Rapport frå tilsyn med kommunens helse- og omsorgstenester til personar med utviklingshemming i Klepp kommune 2018

Samandrag

Fylkesmannen i Rogaland gjennomførte 22. - 24. oktober 2018 tilsynsbesøk i Klepp kommune.

Tilsynet er ei vidareføring av det landsomfattande tilsynet med kommunale helse- og omsorgstenester i 2016. Tilsynet blei gjennomført som ein systemrevisjon.

Tema for tilsynet var om kommunen gjennom systematisk styring og leiing sikrar at personar over 18 år med utviklingshemming, og som bur i eigen bustad, får forsvarlege helse- og omsorgstenester.

Fylkesmannen har undersøkt om kommunen legg til rette for at personar med utviklingshemming får personleg assistanse i form av:

• tilsyn og bistand til å ivareta eigenomsorg
• bistand til aktivisering
• opplæring i dagleglivets gjeremål og personleg stell og eigenomsorg.

Fylkesmannen har vidare undersøkt om kommunen legg til rette for at personar med utviklingshemming får:

• helsetenester i heimen
• tilgang til medisinsk undersøking, utredning og behandling.

Knytt til kvart tema undersøkte vi om kommunen legg til rette for og varetek  tenestemottakarane sin rett til medverknad og informasjon, og om kommunen legg til rette for samhandling internt og samarbeid med fastlege og spesialisthelsetenesta.

Ved tilsynet blei det ikkje avdekka brot på krav i lov og/eller forskrift.

Dato: 26.11.2018

Astrid Aadland
revisjonsleiar

Ellen Bjerga Heskje
revisor

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon i Klepp kommune i perioden 17.08.2018 –24.10.2018. Revisjonen er ein del av den planlagde tilsynsverksemda hjå Fylkesmannen i Rogaland dette året og er ei vidareføring av det landsomfattande tilsynet med helse- og omsorgstenester i 2016 initiert av Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen har mynde til å føre tilsyn med helse- og omsorgstenestene etter lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten § 2, jf. helse- og omsorgstjenesteloven § 12-3.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om kommunen ved si styring (internkontroll) sikrar at krav i lova blir etterlevd. Ved tilsynet undersøkte vi:

• kva tiltak kommunen har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor dei tema tilsynet omfattar
• om tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
• om tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved dokumentgransking, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om eventuelle avvik og merknader som er avdekte under revisjonen og gjev derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet kommunen har gjort innanfor dei områda tilsynet omfatta.

• Avvik betyr at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte.
• Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav fastsett i eller i tråd med lov eller forskrift, men der vi finn grunn til å påpeike at forbetring er mogleg.

2. Omtale av verksemda - spesielle forhold

Klepp kommune er ein mellomstor kommune med om lag 19 000 innbyggjarar. I kommunen er det 64 personar med utviklingshemming over 18 år som bur i eigen eller leigd bustad, og som mottek kommunale tenester. Kommunen gjev tenester frå sju baser. Enkelte av tenestemottakarane bur i samlokaliserte bustader, medan andre bur i eigne leilegheiter som ligg i nærleiken av tenestebasen. 41 personar med utviklingshemming mottek heildøgnstenester, medan 23 personar får timebaserte tenester.

Ansvaret for helse og omsorgstenester til personar med utviklingshemming ligg hos kommunalsjef for Helse og Velferd. Tenesteområdet Helse- og velferd er delt inn i ulike verksemder og tenester til personar med utviklingshemming blir i all hovudsak ytt frå verksemda Miljøtenesta. 56 av dei 64 tenestemottakarane får tenestene sine frå Miljøtenesta, medan seks får tenester frå andre verksemder i kommunen. For to av tenestemottakarane kjøper kommunen tenester i andre kommunar. Miljøtenesta blir leia av ein verksemdsleiar. Miljøtenesta gjev i tillegg tenester til personar med funksjonshemmingar som ikkje er utviklingshemma, samt til born, og tenesta rommar og dagsenterteneste. Miljøtenesta er igjen delt inn i fem avdelingar, med kvar sin avdelingsleiar. Ein avdelingsleiar har ansvaret for basane Peder Krohns veg 5 og Kjøpmannsbrotet, den andre har ansvaret for basen Peder Krohns veg 27, den neste for basane Fredtunveien og Kåsen, den fjerde for avlastnings- og barnebustader og den siste har ansvaret for basane Fjogstadveien og Dynjarbakken, samt dagsenteret.

Kommunen har frå april i år hatt eit felles tenestekontor som har ansvar for tildeling av helse og omsorgstenester. Tidlegare blei tildelingane gjort ute i dei ulike avdelingane. Hensikten med å etablere eit tenestekontor er å sikre meir lik og heilskapleg tildeling av tenester. Det er også utarbeida nye retningsliner og kriterier for tildeling av tenester. Desse trødde i kraft frå 01.06.2018 og skal prøvast ut i eit halvt år, før dei skal bli evaluert og dernest politisk behandla. Det nye tenestekontoret er og leiar av kommunens koordinerande eining. Den koordinerande eininga skal leggje til rette for tverrfagleg og tverrsektoriell samhandling for alle med behov for langvarige og koordinerte tenester.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel blei sendt 17.08.2018.

Samtaler med 4 tenestemottakarar og 3 pårørande/verjer blei gjennomført 19.10.2018

Tre av samtalane blei gjennomført i bustadane til tenestemottakarane, medan den siste tenestemottakaren møtte i basen. 2 av tenestemottakarane hadde med seg personale under samtalen og 2 hadde med seg pårørande/verje. Ein verje hadde bedt om ein samtale med tilsynet, og denne blei gjennomført i basen utan at tenestemottakaren var til stades. 

Det blei og gjennomført synfaring ved basane PK 27 og Kjøpmannsbrotet.

Opningsmøte blei halde 22.10.2018.

Intervju:
15 tilsette blei intervjua.

32 vedtak og tiltaksplanar blei gjennomgått og det blei tatt stikkprøvar i journalar og brukarpermar under tilsynsbesøket.

Oversikt over dokumenter verksemda har oversendt i forbindelse med tilsynet og dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapittelet Dokumentunderlag.

Sluttmøte blei halde 24.10.2018.

4. Kva tilsynet omfatta

Fylkesmannen undersøkte om kommunen gjennom systematisk styring og leiing sikrar at personar over 18 år med utviklingshemming, og som bur i eigen eigd eller leigd bustad, får forsvarlege helse- og omsorgstenester.

Vi undersøkte om kommunen legg til rette for at personar med utviklingshemming får personleg assistanse i form av:

• tilsyn og bistand til å ivareta eigenomsorg
• bistand til aktivisering
• opplæring i dagleglivets gjeremål og personleg stell og eigenomsorg.

Vidare undersøkte vi om kommunen legg til rette for at personar med utviklingshemming får:

• helsetenester i heimen
• tilgang til medisinsk undersøking, utredning og behandling.

Knytt til kvart tema undersøkte vi om kommunen legg til rette for og varetek  tenestemottakarane sin rett til medverknad og informasjon, og om kommunen legg til rette for samhandling internt og samarbeid med fastlege og spesialisthelsetenesta.

5. Funn

Ved tilsynet blei det ikkje avdekka brot på krav i lov og/eller forskrift.

6. Regelverk

• Lov av 30. mars 1984 om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten
• Lov av 24. juni 2011 om kommunal helse- og omsorgstjenester
• Lov av 2. juli 1999 om pasient- og brukerrettigheter
• Lov av 2. juli 1999 om helsepersonell m.v.
• Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Forskrift av 21. desember 2000 nr. 1385 om pasientjournal
• Forskrift av 28. oktober 2016 nr. 1250 om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten
• Forskrift av 27. juni 2003 nr 792 om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene
• Forskrift av 3. april 2008 nr. 320 om legemiddelhåndtering for virksomheter og personell som yter helsehjelp
• Forskrift av 16. desember 2011 nr. 1393 om helsepersonellovens anvendelse
• Forskrift av 16. desember 2011 nr. 1256 om habilitering og rehabilitering, individuell plan og koordinator

7. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei sendt over då revisjonen blei førebudd: 

• Organisasjonskart
• Strategiplan 2015-2026 for Helse og velferd
• Drifts- og ressursanalyse for Helse og velferd 2017
• Dokumentasjon knytt til organisasjonsendringar
• Delegasjonsreglement
• Skildring av dokumentasjonssystemet
• Sjekkliste for Cosdoc i Miljøtenesta
• Skildring av avvikssystemet
• Rutine for rapportering av avvik
• Internkontroll – sjekkliste
• Rutinar for HMS-arbeid
• Oversikt over lokale kvalitetsteam i Helse og velferd, deltakrar og mandat
• Handlings- og kompetanseplan 2018
• Plan for intern kompetanseheving 2018 Helse og velferd
• Handlings- og kompetanseplan Miljøtenesta 2018
• Kartleggingsskjema kommunens legemiddelhandtering i bustader til personar med utviklingshemming
• Rutine for legemiddelhandtering i Helse og velferd
• Sjekkliste for legemiddelhandtering i Miljøtenesta
• Informasjon om verjeordninga
• Felles rutinar for Miljøtenesta, mellom anna Årshjul for Miljøtenesta, Introduksjonsplan for nytilsette, sjekkliste for personelloppfølging og brukarmedverknad, samt rutine for kapittel 9-vedtak
  

Dokumentasjon frå Peder Krohns veg 27:

• Stillingsinstruksar
• Oversikt over tilsette, kompetanse og funksjon
• Oversikt over team-inndeling
• Kompetansekrav og oversikt over stillingsheimlar og utlysingar
• Opplegg for opplæring
• Møtekalender, sakslister og referat frå interne møter
• Skriv om planlegginga av tenestene og tenesteutøvinga
• Diverse rutinar for tenesteutøvinga
• Bemanningsplan og turnus
• Rutinar for registrering og handtering av avviksmeldingar og innmelde avvik 2018
• Sjekklister for oppfølging av personell, medikamenthandtering, brukarmedverknad og sjekkliste for Cosdoc
• Rutinar for samarbeid med tenestemottakrar og pårørande/verje
• Informasjon om avdelinga sitt arbeid med sjukefråvær og innhenting av politiattestar. Vidare om arbeid med tvangsvedtaka i avdeling og eit prosjekt med habiliterings-tenesta om ein enkelt tenestemottakar
• Vedtak, IPLOS-registreringar og tiltaksplanar for 11 tenestemottakarar

Dokumentasjon frå Kjøpmannsbrotet:

• Stillingsinstruksar/funksjonsbeskrivingar
• Oversikt over tilsette, kompetanse og funksjon
• Opplegg for opplæring
• Skriv om planlegginga av tenestene og tenesteutøvinga
• Diverse rutinar for tenesteutøvinga
• Bemanningsplan og turnus
• Skriv om registrering og handtering av avviksmeldingar og innmelde avvik 2018
• Rutinar for innhenting av politiattestar
• HMS handlingsplan
• Diverse rutinar for tenestutøvinga
• Oversikt over gjennomgått kurs i legemiddelhandtering
• Møtereferat frå interne møter
• Vedtak, IPLOS-registreringar og tiltaksplanar for 10 tenestemottakarar

Dokumentasjon frå dei andre basane:

• Stillingsinstruksar/funksjonsbeskrivingar
• Oversikt over tilsette, kompetanse og funksjon
• Opplegg for opplæring
• Rutinar for innhenting av politiattestar i PK5
• Liste over innleverte politiattestar for tilsette i Fjogstadvegen og Dynjarbakken
• Primærkontakt- og sekundærkontaktavtalar
• Oversikt over gjennomgått kurs i legemiddelhandtering i PK 5
• Møtereferat frå interne møter
• Diverse rutinar for tenestutøvinga
• Rutinar for registrering og handtering av avviksmeldingar og innmelde avvik 2018 i Fjogstadvegen og Dynjarbakken
• Skriv om registrering og handtering av avviksmeldingar og innmelde avvik 2018 i PK5
• Bemanningsplan og turnus
• Arbeid med HMS
• Skriv frå avdelingsleiar for Kåsen og Fredtunvegen i samband med tilsynet, samt avdelinga sitt årshjul
• Vedtak, IPLOS-registreringar og tiltaksplanar for 4 tenestemottakarar knytt til basen i Kåsen og Fredtunvegen
• Vedtak, IPLOS-registreringar og tiltaksplanar for 3 tenestemottakarar knytt til basen i Fjogstadvegen og Dynjarbakken
• Vedtak, IPLOS-registreringar og tiltaksplanar for 4 tenestemottakarar knytt til basen i Peder Krohns veg 5

Dokumentasjon mottatt under revisjonsbesøket:

• Referat frå oppstartsmøte arbeidsgruppe kap.9

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen:

• 17.08.2018 Varsel om tilsyn
• 21.09.2018 Dokumentasjon frå kommunen
• 08.10.2018 Program for tilsynet  

8. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

(ikkje publisert her)

Frå tilsynsorganet deltok:
Astrid Aadland, jurist - revisjonsleiar
Ellen Bjerga Heskje, vernepleiar – revisor
Paul Grude, jurist - revisor