Rapport fra tilsyn med kommunale tjenester til personer med samtidig rusmiddelproblem og psykisk lidelse i Karmøy kommune 2018

Sammendrag

Fylkesmannen i Rogaland har ført tilsyn med Karmøy kommune 10- 12. april 2018. Denne rapporten beskriver de områdene det ble gjort tilsyn med. Ved dette tilsynet er det blitt undersøkt om kommunen ved helse- og omsorgstjenesten og sosiale tjenester i NAV:

• legger til rette for og gjennomfører løpende samarbeid mellom kommunale enheter som yter helse- og omsorgstjenester og sosiale tjenester, og med fastleger og spesialisthelsetjenesten
• innhenter informasjon om brukerens helhetlige situasjon og mulige behov for tjenester
• samordner tjenestene brukerne mottar fra kommunale enheter, og fra fastleger og spesialisthelsetjenesten
• tilbyr og yter individuelt tilpassede og forsvarlige helse- og omsorgstjenester rettet mot brukernes rusmiddelproblem og psykisk lidelse
• kartlegger og følger opp somatiske helseproblemer
• tilbyr og yter individuelt tilpassede og forsvarlige tjenester slik at bruker kan mestre å bo i egen bolig

Det kom ikke frem opplysninger som ga grunnlag for å konkludere med brudd på krav i helse- omsorg- og sosiallovgivningen.

Dato: 15.05.2018

Sissel Kjøde
revisjonsleder

Inger Karin Brekke
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Karmøy kommune i perioden 10-12. april 2018. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med helse- og omsorgtjenesten og sosialtjenesten etter lov om statlig tilsyn § 2 og lov om sosiale tjenester § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten gjennom sitt styringssystem sikrer at tjenestene er i henhold til lovgivningen. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Karmøy kommune har rundt 42000 innbyggere. Kommunen er administrativt organisert med rådmann, kommunalsjef, helsesjef, virksomhetsledere og NAV Karmøy sosiale tjenester. Tjenester rettet til personer med samtidig rusmiddelproblem og psykisk lidelse er plassert i rus- og psykisk helsetjeneste, bestillerkontor og NAV Karmøy sosiale tjenester.

Fra 1.1.2015 ble rus- og psykisk helsetjeneste organisert i en virksomhet. Virksomheten består av 90 årsverk og ca. 120 ansatte fordelt på fem avdelinger: Avdeling sør og nord, Mottak og oppfølging, Østremtunet, inkludert nattpatrulje og Dag og aktivitet. Alle avdelingene gir tjenester til rusmiddelavhengige, men hovedvekten av tiltakene ligger i Mottak og oppfølging. Virksomheten har også ansvar for brukerens somatiske helse. Virksomheten har 24/7 drift.

Bestillerkontoret tar imot, kartlegger og vurderer alle søknader etter helse- og omsorgstjenesteloven og fatter vedtak. Dette gjelder imidlertid ikke alle tjenester som ytes til personer med samtidig rusmiddelproblem og psykisk lidelse. MO-senteret (mottak og oppfølging) fatter vedtak på tjenester som ytes i deres avdeling.

NAV Karmøy har fire avdelinger: jobb og veiledning, ungdom, oppfølging 1 og oppfølging 2. Det overordnende ansvaret for alle fagområdene har NAV leder. Avdelingslederne har et lederansvar for fagområdene i sine avdelinger.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Oversikt over deltakere ved tilsynet og dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapittel 8.

4. Hva tilsynet omfattet

Systemrevisjon omfatter undersøkelse av om kommunen gjennom sitt styringssystem legger til rette for og følger opp at personer over 18 år med samtidig rusmiddelproblem og psykisk lidelse mottar individuelt tilpassede, samordnede og forsvarlige helse- og omsorgstjenester og sosiale tjenester.

Ved dette tilsynet er det blitt undersøkt om kommunen ved helse- og omsorgstjenesten og sosiale tjenester i NAV:

• legger til rette for og gjennomfører løpende samarbeid mellom kommunale enheter som yter helse- og omsorgstjenester og sosiale tjenester, og med fastleger og spesialisthelsetjenesten
• innhenter informasjon om brukerens helhetlige situasjon og mulige behov for tjenester
• samordner tjenestene brukerne mottar fra kommunale enheter, og fra fastleger og spesialisthelsetjenesten
• tilbyr og yter individuelt tilpassede og forsvarlige helse- og omsorgstjenester rettet mot brukernes rusmiddelproblem og psykisk lidelse
• kartlegger og følger opp somatiske helseproblemer
• tilbyr og yter individuelt tilpassede og forsvarlige tjenester slik at bruker kan mestre å bo i egen bolig

Videre har det blitt undersøkt om kommunen har lagt til rette for og følger opp at brukerinvolvering blir ivaretatt ved alle temaene.

5. Funn

Ved tilsynet kom det ikke frem opplysninger som ga grunnlag for å konkludere med brudd på krav i helse- omsorg- og sosiallovgivningen.

6. Regelverk

1. Lov av 30. mars 1984 om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten
2. Lov av 24. juni 2011 om kommunal helse- og omsorgstjenester
3. Lov av 2. juli 1999 om pasient- og brukerrettigheter
4. Lov av 2. juli 1999 om helsepersonell m.v.
5. Lov av 18. desember 2009 om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
6. Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker
7. Forskrift av 21. desember 2000 nr. 1385 om pasientjournal
8. Forskrift av 28. oktober 2016 nr. 1250 om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten
9. Forskrift av 16. desember 2011 nr. 1393 om helsepersonellovens anvendelse for personell som yter tjenester etter lov om kommunale helse- og omsorgstjenester
10. Forskrift av 16. desember 2011 nr. 1256 om habilitering og rehabilitering, individuell plan og koordinator
11. Forskrift av 23. november 2010 om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen
12. Forskrift av 23. november 2010 om individuell plan i arbeids- og velferdsforvaltningen

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen.

Dokumentasjon som gjelder helse- og omsorgstjenesten:

• Organisasjonskart
• Fordeling av saker med Bestillerkontoret til utførerledd i hjemmetjenesten
• Nattpatruljen brosjyre
• Overordna samarbeidsavtale mellom Karmøy kommune og Helse Fonna. Tenesteavtale 3, 4 og 5
• Delegasjonsreglement
• Fullmakter på MO-senteret
• Oversikt over beboere og kontaktpersoner i Pilehagen
• Primærkontakt oppgaver avdeling Sør og Nord
• Personaloversikt i Rus- og psykisk helsetjeneste (ROP)
• Oversikt over ansatte i ROP
• Stillingsbeskrivelser
• Overordnet arbeidsgiverstrategi og kompetansestrategi, 2017
• Strategisk kompetanseplan mot 2020 for helse og omsorgsetaten
• Kompetanseplan for virksomheten ROP, 2018
• Prosedyrer/rutiner som blir brukt for å koordinere, planlegge, gjennomføre og evaluere tjenester til ROP-pasienter:
  - Årshjul, ROP- virksomheten
  - Veileleder i hvor og hvordan skrive tiltak og daglig rapport i Profil
  - Tiltaksplan
  - Eksempel på tiltaksplan
  - Hvordan lage innleggelsesrapport
  - Hvordan lage ny mappe i tiltaksplan
  - Innføring av Feedback informerte tjenester (FIT)- Østremtunet
  IT-veiledning, struktur for veiledning, timestruktur, samtalestruktur
  Gjennomføring samtalerekke forløp 2 og 3
  - Samtykkeerklæringer
  - Kartleggingsskjema Brøset violence checklist
  - S-Gaf og Manual for GAF-S symptomer
  - DUDIT-E
  - Alchohol-E
  - Rutine for medisinhandtering Helsestasjon Rus (MO-senteret)
  - Prosedyre legemiddelhåndtering ROP Sør og Nord
  - Maler for møter i Pilehagen, konsulentmøte, helsemøte
  - Avdelingsmøte MO
  - Mal for henvisning for behandling
  - Mal for vedtak om godkjenning av boligsøknad
  - Rutiner ved søknad om kommunal bolig
  - Flyt ved søknad om miljøarbeid/praktisk bistand fra MO-senteret
  - Rutiner for hvordan informere ansatte
  - Rutiner i møte med brukara med sjølvmordrisiko
  - Rutiner ved episoder/avvik som kan medføre risiko
  - Rutiner ved innsøking til TIO og saksgang ved mottak av søknad
  - TIO kontrakt
  - Informasjonsskriv om TIO
  - Tildeling av dagtilbud på TIO
  - Modell for koordinerende enhet for tjenester, Karmøy kommune
  - Håndbok for personlig koordinator individuell plan
  - IPLOS-registreringer for personell i kommunale helse- og omsorgstjenester
  - Brosjyre om IPLOS
• Oversikt over brukere med samtidig rusmiddelproblem og psykiske lidelse, og hvilke tjenester de mottar
• Rutiner for samarbeid med andre kommunale enheter, fastleger og spesialisthelsetjenesten:
  - Overordna samarbeidsavtale mellom Karmøy kommune og Helse Fonna
  - Oversikt over interne og eksterne møter i ROP
  - Erfaring ROP i KAD avd.
  - Samhandlingsforum Klinikk for psykisk helse og kommunene 26.10.2017 og 26.04.2017
  - Referat fra møtet ROP og Karmøy DPS 25.08.2016- Brukerveileder Elektronisk meldingsutveksling
• Brukerundersøkelser og andre tiltak for å sikre brukermedvirkning:
  - Evaluering av brukererfaring med kommunale rustjenester
  - Tilsegn om stønad til utvikling av bolig for vanskeligstilte gjennom brukermedvirkning
  - Utvikling av bolig for vanskeligstilte gjennom brukermedvirkning
  - Prosjektbeskrivelse: Recovery- kurs og recovery utdanning
  - Partneropplysninger for søker og partner i innovasjonsprosjekt i offentlig sektor
  - Avtale mellom Karmøy kommune og FOUSAM
  - Brosjyre «Mitt liv, Mine valg»
  - Recovery planer
  - Erfaringskonsulent i brosjyren
  - Verdigrunnlag brosjyren
  - Beboermøter for Pilehagen
  - Husmøter for Divigården, Karmøygården og Augvaldstunet
  - Klageperm
  - Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevner
• Registrering av avvik i Profil
• Prioritering av rapporter i Profil
• Avvikshåndtering, statestikkrapport 2015-2016, KF avvik
• Rutiner for forebygging av vald og trusler i ROP
• Rutiner for episoder/avvik som kan medføre risiko
• Melding av avvik tjeneste avtaler, Helse Fonna
• Avvik Profil i ROP 2015-2016
• Overordnet risiko og sårbarhetsanalyse
• Overordnet beredskapsplan
• Diverse ROS-analyser
• Møteplan mellom helsesjef, og ledere, virksomhetsleder
• Skademeldingsskjema
• Skademeldinger 2016 og 2017
• SINTEF rapport
• Rusmiddelpolitisk handlingsplan 2016-2020
• Kommunal plan for psykisk helse- og rusarbeid 2013-2020
• Boligsosial handlingsplan 2014-2017
• Vold i nære relasjoner
• Alkoholpolitiske retningslinjer for Karmøy kommune
• Tilleggskriv til Brukerplan
• Brukerpland
• Boligkartlegging
• Aktivitetsplan
• Samarbeidsavtale Karmøy kommune og Pårørendesenteret
• Pårørendesenter brosjyre
• Intensjonsavtale mellom Stiftelsen Karmsund ABR-senter og Karmøy kommune v/Helse- og omsorgsetaten
• Power point over forløpene 1, 2 og 3
• Henvendelser i fbm samtaler i forløp 1, 2 og 3
• Innspill til revisjon av Kommunalplan for legetjenester
• Kontroll av åpning av journaler
• Mobilomsorg

Dokumentasjon som gjelder NAV:

• Organisasjonsoversikt over NAV Karmøy
• Delegasjonsreglement for NAV Karmøy
• Interndelegasjon fra helse- og omsorgssjef til leder NAV Karmøy
• Oversikt over ansatte på NAV-kontoret
• Oversikt over avdelingenes oppgaver
• Leder- og avdelingsavtale NAV
• Stillingsbeskrivelser
• Kompetanseplan NAV 2017
• Rutine for opplysning, råd og veiledning
• Årshjul
• Møteplan for samarbeidsmøter NAV og ROP
• Møteplan for samarbeid mellom Åkrehamn vgs. og NAV ung.team
• Ledersamlinger i helse og omsorgsetaten
• Oversikt over aktuelle brukere med rusmiddelproblem og psykisk lidelse
• Mandat brukerutvalg
• Informasjon om brukerutvalget
• Referat brukerutvalg
• Infofolder brukerutvalg på KK nettside
• Prosedyre avvikshåndtering
• Avviksrapporter HMS 2016 og 2017
• Avviksmeldinger fra 2015 og 2016
• Risikovurderinger 2017 og 2018

Dokumenter vedrørende NAV Karmøy mottatt på epost 09.03.2018:

• Kartlegging om søkere har omsorg for barn
• Dokumentasjon i forbindelse med søknad om sosialstønad hos NAV Karmøy
• Rutiner vedrørende fullmakt/verge, hvordan håndteres dette i fagsystemet og opp mot saksbehandling
• Rutinehåndbok for økonomisk rådgivning
• Retningslinjer for vurdering av søknader om sosial stønad ved NAV Karmøy

Dokumenter lagt frem ved tilsynet:

• Virksomhetsplan 2018 for NAV Karmøy
• Leder- og avdelingsavtale NAV Karmøy- Jobb og veiledningsavdelingen
• Leder- og avdelingsavtale NAV Karmøy- Ungdomsavdelingen
• Leder- og avdelingsavtale NAV Karmøy- Oppfølging 2
• Hovedmål og satsingsområder innen rusarbeide i plan for psykisk helse og rusarbeid 2013-2020, Evaluering, rapport april 2018

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn i brev av 03.01.2018
• Dokumentasjon fra kommunen mottatt 23.02.2018
• Program utstedt 19.03.2018
• Diverse epost-korrespondanser mellom kontaktperson i Karmøy kommune og Fylkesmannen

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Inger Karin Brekke seniorrådgiver/sosionom
Hege Skårdal Dreyer seniorrådgiver/jurist
Sissel Kjøde seniorrådgiver/jurist

Alle tilsynsrapporter fra dette landsomfattende tilsynet