik og tiltak.

7. Regelverk

Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
Lov om arbeids- og velferdsforvaltningen
Forskrift om kvalifiseringsprogram og kvalifiseringsstønad
Forskrift om forvaltningsloven
Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen
Forskrift om rammer for delegering mellom stat og kommune om oppgaveutførelse i de felleslokale kontorene i arbeids- og velferdsforvaltningen

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart over kommunen, avdeling for helse- og velferd og Nav-kontoret
• Delegeringsvedtak fra kommunalsjef til virksomhetsledere helse- og velferd
• Delegasjon fra Nav-leder til fagansvarlige i Nav-kontoret, datert 19.02.18
• Oversikt over ansatte som jobber med kvalifiseringsprogrammet, dat. 18.02.18
• Samarbeidsavtale mellom Gjesdal kommune og Arbeids- og velferdsetaten i Rogaland, datert 08.09.15
• Rutine KVP
• Månedlig rutine kvalifiseringsstønad
• Oversikt over datofordeling avd. for arbeidsrettet oppfølging
• Avd. for arbeidsrettet oppfølging, - beskrivelse
• Rutine for internkontroll kvalifiseringsprogram i Gjesdal kommune, datert 02.02.18
• Oversikt over langtidsmottakere i 2016, 2017 og for perioden 01.01.16 – 19.02.18

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Avviksmeldinger i Nav Gjesdal for perioden februar 2012 – mars 2018
• ytterligere dokumentasjon på oppfølging av brukere ble fremlagt på etterspørsel

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Div. telefon/e-post korrespondanse vedr. intervju av brukere

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Gunn Idland, revisor, Torunn Salte, revisor og Lillian K. Gjennestad, revisjonsleder.