Rapport fra tilsyn med Lund kommune ved Nav Lund 2018

Sammendrag

Denne rapporten beskriver avvik som ble avdekket innen det reviderte området.

Systemrevisjonen omfattet følgende område: Om kommunen sikrer forsvarlig behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn. Tilsynet undersøkte om kommunen sikrer forsvarlige kartlegginger og om det blir foretatt forsvarlige vurderinger av søknadene.

Det ble avdekket et avvik under systemrevisjonen. Det ble ikke gitt merknad.

Dato: 31.05.2018

Janne Dahle- Melhus
avdelingsdirektør

Torunn Salte
revisjonsleder

Rapporten er elektronisk godkjent av Fylkesmannen i Rogaland og krever derfor ikke signatur

1.   Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon med Lund kommune i perioden 19.02.-08.05.2018. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Ved revisjonen ble det undersøkt:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• om tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• om tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes
  
  

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2.   Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Lund kommune har ca. 3 200 innbyggere. Kommunen har organisert sin virksomhet i tre fagetater: Helse og omsorgsetaten, Oppvekst og kulturetaten samt Plan, næring og miljøetaten, som har hver sin kommunalsjef. I tillegg er det en sentraladministrasjon. Nav-kontoret er organisert under Helse- og omsorgsetaten. Kontoret har 9 ansatte i forskjellige stillingsprosenter, hvorav to er i permisjon på tilsynstidspunktet. Nav-leder har ansvar både for de kommunale og statlige oppgavene. 50 % av stillingen går til ledelse og 50 % til arbeidsrettet oppfølging.

Ifølge samarbeidsavtalen mellom Nav Lund og arbeids- og velferdsetaten er partene enige om at de ansatte ved Nav Lund kan utføre oppgaver på hverandres myndighetsområde uavhengig av om de er ansatt i stat eller kommune. Nav-leder kan delegere slik myndighet til medarbeidere i kontoret. Nav-leder undertegner alle enkeltvedtak vedrørende økonomisk stønad etter sosialtjenesteloven. Det er utpekt to personer som skal undertegne vedtakene i Nav leders fravær.

I tillegg til de statlige oppgavene og oppgavene etter sosialtjenesteloven har Nav-kontoret ansvar for flyktninger, startlån, TT-kort, støttekontakt/fritidskontakt og noen tjenester til rusmisbrukere (innsøking til behandling/LAR).

3.   Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble sendt 19.02.2018.

Åpningsmøte ble avholdt 03.05.2018

Intervjuer
Fem ansatte ble intervjuet.

Fire brukere/personer som har søkt sosialhjelp ble intervjuet. (Tilsynet hadde avtalt å snakke med fem brukere, men én kunne ikke møte). Tilsynet snakket med brukerne om det som er tema for dette tilsynet, inkludert brukermedvirkning. Brukernes tilbakemeldinger var i hovedsak positive. 

Dokumentunderlag
Oversikt over dokumenter som er gjennomgått før og under revisjonsbesøket fremgår av kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 08.05.2018.

4.   Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet var om kommunen sikrer forsvarlig behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn. Tilsynet undersøkte om kommunen sikrer forsvarlige kartlegginger og om det blir foretatt forsvarlige vurderinger av søknadene.

5.   Funn

Det ble funnet et avvik:

Avvik:

Lund kommune sikrer ikke at det foretas forsvarlige kartlegginger og vurderinger ved behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (STL) §§ 18, 19, 4, 41 og 5, jf. forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen §§ 4 og 5.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Kommunen har ikke praksis for å nedtegne muntlige søknader

• Det foretas ikke tilstrekkelig kartlegging av barns behov/utgifter til barn, med mindre det er søkt om stønad til konkrete utgifter til barn. Kartleggingen er ikke godt nok dokumentert.

• I noen av de sakene vi har gjennomgått, hvor kommunen har bedt om dokumentasjon fra søker, og ikke mottatt dette, har kommunen ikke fattet vedtak i saken.

• I enkelte saker hvor det er søkt om stønad til flere formål og kommunen ikke har innvilget til alle formål, fremgår det ikke av vedtaket at det er gitt avslag på deler av søknaden.

• I to av sakene har kommunen innvilget stønad til klær til barn, men samtidig uttalt at beløpet som utbetales blir trukket i fremtidig stønad, uten at det fremgår at stønaden er gitt som lån eller at kommunen har vurdert vilkårene for å gi lån etter STL. § 21.

• I noen saker har kommunen besluttet å utbetale stønaden til tredjeperson/leverandør, uten at det fremgår av vedtaket hvilke vurderinger kommunen har gjort etter STL. § 21.

• Kommunen har ikke et system som sikrer at ansatte får tilstrekkelig opplæring på det reviderte området.

• Kommunen har avviksskjema, men det er ikke meldt avvik på det reviderte området, og det fremkommer usikkerhet med hensyn til hva som ev. skal meldes.

6.   Vurdering av styringssystemet i kommune

Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen pålegger kommunen å ha styring og kontroll med tjenesten. Dette innebærer at kommunens ledelse må forsikre seg om at den virksomheten som NAV Lund driver etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen er i samsvar med kravene i lov og forskrift.

Kravene til styring og kontroll innebærer blant annet at kommunen skal avklare ansvar, utarbeide nødvendige rutiner og instrukser, og sørge for at de ansatte har nødvendig kompetanse. Kommunen skal også sørge for at sårbare områder i tjenesten blir avdekket, og at feil blir fanget opp, slik at svikt kan forebygges og rettes opp. Kommunen må påse at rutiner og instrukser blir fulgt og at internkontrollen fungerer som planlagt.

Tilsynet har vist at det er mangler i kommunens styringssystem. Kommunen har ikke utarbeidet tilstrekkelige retningslinjer/prosedyrer eller iverksatt andre styringstiltak som sikrer at saksbehandlingen er forsvarlig og at alle relevante opplysninger blir dokumentert.

Nyansatte får opplæring av sine medarbeidere (skulder til skulder opplæring) og det er ukentlige kontormøter, hvor de blant annet diskuterer enkeltsaker og tar opp faglige problemstillinger. Nav-leder leder disse møtene og undertegner alle enkeltvedtakene. Det blir imidlertid ikke foretatt en strukturert gjennomgang av regelverket på området. Det er ikke utpekt en bestemt person som har ansvaret for opplæring av nyansatte, og det foreligger ikke rutiner/retningslinjer for opplæring av nyansatte. Det er heller ikke rutiner/retningslinjer for hvordan en skal sikre at ansatte holder seg faglig oppdatert. Det foreligger ikke kompetanseplaner/opplæringsplaner, men Nav-leder er nå i gang med å utarbeide dette.

Kommunen har en internkontrollhåndbok og avviksskjema, men det er ikke meldt avvik på det reviderte området og det fremkom usikkerhet med hensyn til hva som ev. skal meldes. Dette kan medføre at feil og mangler ikke blir fanget opp og korrigert av ledelsen, og at erfaringer ikke blir benyttet til forbedringsarbeid.

7.   Regelverk

Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
Forskrift til forvaltningsloven
Lov om arbeids- og velferdsforvaltningen
Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen

8.   Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart politisk og administrativt over Lund kommune
• Organisering av Nav Lund fra 01.05.2017 og fra 01.04.2018
• Utdrag fra delegasjonsreglement for Helse/omsorgsutvalg
• Oversikt over personal med navn, stilling, utdannelse, ansettelsestidspunkt og stillingsprosent
• Samarbeidsavtale mellom Lund kommune og arbeids- og velferdsetaten i Rogaland av 01.09.2008, revidert 23.09.2015
• Informasjon Nav sosial
• Rutiner for Nav Lund sist endret 04.01.2017
• Langtidsplan for internkontroll for arbeids- og velferdsetaten 2015 – 2019
• Utdrag fra internkontrollhåndboka kap. 7, med skjema for melding av avvik og skjema for melding av ulykker og nestenulykker
• Virksomhetsplan 2018 for Nav Lund
• Foreløpig mål og disponeringsbrev 2018 til Nav fylke/region datert 19.12.2017 (HMS handlingsplan)
• Årshjulet for Nav Lund 2018
• Delegasjon av anvisningsmyndighet datert 04.10.2016
• De siste 15 brukermappene vedrørende saker om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn og fra personer som har samvær med barn med søknader, vedtak og journalnotater
• Foreløpige dokumenter oversendt 30.04.2018: Kompetanseutvikling kommunale tjenester i Nav, sjekkliste nyansatte ved Nav Lund og avviksskjema for kommunal saksbehandling ved Nav Lund

Dokumenter mottatt og gjennomgått under tilsynsbesøket:

• Rutiner for kartlegging/mottakssamtale revidert 27.01.2014

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen før tilsynsbesøket:

• Varsel om tilsyn datert 19.02.2018.
• Program for tilsyn sendt 12.04.2018
• Telefon og e-post korrespondanse vedr. intervju av brukerne og praktiske tilrettelegging av tilsynet.

9.   Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Lillian Kleppe Gjennestad, revisor
Gunn Idland, revisor
Torunn Salte, revisjonsleder