Rapport fra tilsyn med kommunale tjenester til personer med samtidig rusmiddelproblem og psykisk lidelse i Sandnes kommune 2018

Sammendrag

Fylkesmannen i Rogaland har ført tilsyn med Sandnes kommune 12-15. juni 2018. Denne rapporten beskriver de områdene det ble gjort tilsyn med. Ved dette tilsynet er det blitt undersøkt om kommunen ved helse- og omsorgstjenesten og sosiale tjenester i NAV:

• legger til rette for og gjennomfører løpende samarbeid mellom kommunale enheter som yter helse- og omsorgstjenester og sosiale tjenester, og med fastleger og spesialisthelsetjenesten
• innhenter informasjon om brukerens helhetlige situasjon og mulige behov for tjenester
• samordner tjenestene brukerne mottar fra kommunale enheter, og fra fastleger og spesialisthelsetjenesten
• tilbyr og yter individuelt tilpassede og forsvarlige helse- og omsorgstjenester rettet mot brukernes rusmiddelproblem og psykisk lidelse
• kartlegger og følger opp somatiske helseproblemer
• tilbyr og yter individuelt tilpassede og forsvarlige tjenester slik at bruker kan mestre å bo i egen bolig

Det kom ikke frem opplysninger som ga grunnlag for å konkludere med brudd på krav i helse- omsorg- og sosiallovgivningen.

Dato: 27.06.2018

Med hilsen

Sissel Kjøde
revisjonsleder

Inger Karin Brekke
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon med Sandnes kommune i perioden 12-15. juni 2018. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med helse- og omsorgtjenesten og sosialtjenesten etter lov om statlig tilsyn § 2 og lov om sosiale tjenester § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten gjennom sitt styringssystem sikrer at tjenestene er i henhold til lovgivningen. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes
  
  

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Sandnes kommune har rundt 76 000 innbyggere. Kommunen er administrativt organisert med rådmann, kommunaldirektør levekår, virksomhetsledere, avdelingsledere og NAV Sandnes sosiale tjenester. Tjenester rettet til personer med samtidig rusmiddelproblem og psykisk lidelse er plassert i Mestringsenheten, Samordningsenheten, Omsorg (hjemmesykepleie) og NAV Sandnes sosiale tjenester.

Mestringsenheten gir tjenester til voksne mennesker innen psykisk helse og rusfeltet. Virksomheten består av en administrasjon, bruker- og pårørende forum og AMG (arbeidsmiljøgruppe) samt en kvalitetsgruppe som har ansvar for å oppdatere interne rutiner. Enheten har 200 årsverk fordelt på ca. 295 ansatte fordelt på syv avdelinger: Mestringssenteret, Fagteam rus (MO-senter), Psykisk helseteam, ROP-teamet, Sandnesveien 299, Hanamyrveien og Postveien. Enheten har 24/7 drift. Tjenestene består av blant annet støttesamtaler, praktisk bistand og oppfølging i hjemmet, mestringskurs, hjelp til å henvise til spesialisthelsetjenesten med mer. Mestringsenheten har et eget vedtaksteam som fatter vedtak på de fleste tjenestene som ytes fra Mestringsenheten.

Hjemmesykepleien yter heldøgnstjenester til hjemmeboende og er organisatorisk delt i fire omsorgsdistrikt: øst, sør, vest og nord.

Samordningsenheten gir tjenester til barn og voksne med funksjonsnedsettelser, og til eldre med pleie og omsorgsbehov. Samordningsenheten består av Koordinerende enhet og Tildelingskontoret. Samordningsenheten tar imot, kartlegger og vurderer alle søknader etter helse- og omsorgstjenesteloven og fatter vedtak.

NAV Sandnes sosiale tjenester er organisert under tjenesteområdet levekår. Det er organisert med leder, stab og syv avdelinger: Syfo, Ungdom under 25, Jobb og informasjon, Standard situasjonsbestemt over 25, Oppfølging 1 (skaffe arbeid), Oppfølging 2 (øke deltakelse) og Oppfølging 3 (økonomi).

Sandnes kommune bruker kartleggingsverktøyet BrukerPlan. Ved kartleggingen i 2016 ble det kartlagt 428 brukere over 18 år med rusproblemer. Av disse hadde 27% kun rusproblem og 73% rusproblem og psykisk lidelse. Av disse er 54 (13%) i gruppen ROP, dvs. de har omfattende vansker med både rus og psykisk lidelse. De aller fleste som ble kartlagt har tjenester både hos NAV og Mestringsenheten.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Oversikt over deltakere ved tilsynet og dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapittel 8.

4. Hva tilsynet omfattet

Systemrevisjon omfatter undersøkelse av om kommunen gjennom sitt styringssystem legger til rette for og følger opp at personer over 18 år med samtidig rusmiddelproblem og psykisk lidelse mottar individuelt tilpassede, samordnede og forsvarlige helse- og omsorgstjenester og sosiale tjenester.

Ved dette tilsynet er det blitt undersøkt om kommunen ved helse- og omsorgstjenesten og sosiale tjenester i NAV:

• legger til rette for og gjennomfører løpende samarbeid mellom kommunale enheter som yter helse- og omsorgstjenester og sosiale tjenester, og med fastleger og spesialisthelsetjenesten
• innhenter informasjon om brukerens helhetlige situasjon og mulige behov for tjenester
• samordner tjenestene brukerne mottar fra kommunale enheter, og fra fastleger og spesialisthelsetjenesten
• tilbyr og yter individuelt tilpassede og forsvarlige helse- og omsorgstjenester rettet mot brukernes rusmiddelproblem og psykisk lidelse
• kartlegger og følger opp somatiske helseproblemer
• tilbyr og yter individuelt tilpassede og forsvarlige tjenester slik at bruker kan mestre å bo i egen bolig

Videre har det blitt undersøkt om kommunen har lagt til rette for og følger opp at brukerinvolvering blir ivaretatt ved alle temaene.

5. Funn

Ved tilsynet kom det ikke frem opplysninger som ga grunnlag for å konkludere med brudd på krav i helse- omsorg- og sosiallovgivningen.

6. Regelverk

1. Lov av 30. mars 1984 om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten
2. Lov av 24. juni 2011 om kommunal helse- og omsorgstjenester
3. Lov av 2. juli 1999 om pasient- og brukerrettigheter
4. Lov av 2. juli 1999 om helsepersonell m.v.
5. Lov av 18. desember 2009 om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
6. Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker
7. Forskrift av 21. desember 2000 nr. 1385 om pasientjournal
8. Forskrift av 28. oktober 2016 nr. 1250 om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten
9. Forskrift av 16. desember 2011 nr. 1393 om helsepersonellovens anvendelse for personell som yter tjenester etter lov om kommunale helse- og omsorgstjenester
10. Forskrift av 16. desember 2011 nr. 1256 om habilitering og rehabilitering, individuell plan og koordinator
11. Forskrift av 23. november 2010 om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen
12. Forskrift av 23. november 2010 om individuell plan i arbeids- og velferdsforvaltningen

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen.

Dokumentasjon som gjelder helse- og omsorgstjenesten:

• Organisasjonsoversikt
  1.Organisasjonskart for hele kommunen
  2. Organisasjonskart for Mestringsenheten
  3. Organisasjonskart for Samordningsenheten (2017 og 2018)
  4. Beskrivelse av tjenestene- og oppgavefordeling
• Kommunens delegasjonsreglement
• Oversikt over personell i helse- og omsorgstjenestene, aktuelle avdelinger
• Beskrivelser av oppgaver, funksjon
• Opplærings- og kompetanseplaner
  1. Kompetanseplan Mestringsenheten
  2. Kompetanseplan Samordningsenheten
  3. Individuelle opplæringsplaner for nyansatte og ledere, samt opplæring legemidelhåndtering i Kompis, beskrivelse
• Prosedyrer/rutiner for koordinering, planlegging, gjennomføre og evaluere:
  1. Overordnet styringssystem Levekår
  2. Styringssystem for kvalitetsarbeid i Mestringsenheten
  3. Styringssystem for kvalitetsarbeid i Samordningsenheten
  4. Diverse rutiner for Mestringsenheten
  5. Rutiner/prosedyrer for Samordningsenheten
  6. Lovhjemling og kriterier for rus- og psykisk helsearbeid
  7. Kriterier for tildeling av hjemmesykepleie og praktisk bistand
  8. Rutine for kvalitetsarbeid kap. 1 og 2 i prosedyrehåndboka
  9. Brev om samarbeidsprosjekt for legemiddelhåndtering
• Rutiner for samarbeid internt i kommunen, fastleger og spesialisthelsetjenesten
  1. Oversikt faste samarbeidsmøter mellom Mestringsenheten og andre
  2. Samarbeidsavtaler mellom kommunene, SUS, Delavtale 2 a og Delavtale 4, Særavtale om Jæren Ø-hjelp
  3. Rutiner for e-meldinger mellom kommunen og SUS
  4. Meldingsutveksling mellom tildelingskontoret og omsorgsdistriktene
  5. Rutine for innleggelse i spesialisthelsetjenesten
  6. Rutiner for samhandling mellom omsorg og tildelingskontoret
  7. Prosedyre for Håndtering av bekymring for brukere som står i fare for å forkomme pga. uverdige boforhold og livssituasjon
  8. Avtale for oppfølging i bolig
  9. Rutine for boligtildeling og boliggruppens oppgaver (Mestringsenheten)
  10. Samarbeidsavtale med Funkishuset, ordinær og vertskommuneavtale
  11. Beskrivelse FACT Sandnes
  12. Notat avklaring av oppgavefordeling medisinutdeling
  13. Referat fra Kvalitetsutvalg Levekår helse- og omsorg 09042018
• Brukerundersøkelser/brukermedvirkning
  Sak om bruker- og pårørendetilbakemeldinger i Mestring
  Sluttrapport om fysisk aktivitet i Mestring
  Brukertilfredshet 2015-2017 i Mestring
  Referat dialogmøte pårørende
  Kort notat med oppsummering om brukertilbakemeldinger
  Prosedyre for bruk av FIT i Mestringsenheten
• Diverse rutiner for håndtering av avvik og uønskede hendelser
• Avviksmeldinger 2016-2017
  1. Aktuell statistikk fra Compilo
  2. Eksempler på avvik i fulltekst fra aktuelle tjenester
• Risikovurderinger
  1. Rutine for ROS-analyse i Mestringsenheten
  2. ROS-analyser Mestringsenheten
  3. Beredskapsplan Mestringsenheten
  4. Handlingsplan Mestringsenheten
  5. Beredskapsplan Samordningsenheten
• Årsmelding
  1. Resultatrapportering Mestringsenheten 2017
  2. Resultatrapportering Samordningsenheten 2017
  3. Link til kommunens årsrapport
  4. Årsrapport Funkishuset
• Andre aktuelle dokumenter
  1. Link til Plan for psykisk helsearbeid
  2. Link til Rusmiddelpolitisk handlingsplan
  3. Link til Boligsosial handlingsplan
  4. Link til kommunens nettside, aktuelle tjenester
  5. Brukerplankartlegging 2016- oppsummert sak til Utvalg for helse og sosialtjenester
  6. Rapport fra Forvaltningsrevisjon av brukere med behov for sammensatte tjenester (2015)
  7. Fra bostedsløs til varig bolig. Evalueringsrapport om Housing First. Fafo- rapport 6:2017

Dokumenter som gjelder sosiale tjenester i NAV:

• Organisasjonsoversikt
• Delegasjonsreglement
• Oversikt over ansatte ved NAV
• Fordeling av oppgaver og funksjoner i NAV
  1. Rolledokument
  2. Rollebeskrivelse ressursperson
• Opplærings- og kompetanseplaner
  1. Kompetanseplan NAV, årshjul
  2. Avdelingsvise kvalitetsplaner, 3 stk.
• Prosedyrer, retningslinjer og rutiner innen opplysning, råd og veiledning (§ 17)
  1. Liste over linker til rutiner og veiledere
  2. Kartleggingssamtalen NAV
  3. Rutine § 17
  4. Søknadsskjema økonomisk sosialhjelp
• Samarbeid mellom NAV og andre enheter i kommune til personer med ROP
  1. Infoskriv som sendes til samarbeidspartnere
  2. Samtykkeskjema
• Brukerundersøkelser og/eller andre tiltak for å sikre brukermedvirkning
• Rutiner for avvik og uønskede hendelser
• Avviksmeldinger 2016 og 2017
• Risikovurderinger
  1. Beredskapsplan NAV
• Årsmelding (Resultatvurdering NAV 2017)
• Virksomhetsplan NAV 2017

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn i brev av 06.03.2018
• Dokumentasjon fra kommunen mottatt 30.04.2018
• Formøte 25.04.2018
• Program utstedt 22.05.2018
• Diverse epost-korrespondanser mellom kontaktperson i Sandnes kommune og Fylkesmannen

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Inger Karin Brekke seniorrådgiver/sosionom
Hege Skårdal Dreyer seniorrådgiver/jurist
Sissel Kjøde seniorrådgiver/jurist
Ingegerd Møller, ass. fylkeslege (observatør)

Alle tilsynsrapporter fra dette landsomfattende tilsynet